SharePoint eSignature 설정

SharePoint eSignature 서비스는 Microsoft 365 관리 센터 설정됩니다. 시작하기 전에 시작하기 전에 섹션을 읽어 이 기능이 요구 사항에 적합한지 확인합니다.

필수 구성 요소

라이선싱

SharePoint eSignature를 사용하려면 먼저 Syntex 종량제에서 Azure 구독을 연결해야 합니다. Syntex의 분류 태그 지정은 트랜잭션 유형 및 수에 따라 청구됩니다.

권한

Microsoft 365 관리 센터 액세스하고 SharePoint eSignature를 설정하려면 SharePoint 관리자 또는 전역 관리자여야 합니다.

SharePoint eSignature 설정

1. Microsoft 365 관리 센터 설정을 선택합니다.

2. 파일 및 콘텐츠에서 Syntex를 사용하여 콘텐츠 프로세스 자동화를 선택합니다.

3. Syntex를 사용하여 콘텐츠 프로세스 자동화 페이지에서 Syntex 설정으로 이동을 선택합니다.

4. Syntex 페이지의 문서 & 이미지 서비스 섹션에서 eSignature를 선택합니다.

5. 기존 고객의 경우 서비스 약관을 읽은 다음 켜 기를 선택하여 서비스를 사용하도록 설정합니다.

6. 새 Syntex 고객의 경우 청구 정보를 입력하고 서비스 약관에 동의하면 SharePoint eSignature 서비스가 켜집니다. eSignature 페이지에서 다음을 수행합니다.

   • 서비스를 끄려면 끄기를 선택합니다.
   • 서비스를 사용할 수 있는 사이트를 관리하려면 사이트 관리를 참조하세요.

사이트 관리

기본적으로 SharePoint eSignature는 모든 SharePoint 사이트의 라이브러리에 대해 설정됩니다. 다음 단계에 따라 사용자가 eSignature를 사용할 수 있는 사이트를 제한합니다.

1. Syntex 페이지의 문서 & 이미지 서비스 섹션에서 eSignature를 선택합니다.

2. eSignature 패널의 eSignature를 사용할 수 있는 사이트 아래에서 사이트 선택을 선택합니다.

   a. 이 서비스를 사용하도록 설정해야 하는 사이트 또는 사이트를 선택합니다.

   b. 이 서비스에 대한 사용자 액세스를 제한하려면 사이트 없음 또는 선택한 사이트(최대 100개)를 선택합니다. 지침에 따라 사이트를 선택하거나 최대 100개의 사이트를 나열하는 CSV를 업로드합니다. 콘텐츠 센터 사이트를 포함하려면 콘텐츠 센터 사이트를 추가해야 합니다. 그런 다음 선택한 사이트에 대한 사이트 액세스 권한을 관리할 수 있습니다.

   c. 저장을 선택합니다.

eSignature 끄기

1. Syntex 페이지의 문서 & 이미지 서비스 섹션에서 eSignature를 선택합니다.

2. SharePoint eSignature가 켜져 있으면 eSignature 패널에서 끄기 단추가 표시됩니다. SharePoint eSignature를 끄려면 끄기를 선택합니다.

다른 서명 공급자 추가

1. Syntex 페이지의 문서 & 이미지 서비스 섹션에서 eSignature를 선택합니다.

2. eSignature 패널의 다른 서명 공급자에서 서명 공급자 추가 또는 제거를 선택합니다.

3. 다른 서명 공급자 추가 또는 제거 패널에서 추가할 공급자를 선택합니다.

   

4. 저장을 선택합니다.

외부 받는 사람

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B는 게스트의 인증 및 관리를 제공합니다. 외부 서명자 또는 받는 사람은 테넌트 내에서 게스트로 간주됩니다. organization 외부의 서명자에게 요청을 보내려면 SharePoint 및 OneDrive에 Microsoft Entra B2B 통합을 사용하도록 설정해야 합니다. 서명 요청이 계속 진행 중인 동안 게스트 사용자가 테넌트에서 삭제된 경우 eSignature 요청을 다시 보내야 합니다. 게스트 사용자는 더 이상 요청 문서 또는 최종 서명된 문서에 액세스할 수 없습니다. 게스트 사용자를 삭제해야 하는 경우 진행 중인 요청의 당사자가 아닌지 확인합니다.

인증

외부 받는 사람은 서명할 문서에 액세스하기 전에 인증해야 할 수 있습니다. 외부 수신자가 요구하는 인증 유형은 SharePoint 수준 또는 테넌트 수준에서 게스트에 대한 구성에 따라 달라집니다. 또한 게스트가 Microsoft 365 테넌트의 organization 속하는 경우 문서에 서명하려고 할 때 organization 설정이 인증 환경에 영향을 줄 수 있습니다. 자세한 내용은 사이트에서 게스트와의 협업을 참조하세요.

