電子メールのテンプレートの作成

  • [アーティクル]

 

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2013、Dynamics CRM 2015、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

複数の電子メール メッセージを作成するときに、電子メール テンプレートを作成して時間を節約します。 電子メール テンプレートには、自分で指定したあらかじめ入力されたデータがあるため、各記事に対して同じ情報を再入力する必要はありません。

電子メール テンプレートは、電子メール活動を作成してから添付できます。 通常は、電子メール活動の種類ごとに専用の電子メール テンプレートの種類があります。たとえば、サポート案件レコードから作成された電子メール活動では、サポート案件電子メール テンプレートを使用します。 また、すべてのレコードの種類で使用できるグローバル テンプレート、自分自身だけが使用できる個人用テンプレート、組織の全員が使用できる組織用テンプレートも作成できます。

  1. Microsoft Dynamics 365 のシステム管理者セキュリティ ロールまたは同等のアクセス許可を持っている必要があります。

    セキュリティ ロールを確認する

  2. [設定]、[テンプレート] の順に移動します。

  3. 電子メール テンプレート を選択します。

  4. [操作] ツール バーで、[新規] をクリックまたはタップします。

  5. [電子メール テンプレートの種類] ダイアログ ボックスの [テンプレートの種類] 一覧で、種類を選択し、[OK] をクリックまたはタップします。

    重要

    潜在顧客や営業案件など、特定のレコードの種類を選択する場合、テンプレートを使用できるのは、そのレコードの種類に対してだけです。 これは変更できません。 同じ内容を別の種類のレコードで使用するには、新しいテンプレートを作成します。

  6. [電子メール テンプレート] フォームで、[タイトル] および [件名] を入力します。

  7. テンプレートの説明を入力できます。 この説明は、受信者には表示されません。

  8. このメッセージで送信するテキストを入力します。 [書式設定] ツール バー を使用してテキストを編集します。

    ヒント

    • Microsoft Dynamics 365 の電子メール メッセージまたは電子メール テンプレートにイメージや HTML を直接挿入することはできません。ただし、Internet Explorer のコピー機能を使用し、Web サイトからイメージをコピーして電子メール メッセージまたは電子メール テンプレートに貼り付けることができます。 イメージは、Web サイトへのアクセスが可能な限り使用できます。

    • 電子メール テンプレートにハイパーリンクを含めるには、「https://www.microsoft.com」のように "http://" を含めて URL を入力し、 Enter キーを押します。 リンクが正常に機能しなくなるので、URL の後ろにピリオドやコンマやスペースを付けないようにしてください。 URL には自動的にリンクが付加され、テキストが下線付きの青色の文字に変更されます。

    • Microsoft Dynamics 365 には、スペル チェックは組み込まれていません。 サード パーティのソリューションを利用できます。 詳細については、Microsoft Dynamics Dynamics Solution Finder を参照してください。

    • [書式設定] ツール バーで指定できるフォントやフォント サイズは限られています。 ただし、Microsoft Office Word から文書をコピーして貼り付けることができます。 これにより、スペル チェックやテキストの高度な書式設定といった機能を利用できます。 テキストにシングルスペースの行を挿入するには、行の末尾で Shift+Enter キーを押します。

  9. 見積もりから取得した顧客の名前やデータなど、Microsoft Dynamics 365 のレコードの情報を表示するデータ フィールドを挿入するには、[挿入/更新] をクリックまたはタップし、[データ フィールドの値] ダイアログ ボックスで [追加] をクリックまたはタップします。

  10. [データ値の追加] ダイアログ ボックスで、[レコードの種類] と [フィールド] を選択し、[OK] をクリックまたはタップします。

  11. もう一度 [OK] をクリックまたはタップして、データを挿入します。

  12. 顧客の姓名を入力するには、この 3 つのデータ挿入手順を繰り返す必要があります。姓と名は別々のデータ値です。

    ヒント

    [既定のテキスト] ボックスを使用して、フィールドに対応するデータがレコードに存在しない場合に表示するテキストを定義します。

  13. [保存] または [保存して閉じる] をクリックまたはタップします。

注意

  • 共有テンプレートを個人用テンプレートに、または個人用テンプレートを共有テンプレートに変更するには、テンプレート フォームの [アクション]アクション メニューで [個人テンプレートに戻す] をクリックまたはタップするか、[テンプレートを組織で使用可能にする] をクリックまたはタップします。

  • 別のテンプレートで電子メール テンプレートを署名として使用する場合は、最初に署名用のテンプレートを挿入します。 このようにしないと、件名が上書きされます。

  • テンプレートをバックアップする必要がある場合、または Microsoft Dynamics 365 の別の実装で使用するためにエクスポートする必要がある場合は、カスタマイズをエクスポートする際にエクスポートできます。 詳細については、「カスタマイズをソリューションとしてエクスポート」を参照してください。

関連項目

テンプレートに関する作業