Excel 템플릿을 사용하여 데이터 분석

적용 대상: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

이 기능은 CRM Online 2016 업데이트 및 CRM 2016(온-프레미스)에서 소개되었습니다.

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Microsoft Excel은 Dynamics 365 데이터를 분석하고 제시하는 유용한 방법을 제공합니다.Excel 템플릿으로 사용자 정의 분석을 쉽게 작성하고 조직의 다른 사용자와 공유할 수 있습니다.

다음을 위해 Excel 템플릿을 사용하십시오.

• 영업 예측

• 파이프라인 관리

• 잠재 고객 평가

• 지역 계획

• 그 외 기타...

Microsoft Dynamics 365에 포함된 Excel 템플릿을 사용하여 어떤 종류의 분석이 가능한지에 대해 빨리 볼 수 있습니다.

새 Excel 문서 만들기

다음은 Excel 템플릿을 만드는 단계입니다.

1 단계: 기존 데이터에서 새 템플릿 만들기

Dynamics 365의 두 곳에서 Excel 템플릿을 만들 수 있습니다.

• 설정 페이지에서.설정 > 템플릿 > 문서 템플릿 > 신규로 갑니다(). 설정 페이지에 액세스하려면 시스템 관리자 또는 시스템 사용자 지정자 같은 충분한 권한이 있어야 합니다.

• 기록 목록에서. 예를 들어, 영업 > 영업 기회 > 내 시작된 영업 기회로 이동합니다. 메뉴 모음에서 Excel 템플릿 > Excel 템플릿 만들기를 클릭합니다.

  

Dynamics 365 데이터에서 템플릿 만들기 페이지가 나타납니다.

템플릿에 포함할 데이터를 선택합니다.

1. Excel 템플릿을 클릭합니다.

2. Dynamics 365 데이터를 포함하는 엔터티(레코드 종류)를 선택합니다. 다음 필드에서 선택할 수 있는 보기는 선택한 엔터티에 따라 달라집니다.

3. 보기를 선택합니다.

4. 열 편집을 클릭하여 템플릿에 포함할 열의 속성을 추가, 제거, 그리고 조정합니다.

5. 파일 다운로드를 클릭하여 템플릿 파일을 만들 수 있습니다.

2 단계: Excel에서 데이터 사용자 지정

Excel에서 새로 만든 템플릿을 열어 데이터를 사용자 지정할 수 있습니다.

Dynamics 365 예시 데이터를 사용하여 Excel 템플릿을 사용자 지정하는 간단한 예제를 살펴보겠습니다.

영업 기회 데이터 사용자 지정 예제

1. 편집 사용을 클릭하여 Excel 스프레드시트를 사용자 지정할 수 있도록 합니다.

2. 새 열을 추가하고 이름을 "예상 수익"으로 지정합니다.

   

3. 예상 수익에 대한 수식을 만듭니다. 셀의 주소를 참조하지 말고 대신 이름을 정의하고 사용하십시오.

   

4. 피벗 테이블 및 차트를 만듭니다. 해당 및 다른 데모 단계는 이 항목의 향후 업데이트에서 설명할 것입니다.

   기존 데이터 테이블의 위 또는 오른쪽에 사용자가 추가한 콘텐츠를 배치합니다. 이렇게 하면 나중에 Dynamics 365에 내용에 새 데이터를 추가하는 경우 콘텐츠를 덮어쓰지 않고 새 Excel 템플릿을 만들 수 있습니다. 자세한 내용은 Excel 서식 파일을 사용하는 모범 사례와 고려 사항을(를) 참조하십시오.

   

5. 스프레드시트를 저장합니다.

이제 Excel 템플릿을 Dynamics 365에 업로드할 준비가 되었습니다.

3 단계: 템플릿을 업로드하고 다른 사용자와 공유

Excel 템플릿을 원하는 대로 사용자 지정했으면 Dynamics 365에 업로드할 수 있습니다. 템플릿을 업로드하는 위치가 템플릿 사용 가능 여부를 결정합니다.

