ビジネス プロセス フローの作成

  • [アーティクル]

 

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2013、Dynamics CRM 2015、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

このトピックでは、Dynamics 365 または Dynamics CRM を使用して業務プロセス フローを作成する方法を示しています。Dynamics 365 を使用するには、Dynamics 365 用 2016 年 12 月の更新プログラム (オンラインおよび設置型) が必要です。 業務プロセス フローを使用する理由の詳細については、「業務プロセス フローの概要」を参照してください。 モバイル タスク フローの作成方法の詳細については、「モバイル タスク フローを作成する」を参照してください。

ユーザーが業務プロセス フローを開始すると、そのプロセスの段階とステップがフォーム上部のプロセスバーに表示されます:

複数のステージに分かれたビジネス プロセス

Dynamics 365 および Dynamics CRM には、共通の業務のシナリオに対して、複数の既成の業務プロセス フローが用意されています。 それらをシステムに追加してそのまま使用する、またはそれらを変更してビジネス ニーズに合わせてください。 既成の業務プロセス フローに追加する方法については、「既製のビジネス プロセスの追加」を参照してください。

このトピックの内容

Dynamics 365 での業務プロセス フローの作成

Dynamics 365 での業務プロセス フローの編集

Dynamics CRM での業務プロセス フローの作成

Dynamics CRM での業務プロセス フローの編集

Dynamics 365 での業務プロセス フローの作成

  1. システム管理者またはシステム カスタマイザーのセキュリティ ロール、または同等のアクセス許可があることを確認してください。

    ヒント

    Dynamics 365 で、業務プロセス フローの定義を作成した後、業務プロセス フローのインスタンスの作成、読み取り、更新、削除ができる人を制御することができます。 たとえば、サービス関連のプロセスでは、業務ビジネスフローのインスタンスを変更するために顧客サービス担当者にフル アクセスを提供することができます。しかし、営業担当者のためのインスタンスへの読み取り専用アクセスを提供して、顧客の販売後活動を監視することができます。 作成する業務プロセス フローの定義のためのセキュリティを設定するには、[操作] バーの [セキュリティ ロールの有効化] をクリックします。

    セキュリティ ロールの確認

    1. ユーザー プロファイルの表示の手順を実行します。

    2. 適切なアクセス許可を持っていない場合は、 システム管理者に問い合わせてください。

  2. [設定] > [プロセス] に移動します。

  3. [操作] ツール バーで、[新規] をクリックします。

  4. [プロセスの作成] ダイアログ ボックスで、必須フィールドに入力します。

    • プロセス名を入力します。 プロセスの名前は一意である必要はありませんが、プロセスを選択する必要があるユーザーにとって意味のある名前にする必要があります。 これは後で変更できます。

    • [カテゴリ] ボックスの一覧で、[ビジネス プロセス フロー] を選択します。

      プロセスを作成した後では、カテゴリを変更できません。

    • エンティティ のリストで、プロセスの基本となるエンティティを選択します。

      選択したエンティティは、プロセス フローの最初のステージに追加できるステップで使用できるフィールドに影響します。 目的のエンティティが見つからない場合は、エンティティのエンティティ定義に [業務プロセス フロー (フィールドが作成されます)] オプション セットが存在していることを確認します。 いったんエンティティを保存したら、これを変更できません。

  5. [OK] を選択します。

    新しいプロセスは作成され、業務プロセス フロー デザイナーは、既に作成された単一のステージを開きます。

    主要な要素を示す業務プロセス フロー

  6. ステージを追加する。 ユーザーが 1 つのビジネス ステージから別のビジネス ステージに進む場合は次のようにします:

    1. [コンポーネント] タブから [ステージ] コンポーネントをドラッグし、デザイナーの [+] 記号にドロップします。

      Drag a business process stage

    2. ステージのプロパティを設定するためには、画面の右側で [プロパティ] タブでプロパティを設定します:

