レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する

  • [アーティクル]

ドキュメント ライブラリには、レコード センター サイトのレコードを保持できます。レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する方法として推奨されるのは、ファイル計画に含まれるレコードの種類ごとにドキュメント ライブラリを作成する方法です。ユーザーは、[送信] メニューのメニュー項目を使用してレコード センターにレコードを送信します。ファイルは、レコード ルーティング リストで構成されている設定に基づいて、適切なドキュメント ライブラリに自動的にルーティングされます。レコード ルーティング リストの詳細については、「レコード ルーティング リストを構成する」を参照してください。

注意

ルーティング使用時のパフォーマンスを維持するため、ライブラリ内のレコードの数が 2,000 を超えると、レコード保持用のドキュメント ライブラリにフォルダが自動的に作成されます。

レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する際には、バージョン管理を有効にする必要はありません。レコード ルーターにより、レコードの送信時にレコードの最新バージョンが自動的に作成されます。バージョンを区別するために、ランダムに生成された ID がレコード名に追加されます。ただし、ユーザーがレコード センターでアイテムを編集する権限を持つ場合は、バージョン管理を有効にできます。バージョン管理を有効にすると、バージョン履歴全体が保持されます。

レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成するには、以下の手順をこの順序で実行します。

重要

この手順を完了するには、レコード センター サイトのレコード所有者グループのメンバシップが最低限必要です。

レコード用のドキュメント ライブラリを作成するには

  1. レコード センターのトップレベル サイトで、[サイトの操作] メニューの [作成] をクリックします。

  2. [ライブラリ] 列で、[ドキュメント ライブラリ] をクリックします。

  3. [名前] ボックスにライブラリの名前を入力します。ライブラリ名は必須です。

    入力した名前はライブラリ ページの上部に表示され、ライブラリ ページのアドレスの一部となります。また、ユーザーがライブラリを探したり、開いたりするときに利用できる、ナビゲーション要素にも表示されます。さらに、レコード センター サイトに送信されるレコードの種類にライブラリを関連付ける場合にも、ライブラリ名を使用できます。

  4. [説明] ボックスに、ライブラリの用途の説明を入力します。説明は省略することができます。

  5. サイド リンク バーにライブラリへのリンクを追加する場合は、[ナビゲーション] セクションで [はい] が選択されていることを確認します。

  6. ファイルがライブラリにチェックインされるたびにバージョンを作成するには、[ドキュメントのバージョン履歴] セクションで [はい] をクリックします。

    重要

    レコードを保護するには、ファイルがチェックインされるたびにバージョンを作成するようにレコード センター サイトのドキュメント ライブラリを構成します。これにより、レコードの編集およびチェックインが行われたときに元のレコードが上書きされるのを防ぐことができます。ドキュメントの以前のバージョン (レコードの元のバージョンを含む) が削除されないようにするには、ドキュメント ライブラリを使用できるユーザーに、バージョンの削除権限を与えないようにします。

  7. [ドキュメントのテンプレート] ボックスは無視してください。ドキュメント ライブラリのレコードは、サイトのレコード ルーティング リストを使用してライブラリに追加されます。

  8. [作成] をクリックします。

  9. ドキュメント ライブラリの任意のビューで、[設定] メニューの [ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

  10. カスタマイズ ページの [コンテンツ タイプ] セクションで、[既存のサイト コンテンツ タイプから追加] をクリックします。

    複数のコンテンツ タイプを許可するようにリストまたはライブラリが構成されていない場合は、リストまたはライブラリのカスタマイズ ページに [コンテンツ タイプ] セクションは表示されません。この場合は、以下の手順を実行してください。

    1. [全般設定] 列の [詳細設定] をクリックします。

    2. [ドキュメント ライブラリの詳細設定] ページの [コンテンツ タイプ] セクションで [はい] をクリックし、コンテンツ タイプの管理を許可します。

    3. [OK] をクリックします。

  11. [コンテンツ タイプの追加] ページの [コンテンツ タイプの選択] セクションの [サイト コンテンツ タイプの選択元] の一覧で、選択元とするサイト コンテンツ タイプ グループの名前をクリックします。

  12. [利用可能なサイト コンテンツ タイプ] の一覧で目的のコンテンツ タイプをクリックし、[追加] をクリックして、選択したコンテンツ タイプを [追加するコンテンツ タイプ] の一覧に追加します。

  13. 追加するコンテンツ タイプを選択した後で、[OK] をクリックします。

  14. [設定] メニューの [ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。

  15. [権限と管理] 列で、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  16. [ポリシーの指定] セクションで、以下のいずれかを選択します。

    • [なし] : 既定の設定です。

    • [ポリシーの定義] : このオプションを選択した場合、情報管理ポリシーを作成または編集できます。情報管理ポリシーの作成の詳細については、「コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加する」を参照してください。

    • [サイト コレクション ポリシーを使用する] : このオプションを選択した場合、定義済みの情報管理ポリシーの一覧からポリシーを選択できます。

  17. [OK] をクリックします。

レコード コンテンツ タイプをドキュメント ライブラリに関連付けるには

  1. レコード センターのホーム ページで、サイド リンク バーの [レコード ルーティング] をクリックします。

  2. [レコード ルーティング] ページで、[新規] メニューの [新しいアイテム] を選択します。

  3. [レコード ルーティング : 新しいアイテム] ページで、[タイトル] ボックスにレコード コンテンツ タイプのタイトルを入力します。この値は必須です。

    重要

    レコード コンテンツ タイプのタイトルは、ルーティングされるコンテンツ タイプの名前を表します。この名前は、既存のドキュメント コンテンツ タイプに対応している必要があります。

  4. 必要に応じて、[説明] ボックスにレコード コンテンツ タイプの説明を入力します。

  5. [場所] ボックスに、このレコード ルーティング アイテムに一致するレコードを格納するドキュメント ライブラリの名前を入力します。

    注意

    送信されたレコードを格納するために使用されるドキュメント ライブラリは削除できません。

  6. 必要に応じて、[エイリアス] ボックスに、レコード ルーティング エントリを表す一連の別名を "/" で区切って入力します。

  7. 必要に応じて、[既定] ボックスを選択することにより、レコード センターにルーティングされるアイテムでコンテンツ タイプを持たないものをすべて、このドキュメント ライブラリにルーティングできます。

  8. [OK] をクリックします。

関連項目

概念

レコードを管理する
レコード センター サイトを作成する
レコード管理用のワークフローを構成する
レコードに対する情報管理ポリシーを作成する
レコードのコンテンツ タイプを作成する
レコード センターに対する権限を管理する
レコード ルーティング リストを構成する