Dynamics 365 관리자는 설정 페이지를 사용하여 Excel 템플릿을 Dynamics 365에 업로드할 수 있습니다. 설정에서 업로드된 템플릿은 Dynamics 365 조직의 모든 사용자가 사용할 수 있습니다.

관리자의 경우: Dynamics 365에 Excel 템플릿 업로드

1. Dynamics 365에서 설정 > 템플릿 > 문서 템플릿으로 갑니다.

2. 템플릿 업로드를 클릭합니다.

3. Excel 파일을 대화 상자로 끌거나 파일을 탐색하여 업로드합니다.

   

4. 업로드를 클릭합니다.

비관리자 사용자는 기록 목록에서 자신이 사용할 템플릿을 업로드할 수 있습니다.

개인용 템플릿을 만들고자 하는 비관리자 또는 관리자의 경우: Dynamics 365에 Excel 템플릿 업로드

1. Dynamics 365에서 레코드 목록, 예컨대, 영업 기회 목록이 있는 페이지를 엽니다.영업 > 영업 기회 > 내 시작된 영업 기회로 이동합니다.

2. 메뉴 모음에서 Excel 템플릿 > Excel 템플릿 만들기를 클릭합니다.

3. Excel 템플릿 > 업로드를 클릭합니다.

   

4. 파일을 대화 상자로 끌거나 파일을 탐색하여 업로드합니다.

5. 업로드를 클릭합니다.

4 단계: 새 템플릿을 사용할 수 있는 사용자 선택

새로 만든 Excel 템플릿에 대한 액세스는 업로드한 방식과 보안 역할에 부여된 액세스 권한에 따라 다릅니다. 반드시 보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제하기을 확인하십시오.

설정 페이지에서 템플릿을 업로드한 경우

업로드한 Excel 템플릿에 대한 정보 페이지는 다음과 같이 표시됩니다.

설정 페이지에서 업로드된 템플릿은 Dynamics 365 조직의 모든 사용자가 사용할 수 있습니다. 추가 작업을 수행할 필요가 없습니다.

레코드 목록에서 템플릿을 업로드한 경우

업로드한 Excel 템플릿에 대한 정보 페이지는 다음과 같이 표시됩니다.

레코드 목록에서 업로드한 템플릿은 그 템플릿을 업로드한 사용자가 사용할 수 있습니다. 다음 단계에 따라 템플릿을 다른 사용자와 공유하십시오.

1. 템플릿 정보 페이지에서 공유를 클릭합니다.

2. 개인용 문서 템플릿 공유 페이지를 사용하여 Excel 템플릿을 다른 사용자와 공유하고 사용 권한을 설정합니다.

새 템플릿을 사용하여 데이터 내보내기 및 분석

Excel 템플릿을 사용하는 프로세스는 다음과 같습니다.

1 단계: 분석할 엔터티 선택

Dynamics 365에서 생성한 Excel 템플릿을 포함하는 엔터티(레코드 종류)를 선택합니다. 예를 들어, 영업 > 영업 기회 > 내 시작된 영업 기회로 이동합니다. 템플릿을 만든 이후에 두 개의 새로운 영업 기회가 추가되었습니다.

2단계: 새 Excel 템플릿을 사용하여 Dynamics 365 데이터 내보내기

만든 Excel 템플릿을 선택합니다.

이 템플릿은 설정 페이지에서 만들었기 때문에 Excel 템플릿 아래의 메뉴에 표시됩니다. 레코드 목록에서 만들었을 경우 개인 Excel 템플릿 아래에 표시됩니다.

Microsoft Excel Online이 있다면, Dynamics 365의 Excel 창에 데이터가 위치한 것을 볼 수 있습니다. 그렇지 않은 경우, 혹은 Excel 파일을 만들고자 한다면, <템플릿 이름> 다운로드를 클릭합니다.

3단계: Excel에서 Dynamics 365 데이터 분석

Excel 스프레드시트에 표시되는 내용은 다음 두 가지에 기반합니다.