      • [表示名] を入力します。

      • 必要に応じて、ステージのカテゴリを選択します。 カテゴリ ([見込みありと評価] または [開発]) は、プロセス バーでシェブロンとして表示されます。

        ビジネス プロセス バー シェブロン

      • プロパティの変更を完了したとき、[適用] ボタンをクリックします。

  7. **ステージにステップを追加します。**ステージでステップを表示するには、ステージの右下隅の [詳細] をクリックします。 さらにステップを追加するには:

    1. [コンポーネント] タブから [ステップ] コンポーネントをステージにドラッグします。

      Add step to a stage in a business process

    2. [ステップ] をクリックし、[プロパティ] タブでプロパティを設定します:

      1. ステップの表示名を入力します。

      2. ユーザーがステップを完了するためにデータを入力するようにする場合は、ドロップダウン ボックスの一覧から適切なフィールドを選択します。

      3. ユーザーが手順を完了するためにフィールドに入力してから、プロセスの次のステージに移動する必要がある場合は、[必須] を選択します。

      4. 終了したら、[適用] をクリックします。

  8. **プロセスに分岐 (条件) を追加します。**分岐の条件を追加するには:

    1. [コンポーネント] タブから [条件] コンポーネントを 2 つのステージの間の [+] 記号にドラッグします。

      Add a Condition to a business process flow

    2. [条件] をクリックし、[プロパティ] タブでプロパティを設定します。 分岐のプロパティの詳細については、「TechNet: 分岐を使用して業務プロセス フローを強化する」を参照してください。 条件のプロパティの設定が終了したら、[適用] をクリックします。

  9. ワークフローを追加します。 ワークフローを呼び出すためには:

    1. [コンポーネント] タブから [ワークフロー] コンポーネントをステージ、またはデザイナーの [グローバル ワークフロー] アイテムにドラッグします。 どちらを追加するかは、以下の条件に応じて異なります:

      • ステージの入力または終了でワークフローをトリガーするとき、ステージにドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、このステージと同じ主エンティティに基づいている必要があります。

      • プロセスがアクティブ化されたとき、またはプロセスがアーカイブされたとき (ステータスが完了または廃棄済) にワークフローをトリガーする場合は、グローバル ワークフロー アイテムにドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、このプロセスと同じ主エンティティに基づいている必要があります。

    2. [ワークフロー] をクリックし、[プロパティ] タブでプロパティを設定します:

      1. [表示名] を入力します。

      2. ワークフローがトリガーされる日時を選択します。

      3. 新規をクリックして、ステージ エンティティと一致する既存のオンデマンド アクティブ ワークフローを検索するか、新しいワークフローを作成します。

      4. 終了したら、[適用] をクリックします。

        ワークフローの詳細については、「TechNet: ワークフロー プロセス」を参照してください。

  10. 業務プロセス フローを検証するには、[操作] バーの [検証] をクリックします。

  11. 作業を続ける間、下書きとしてプロセスを保存する場合、[操作] バーの [保存] をクリックします。

    重要

    プロセスが下書きである限り、ユーザーは使用できません。

  12. プロセスを有効にしてチームで利用できるようにするには、[操作] バーの [アクティブ化] をクリックします。

ヒント

デザイナー ウィンドウのタスク フローを操作する時に覚えておくと役に立つヒントが次に示されています:

  • 業務プロセス フロー ウィンドウにあるすべてのスナップショットを作成するには、[操作] バーの [スナップショット] をクリックします。 たとえば、チーム・メンバーからプロセスでコメントを共有し取得する場合に便利です。

  • ミニマップを使用すると、プロセスの異なる部分に素早く移動できます。 これは画面の外での複雑なプロセスがあるときに便利です。

  • ビジネス プロセスの説明を追加するには、業務プロセス フロー ウインドウの左下にあるプロセス名の下の [詳細] をクリックします。 最大 2000 文字を使用できます。

Dynamics 365 での業務プロセス フローの編集

Dynamics 365、 [設定] > [プロセス] に移動します。 内の業務プロセス フローを編集し、[業務プロセス フロー] ビューを選択します。

業務プロセス フローの表示選択

編集したい業務プロセス フローの名前をクリックするとデザイナーが開き、必要な更新を行うことができます。 プロセス名で [詳細] を展開し、名前を変更する、または説明を追加して、追加情報を表示します。