조건부 액세스

특정 조건부 액세스는 외부 받는 사람(organization 또는 Microsoft 365 테넌트 외부의 서명자)이 문서에 서명할 수 있는지 여부를 결정할 수 있습니다. 관리자 설정에 따라 외부 서명자가 서명을 위해 문서에 액세스하고 읽지 못할 수 있습니다. 다른 경우에는 서명을 위해 문서에 액세스할 수 있지만 서명 작업은 실패합니다. 이를 resolve 일반적인 방법 중 하나는 microsoft eSignature Service를 Microsoft Entra 관리 센터 통해 승인된 앱 목록에 추가하는 것입니다.

문서 스토리지 및 보존

문서 저장

SharePoint eSignature를 사용하면 요청자가 eSignature가 사용하도록 설정된 SharePoint 라이브러리에 저장된 PDF 문서에서 서명 요청을 시작할 수 있습니다. 모든 필수 당사자가 서명하면 SharePoint eSignature 서비스는 서명된 문서의 복사본을 원래 문서(원본 폴더)의 폴더에 저장합니다. 보낸 사람은 문서를 볼 수 있는 링크와 서명된 문서가 저장된 SharePoint 폴더에 대한 별도의 링크가 포함된 전자 메일로 알림을 받습니다.

서명 요청이 전송되고 요청이 완료되기 전에 특정 검사가 수행되어 보낸 사람에게 문서 및 원본 폴더에 쓸 수 있는 권한이 있는지 확인합니다. 서명 요청이 진행 중일 때 사용 권한이 변경되면 서비스에서 서명된 문서의 복사본을 원래 폴더에 저장하지 못할 수 있습니다. 이 이벤트는 다음과 같은 경우에 발생할 수 있습니다.

• 요청의 보낸 사람에게는 더 이상 원래 폴더에 액세스할 수 없습니다. 예를 들어 보낸 사람의 액세스는 원래 폴더의 소유자 또는 SharePoint 관리자에 의해 취소되었습니다.

• 보낸 사람의 원래 폴더에 대한 초기 쓰기 권한은 보기 전용으로 다운그레이드되었습니다.

• 원래 폴더가 삭제되었습니다.

문서 보존

SharePoint에서 문서에 대한 서명 요청을 만들면 SharePoint eSignature 서비스에서 문서의 작업 복사본을 만듭니다. 서명을 위해 모든 받는 사람에게 전송되는 이 작업 복사본이며, 보낸 사람이 요청의 상태 추적할 수 있는 방법입니다. 요청의 작업 복사본은 SharePoint의 숨겨진 문서 라이브러리에 저장됩니다. 서명은 모든 당사자가 서명한 후에만 요청 문서의 작업 복사본에 추가됩니다. 어떤 당사자가 서명하지 않은 경우 한 당사자가 이미 서명을 추가한 경우에도 문서가 서명되지 않은 것으로 표시됩니다.

요청의 작업 복사본은 SharePoint 또는 테넌트 관리자가 설정한 문서 보존 정책에 따라 5년 동안 저장 및 보존됩니다. 보존 정책에 대해 자세히 알아보세요.

전자 메일의 URL 링크 만료

서명 요청과 관련하여 전송된 모든 전자 메일 알림에는 받는 사람이 문서를 보고 검토하고 서명할 수 있는 URL 링크가 포함되어 있습니다. 요청이 터미널 상태에 도달하면(상태 완료됨, 취소됨 또는 거부됨) 받는 사람은 30일 동안 문서를 기본 설정 위치에 보고 다운로드하고 저장할 수 있습니다. 링크가 만료되면 더 이상 문서에 액세스하는 데 사용할 수 없습니다.

더 많은 보호를 위해 보낸 사람이 요청을 취소하면 받는 사람은 즉시 요청 문서에 액세스할 수 없게 됩니다. 받는 사람이 받은 이메일 알림에는 요청을 볼 수 있는 URL 링크가 포함되지 않습니다.

기타 전자 서명 공급자

서명 프로세스가 끝나면 모든 필수 당사자가 서명하면 서명된 문서의 복사본이 SharePoint에 자동으로 저장됩니다. 서명된 문서는 SharePoint의 특수 앱 폴더에 있는 공급자별 폴더에 저장됩니다. 모든 문서 라이브러리에는 해당 공급자를 사용하여 서명된 모든 문서가 저장되는 공급자별 폴더가 있습니다. 서명된 문서는 문서 라이브러리\Apps\Signed documents\Provider 폴더 경로에 저장됩니다.