• Dynamics 365 레코드. 어떤 보기를 선택하느냐에 따라 내보낸 Excel 파일에 표시될 Dynamics 365 레코드가 결정됩니다. 예를 들어, 내 시작된 영업 기회로 만든 템플릿을 사용했더라도 종료된 영업 기회를 선택했다면 해당 레코드가 나타납니다.

• 열 사용한 템플릿이 내보낸 Excel 파일의 테이블에 표시될 열을 결정합니다. 예를 들어, 종료된 영업 기회 보기는 잠재 고객, 상태, 실제 수익 및 실제 종료 날짜 등의 열을 포함합니다. 하지만 사용한 템플릿이 내 시작된 영업 기회를 기반으로 했다면, 해당 보기와 관련된 열이 표시되며 템플릿을 만들었을 때 필터링한 열이 필터링되어 나타납니다.

4 단계: 다른 사용자와 결과 공유

Excel를 사용하고 있다면 복사본을 온라인에 또는 컴퓨터에 저장합니다. 다른 사용자가 파일을 검토하고 내용을 입력하도록 파일을 보냅니다.

샘플 Excel 템플릿 체험하기

Microsoft Dynamics 365에는 4가지 Excel 템플릿이 포함되어 있습니다.

샘플 Excel 템플릿은 특정 레코드 종류(엔터티)로 생성되었습니다. 템플릿은 같은 기록 타입의 기록에만 적용할 수 있습니다.

샘플 Excel 템플릿 적용하기

1. 샘플 템플릿과 일치하는 엔터티 타입의 정보가 들어있는 레코드 목록을 엽니다. 예를 들어, 파이프라인 관리 템플릿을 적용하려면 영업 기회 목록을 엽니다.

2. > Excel 템플릿을 클릭한 다음 Excel 템플릿아래의 샘플 템플릿을 선택합니다.

3. 템플릿을 다운로드하거나 Excel에 위치한 템플릿을 엽니다.

Excel 서식 파일을 사용하는 모범 사례와 고려 사항

다음은 Dynamics 365의 Excel 템플릿을 만들고 최대한 활용하기 위해 알아두어야 할 사항입니다.

Excel 템플릿 테스트

Excel에는 다양한 기능이 있습니다. 모든 Excel 기능이 템플릿에서 기대한 대로 작동하는지 살펴보기 위해 사용자 지정을 테스트하는 것이 좋습니다.

개인 정보 및 피벗 차트

기본적으로 스프레드시트가 열려있을 때 피벗 차트 데이터는 업데이트되지 않습니다. 이는 특정 피벗 차트 데이터가 사용 권한이 없는 사용자에게 표시되지 않아야 하는 경우 보안 문제를 일으킬 수 있습니다.

다음 시나리오를 살펴 보십시오.

• Dynamics 365 관리자는 피벗 차트의 중요한 데이터를 사용하여 템플릿을 만들고 Dynamics 365에 템플릿을 업로드합니다.

• 피벗 차트에서 중요한 데이터에 대한 액세스 권한이 없는 영업 직원은 데이터 분석을 위해 Excel 파일을 만들기 위해 템플릿을 사용합니다.

결과. 영업 직원이 Dynamics 365 관리자가 업로드한 피벗 차트 데이터를 볼 수 있고 권한이 없는 보기에 대한 액세스가 가능할 수 있습니다.

추가 내용. iOS는 Microsoft Excel 응용 프로그램을 iOS 장치에서 사용할 경우 피벗 데이터 및 피벗 차트에 대한 업데이트를 지원하지 않습니다.

권장 사항. 중요한 데이터가 피벗 테이블 및 피벗 차트에 포함되지 않아야 합니다.

피벗 차트 데이터를 자동으로 새로 고치도록 설정

기본적으로 스프레드시트를 열 때 피벗 차트 데이터는 자동으로 새로 고쳐지지 않습니다. 일반 차트는 자동으로 업데이트됩니다.

Excel에서 피벗 차트를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 피벗 차트 옵션 > 파일을 열 때 데이터 새로 고침을 클릭합니다.

새 데이터 배치

내용을 Excel 템플릿에 추가하려면 기존 데이터의 위나 오른쪽에 데이터를 배치합니다. 두 번째 방법은 두 번째 시트에 새 콘텐츠를 배치하는 것입니다.

