Pianificare una Intranet intelligente di SharePoint
Microsoft SharePoint offre un'ampia gamma di opzioni e strumenti per creare siti Intranet per l'organizzazione. Lo spostamento della Intranet in SharePoint in Microsoft 365 potrebbe richiedere del tempo, in particolare se si dispone già di un contenuto Intranet esteso. In questo articolo viene illustrato come pianificare una nuova intranet di SharePoint con l'obiettivo di portare rapidamente i siti online e ottenere un ritorno sull'investimento.
Viene illustrato come:
- Comprendere le priorità aziendali principali
- Comprendere il pubblico
- Pianificare la governance
- Esaminare la rete Intranet corrente
- Identificare e assegnare priorità alle iniziative aziendali
- Identificare uno scenario chiave per prototipo e progetto pilota
- Avviare il progetto pilota e interagire con gli utenti
Cosa è possibile fare con SharePoint?
Con SharePoint, qualsiasi utente può creare rapidamente pagine Intranet altamente funzionali senza la necessità di scrivere codice o altre personalizzazioni difficili. Questi siti hanno un aspetto ottimale su qualsiasi dispositivo o schermo e offrono esperienze profondamente coinvolgenti per gli utenti.
Se attualmente si usa SharePoint Server per la intranet, SharePoint in Microsoft 365 risulta più semplice da usare. Le pagine reattive e dinamiche sono facili da creare e i requisiti per la creazione e la gestione di soluzioni personalizzate da parte dell'IT sono molto inferiori.
Come primo passaggio, per visualizzare esempi di ciò che è possibile con SharePoint, è consigliabile esaminare il look book di SharePoint. Il look book offre vari esempi su come includere notizie, eventi, risorse e contenuti personalizzati nei siti di SharePoint che chiunque può creare e gestire.
Per informazioni sul funzionamento delle diverse parti del componente, vedere la Guida all'esperienza moderna in SharePoint.
Per le ispirazioni e le dimostrazioni sull'adozione della intranet intelligente, visitare La intranet intelligente - Adozione di Microsoft.
Nelle sezioni seguenti viene illustrato come trovare il punto di partenza migliore per la intranet di SharePoint e come assegnare priorità alle diverse soluzioni Intranet che potrebbero essere necessarie per l'organizzazione. Mantieni questi riferimenti a portata di mano mentre lavori con gli stakeholder: possono aiutarti a ottenere il massimo valore e il momento migliore da utilizzare per le tue soluzioni Intranet.
Comprendere gli obiettivi aziendali correnti e gli stakeholder principali
Le intranet di maggior successo non hanno solo un aspetto ottimale, ma si concentrano principalmente sull'aiutare le persone a svolgere il lavoro e spesso a promuovere il coinvolgimento. Il look book può aiutarti a pensare a come potrebbero apparire i tuoi contenuti, ma gli obiettivi dei risultati aziendali sono importanti per comprendere quali contenuti e funzionalità sono più importanti per gli utenti e l'organizzazione.
Tutte le organizzazioni hanno obiettivi strategici importanti che guidano il comportamento e gli investimenti. Se vuoi essere sicuro che la tua Intranet abbia successo e ottenga il giusto livello di finanziamento, devi assicurarti che sia allineata a questi obiettivi. È anche possibile usare questi obiettivi per assegnare priorità alle iniziative intranet. A differenza di molti progetti tecnologici, un progetto Intranet non viene mai 'fatto' perché le priorità e gli interessi dell'organizzazione cambieranno nel tempo. In qualsiasi momento, tuttavia, si vuole concentrarsi sulle iniziative intranet più strettamente allineate alle priorità aziendali e agli stakeholder aziendali principali.
Inoltre, esaminare i dati recenti del sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti. Un buon modo per essere più informati sulle informazioni e sugli strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno è quello di esaminare i punti deboli identificati in questi sondaggi.
Comprendere il pubblico
Un buon punto di partenza per iniziare a pensare alla nuova intranet è quello che è come quando la intranet è in atto. Cosa saranno in grado di fare le persone? Come inizieranno la loro giornata? Cosa diranno le persone sulla Intranet? Un esercizio potenzialmente utile per inquadrare gli obiettivi generali per la intranet consiste nell'coinvolgere le principali parti interessate della intranet in un esercizio di copertina . Questo è un esercizio di immaginazione. Lo scopo è quello di pensare in generale a uno stato futuro ideale immaginando una storia di copertina della rivista sulla nuova intranet, inclusi i titoli principali, le barre laterali e le citazioni degli utenti.
