현재 위치 레코드 관리 디자인
적용 대상: SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
Microsoft SharePoint Server 2010에서는 보관 파일의 레코드를 관리하거나 현재 위치 레코드 관리를 사용하여 활성 문서와 동일한 문서 저장소의 레코드를 관리할 수 있습니다. 현재 위치 레코드 관리를 사용하는 경우 문서를 레코드로 선언하면 해당 문서가 동일한 위치에 유지되지만 이제 SharePoint Server 2010에서 해당 문서를 레코드로 관리합니다.
SharePoint Server 2010에서 현재 위치 레코드 관리를 사용하여 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
활성 문서를 레코드로 설정하는 작업 결정. 예를 들어 사용자가 문서를 레코드로 선언하는 옵션을 선택하거나, 특정 이벤트 후에 워크플로가 실행되어 활성 문서를 레코드로 전환하거나, 일정 시간이 지난 후 활성 문서를 레코드로 전환하는 보존 정책을 정의할 수 있습니다.
레코드 관련 작업을 수행할 수 있는 사용자 제한. 예를 들어 모든 사용자가 문서를 레코드로 선언할 수 있지만 레코드 편집 또는 삭제는 레코드 관리자만 수행할 수 있도록 지정할 수 있습니다.
레코드에 대해 사용자가 수행할 수 있는 작업 제한. 예를 들어 사용자가 레코드를 삭제하지 못하도록 하거나, 레코드 편집과 삭제를 모두 수행하지 못하도록 할 수 있습니다.
활성 문서와 레코드에 대해 서로 다른 보존 정책 지정
현재 위치 레코드 관리를 사용할지 아니면 레코드 보관 파일을 사용할지를 결정하는 방법에 대한 자세한 내용은 레코드 아카이브를 사용할 경우와 현재 위치에서 레코드를 관리할 경우 비교(SharePoint Server 2010)를 참조하십시오.
이 문서에서는 현재 위치 레코드 관리를 구현하기 전에 필요한 계획 결정을 수행하는 방법에 대해 설명하며, 결정 내용을 구현하는 방법에 대해서는 설명하지 않습니다. 이 문서의 단계를 수행하기 전에 이미 파일 계획을 만든 상태여야 합니다.
현재 위치 레코드 관리를 사용하는 경우 팀 공동 작업 사이트와 같은 다른 용도로도 SharePoint Server를 사용한다고 가정합니다(그렇지 않은 경우에는 레코드 보관 파일을 사용하는 것이 좋음). 따라서 기존 솔루션에서 사용하는 콘텐츠 형식 및 폴더 계층 구조를 이미 알고 있거나, 다른 SharePoint Server 솔루션을 동시에 개발 중인 경우 레코드 관리 솔루션을 디자인하면서 콘텐츠 형식 및 폴더 계층 구조도 함께 정의해야 합니다.
이 문서의 내용
현재 위치 레코드 관리 계획 개요
폴더 또는 콘텐츠 형식?
현재 위치 레코드 관리의 폴더 구성
콘텐츠 형식 정의
일반 레코드 관리 계획 작업
워크시트
현재 위치 레코드 관리 계획 개요
문서가 저장되는 콘텐츠 형식 또는 폴더에 따라 레코드의 보존 정책을 설정할 수 있습니다. 레코드를 콘텐츠 형식에 따라 구성할지 아니면 위치에 따라 구성할지는 현재 위치 레코드 관리를 계획할 때 기본적으로 결정해야 할 사항입니다. 레코드 구성 방법을 결정한 후에는 콘텐츠 형식 또는 폴더 계층 구조를 디자인합니다. 그런 다음 감사 정책과 같은 레코드 관리의 다른 측면을 정의합니다. 마지막으로 문서를 레코드로 선언한 후 해당 문서를 사용하여 수행할 수 있는 작업을 결정합니다.
솔루션에서 현재 위치 레코드 관리와 레코드 보관 파일을 모두 사용하는 경우 동시에 두 가지 측면을 모두 계획할 필요는 없습니다. 예를 들어 콘텐츠 형식에 기반하여 현재 위치 레코드 관리 계획을 세우는 경우 콘텐츠 형식에 기반하여 보관 파일의 레코드를 구성하지 않아도 됩니다.
