SharePoint Server ファームの受信メールを計画する

適用対象:2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

SharePoint Server の受信メール機能を使用すると、SharePoint サイトで電子メール メッセージと添付ファイルを受信し、リストやライブラリに格納できます。 この記事は、管理者が受信メール機能を展開する前に行う必要がある選択を理解するのに役立ちます。

受信メールについて

受信メール機能を使用すると、チームは、SharePoint サイトを開いたり、メールで送信されたコンテンツをアップロードしたりすることなく、他のチーム メンバーに送信するメールを保存できます。 これが可能なのは、ほとんどの種類のリストやライブラリに一意の電子メール アドレスを割り当てることができるためです。

重要:

MinRole が SharePoint Server 2016 の受信メール機能を管理するようになりました。 受信メール機能は、次の MinRole ロールでのみ使用できます。

• アプリケーション

• 検索を使用するアプリケーション

• 単一サーバー ファーム

• Custom

MinRole は、カスタム サーバー ロールで受信電子メール サービスを管理しません。 ただし、SharePoint ファーム管理者は、カスタム サーバー ロールが割り当てられている各サーバーで、このサービスのオンとオフを切り替えることができます。 詳細については、「 SharePoint Server 2016 での MinRole サーバーの展開の計画」を参照してください。

受信メールを構成する前に、次のタスクを実行する必要があります。

• 基本的なシナリオは、単に 1 つのサーバー ファームに適用されます。 基本的なシナリオを使用している場合、各 SharePoint アプリケーションまたはフロントエンド サーバーは、簡易メール転送プロトコル (SMTP) サービスと SharePoint Foundation Web アプリケーション サービスを実行している必要があります。

• 高度なシナリオは、主に複数のサーバー ファームに適用されます。 高度なシナリオを使用している場合は、サーバー ファーム内の 1 つ以上のサーバーを使用して SMTP サービスを実行し、有効な SMTP サーバー アドレスを持つことができます。 あるいは、SMTP サービスを実行している、ファーム外のサーバーの名前と、電子メール ドロップ フォルダーの場所を把握している必要があります。

SMTP サービスのインストールの詳細については、「 SharePoint Server ファームの受信メールを構成する」を参照してください。

受信メールの計画に関する主な決定事項

受信メールを計画するときは、次のセクションで説明するように、基本的なシナリオと高度なシナリオのどちらを使用するかを決定する必要があります。

基本的なシナリオの使用

基本的な受信メール シナリオを有効にするには、SharePoint Server を実行しているサーバーに SMTP サービスをインストールし、すべての既定の設定で自動設定モードを使用して受信メールを有効にします。 このシナリオでは、電子メールが SMTP サーバーに直接配信され、SharePoint Server は、SMTP サービスによって自動的に構成される既定の電子メール ドロップ フォルダー内の電子メールを定期的にチェックします。

自動設定モードを選択し、すべての既定の設定を受け入れることは、すべての構成設定が自動的に行われるため、受信メールを有効にする最も簡単な方法です。そのため、専門知識はほとんど必要ありません。 多くの組織では、この構成で十分です。

基本的な受信メール シナリオは、次の手順で有効にします。

1. サーバー管理者は、役割と機能の追加ウィザードを使用して、受信メールを受信するサーバーに SMTP サーバー機能をインストールします。 これによって、サーバーに SMTP サービスがインストールされ、開始されます。

2. ファーム管理者は、自動設定モードを使用し、すべての既定値を受け入れることで、受信メールを有効にします。

3. サイト コレクション管理者は、ライブラリとリストで受信メール機能を有効にして、受信メールを格納し、各ライブラリを割り当て、フォーム アドレス@ SMTPserveraddress に一意の電子メール アドレスを一覧表示します (例: sharedfiles@SMTPserver.contoso.com)。

ユーザーがリストまたはライブラリのアドレスに電子メールを送信すると、SharePoint Server は新しいメールが配信されたことを検出し、メール アドレスに基づいて適切なリストまたはライブラリに送信します。

基本的なシナリオを使用している場合は、この記事の残りの部分をスキップできます。 高度なシナリオを使用する場合は、追加の手順を実行する必要があります。 詳細については、「 Configure incoming email for a SharePoint Server farm」を参照してください。