Tenendo presente la fine, può anche essere utile creare persone per gli utenti chiave. Un utente persona è una descrizione fittizia ma realistica di un utente intranet tipico(ad esempio, nuovo dipendente iniziale/nuovo, knowledge worker, operatore sul campo, rappresentante di vendita, responsabile persone o autore di contenuto). È consigliabile eseguire alcune ricerche per interagire con persone che rappresentano queste diverse persone per comprendere i requisiti di informazioni. Non è possibile creare una intranet senza conoscere le persone per cui si sta costruendo. I proprietari dei siti da soli non sono sufficienti: la loro prospettiva è ciò che vogliono pubblicare. Spesso non è la stessa cosa che gli utenti vogliono consumare.
Pensare alla governance
Se gli utenti si lamentano che la ricerca non ha esito positivo perché viene individuato un numero eccessivo di contenuti irrilevanti, questo può indicare un problema di governance. Prima di pensare al nuovo progetto Intranet, pensa a come governerai l'architettura e il contenuto. Si tratta di decisioni molto più semplici da prendere e applicare se vengono decise all'inizio del progetto Intranet. Ad esempio, è consigliabile pensare a:
- Chi può effettuare il provisioning di nuovi siti e quando viene effettuato il provisioning, qual è il processo per garantire che i siti vengano individuati nello spostamento o come segnalibri chiave nella ricerca?
- Vuoi che tutti i siti seguano un modello simile in modo che gli utenti possano trovare facilmente il contenuto chiave mentre si spostano da un sito all'altro?
- Chi è responsabile e responsabile del contenuto nei siti? Con quale frequenza è necessario rivedere il contenuto?
- La gestione del contenuto per i siti Intranet è negli obiettivi di prestazioni o nelle descrizioni dei processi per gli utenti con autorizzazioni di modifica o proprietario?
- Il contenuto intranet deve essere conservato in base ai criteri di conservazione o classificato in base alla riservatezza?
Non è necessario prendere tutte le decisioni di governance in anticipo, ma se non si ha un piano per come si governerà la nuova intranet intelligente, può diventare rapidamente una terra desolata di informazioni che non riesce a raggiungere gli obiettivi aziendali critici.
Esaminare la rete Intranet esistente
La rete Intranet corrente può essere composta da siti di diversi gruppi aziendali, ad esempio risorse umane, IT, strutture, ingegneria e altri. Come primo passaggio per pianificare la nuova intranet di SharePoint, è consigliabile creare un inventario dei siti esistenti e incontrarsi con i proprietari di ognuno di essi per determinare gli obiettivi dei risultati aziendali per i nuovi siti. Fai un'idea della posizione del contenuto e della quantità di contenuto da spostare durante la creazione di un nuovo sito Intranet. Esaminare il contenuto corrente per capire se è corrente o deve essere aggiornato prima di passare a un nuovo sito. Non è insolito trovare una strategia di migrazione in cui il contenuto esistente viene lasciato indietro. Non è necessario eseguire la migrazione di alcun elemento. È possibile che sia più efficace creare nuovo contenuto ottimizzato per l'esperienza moderna di SharePoint anziché eseguire la migrazione di contenuto esistente e non aggiornato alla nuova posizione.
Nell'ambito di queste riunioni, è possibile identificare le esigenze aziendali affrontate da ogni sito esistente, nonché i requisiti che si potrebbero avere per i nuovi siti.
Oltre a incontrare gli attuali proprietari del sito, è anche possibile convocare un gruppo di interesse di nuovi dipendenti. I nuovi dipendenti sono un gruppo di destinatari chiave per la intranet e le persone che hanno aderito all'organizzazione negli ultimi due o tre mesi possono fornire informazioni preziose su ciò che manca o è difficile da imparare nella intranet corrente o sulle risorse che desiderano avere al primo avvio. Possono anche fornirti alcune idee preziose delle organizzazioni in cui in precedenza hanno lavorato per aiutarti a pensare a nuove e importanti funzionalità da incorporare.
Considera questo passaggio come un'opportunità per imparare. Si apprenderà cosa è importante per gli utenti e per l'azienda. Queste informazioni verranno usate per identificare le iniziative per la intranet.
Identificare le iniziative
Usando le informazioni raccolte durante la ricerca, collaborare con i principali stakeholder intranet per identificare le iniziative che riflettono le priorità dell'organizzazione e le eventuali barriere che potrebbero esistere durante l'implementazione.