폴더 또는 콘텐츠 형식?
항목의 콘텐츠 형식 또는 항목이 있는 폴더에 기반하여 보존 정책을 정의할 수 있습니다. 각 라이브러리에 대해 콘텐츠 형식과 폴더 중 하나를 선택해야 합니다. 동일한 라이브러리 내에서 콘텐츠 형식과 폴더 모두를 기반으로 보존 정책을 정의할 수는 없습니다. 콘텐츠 형식과 폴더 중 어느 것을 선택하는지에 따라 사이트 설정 방법 및 사용자의 사이트 사용 방법이 크게 달라집니다. 상황에 적합한 경우 콘텐츠 형식에 기반하여 보존 정책을 정의하는 것이 일반적으로 더 간편합니다.
파일 계획에서 확인한 레코드 유형을 고려합니다. 다음과 같은 경험적 접근을 사용하여 콘텐츠 형식에 기반하여 구성할지 아니면 위치에 기반하여 구성할지를 결정합니다. 상황에 해당하는 첫 번째 경험적 접근을 따르십시오.
동일한 레코드 유형의 모든 레코드에 동일한 보존 정책이 적용됩니까? 그렇다면 콘텐츠 형식에 기반하여 구성하십시오.
대부분의 레코드 유형이 동일한 보존 정책이 적용되는 레코드로 구성됩니까? 한 레코드 유형에 서로 다른 보존 정책의 레코드가 포함되는 경우가 드뭅니까? 이에 해당하는 경우 동일한 보존 정책이 하위 유형의 모든 레코드에 적용되도록 하위 유형을 쉽고 논리적으로 만들 수 있습니까? 그렇다면 콘텐츠 형식에 기반하여 구성하십시오.
예를 들어 NDA(비밀 유지 계약)는 5년 동안 보존하고, 임대차 계약서는 10년 동안 보존하며, 제휴 계약서는 15년 동안 보존하지만 이 모든 계약서를 법적 계약서로 분류한 경우 모든 법적 계약서의 보존 기간은 같지 않습니다. 그러나 법적 계약서를 서로 다른 세 가지 법적 계약서 레코드 유형인 NDA, 임대차 계약서, 제휴 계약서로 세분한 경우에는 동일한 유형의 모든 레코드에 동일한 보존 기간이 적용됩니다.
모든 레코드에 보존 정책을 결정하는 공통된 특성 또는 메타데이터가 있습니까? 그렇다면 위치를 기반으로 구성하십시오.
예를 들어 모든 레코드에 “고객” 특성이 있고, 정부 고객의 레코드에는 회사 고객의 레코드와 다른 보존 정책이 적용되는 경우에는 위치를 기반으로 구성하십시오.
조직에 사용자에게 친숙한 폴더 구조가 이미 있습니까? 한 폴더의 모든 레코드에 동일한 보존 정책이 적용됩니까? 사용자가 폴더 구조의 올바른 위치에 문서를 저장할 것이라고 확신할 수 있습니까? 이러한 사항에 모두 해당하는 경우 위치를 기반으로 구성하십시오.
위와 같은 경험적 접근 중 해당하는 내용이 없다면 해당 상황에는 현재 위치 레코드 관리 구현이 적합하지 않은 것입니다. 레코드 보관 파일을 사용하는 것이 적합한지 여부를 다시 고려하십시오. 현재 위치 레코드 관리 방식을 사용하는 경우 두 가지 옵션이 있습니다. 첫 번째 옵션은 보존 기간이 서로 다른 항목을 구별하기 위해서만 콘텐츠 형식을 추가로 만드는 것입니다. 두 번째 옵션은 가능한 한 폴더 내에 항목을 구성한 다음 하위 폴더를 사용하여 보존 기간이 서로 다른 항목을 구별하여 저장하는 것입니다. 두 가지 옵션 모두 사용자에게 혼란스러울 수 있습니다.
조직에서 이미 SharePoint를 사용하여 문서를 관리하고 있으며 이제 레코드 관리 기능을 사용하기 시작하는 경우 콘텐츠 형식 및 폴더 구조가 이미 있습니다. 두 가지 중 어느 것도 보존 정책에 적합하지 않은 경우 일부 항목을 새로운 콘텐츠 형식으로 변환하거나 새 폴더로 이동해야 합니다.