業務プロセス フローについての拡張された詳細セクション

Dynamics CRM での業務プロセス フローの作成

  1. 管理職、副社長、最高経営責任者、システム管理者、またはシステム カスタマイザーのセキュリティ ロール、または同等のアクセス許可を持っていることを確認してください。

    セキュリティ ロールの確認

    1. ユーザー プロファイルの表示の手順を実行します。

    2. 適切なアクセス許可を持っていない場合は、 システム管理者に問い合わせてください。

  2. [設定] > [プロセス] に移動します。

  3. [操作] ツール バーで、[新規] をクリックします。

  4. 必須フィールドに入力します。

    [カテゴリ] で、ドロップダウン リストから [業務プロセス フロー] を選択します。

    [エンティティ] で、ドロップダウン リストからレコードの種類を選択します。

  5. [空のプロセスの新規作成] を選択します。

  6. [OK] を選択します。

  7. プロセスの Description を入力します。 最大 2000 文字を使用できます。

  8. ユーザーが 1 種類のレコードから別の種類へと順に進行する場合、[+] / [-] ボタンレコード種類ボタンの追加 をクリックしてから、プロセスのレコードの次の種類を選択します。 必要に応じて、プロセスで使用するさらなる種類のレコードを選択します。

  9. プロセスでステージの名前を入力します。

  10. 必要に応じて、ステージのカテゴリとして、[見込みあり]、[開発]、[提案]、[閉じる]、[識別する]、[リサーチ]、または [解決] のいずれかを選択します。

  11. ステージの第1手順の名前を入力します。 いくつかの手順を追加するには、追加ボタン Add Stage or Step button をクリックし、名前を入力します。

  12. ユーザーが手順を完了するためにデータを入力するようにする場合は、ドロップダウン ボックスの一覧からフィールドを選択します。 ユーザーが手順を完了するためにフィールドに入力して、プロセスの次のステージに移動する必要がある場合は、[必須] を選択します。

  13. 必要に応じて、追加ボタン Add Stage or Step button をクリックして、別のステージを追加します。 プロセスにすべてのステージと手順を追加してしまうまで、手順 9 から手順 12 を繰り返します。

  14. 下書きとしてプロセスを保存するには、画面上部の保存をクリックします。 (プロセスが下書きである限り、ユーザーは使用できません)。 ユーザーが使用できるようにライセンス認証を行うには、ライセンス認証を行うをクリックします。

注意

業務プロセス フローには、既存の業務プロセス フローを新しい業務プロセス フローの高度な開始点として再使用するための簡易化した方法があります。[業務プロセス フロー] を [カテゴリ] として選択すると、他のプロセスの種類に対して可能なように、[タイプ] 値の設定に使用できる選択肢はありません。 代わりに、既存の業務ビジネス フローを開くときは、[名前を付けて保存] ボタンがコマンド バーにあります。 これは、テキスト [(コピー)] が名前に付加される以外は、既存のものと同じ業務プロセス フローを新規に作成します。

Dynamics CRM での業務プロセス フローの編集

業務プロセス フローを編集するには、[設定] > [プロセス] > [業務プロセス フロー] の順に移動して、次に編集する業務プロセス フローを選択します。

業務プロセス フローの編集

プロセス名の下の [詳細] を展開し、名前を変更するか、または説明を追加して、詳細情報を参照してください。

業務プロセス フローを構成する場合は、それを編集して、ステージおよびステップを追加できます。 業務プロセス フローを編集する完全な手順については、eBook「TechNet: Dynamics CRM でのビジネス プロセスのカスタマイズ」を参照してください。

  • ステージの編集
    業務プロセス フローには最大 30 のステージを含めることができます。

    • ステージを追加するには、ステージの下の [ステージの挿入] をクリックし、[ステージ名] を入力します。

    • ステージを削除するには、これを選択し、右上隅にある [X] を選択します。

    ステージの次のプロパティの追加、または変更ができます:

    • ステージ名

    • エンティティ。 最初のステージを除くすべてのステージについてエンティティを変更できます。

    • [ステージ カテゴリ]。 カテゴリでは、アクションの種類によってステージをグループ化することができます。 これは、所属するステージごとにレコードをグループ化するレポートに便利です。 ステージ カテゴリのオプションは、[ステージ カテゴリ] グローバル オプション セットから取得されます。 必要ならば、このグローバル オプション セットに追加のオプションを追加し、既存のオプションのラベルを変更できます。 必要ならば既存のオプションを削除できますが、既存のオプションを維持しておくことを推奨します。 削除した場合、まったく同じオプションを追加して元に戻すことはできません。 それらの使用を望まない場合は、ラベルを "使用しない" に変更します。

    • [関連付け]​。 プロセスの前のステージが他のエンティティに基づいている場合、関連付けを入力します。 現在定義しているステージの [関連付けの選択] を選択して、2 つのステージ間で移動する際に使用する関連付けを特定します。 次の機能に対する関連付けを選択することをお勧めします:

      • 関連付けには、多くの場合レコード間でデータを自動的に引き継ぎデータ入力を最小限にする定義済みの属性マップがあります。

      • レコードのプロセス バーで、[次のステージ] を選択した場合は、関連付けを使用するレコードがプロセス フローに表示されます。これによりプロセスのレコードの再利用を促進します。 さらにプロセスを簡素化するため、ユーザーがレコードを作成する代わりに選択するだけで済むように、レコードの作成を自動化したワークフローを使用することができます。

  • [ステップの編集]
    各ステージは 30 までのステップを含めることができます。

    • 新しいステップを作成するには、ステージを選択し、[ステップ名] の下のプラス記号 ([+]) を選択します。 名前を入力します。

    • [値] 列では、データの入力に使用するフィールドを選択します。

    • 必要に応じて、すべての必須フィールドに対して [必須] ボックスを選択します。

    • ステップを削除するには、これを選択し、ステップの右にある [X] を選択します。

  • 分岐の追加
    ステージに分岐を追加する方法については、「Enhance business process flows with branching」を参照してください。

業務プロセス フローを、使用するユーザーが使用できるようにするには、プロセス フローを順序付け、セキュリティ ロールを有効にし、プロセス フローをアクティブ化する必要があります。

  • プロセス フローの順序の設定
    あるエンティティ (レコードの種類) に対して複数の業務プロセス フローがある場合、新しいレコードに自動的に割り当てるプロセスを設定する必要があります。 コマンド バーで [受注プロセス フロー] を選択します。 新規レコードや、まだプロセス フローが関連付けられていないレコードの場合、ユーザーがアクセスする最初の業務プロセス フローが使用されるところのものです。

  • セキュリティ ロールの有効化
    ユーザーは、ユーザー アカウントに関連付けられているセキュリティ ロールに関連付けられている業務プロセス フローのみを使用できます。 既定では、[システム管理者] と [システム カスタマイザー] のセキュリティ ロールのみが新しい業務プロセス フローを表示できます。

    • これらのロールを設定するには、コマンド バーで、[セキュリティ ロールの有効化] を選択します。[全員に対して有効化] または [特定のセキュリティ ロールにのみ有効化] オプションのいずれかを選択できます。

    • [特定のセキュリティ ロールにのみ有効化] を選択した場合は、業務プロセス フローにアクセスできるようにするセキュリティ ロールを選択できます。

  • アクティブ化します
    業務プロセス フローを使用するには、その前に、それをアクティブ化する必要があります。 コマンド バーで、[アクティブ化] を選択します。 アクティブ化を確認した後、業務プロセス フローが使用できる状態になります。 業務プロセス フローにエラーが検出された場合、エラーが修正されるまで、業務プロセス フローをアクティブ化できません。

関連項目

業務プロセス フローの概要
モバイル タスク フローを作成する
既製のビジネス プロセスの追加
フォームにロジックを適用するために業務ルールおよびビジネス レコメンデーションを作成する
プロセスに関する一般的なタスクを通してスタッフをガイド
TechNet: 分岐を使用して業務プロセス フローを強化する (Dynamics CRM)
TechNet: ワークフロー プロセス
eBook: Dynamics CRM のビジネス プロセスの概要
eBook: Dynamics CRM のビジネス プロセスのカスタマイズ