Ricerca di SharePoint con restrizioni

Che cos'è Ricerca di SharePoint con restrizioni?

Ricerca di SharePoint con restrizioni è un'impostazione che consente agli amministratori di SharePoint o versioni successive in Microsoft 365 di gestire un elenco di siti di SharePoint ("elenco consentito") per cui sono state controllate le autorizzazioni e la governance dei dati applicata. L'elenco consentito definisce i siti di SharePoint che possono partecipare alle esperienze di ricerca e Copilot a livello di organizzazione. Per impostazione predefinita, l'impostazione Ricerca sharePoint con restrizioni è disattivata e l'elenco consentito è vuoto.

Ricerca di SharePoint con restrizioni consente di limitare le esperienze di ricerca a livello di organizzazione e Copilot a un set curato di siti di SharePoint di propria scelta. Inoltre, se è stata abilitata la ricerca con restrizioni di SharePoint, gli utenti dell'organizzazione possono comunque interagire con i file e i contenuti di cui sono proprietari o a cui hanno effettuato l'accesso in precedenza in Copilot.

Perché è consigliabile usare Ricerca sharePoint con restrizioni?

Ricerca di SharePoint con restrizioni consente di esaminare e controllare le autorizzazioni del sito. La ricerca di SharePoint con restrizioni consente di mantenere lo slancio con la distribuzione copilot durante l'implementazione di una sicurezza completa dei dati con Gestione avanzata SharePoint e Microsoft Purview. In combinazione, queste soluzioni offrono una soluzione completa per l'individuazione, la protezione e la governance dei dati, garantendo un ciclo di vita dei dati sicuro e gestito.

Gli indirizzi di ricerca di SharePoint con restrizioni hanno superato la condivisione dei problemi consentendo alle organizzazioni di:

• Impedire che i siti vengano visualizzati nei risultati della ricerca a livello di organizzazione e nelle esperienze Copilot fino a quando gli amministratori o i proprietari del sito non possono controllare le autorizzazioni per il contenuto del sito;
• Rispettare le autorizzazioni del sito esistenti e consentire ai proprietari del sito di gestire le autorizzazioni dei singoli siti.

Se Ricerca SharePoint con restrizioni è abilitata, l'esperienza del cliente è influenzata nei modi seguenti:

• I risultati della ricerca sono limitati ai siti nell'elenco consentito, ai siti visitati di frequente dagli utenti, ai siti a cui gli utenti hanno già le autorizzazioni e ai file a cui si accede di recente. L'attivazione di questa funzionalità influisce sull'esperienza di ricerca complessiva, anche per gli utenti non Copilot.
• Copilot ha meno informazioni a disposizione per fare riferimento, il che può influire sulla sua capacità di fornire risposte accurate e complete.

Tenere presente che, se è stata abilitata la ricerca di SharePoint con restrizioni, gli utenti dell'organizzazione sono sempre in grado di interagire con i file e i contenuti di cui sono proprietari o a cui hanno eseguito l'accesso in precedenza in Copilot.

Come funziona la ricerca con restrizioni di SharePoint?

In qualità di amministratore di SharePoint o superiore in Microsoft 365, è possibile:

• Controllare lo stato corrente della ricerca con restrizioni di SharePoint (abilitata o disabilitata)
• Abilitare o disabilitare la ricerca con restrizioni di SharePoint
• Curare l'elenco consentito identificando i primi 100 siti ampiamente usati
• Aggiungere o rimuovere siti dall'elenco consentito specificando l'URL del sito
• Ottenere l'elenco completo dei siti nell'elenco consentito

Ricerca di SharePoint con restrizioni è disattivata per impostazione predefinita. Se si decide di abilitarlo, gli utenti copilot e non copilot sono in grado di trovare e usare il contenuto da:

• Elenco consentito di siti di SharePoint curati configurati dagli amministratori (con un massimo di 100 siti di SharePoint), che rispettano le autorizzazioni esistenti dei siti.
• File, chat, messaggi di posta elettronica, calendari di OneDrive degli utenti a cui hanno accesso.
• File dai siti di SharePoint visitati di frequente.
• File condivisi direttamente con gli utenti.
• File visualizzati, modificati o creati dagli utenti.

Il diagramma seguente mostra un esempio di sito dell'hub risorse umane con otto siti associati: Tutti gli otto siti associati più il sito dell'hub risorse umane vengono conteggiati come un unico sito nell'elenco consentito.

