Exchange 2013 のメール ヒント
製品: Exchange Server 2013
メール ヒントは、メッセージの作成中にユーザーに表示される情報メッセージです。 Microsoft Exchange Server 2013 では、アドレス指定先の受信者の一覧を含むメッセージが分析され、潜在的な問題が検出された場合は、メッセージを送信する前にメール ヒントをユーザーに通知します。 メール ヒントによって提供される情報の助けを借りて、送信者は、望ましくない状況や配信不能レポート (NDR) を回避するために、作成しているメッセージを調整できます。
メール ヒントが動作するしくみ
メール ヒントは、Exchange 2013 では Web サービスとして実装されます。 送信者がメッセージを作成しているときに、クライアント ソフトウェアは、メール ヒント一覧を取得するために、Exchange Web サービスに、クライアント アクセス サーバーを呼び出させます。 サーバーは応答しそのメッセージに適用するメール ヒント一覧を返し、クライアント ソフトウェアはそのメール ヒントを送信者に表示します。
あらゆるメッセージング環境で、次のような一般によくある非生産的メッセージ シナリオがあります。
- メッセージ サイズ制限やメッセージあたりの最大受信者数など、組織で構成した制限に違反するメッセージによって NDR が生成される。
- 存在しない受信者、制限されている受信者、またはメールボックスが一杯になっているユーザーに送信されたメッセージによって NDR が生成される。
- 自動応答が構成されているユーザーにメッセージを送信しようとしている。
これらのすべてのシナリオで、ユーザーはメッセージを送信し、メッセージが配信されることを期待するものの、メッセージが配信されないことを通知する応答を受け取ることになります。 自動応答など、最もうまくいったシナリオでもこれらのイベントによって生産性が失われます。 NDR が生成されるというこのシナリオに至っては、ヘルプ デスクへの問い合わせというコストのかかる結果になります。
メッセージの送信によってエラーが発生することはなくても、望ましくない、やっかいな事態に陥る可能性がある次のようなシナリオもあります。
- メッセージが非常に大きな配布グループに送信された。
- メッセージが不適切な配布グループに送信された。
- メッセージが組織外部の受信者に誤って送信された。
- BCC 受信者として受け取ったメッセージに対して [全員へ返信] を選択する。
メッセージの作成中に、メッセージを送信した場合に起こりうる事態をユーザーに通知することで、問題を含むこれらすべてのシナリオに陥ることを防止することができます。 たとえば、送信しようとしているメッセージのサイズが企業ポリシーを超えていることを送信者が認識すれば、送信者はそのメッセージを送信しないはずです。 同様に、送信しようとしているメッセージが組織外部の人間に配信されることが送信者に通知されれば、送信者は、おそらくメッセージの内容や文章の調子を適切なものにするはずです。
次のメッセージ クライアントがメール ヒントをサポートしています。
- Outlook Web App
- Microsoft Outlook 2010 以降
Exchange のメール ヒント
次の表に、Exchange 2013 で利用可能なメール ヒントの一覧を示します。
| メール ヒント | Availability | シナリオ |
|---|---|---|
| 無効な内部受信者 | Outlook | "無効な内部受信者" メール ヒントは、組織の内部にいるとして表示されるが存在しない受信者を送信者が追加する場合に表示されます。 送信者がメッセージの送信先として、会社を既に退職しているが、名前解決キャッシュに存在していたり、送信者の連絡先フォルダーのエントリに存在していたりするために、アドレス解決されたユーザーを指定している場合に、このメール ヒントが発生する可能性があります。 また、Exchange が権限を持ち、既存の受信者にアドレス解決されないドメインを持つ SMTP アドレスを送信者が入力した場合も、このメール ヒントが発生する可能性があります。 このメール ヒントは無効な受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 |
| メールボックスがいっぱい | Outlook Outlook Web App |