이미지가 포함된 Excel 템플릿에 오류가 발생할 수 있습니다.

이미지가 저장된 Excel 템플릿을 포함하는 Dynamics 365 데이터를 분석하고자 할 경우 다음과 같은 오류가 나타날 수 있습니다: "통합 문서를 저장하는 동안 오류가 발생했습니다. 따라서 통합 문서가 저장 되지 않았습니다." 템플릿에서 이미지를 제거하고 Dynamics 365에 다시 로드해 보십시오.

Windows 8.1의 Excel 템플릿 및 Office Mobile 응용 프로그램

Excel템플릿은 Windows 8.1 Mobile Office 응용 프로그램을 사용하는 장치에서 열리지 않습니다. 다음과 같은 오류 메시지가 나타납니다: "문서를 최대한 복구했지만 파일을 편집할 수 없습니다. 문제를 해결하려면 컴퓨터에서 문서를 열고 복구를 시도합니다."

이 문제는 알려진 문제입니다.

수식에서 테이블의 열 이름과 범위 이름 사용

Excel 수식을 만들 때 열 제목이나 셀 번호를 사용하지 마십시오. 대신 테이블 열 이름을 사용하고 셀 또는 셀 범위에 대해 이름을 정의합니다.

보안 역할을 사용하여 템플릿 액세스 통제하기

Dynamics 365 관리자는 Excel 템플릿 액세스를 세부적으로 통제할 수 있습니다. 예컨대, 판매원에게 Excel 템플릿의 읽기 액세스 권한을 주지만 쓰기 액세스 권한은 주지 않을 수 있습니다.

1. Dynamics 365에서 설정 > 보안 > 보안 역할을 클릭합니다.

2. 한 역할을 선택한 다음, 업무 관리 탭을 클릭합니다.

3. 전체 조직이 사용할 수 있는 템플릿에 대한 액세스 권한을 설정하기 위한 문서 템플릿을 선택합니다. 개별 사용자들에게 공유되는 템플릿을 위한 개인용 문서 템플릿을 선택합니다.

4. 액세스 권한 수준을 조정하기 위한 원을 클릭합니다.

개인 문서 템플릿 보기 및 삭제

이러한 단계를 따라 개인용 문서 템플릿을 삭제하십시오.

1. 고급 찾기를 클릭합니다().

2. 찾기를 위해 개인용 문서 템플릿을 선택합니다.

3. **결과(!)**를 클릭합니다.

4. 삭제할 개인용 문서 템플릿을 선택한 다음 삭제를 클릭합니다().

Microsoft Edge에서 Excel 템플릿이 업로드되지 않음

Microsoft Edge 브라우저를 사용할 때 Microsoft Excel 템플릿이 Dynamics 365에 업로드되지 않는 경우, Microsoft Edge를 업데이트하고 다시 시도하십시오.

개인정보취급방침

Microsoft Dynamics 365(온라인)를 사용하는 경우 정적 워크시트로 데이터를 내보내면 내보낸 데이터의 로컬 사본이 만들어 지고 컴퓨터에 저장됩니다. 데이터는 안전한 연결을 사용하여 Dynamics 365(온라인)에서 사용자의 컴퓨터로 전송되며 이 로컬 사본과 Dynamics 365(온라인) 간에는 연결이 유지되지 않습니다.

동적 워크시트 또는 피벗 테이블에 데이터를 내보내면 Excel 워크시트와 Dynamics 365(온라인) 간에 링크가 유지됩니다. 동적 워크시트 또는 피벗 테이블을 새로 고칠 때마다 사용자의 자격 증명을 사용하여 Dynamics 365(온라인)에서 인증됩니다. 볼 수 있는 권한이 있는 데이터만 볼 수 있습니다.

관리자는 조직 내 사용자가 보안 역할을 사용하여 데이터를 Excel로 내보내도록 허용할지 여부를 결정할 수 있습니다.

참고 항목

데이터 가져오기를 위한 템플릿 다운로드
Dynamics 365에서 Word 서식 파일 사용