Dynamics 365에서 Word 서식 파일 사용

적용 대상: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

이 기능은 CRM Online 2016 업데이트 및 CRM 2016(온-프레미스)에서 소개되었습니다.

이 기능을 사용하시겠습니까? Dynamics 365 관리자 또는 지원 담당자 찾기

Microsoft Office Word 템플릿을 생성하여 Microsoft Dynamics 365으로 가져온 후에 한 번의 클릭으로 사용자는 Dynamics 365 데이터로 자동 채워진 표준화된 문서를 생성할 수 있습니다. 이 기능은 Word 템플릿을 성공적으로 생성하기 위해 사용자가 알아야 하는 일부 특별 고려사항을 갖고 있습니다.

다음은 지원되는 Word 버전들입니다.

이 주제의 단계를 따라 Dynamics 365에서 Word 템플릿을 성공적으로 만들어 사용하십시오.

단계 1: Word 템플릿 만들기

이 단계에서 템플릿을 만들 수 있습니다

Dynamics 365의 세 곳에서 Word 템플릿을 만들 수 있습니다:

• 설정 페이지에서.설정 > 템플릿 > 문서 템플릿 > 신규로 갑니다(). 설정 페이지에 액세스하려면 시스템 관리자 또는 시스템 커스터마이저 같은 충분한 권한이 필요합니다.

• 기록에서. 영업에서 계정 같은 기록을 엽니다.영업 > Client_Accounts > 내 활성 계정으로 갑니다. 계정을 클릭하여 연 다음, 기타 (…) > Word 템플릿 > Word 템플릿 만들기를 클릭합니다. 여기서 생성된 템플릿은 개인용이어서 템플릿을 생성한 사용자에게만 제공됩니다.

• 기록 목록에서. 예컨대, 영업 > Client_Accounts > 내 활성 계정으로 갑니다. 한 개의 계정을 선택한 다음 기타 (…) > Word 템플릿 > Word 템플릿 만들기를 클릭합니다.

  

Word 템플릿 만들기를 클릭한 후, 필터링할 엔티티를 선택한 다음 Word 템플릿 > 엔티티 선택을 클릭합니다.

관계 선택 페이지가 나타납니다.

1:N, N:1 및 N:N 관계란 무엇인가?

이 화면은 Dynamics 365 데이터 구조에 대한 이해를 요구합니다.Dynamics 365 관리자 또는 커스터마이저가 엔티티 관계에 대한 정보를 제공할 수 있습니다. 관리 콘텐츠를 위한 참조: TechNet: 엔티티 관계 생성 및 편집.

계정 엔티티를 위한 관계의 예가 여기에 있습니다.

관계	설명
	계정은 여러 연락처를 가질 수 있습니다.
	리드, 계정 또는 연락처는 여러 계정을 가질 수 있습니다.
	계정은 여러 마케팅 목록을 가질 수 있습니다. 마케팅 목록은 여러 계정을 가질 수 있습니다.

이 화면에서 선택하시는 관계가 나중에 Word 템플릿을 정의할 때 무슨 엔티티와 필드를 사용할 수 있는지를 결정합니다.Dynamics 365 데이터를 Word 템플릿에 추가하기 위해 필요한 관계만 선택하십시오.

템플릿 다운로드

XML 데이터로 포함된 내보낸 엔티티로 로컬 컴퓨터에서 Word 파일을 생성하려면 엔티티 선택 페이지에서 템플릿 다운로드를 클릭합니다.

단계 2: 개발자 탭을 활성화합니다

Word 템플릿 파일을 엽니다. 이 시점에서 문서는 빈 것으로 보입니다.

Dynamics 365 XML 데이터를 보고 추가하려면 Word 개발자 탭을 활성화해야 합니다.

1. 파일 > 옵션 > 리본 맞춤으로 가서 개발자를 활성화하십시오.

   

2. 확인을 클릭합니다.

이제 Word 리본에 개발자가 나타납니다.

중요! 알려진 문제와 그것을 피하는 방법

Dynamics 365 생성 Word 템플릿 및 Microsoft Office Word과 관련하여 알려진 문제가 있습니다. 다음 섹션에서는 XML 콘텐츠 컨트롤 필드를 Word 템플릿에 추가할 것입니다.