"メールボックスがいっぱい" メール ヒントは、メールボックスがいっぱいになっている受信者を送信者が追加し、指定サイズを超えたメールボックスに対して組織が受信禁止制限を実装している場合に表示されます。 このメール ヒントはメールボックスがいっぱいになっている受信者を示し、送信者がその受信者をメッセージから削除できるようにします。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 |
| 自動応答 | Outlook Outlook Web App |
"自動応答" メール ヒントは、自動応答をオンにしている受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 メール ヒントは受信者が自動応答をオンにしていることを示し、さらに受信者が構成している自動応答の最初の 175 文字も表示します。 メール ヒントは、表示された時点での正確な情報です。 メッセージを直ちに送信しない場合は、メール ヒントは 2 時間ごとに更新されます。 これは、[下書き] フォルダー内に保存され、2 時間後に再度開かれたメッセージにも適用されます。 ユーザーのメールボックスの一部が Exchange Online 上にホストされていて Exchange Online シナリオと共存している場合、組織のリモート部分を表すリモート ドメイン オブジェクトの設定は、このメール ヒントの処理方法に直接影響します。 Exchange 2013 では、ユーザーが内部および外部の送信者に対してさまざまな自動応答を構成できます。 リモート ドメインが内部ドメインとして構成されている場合 (リモート ドメイン オブジェクトの IsInternal パラメーターを に $true設定することで)、メールボックスの場所に関係なく、内部自動応答が組織内のすべてのユーザーに返されます。 ただし、リモート ドメインが内部ドメインとして構成されていない場合、内部の自動応答はメールボックスがローカル ドメインにあるすべてのユーザーに返され、外部の自動応答はメールボックスがリモート ドメインにあるユーザーに返されます。 |
| カスタム | Outlook Outlook Web App |
カスタム メール ヒントは、カスタマイズしたメール ヒントを構成している受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 カスタム メール ヒントは、受信者に関する特定の情報を提供するのに便利です。 たとえば、配布グループ用のカスタム メール ヒントを作成して、誤用を防ぐためにそのカスタム メール ヒントの目的を説明できます。 詳細については、「受信者向けのカスタム メール ヒントを構成する」を参照してください。 既定で、カスタム メール ヒントは、送信者が該当する受信者への送信を許可されない場合には表示されません。 その場合は、"制限された受信者" メール ヒントが表示されます。 |
| 制限を構成した受信者 | Outlook Outlook Web App |
"制限を構成した受信者" メール ヒントは、特定の送信者がメッセージを送信することを禁止するように配信の制限を構成している受信者を、これに該当する送信者が追加する場合に表示されます。 メール ヒントは、送信者がメッセージの送信を許可されていない受信者を示し、送信者がメッセージから該当する受信者を削除できるようにします。 このメール ヒントは、送信者に対して、送信した場合でもメッセージは配信されないことも明確に通知します。 制限を構成した受信者が外部受信者である場合や、外部受信者が含まれている配布グループである場合、送信者にはこの情報も提供されます。 ただし必要に応じて、次のメール ヒントは無効になります。 自動応答 メールボックスがいっぱい カスタムのメール ヒント モデレート受信者 最大サイズを超えるメッセージ |
| 外部受信者 | Outlook Outlook Web App |
"外部受信者" メール ヒントは、送信者が外部の受信者を追加するか、外部受信者が含まれている配布グループを追加する場合に表示されます。 このメール ヒントは、送信者が作成しているメッセージが組織から外部に送信される場合に送信者に通知し、送信者がメッセージの表現の仕方、文章の調子、内容が適切であるかどうかを判断するのに役立ちします。 既定では、このメール ヒントは無効になっています。 このメール ヒントは、 Set-OrganizationConfig コマンドレットを使用して有効にできます。 詳細については、「 組織の関係にまたがるメール ヒント」を参照してください。 