Anche se alla fine è possibile implementare soluzioni per affrontare tutte le iniziative identificate, la definizione della priorità per il progetto da eseguire per prima consente di ottenere il successo iniziale e l'engagement degli utenti nel modo più efficiente possibile.
Esaminare ogni iniziativa identificata per i criteri seguenti:
- Risolve un problema reale?
- Quante persone lo useranno?
- Può essere costruito in un intervallo di tempo ragionevole?
- Qual è il ritorno sull'investimento?
Analizzare ogni iniziativa per individuare l'impatto positivo sugli utenti rispetto alla facilità di implementazione. Un'iniziativa ad alto impatto che può essere creata con un minimo di personalizzazione può essere un primo progetto ideale.
È consigliabile tracciare le iniziative aziendali in una griglia, come indicato di seguito, ed esaminare con gli stakeholder intranet e il reparto IT per scegliere l'opzione migliore da cui iniziare.
Per decidere quale iniziativa affrontare per prima cosa, collaborare con i leader aziendali per tale area per definire gli obiettivi della soluzione, chi sarà responsabile del successo in quest'area e le metriche che si useranno per misurare il successo. Non concentrarsi solo sulle metriche di sistema. Pensate all'impatto effettivo sull'azienda. Ad esempio:
| Iniziativa | Contenuto chiave | Proprietario dell'azienda | Metrica dell'esito positivo del sistema | Metrica successo aziendale |
|---|---|---|---|---|
| Informare i dipendenti sui vantaggi (sito dei vantaggi) | -Annunci - Video di training |
Risorse umane | - Visualizzazioni dei post di notizie - Visualizzazioni video di training |
Le richieste della Guida sono ridotte del x% |
| Post settimanale di notizie da un senior leader | - Eventi di streaming -Formazione |
Progettazione | - Contenuti di training prodotti per tutti gli aspetti dell'eccellenza del codice - Eventi di streaming mensili |
Formazione completata con successo da x% del personale tecnico |
| Promuovere un accordo positivo per i dipendenti sulla strategia aziendale (Executive Leadership Viva Engage Community) | Post di notizie - Eventi di streaming - Viva Engage conversazioni |
Risorse umane | Post di attività mensili in corso per leadership e commenti dei dipendenti | - Viva Engage conversazioni mostrano un sentiment positivo - Commenti risolti entro 24 ore - "nessuna domanda/commento lasciato indietro" - x% aumento dei punteggi di soddisfazione dei dipendenti per le comunicazioni dei dirigenti |
| Migliorare la coerenza delle sequenze temporali nello sviluppo di proposte (sito marketing) | - Diapositive sul valore aziendale dell'azienda - Modelli di proposta |
Marketing | - Download delle diapositive - Allineamento del team di vendita |
riduzione del tempo per la creazione di proposte |
Scegliere scenari pilota
Collaborare con il proprietario di ogni scenario per determinare l'aspetto di una soluzione ideale:
- Chi sono i tuoi visitatori?
- Cosa vogliono fare o imparare i visitatori del sito?
- Quali strumenti o tecnologie usano attualmente?
- Quali informazioni si desidera promuovere?
- Quali strumenti o tecnologie dovrebbero usare i visitatori per svolgere le loro attività chiave?
- Chi sono i campioni che li aiuteranno a passare al nuovo sito o soluzione?
- Come si può sapere se la soluzione ha esito positivo?
Ad esempio, creare una tabella simile alla seguente per elencare gli scenari aziendali che si desidera risolvere con i siti Intranet nell'intera organizzazione:
| Come un... | Devo... | In modo che... | So di avere avuto successo quando... |
|---|---|---|---|
| Impiegato | Comprendere ed essere in grado di aggiornare i vantaggi | È possibile sfruttare i vantaggi principali del ciclo di vita | Le richieste della Guida sono ridotte |
| Impiegato | Informazioni su come usare il portale dei vantaggi self-service | Effettuare aggiornamenti personali | Le richieste della Guida sono ridotte |
| Dipendente hr | Promuovere l'uso del portale dei vantaggi self-service | Posso dedicare più tempo alla collaborazione con i dipendenti sulla definizione di richieste, scenari e benefit esclusivi | Tutte le interazioni dei dipendenti riguardano scenari critici individuali |
Dagli scenari con priorità elevata, identificare quali soddisfano questi tre criteri chiave:
- È possibile creare rapidamente un prototipo (pochi giorni)?
