Caricare gli attributi dei dipendenti in Viva Glint

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Le importazioni di file utente consentono agli amministratori di mantenere gli utenti aggiornati con il sistema HRIS dell'organizzazione. Durante l'installazione della piattaforma, informazioni su come caricare i dati dei dipendenti nell'applicazione Microsoft Viva Glint.

Avviso

Per motivi di sicurezza, non inviare mai un messaggio di posta elettronica al file degli attributi dei dipendenti.

Attenzione

Assicurarsi che tutti gli utenti Amministrazione aziendale siano inclusi nel primo caricamento del file, con ID dipendente che corrispondono agli ID in Viva Glint. In caso contrario, gli utenti Amministrazione società verranno disattivati e perderanno l'accesso alla piattaforma.

Requisiti dei file

I file esportati dal sistema HRIS devono essere file con valori delimitati da virgole (CSV) o file di Microsoft Excel (TM) (.csv o estensioni .xlsx). CSV è il formato preferito con codifica UTF-8. Nella sezione seguente vengono fornite informazioni aggiuntive sul formato e sulla struttura del file.

  • Formato di file: viva Glint sistema può accettare gli attributi dei dipendenti in formato 'CSV - UTF 8' o 'XLSX'. I file devono rimanere in quel formato dopo aver impostato il formato previsto o è stato generato un messaggio di errore.
  • Nomi di file: non sono previste restrizioni specifiche. Se l'organizzazione non ha requisiti specifici per la denominazione dei file, è preferibile la convenzione di denominazione seguente:
    • File completo:_user_full_yyyymmdd.csv $clientuuid$
    • File incrementale: $clientuuid$_user_delta_yyyymmdd.csv
    • La $clientuuid$ parte del nome del file è l'ID univoco all'interno di Viva Glint.
  • Date: scegliere un formato da usare per le date e rispettarlo. Il formato preferito è "aaaa/mm/gg". Se le date vengono inviate in un altro formato, è possibile configurare il sistema per riformattare le date man mano che il file viene caricato inizialmente. Tuttavia, il sistema mostra errori se i formati di data non corrispondono dopo aver impostato il formato previsto.

    Nota

    Il formato della data deve includere "/" anziché un trattino tra anno, mese e giorno e tutte le date devono essere nello stesso formato.

  • Nomi di attributi: una volta determinati gli attributi, i nomi degli attributi (intestazioni di colonna) devono rimanere invariati. Ad esempio, "ID dipendente" non può essere modificato in "ID EMP".

Importare i dati dei dipendenti

La funzione di importazione consente di modificare rapidamente i record dei dipendenti in blocco e aggiungere nuovi utenti.

Consiglio

Aggiornare regolarmente il file dei dipendenti. Assicurarsi che gli attributi più recenti dei dipendenti siano stati inviati e caricati prima dell'avvio di un sondaggio, in quanto gli attributi non possono essere modificati al momento del lancio del sondaggio.

Processo per l'importazione degli attributi dei dipendenti

La procedura seguente illustra il processo di importazione manuale degli attributi:

  1. Selezionare il simbolo Configura .

  2. Nella sezione Dipendenti selezionare Persone.

  3. Selezionare Importa.

  4. Selezionare la casella di controllo quando si aggiornano tutti i record dei dipendenti, sia nel file che nel sistema.

  5. Trascinare e rilasciare il file o sfogliarlo per selezionarlo.

    Selezionare Importa file. Viene visualizzato un messaggio che informa che un messaggio di posta elettronica invia quando il caricamento è pronto per la revisione e la conferma.

  6. Selezionare quindi Chiudi.

  7. Dopo aver ricevuto il messaggio di posta elettronica di caricamento del file, passare alla pagina Persone per confermare il caricamento.

    1. In alternativa, aggiornare la pagina Persone per monitorare lo stato di caricamento nell'indicatore di stato nella parte superiore della pagina.

  8. Selezionare il pulsante Rivedi caricamento in alto a destra nella pagina Persone.

  9. Nella finestra di dialogo Conferma importazione visualizzata prima di selezionare Conferma importazione:

    1. Verificare che i dipendenti spostati nel conteggio inattivo siano accurati.
    2. Verificare che il conteggio delle modifiche dei dipendenti sia accurato.
    3. Verificare che il conteggio aggiunto dai dipendenti sia accurato.
    4. Risolvere gli errori in base alle esigenze.

Nota

  • Solo l'utente che esegue il caricamento riceverà un messaggio di posta elettronica quando il file è stato elaborato.
  • Se il file non viene confermato entro 60 minuti dal caricamento, viene annullato.

Aggiornare regolarmente i dati dei dipendenti

L'azienda può inviare aggiornamenti dei dati dei dipendenti quando necessario e in base a qualsiasi cadenza funzioni meglio per te. Alcune aziende inviano aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili, mentre altre non inoltrano gli aggiornamenti fino a quando non sono pronte per avviare un sondaggio.

Consiglio

Aggiornare i dati dei dipendenti settimanalmente o almeno con cadenza regolare.

Se si hanno meno di 10.000 dipendenti, un feed giornaliero del file completo dovrebbe essere sufficiente e non sarà necessario inviare un file incrementale. Se si dispone di una base di dipendenti di grandi dimensioni con diversi attributi (oltre 50), l'invio di file completi 1-2 volte al mese con file incrementali giornalieri può avere più senso per le esigenze dell'azienda.