Copilot を使用して SharePoint からコンテンツのレコメンデーションや回答を取得する

  • [アーティクル]

Copilotは、販売記録内の製品やアカウントに関連するドキュメントを推奨できます。 製品に関する質問をしたり、SharePoint に保存されているドキュメントから回答を得たりすることもできます。

注意

管理者が 特定の SharePoint フォルダを使用するようにCopilotを設定している場合、Copilotはそれらのフォルダ内のみでドキュメントを検索します。 そうでない場合、Copilotはアクセス権を持つすべての SharePoint フォルダを検索します。

前提条件

  • SharePoint オンライン ライセンスが必要です。
  • ドキュメントにアクセスするには、少なくとも読み取り権限が必要です。 SharePoint 特定のフォルダーまたはサイトにのみアクセスできる場合、Copilotはそれらのフォルダーまたはサイトからの関連ドキュメントのみを表示します。

SharePoint からコンテンツの推奨事項を取得する

営業担当者は、製品パンフレット、価格、セールス ピッチ、仕様など、通常は SharePoint に保存されている最新の製品およびアカウント関連情報を把握しておく必要があります。 Copilot に、営業レコードに関連する SharePoint ドキュメントのリストを提供するよう依頼できます。

コンテンツ レコメンデーションを取得するには、Copilot チャット ウィンドウで次のいずれかの方法を使用します。

  • チャット ウィンドウでキラキラ アイコン () を選択し、情報を取得>関連ファイルを表示 を選択して、レコード名を入力します。

  • 自然言語チャットを使用します。 たとえば、Copilot に 製品関連のファイルを表示する、関連ファイルを取得する、営業案件名のドキュメントを表示するなどを指示することができます。

  • 可能な場合は、フォローアップ プロンプトの関連ファイルを表示する を選択します。

    • フォローアップ プロンプトは、レコードの種類と、製品やアカウントがレコードに関連付けられているかどうかに応じて表示されます。 たとえば、営業案件に製品を関連付けている場合は、フォローアップ プロンプトの 製品関連のファイルを表示する が表示されます。

    • フォローアップ プロンプトは、Copilot が 会議の準備 プロンプトに応答した後にも表示され、関係するアカウントや製品に基づいて会議に関連するファイルを収集するのに役立ちます。

ドキュメントは SharePoint 検索結果のランキング順に一覧表示されます。 リスト表示されているファイルの詳細

SharePoint から取得したファイル一覧のスクリーンショット。

サポートされているレコードは?

SharePoint コンテンツ レコメンデーション機能は、取引先企業、取引先担当者、リード、営業案件、見積もり、受注、請求書レコードでサポートされています。

どのファイルがリスト表示されていますか?

関連ファイルを表示する プロンプトには、次の条件を満たすファイルが一覧表示されます。

  • ファイルの種類は、Word、Excel、PowerPoint、または PDF である必要があります。

  • ファイルは、レコードに関連付けられている製品またはアカウント、あるいはプロンプトで提供される他のキーワードに関連している必要があります。

    • 営業案件や見積もりなど、関連製品を含むレコードの場合、関連製品に関係するファイルが一覧表示されます。 レコードに製品関連がない場合、または SharePoint に製品関連ファイルがない場合、取引先企業に関連するファイルが一覧表示されます。

    • 取引先担当者、取引先企業、リードなど、関連製品を含まないレコードの場合、取引先企業に関係するファイルが一覧表示されます。

    • 製品や取引先企業に関連するファイル以外にも、任意のキーワードに関連するファイルを取得するよう Copilotに依頼することもできます。 例えば、Healthcare のケース スタディに関連するファイルを表示すると指示します。

SharePoint ドキュメントから答えを導き出す

営業担当としては、顧客からの質問に答えるために、契約書、技術文書、マーケティング資料などの文書を参照しなければならない場合があります。 これらのドキュメントが SharePoint に保存されている場合、Copilot はドキュメントから回答を見つけて要約する際に活用できます。

SharePoint ドキュメントから答えを導き出すには

  1. Copilot を開いて キラキラ アイコン () を選択します。

  2. 情報を取得する>SharePoint から情報を入手する内容 の順に選択して質問を入力します。

    あるいは、自然言語でCopilotに質問することもできます。 直接検索するには、質問に用語を含めます。 SharePoint SharePoint たとえば、「 この機会に関連する最近のケーススタディをSharePointから取得してください」と尋ねることができます。 それ以外の場合、Copilotはまず Dataverse に保存されている販売データから回答を検索します。

    回答が SharePoint にある場合、Copilot は回答を要約し、SharePoint にある対応するドキュメントへのリンクを提供します。

Dataverse と SharePoint から回答を取得する

  1. Copilot を開いて、自然言語で質問を入力し、入力を選択します。

    Copilot に質問するためにレコードを開く必要はありません。 たとえば、Copilotに次のように尋ねることができます。 Contoso 3Dプリンターの保証期間はどのくらいですか?

    Copilot はまず、Dataverse に保存されている営業データから回答を検索します。 結果が表示された後、フォローアップのプロンプトが表示されます。

  2. フォローアップ プロンプト SharePoint で回答を検索するを選択します。
    回答が SharePoint にある場合、Copilot は回答を要約し、SharePoint にある対応するドキュメントへのリンクを提供します。