- C'è uno sponsor impegnato?
- Il contenuto aggiornato è sufficiente per illustrare le funzionalità chiave?
- Esiste un pubblico specifico per un progetto pilota?
Dopo aver compilato queste informazioni, creare un brief di progettazione che consente di eseguire il mapping del percorso utente su come si vuole che il sito funzioni. Ad esempio:
| Componente percorso utente | Descrizione |
|---|---|
| Scenario | Sito di leadership: sito unico per consentire ai dipendenti di ascoltare i dirigenti aziendali, conoscere gli obiettivi dell'azienda e ascoltare le ultime notizie dalle riunioni dei clienti e dagli eventi del settore. |
| Utenti | Tutti i dipendenti dell'azienda. |
| Valore | Aumentare la consapevolezza e l'allineamento dei dipendenti con la strategia aziendale e le iniziative aziendali. |
| Percorso utente | - Viene inviato un post di notizie all'azienda che annuncia un Q di leadership&una riunione - Allan va al portale di leadership per watch l'evento dal vivo - Allan usa Viva Engage per porre una domanda alla riunione - Allan condivide il collegamento di registrazione con i colleghi. |
| Metriche | - Visualizzazioni eventi live - Visualizzazioni di registrazione eventi - Viva Engage coinvolgimento |
| Obiettivi di stretching | - Impegno Viva Engage continuo - Miglioramento del sentiment dei dipendenti (sondaggio) |
Scegliere i componenti della soluzione
SharePoint offre vari blocchi predefiniti che è possibile usare per creare una intranet:
- Siti di comunicazione : usare i siti di comunicazione per condividere notizie, report, stati e altre informazioni tramite vari modelli e web part.
- Sito home : un sito home è un sito di comunicazione impostato come pagina di destinazione Intranet per l'organizzazione.
- Siti hub : usare i siti hub per organizzare i siti e i team correlati e centralizzare le notizie, la ricerca e la gestione dei contenuti.
- Notizie di SharePoint : usare la web part notizie per pubblicare storie importanti o interessanti, annunci, notizie sulle persone, aggiornamenti dello stato e altro ancora che possono includere grafica e formattazione avanzata.
- Viva Engage: usare Viva Engage per connettersi con persone all'interno dell'organizzazione oltre i limiti di progetti, funzioni e reparti.
- Dynamics 365 Customer Voice: usare Dynamics 365 Customer Voice per creare quiz personalizzati, sondaggi, questionari, registrazioni e altro ancora.
- Stream: usare Stream per offrire riunioni, eventi e training live e su richiesta.
Per lo scenario che si è deciso di compilare, scegliere i componenti da usare per soddisfare gli obiettivi aziendali del sito. È consigliabile creare un prototipo rapido e concedere l'accesso alle principali parti interessate. Ciò fornisce un quadro sostanziale per ulteriori discussioni e revisioni della progettazione.
In questa fase, ti consigliamo di coinvolgere il tuo help desk in modo che siano pronti a rispondere alle domande dopo che il sito è stato distribuito a un pubblico più ampio.
Per le procedure consigliate per l'avvio di un sito Intranet, vedere Creazione e avvio di un portale di SharePoint integro.
Implementare il progetto pilota
Quando il prototipo si è evoluto fino a un punto in cui si vuole condividerlo in modo più ampio, è possibile eseguirne l'implementazione in un gruppo pilota o anche nell'intera organizzazione. L'adozione degli utenti è una parte fondamentale del successo per un nuovo sito Intranet. Per favorire l'utilizzo del sito, è consigliabile usare un approccio top e bottom up:
- Reclutare sponsor esecutivi in grado di garantire il finanziamento del progetto Intranet e di inviare messaggi sull'importanza del nuovo sito ad altri utenti dell'organizzazione.
- Consentire ai campioni di tutta l'organizzazione di promuovere il nuovo sito a livello di base.
Altre operazioni che è possibile eseguire per favorire il successo includono:
- Avviare eventi e campagne di comunicazione.
- Fornire formazione formale.
- Mantenere orari di ufficio regolari in cui gli utenti possono porre domande.
Man mano che il sito viene distribuito e più utenti interagiscono, watch le metriche di successo e apportare le modifiche necessarie per favorire un maggiore coinvolgimento e soddisfazione degli utenti.
Quando il sito è sulla strada del successo, fare il punto di tutte le lezioni apprese nel processo e procedere con il prossimo progetto Intranet che si vuole intraprendere.