レコード ルーティング リストを構成する

  • [アーティクル]

レコード ルーティング リストとは、レコード センター サイトに送信される可能性のあるレコードの各種類を表示し、各種類のレコードの保存先ライブラリを指定する、レコード センター サイト内のテーブルです。レコードが [レコード センターに送信] コマンドまたはプログラム可能なインターフェイスを使用して、レコード センター サイトに送信されるとき、受信ファイルを適切な場所にルーティングするためにこの一覧が使用されます。

レコード ルーティング リスト内の各エントリは、以下を指定するリスト レコード (レコード シリーズ) 内のアイテムです。

  • レコード シリーズのタイトルと説明。レコード シリーズのタイトルは、現在のレコード シリーズ用のレコード センター サイトに送信できるアイテムの種類を示します。レコードが Office SharePoint Server 2007 または Windows SharePoint Services 3.0 に基づいたサーバーからレコード センター サイトに送信される場合、その名前は、アクティブ レコードを保存しているライブラリ内のコンテンツ タイプ名と一致する必要があります。レコードが別のソースから送信される場合、その名前は、プログラム可能なインターフェイスを使用してそのファイル ソースから送信できるドキュメントの種類と一致する必要があります。

  • 現在のレコード シリーズのレコードを保存する場所 (ドキュメント ライブラリ)。

  • エイリアスと呼ばれるレコードの種類の一覧。これらは、レコード センター サイトに送信できる、このレコード シリーズのレコードの別の名前です。たとえば、組織に複数の部署があり、基礎となる同じ種類のレコードをそれぞれ異なる名前 ("契約" や "合意") で使用している場合、同じ種類のレコードに使用される各名前に対してエイリアスを定義できます。

レコード ルーティング リストに含まれるレコード シリーズの 1 つは、既定のドキュメント ライブラリを指定する必要があります。レコード センター サイトがレコード ルーティング リスト内のエイリアスと一致しないレコードを受信した場合、そのレコードは、レコード管理者が手動で処理できる、指定された既定の場所に移動されます。レコード センター サイト テンプレートには、初期の既定の場所として未分類のレコード用のドキュメント ライブラリとレコード シリーズが含まれています。このレコード シリーズは既定のままにしておくことをお勧めします。

タスク要件

レコード ルーティング リストを構成するには、以下の手順を実行します。

レコード ルーティング リストの構成

  1. レコード センター サイトで、[リスト] の [レコード ルーティング] をクリックして、レコード ルーティング リストを開きます。

  2. レコード ルーティング リストで、[新規] メニューの [新しいアイテム] をクリックします。

  3. [タイトル] ボックスに、ルーティング情報を指定するレコードの名前を入力します。

    注意

    レコード シリーズの名前は、現在のレコード シリーズ用のレコード センター サイトに送信できるアイテムの種類を示します。ファイルが Office SharePoint Server 2007 または Windows SharePoint Services 3.0 に基づいたサーバーからレコード センター サイトに送信される場合、その名前は、アクティブ レコードを保存しているライブラリ内のコンテンツ タイプ名と一致する必要があります。ファイルが別のソースから送信される場合、その名前は、プログラム可能なインターフェイスを使用してそのファイル ソースから送信できるドキュメントの種類と一致する必要があります。

  4. [説明] ボックスに、このレコードの種類の簡単な説明を入力します。

  5. [場所] ボックスに、これらのレコードが保存されるライブラリの名前を入力します。

  6. [エイリアス] ボックスに、この特定のレコードの種類に対して使用される可能性がある代替名をスラッシュ (/) で区切って入力します。

    注意

    エイリアスは、レコード センター サイトに送信できる、このレコード シリーズのレコードの別の名前です。たとえば、組織に複数の部署があり、基礎となる同じ種類のレコードをそれぞれ異なる名前 ("契約" や "合意") で使用している場合、同じ種類のレコードに使用される各名前に対してエイリアスを定義できます。

  7. [既定] セクションで、チェック ボックスをオンにして、他のレコード ルーティング アイテムのタイトルまたはエイリアスと一致しない送信レコードをルーティングするために、このレコード ルーティング リストのエントリを使用することを指定します。

  8. [OK] をクリックします。

関連項目

概念

レコードを管理する
レコード センター サイトを作成する
レコード管理用のワークフローを構成する
レコードに対する情報管理ポリシーを作成する
レコードのコンテンツ タイプを作成する
レコード保持用のドキュメント ライブラリを作成する
レコード センターに対する権限を管理する