高度なシナリオの使用

高度な知識を持つ管理者には、追加の選択肢が用意されていますが、すべて既定のオプションを使用する基本的なシナリオを選択する場合と比べて、展開するためにさらに専門的な知識が必要になることがあります。 ここでは、以下の構成オプションについて説明します。

• SharePoint Directory Management Service

• 受信メール サーバーの表示アドレス

• 安全な電子メール サーバー

• 電子メール ドロップ フォルダー

高度なシナリオを使用して受信メールを構成する場合は、追加の手順を実行する必要があります。 詳細については、「 Configure incoming email for a SharePoint Server farm」を参照してください。

SharePoint Directory Management Service

SharePoint Directory 管理サービスは、SharePoint サイトを組織のユーザー ディレクトリに接続して、強化された電子メール機能を提供します。 このサービスを使用する利点は、ユーザーが SharePoint サイトから電子メール配布グループを作成および管理できる点です。 このサービスでは、組織のユーザー ディレクトリに連絡先も作成されるため、メールが有効な SharePoint リストをアドレス帳で見つけることができます。 ただし、SharePoint Directory Management サービスを使用するには、Active Directory Domain Services (AD DS) と通信するため、より多くの管理が必要です。

SharePoint Directory Management Service は、自動設定モードと詳細設定モードのどちらかを使用して構成できます。 SharePoint サーバー ファーム内で SharePoint Directory Management Service を有効にすることも、別のファームの SharePoint Directory Management Service を使用することもできます。 別のファームで実行されるサービスを使用することの利点の 1 つは、Active Directory の権限を 1 か所 (つまり他のファーム) で集中管理できることです。

サーバーまたはファームでこのサービスを有効にするには、SharePoint Server で使用されるサーバーの全体管理アプリケーション プール アカウントに、Active Directory で指定したコンテナーへの書き込みアクセス権が必要です。 そのためには、Active Directory 管理者が、組織単位 (OU) と OU に対する権限を設定する必要があります。 リモート ファームで SharePoint Directory Management Service を使用することの利点は、OU が既に存在する場合は、Active Directory 管理者に OU の作成と構成を依頼する必要がないことです。

一般的なディレクトリ管理のシナリオを、以下の手順に示します。

1. サイト コレクション管理者が、新しい SharePoint グループを作成します。

2. 管理者は、その SharePoint グループに関連付ける配布リストを作成し、その配布リストにメール アドレスを割り当てます。

3. 時間の経過と共に、管理者はこの SharePoint グループにユーザーを追加したり、SharePoint グループからユーザーを削除したりします。 グループのユーザーが追加および削除されると、SharePoint Directory Management Service によって、Active Directory ディレクトリ サービスに保存されている配布リストのユーザーが自動的に追加および削除されます。 配布リストは特定の SharePoint グループに関連付けられているので、この配布リストは SharePoint グループのすべてのメンバーが使用できます。

4. 既定では、チーム サイト上のディスカッション 掲示板と予定表のメール アドレスが自動的に生成され、チーム配布リストに追加されます。 これら 2 つのリストのメール アドレスは、既定では GroupAddress.discussions と GroupAddress.calendar の形式になります。

5. ディスカッション掲示板と予定表のメール アドレスを配布リストに含めることで、この配布リストに送信されたすべてのメールと会議出席依頼がチーム サイトにアーカイブされます。

SharePoint Directory Management Service の構成オプション

SharePoint Directory Management Service を構成して Active Directory に配布グループや連絡先を作成する場合は、以下の情報を指定する必要があります。

• 新しい配布グループおよび連絡先を作成する Active Directory コンテナーの名前。 これは、以下の形式で指定する必要があります。

  OU= ContainerName, DC= DomainName, DC= TopLevelDomainName

  例

  OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• 受信メールに使用する SMTP サーバーの名前 (または既定の SMTP サーバーが存在する場合は受け入れます)。 これは、以下の形式で指定する必要があります。

  Server.subdomain.domain.top-level_domain

  たとえば、SharePointServer.support.contoso.com のように指定します。

• 認証されたユーザーからのみメッセージを受け入れるかどうか。

• ユーザーが SharePoint サイトから配布グループを作成することを許可するかどうか。 このオプションで許可することを選択した場合は、ユーザーが以下の操作の任意の組み合わせを実行できるかどうかも選択できます。