Si consideri Alex Wilber, uno specialista di marketing presso Contoso Electronics. Prima che l'organizzazione usi Ricerca SharePoint con restrizioni, Alex può visualizzare non solo i propri contenuti personali, ad esempio i file, le chat, i messaggi di posta elettronica, i contenuti di cui è proprietario o visitato, ma anche i contenuti di alcuni siti che non hanno subito la revisione delle autorizzazioni di accesso o l'igiene Controllo di accesso Elenchi (ACL) e non hanno applicato la governance dei dati. Ad esempio, Contoso Electronics ha un sito di budget con informazioni aziendali importanti. La maggior parte degli utenti non conosce questo sito, quindi il proprietario del sito non ha configurato le autorizzazioni appropriate e non ha seguito il processo di governance dei dati corretto. Il sito potrebbe essere aperto ad alcuni utenti che non sono autorizzati a visualizzarlo, ad esempio Alex. Quando Alex chiede a Copilot alcune informazioni di budget, Copilot ottiene informazioni dal sito di budget.

L'amministratore IT di Contoso Electronics usa Ricerca sharePoint con restrizioni per limitare i siti in cui è possibile eseguire ricerche nell'elenco consentito. Controllano i report SPAC e SPAC DAG e decidono di escludere questo sito di budget dall'elenco consentito. Dopo l'attivazione di RSS, Alex può comunque accedere agli elementi di cui è proprietario o che ha visitato di recente o che sono direttamente condivisi con lui, ma non può accedere ad altri siti, a meno che il sito non sia nell'elenco consentito e non disponga delle autorizzazioni necessarie. Quando Alex pone a Copilot la stessa domanda sul budget, Copilot non mostrerà loro alcuna informazione da quel sito.

Domande frequenti

È invece possibile usare RSS per creare un "elenco di rifiuto"?

No, questa funzionalità non fa parte della ricerca con restrizioni di SharePoint. La gestione avanzata di SharePoint offre tuttavia una funzionalità simile denominata Restricted Controllo di accesso per i siti di SharePoint. Se il cliente non è pronto per l'uso di Gestione avanzata SharePoint, può in alternativa valutare la disabilitazione dell'impostazione seguente in SharePoint. Per altre informazioni, vedere Consenti la visualizzazione di questo sito nei risultati della ricerca.

Ricerca di SharePoint con restrizioni influisce su altri servizi che non dipendono da SharePoint? Ad esempio, Exchange, Attività, Planner, Loop e così via?

Sì, qualsiasi prodotto in cui Ricerca organizzazione è abilitato e potrebbe avere contenuto e/o file di SharePoint come risultati della ricerca sarà interessato.

Ricerca di SharePoint con restrizioni influisce su altre funzionalità basate sull'indice Microsoft? Ad esempio, le funzionalità di gestione avanzata di Purview o SharePoint?

No, Ricerca SharePoint con restrizioni non influirà su altre funzionalità basate sull'indice Microsoft.

Dopo aver abilitato RSS quanto tempo occorre?

RSS otterrà effetto entro un'ora dall'abilitazione.

Se si assegna l'URL di un sito hub, verranno inclusi anche tutti i siti figlio o i siti hub associati? Questi altri siti vengono conteggiati per i 100 siti negli elenchi consentiti?

Solo il sito hub (l'URL nell'elenco Consentito) è incluso in 100. I siti secondari nel sito hub non vengono conteggiati rispetto al limite di 100, ma RSS è efficace nei siti secondari.

Cosa fare dopo?

Dopo aver configurato Ricerca sharePoint con restrizioni e aver abilitato Microsoft 365 Copilot per l'organizzazione, è necessario valutare le attività e l'utilizzo dei siti di SharePoint per modificare l'elenco consentito. È possibile usare Microsoft SharePoint Amministrazione Center e Microsoft Purview per aumentare gradualmente l'ambito dell'esperienza di ricerca e Copilot per l'organizzazione. Ricerca di SharePoint con restrizioni rispetta le autorizzazioni del sito esistenti, in modo da poter collaborare con i proprietari e gli amministratori del sito per aggiungere criteri di accesso avanzati e la gestione avanzata del ciclo di vita del contenuto del sito per utenti e gruppi specifici tramite Gestione avanzata di Microsoft SharePoint. Inoltre, Microsoft Purview migliora la sicurezza e la conformità dei dati dell'organizzazione per Copilot.