컨트롤 필드 관련 문제를 예방하려면 다음과 같이 하십시오:

일반 텍스트 또는 사진으로서의 필드만 추가합니다

1. XML 매핑 창을 사용하여 Dynamics 365 엔티티 필드를 Word 템플릿에 추가합니다. 반드시 일반 텍스트 또는 사진으로서의 필드만 추가하십시오.

   

추가된 콘텐츠 컨트롤에 텍스트 변경을 하지 마십시오

1. 콘텐츠 컨트롤 필드에 텍스트 굵게 같은 형식 변경을 할 수 있지만 대문자 변경을 포함한 다른 텍스트 변경은 할 수 없습니다.

   

Word 동결 또는 성능 저하를 경험하는 경우에는 자동 교정 끄기를 시도하십시오.

자동 교정 끄기

1. Word에서 템플릿 파일을 연 상태에서 파일 > 옵션 > 프루핑 > 자동 교정 옵션으로 갑니다.

   

2. 스펠링 체커에서 문장의 첫 글자를 대문자로 변환과 제안 자동 사용의 선택을 해제합니다.

   

3. 자동 형식 및 입력시 자동 형식 탭에서 **하이픈 (--)과 대시 (-)**의 선택을 해제합니다.

4. 확인을 클릭합니다.

위의 권고를 따랐다면 Word 템플릿을 정의할 준비가 되었습니다.

단계 3: Word 템플릿 정의하기

XML 매핑 창을 사용하여 Word 템플릿을 Dynamics 365 엔티티 필드로 정의하십시오.

1. Word 템플릿에서 개발자 > XML 매핑 창을 클릭합니다.

   

   기본 XML 스키마가 선택됩니다.

   

2. Dynamics 365 XML 스키마를 선택하십시오.“urn:microsoft-crm/document-template/”으로 시작될 것입니다.

   

   중요

   Word 동결 또는 성능 저하를 야기하는 빈번한 우발적 편집이 있는 경우에는 섹션: “알려진 문제와 그것을 피하는 방법”에 따라 자동 교정 옵션을 끄십시오.

3. Dynamics 365 엔티티를 펼쳐서 엔티티 필드를 마우스 오른쪽 클릭한 다음 콘텐츠 컨트롤 삽입 > 일반 텍스트를 클릭합니다.

   

Dynamics 365 엔티티 필드가 Word 템플릿에 추가됩니다.

추가 엔티티 필드를 추가하고, 설명 라벨 및 텍스트를 추가하여, 문서를 서식화합니다.

완성된 템플릿의 모양:

입력하신 일부 콘텐츠 컨트롤 필드는 여러 행의 데이터를 가질 수 있습니다. 예컨대, 계정이 두 개 이상의 연락처를 갖고 있습니다.Word 템플릿에 모든 데이터를 포함하려면 콘텐츠 컨트롤 필드를 반복으로 설정하십시오.

콘텐츠 컨트롤 필드를 반복으로 설정하기

1. 표 행에 반복 데이터 필드를 놓습니다.

2. 템플릿에서 전체 표 행을 선택합니다.

   

3. XML 매핑 창에서 콘텐츠 컨트롤 필드가 들어있는 관계를 마우스 오른쪽 클릭한 다음 반복을 클릭합니다.

   

Dynamics 365에서 Word 템플릿을 사용하여 문서를 생성하면 표가 여러 행의 데이터로 채워질 것입니다.

템플릿이 원하시는 필드와 형식을 갖고 있을 때 저장하여 Dynamics 365에 업로드하십시오.

단계 4: Word 템플릿을 다시 Dynamics 365에 업로드하기

‘Word 템플릿을 원하는 식으로 제작하였을 때 Dynamics 365에 업로드할 수 있도록 저장하십시오.

새로 만든 Word 템플릿의 액세스는 업로드한 방식과 보안 역할에 부여된 액세스 권한에 따라 다릅니다. 반드시 보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제하기을 확인하십시오.

Dynamics 365 관리자는 설정 페이지를 사용하여 Word 템플릿을 Dynamics 365에 업로드할 수 있습니다. 설정에서 업로드된 템플릿은 Dynamics 365 조직의 모든 사용자가 사용할 수 있습니다.