콘텐츠 형식 정의
파일 계획의 각 레코드 유형에 대해 이 유형의 레코드가 취할 수 있는 콘텐츠 형식을 결정합니다. 현재 위치 레코드 계획 워크시트의 records and content types(레코드 및 콘텐츠 형식) 탭에 이 정보를 입력할 수 있습니다.
이제 각 콘텐츠 형식을 고려합니다. 특정 콘텐츠 형식의 문서가 레코드가 될 수 있는 경우 해당 콘텐츠 형식의 레코드에 적용되는 보존 정책을 기록하십시오. 워크시트의 content types and retention(콘텐츠 형식 및 보존) 탭을 이러한 용도로 사용할 수 있습니다. 솔루션에서 현재 위치 레코드 관리 외에 레코드 보관 파일도 사용하는 경우에는 레코드 보관 파일로 이동하기 전에 레코드에 적용되는 보존 정책 부분만 기록하십시오. 레코드 보관 파일로 항목을 보내는 경우 해당 항목의 정책은 지워지고 레코드 보관 파일 내에서 지정된 정책이 항목에 적용됩니다.
이전 작업으로 인해 하나의 콘텐츠 형식에 둘 이상의 보존 정책이 적용되는 경우 콘텐츠 형식을 분할해야 합니다. 콘텐츠 형식을 여러 하위 형식으로 분할하는 논리적 방법을 찾아서 각 하위 형식에 하나의 보존 정책이 적용되도록 하십시오. 그리고 새로운 콘텐츠 형식을 반영하도록 레코드와 콘텐츠 형식 간의 매핑을 업데이트하십시오.
현재 위치 레코드 관리의 폴더 구성
사용자가 문서 저장 위치를 결정하는지 여부 또는 콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 올바른 위치로 문서의 경로를 지정하는지 여부에 따라 폴더를 다르게 구성합니다. 이러한 옵션에 대해서는 아래 섹션에서 설명합니다.
옵션 1: 사용자가 문서 저장 위치 결정
사용자가 문서를 저장할 폴더를 결정하는 경우 문서를 올바른 위치에 쉽게 저장할 수 있도록 폴더 계층 구조를 구성해야 합니다. 현재 SharePoint Server 솔루션에서 사용하는 폴더 구조 또는 SharePoint Server 솔루션의 다른 부분에 대해 디자인 중인 폴더 구조로 시작합니다. 레코드가 포함되는 각 폴더에 대해 폴더에 포함될 수 있는 레코드 유형을 결정합니다. 해당 레코드 유형 및 파일 계획을 사용하여 폴더의 항목에 적용할 수 있는 보존 정책을 결정합니다. 이 정보는 워크시트의 folders and retention(폴더 및 보존) 탭에 입력할 수 있습니다.
이전 작업으로 인해 한 폴더에 둘 이상의 보존 정책이 적용되는 경우 하위 폴더를 만들어야 합니다. 보존 정책이 서로 다른 항목을 포함할 수 있는 각 폴더에 대해 각 보존 정책별로 하위 폴더를 만듭니다. 사용자가 문서 저장 위치를 결정하므로 각 하위 폴더에 저장할 항목을 사용자에게 쉽게 설명해 줄 수 있는 방법이 있어야 합니다. 그렇지 않으면 사용자가 문서 저장 위치를 선택할 수 없도록 하고 대신 콘텐츠 구성 도우미를 사용하는 것이 좋습니다. 새로운 하위 폴더를 반영하도록 레코드 유형과 폴더 간의 매핑을 업데이트하십시오.
기존 SharePoint Server 솔루션이 있는 경우 일부 기존 문서를 적절한 보존 정책이 적용되는 폴더로 이동해야 합니다.
문서를 올바른 위치에 저장하도록 사용자를 교육하는 방법 및 문서가 저장된 위치를 감사할지 여부를 결정합니다. 보존 정책의 성공적인 적용은 레코드가 올바른 폴더에 저장되는지에 달려 있습니다.