  • 新しい配布グループを作成する。

  • 配布グループのメール アドレスを変更します。

  • 配布グループのタイトルと説明を変更する。

  • 配布グループを削除する。

リモートの SharePoint Directory Management Service を使用して配布グループや連絡先を作成するように SharePoint Directory Management Service を構成する場合は、以下の情報を指定する必要があります。

• リモート ディレクトリ管理サービスの URL (たとえば、 http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

• 受信メールに使用する SMTP サーバーの名前。

• 認証されたユーザーからのみメッセージを受け入れるかどうか。

• ユーザーが SharePoint サイトから配布グループを作成することを許可するかどうか。

受信メール サーバーの表示アドレス

管理者は、ユーザーがサイト、リスト、またはグループの受信メール アドレスを作成するときに Web ページに表示される電子メール サーバー アドレスを指定できます。 この設定は、多くの場合、SharePoint Directory Management サービスと共に使用され、ユーザーが入力するメール サーバー アドレスをわかりやすい形式で提供します (たとえば、 mylist@example.com)。

安全な電子メール サーバー

SharePoint Server を構成して、任意の電子メール サーバーからのメールを受け入れるか、安全な電子メール サーバー アプリケーションを介してルーティングされた電子メールのみを受け入れます。

安全な電子メール サーバーを介して電子メールをルーティングすることで、次の利点を得ることができます。

• ユーザー認証 SMTP サービスは、サイトにメールを送信するユーザーを認証できませんが、Exchange Server では認証できます。 サーバー管理者は、SharePoint サーバーの全体管理 Web サイトを使用して、認証されたユーザーからの電子メールが Exchange Server 経由で送信された場合にのみ、システムが電子メールを受け入れるように指定できます。

• スパム フィルター処理 Exchange Server は、迷惑メールフィルターを提供して、送信先 (この場合は SharePoint Server を実行しているサーバー) に転送される前に、一方的な商用メールを排除します。 スパムを減らすことができるもう 1 つの手法は、チーム サイトのメンバーが、メンバーに書き込みアクセス許可を付与したリストでのみメールをアーカイブできるようにすることです。

• ウイルス対策 Exchange Server は、それを介してルーティングされる電子メールのウイルス保護を提供します。

電子メール ドロップ フォルダー

SMTP サービスが SharePoint サーバー上以外のサーバーで実行されている場合は、SharePoint Server が受信メールを取得する場所を指定する必要があります。 受信メールを取得する場所を SharePoint Server が認識できるように、電子メール ドロップ フォルダーを指定します。 ただし、特定のメール ドロップ フォルダーを指定した場合、SharePoint Server は、メールをドロップ フォルダーに配信しているリモート 電子メール サーバーの構成変更を検出できません。 つまり、管理者がこのフォルダーにメールを配信しないようにメール サーバーを構成した場合、SharePoint Server は構成が変更されたことを検出できないため、新しい場所からファイルを取得できなくなります。

構成オプションと設定のモード

ファーム管理者は、受信メールを有効にするときに選択する 2 つの設定モードがあります。自動と詳細設定。 前の「基本的なシナリオの使用」で説明したように、自動設定モードで既定の設定を選択できます。 ただし、自動設定モードでは、追加のオプションを選択できます。

次の表では、構成オプションと、自動設定モードまたは詳細設定モードを使用して、サーバーの全体管理の [受信電子メール設定の構成] ページで構成されているかどうかを示します。

高度な設定モードと自動設定モードは、ファーム管理者が SharePoint Directory Management サービスと電子メール サーバー アドレスを Web ページに表示するように構成できる点で似ています。 これらの設定モードは、自動設定モードでは、メールを受け入れる電子メール サーバーを選択する機能と、メールを削除するフォルダーを指定する機能に置き換わる点が異なります。 SharePoint Server では、このメール ドロップ フォルダーを使用して、新しいメール メッセージを検出します。

関連項目

概念

SharePoint Server ファームの受信メールを構成する

SharePoint Server ファームの送信メールを計画する

SharePoint Server ファームの送信メールを構成する