관리자의 경우: Dynamics 365에 Word 템플릿 업로드

1. Dynamics 365에서 설정 > 템플릿 > 문서 템플릿으로 갑니다.

2. 템플릿 업로드를 클릭합니다.

3. Word 파일을 대화상자로 끌거나 파일을 탐색합니다.

   

4. 업로드를 클릭합니다.

비관리자 사용자는 기록 목록에서 자신이 사용할 템플릿을 업로드할 수 있습니다.

개인용 템플릿을 만들고자 하는 비관리자 또는 관리자의 경우: Dynamics 365에 Word 템플릿 업로드

1. Dynamics 365에서 기록 목록 페이지, 예컨대, 영업에서 고객 계정 목록을 엽니다.

2. 계정 같은 한 개의 항목을 선택한 다음 기타 (…) > Word 템플릿 > Word 템플릿 만들기를 클릭합니다.

3. Word 템플릿 > 업로드를 클릭합니다.

   

4. Word 파일을 대화상자로 끌거나 파일을 탐색합니다.

5. 업로드를 클릭합니다.

단계 5: Word 템플릿에서 문서 생성하기

만든 Word 템플릿을 사용하려면 다음과 같이 하십시오:

1. 문서를 생성하기 원하는 정보가 들어 있는 기록을 엽니다. 예컨대, 영업에서 고객 계정 기록을 엽니다.

2. 기타 (…) > Word 템플릿을 클릭한 다음, Word 템플릿 아래에서 만든 템플릿을 선택합니다.

   만든 템플릿이 보이지 않는 경우, 다음 두 가지 가능성이 있습니다:

   1. 선택된 기록 타입(엔티티)을 위해 제작된 템플릿만 표시될 것입니다. 예컨대, 기회 기록을 연다면 계정 엔티티로 만든 템플릿은 보이지 않을 것입니다.

   2. 해당 템플릿을 보려면 Dynamics 365를 새로 고침해야 합니다. 브라우저를 새로 고침하거나 Dynamics 365를 닫았다 다시 여십시오.

Word 템플릿을 선택하면 Dynamics 365가 선택된 기록에서 Word 문서를 생성합니다.

샘플 Word 템플릿 시험하기

Microsoft Dynamics 365에 다섯 가지 Word 템플릿이 포함되어 있습니다.

샘플 Word 템플릿은 특정 기록 타입(엔티티)으로 생성되었습니다. 템플릿은 같은 기록 타입의 기록에만 적용할 수 있습니다.

샘플 Word 템플릿 적용하기

1. 샘플 템플릿과 일치하는 엔티티 타입의 정보가 들어있는 기록을 엽니다. 예컨대, 판매에서 고객 계정 기록을 열어 계정 요약 템플릿을 적용합니다.

2. 기타 (…) > Word 템플릿을 클릭한 다음, Word 템플릿 아래에서 샘플 템플릿을 선택합니다.

새로 생성된 Word 템플릿을 열어서 봅니다.

추가 고려 사항

보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제하기

Dynamics 365 관리자는 Word 템플릿 액세스를 세부적으로 통제할 수 있습니다. 예컨대, 판매원에게 Word 템플릿의 읽기 액세스 권한을 주지만 쓰기 액세스 권한은 주지 않을 수 있습니다.

1. Dynamics 365에서 설정 > 보안 > 보안 역할을 클릭합니다.

2. 한 역할을 선택한 다음, 업무 관리 탭을 클릭합니다.

3. 전체 조직이 사용할 수 있는 템플릿에 대한 액세스 권한을 설정하기 위한 문서 템플릿을 선택합니다. 개별 사용자들에게 공유되는 템플릿을 위한 개인용 문서 템플릿을 선택합니다.

4. 액세스 권한 수준을 조정하기 위한 원을 클릭합니다.

생성된 문서의 목록들은 기록과 같은 순서가 아닙니다.

맞춤 템플릿으로 생성된 기록의 목록들은 Word 문서에서는 Dynamics 365에서의 순서와 같은 순서로 나타나지 않을 수 있습니다. 기록들은 생성된 날짜와 시간의 순서대로 열거됩니다.

참고 항목

Excel 템플릿을 사용하여 데이터 분석