ユーザーのメールボックスの一部が Exchange Online 上にホストされていて Exchange Online シナリオと共存している場合、組織のリモート部分を表すリモート ドメイン オブジェクトの設定は、このメール ヒントの処理方法に直接影響します。 リモート ドメインが内部ドメインとして構成されている場合 (リモート ドメイン オブジェクトの IsInternal パラメーターを に $true設定することで)、このリモート ドメイン内の受信者は内部として扱われるため、外部受信者のメール ヒントは表示されません。 ただし、リモート ドメインが内部ドメインとして構成されていない場合は、そのドメインの受信者は外部と見なされ、それらの受信者に対するメッセージの作成中にこのメール ヒントが表示されます。 > [!注]> このメール ヒントは、リモート ドメイン内の配布グループへのメッセージを作成するときに評価されません。 |
| 多数の対象ユーザー | Outlook Outlook Web App |
"多数の対象ユーザー" メール ヒントは、送信者が、組織で構成している大きな対象サイズを超える配布グループを追加する場合に表示されます。 既定で、Exchange は、メンバーが 25 人を超える配布グループへのメッセージに対してこのメール ヒントを表示します。 詳細については、「組織の大きなオーディエンス サイズの構成」を参照してください。 配布グループのサイズは、毎回計算されません。 代わりに、配布グループ情報はグループ メトリック データから読み取られます。 |
| モデレート受信者 | Outlook Outlook Web App |
"モデレート受信者" メール ヒントは、モデレート対象の受信者を送信者が追加した場合に表示されます。 このメール ヒントは、モデレート対象の受信者を示し、このメッセージを送信すると、送信者に配信に遅延が生じる可能性があることを通知します。 送信者がモデレーターでもある場合、このメール ヒントは表示されません。 受信者の [受信を許可する送信者] リストに送信者の名前を追加することで、送信者が受信者へのメッセージ送信を明示的に許可されている場合にも、このメール ヒントは表示されません。 Exchange 2013 でモデレート対象の受信者を構成する方法については、「一般的なメッセージの承認シナリオ」を参照してください。 |
| BCC の全員に返信 | Outlook Web App | "Bcc の全員に返信" メール ヒントは、送信者がメッセージの Bcc コピーを受信し、 [全員に返信] をクリックした場合に表示されます。 このようなメッセージに対してユーザーが [全員に返信] をクリックすると、ユーザーがこのメッセージの Bcc を受信したことが、メッセージが送信された残りの対象ユーザーに明らかになります。 ほとんどの場合でこのようなことは望ましくない事態であり、このメール ヒントがユーザーにこの状態を通知します。 |
| 最大サイズを超えるメッセージ | Outlook | "最大サイズを超えるメッセージ" メール ヒントは、送信者が作成しているメッセージが、組織内で構成済みのメッセージ サイズ制限を超えた場合に表示されます。 メール ヒントは、メッセージ サイズが以下のいずれかのサイズ制限に違反した場合に表示されます。 送信者のメールボックスの最大送信サイズ設定 受信者のメールボックスの最大受信サイズ設定 組織の最大メッセージ サイズの制限 注: 実装が複雑であるため、組織内のコネクタのメッセージ サイズ制限は考慮されません。 |
メール ヒントの制限
メール ヒントは次の制限に従います。
- メール ヒントは、Outlook でオフライン モードで動作している場合はサポートされません。
- メッセージが配布グループにアドレス指定されている場合、その配布グループのメンバーである個々の受信者のメール ヒントは評価されません。 ただし、いずれかのメンバーが外部受信者の場合は、[外部受信者] メール ヒントが表示され、配布グループ内の外部受信者の数が送信者に表示されます。
- メッセージを 200 人を超える受信者にアドレス指定すると、パフォーマンス上の理由から、各メールボックスのメール ヒントは評価されません。
- カスタム メール ヒントは 175 文字に制限されます。
- Exchange 2010 はメール ヒント全体を読み込むのに対して、Exchange 2013 では最大 1000 文字までしか表示されません。
- 送信者がメッセージの作成を開始して、そのメッセージを長時間開いたままにすると、"自動応答" と "メールボックスがいっぱい" メール ヒントが 2 時間おきに評価されます。