옵션 2: 콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 문서 저장 위치 결정
콘텐츠 구성 도우미를 사용하여 올바른 폴더로 문서의 경로를 지정하는 경우 사용자가 폴더 계층 구조를 쉽게 탐색할 수 있는지는 덜 중요합니다. 폴더 구조를 사용자에게 표시하지 않고 사용자가 탐색하는 데 사용할 수 있는 보기를 만들 수 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미는 메타데이터에 따라 문서의 경로를 지정하므로 고유한 메타데이터 조합이 문서가 포함되는 각 폴더에 적용되어야 합니다.
파일 계획을 검토하고 각 보존 정책에 해당하는 특성의 조합을 결정합니다. 서로 다른 메타데이터 조합에 동일한 보존 정책을 적용하는 것은 괜찮습니다. 그러나 각각의 고유한 메타데이터 조합은 하나의 보존 정책에만 대응될 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 서로 다른 보존 정책을 구별하는 추가 메타데이터를 결정하십시오. 이 정보는 현재 위치 레코드 계획 워크시트의 metadata and folders(메타데이터 및 폴더) 탭에서 처음 두 열에 입력할 수 있습니다.
그런 다음 각 메타데이터 집합에 해당하는 폴더를 확인합니다. 워크시트의 metadata and folders(메타데이터 및 폴더) 탭에서 세 번째 열에 폴더 이름을 입력합니다. 이 정보는 콘텐츠 구성 도우미에서 올바른 위치로 문서의 경로를 지정하는 데 사용하는 규칙을 만들 때 필요합니다. 또한 모든 업로드된 문서 및 새 문서가 자동 전송 라이브러리를 통과하도록 강제하려면 콘텐츠 구성 도우미를 사용하도록 설정해야 합니다.
기존 SharePoint Server 솔루션이 있는 경우 일부 기존 문서를 적절한 보존 정책이 적용되는 폴더로 이동해야 합니다.
문서에 적절한 메타데이터를 적용하도록 사용자를 교육하는 방법을 결정합니다. 보존 정책의 성공적인 적용은 모든 문서에 올바른 메타데이터가 적용되는지에 달려 있습니다.
일반 레코드 관리 계획 작업
현재 위치 레코드 관리용 콘텐츠를 구성하는 방법을 계획한 후 나머지 계획 작업의 대부분은 레코드 보관 파일에 대해 수행하는 작업과 비슷합니다. 다음과 같은 레코드 관리 결정 사항을 고려하십시오.
문서를 레코드로 설정하는 방법 문서를 레코드로 설정할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.
활성 문서에 대해 일정 시간이 경과한 후 활성 문서를 레코드로 자동으로 설정하는 보존 정책을 정의할 수 있습니다.
활성 문서를 레코드로 설정하는 워크플로를 만들고 해당 워크플로가 특정 이벤트에 의해 트리거되도록 지정할 수 있습니다.
사용자가 수동으로 문서를 레코드로 선언할 수 있습니다.
라이브러리에 저장되는 모든 문서가 레코드로 변환되도록 라이브러리를 구성할 수 있습니다.
솔루션에서 활성 문서가 어떻게 레코드로 설정됩니까? 문서를 만들거나 수정한 후 일정 기간이 지나면 문서가 레코드로 설정되는 경우 보존 정책을 사용하는 것은 좋은 방법입니다. 예를 들어 문서를 마지막으로 수정한 후 6개월이 지나면 문서가 레코드로 설정되도록 지정할 수 있습니다. 문서를 레코드로 설정하기 위해 사용자는 어떠한 조치도 취할 필요가 없습니다. 이 작업은 자동으로 수행됩니다.
조직에서 문서가 레코드로 설정되는 표준 시간이 없는 경우에는 두 가지 방법이 가능합니다. 문서를 레코드로 설정하는 규칙을 지정할 수 있는 경우, 해당 규칙을 기준으로 특정 문서를 평가하고 적합한 경우 문서를 레코드로 선언하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 그런 다음 해당 워크플로를 정기적으로 시작하는 보존 정책을 만들 수 있습니다. 그러나 문서가 레코드로 설정되어야 하는 시기를 문서의 사용자만 아는 경우에는 사용자가 수동으로 문서를 레코드로 선언할 수 있는 방법을 제공해야 합니다.
레코드를 선언하고 선언 취소할 수 있는 사용자 모든 사용자가 문서를 레코드로 선언할 수 있거나, 관리자만 문서를 레코드로 선언할 수 있거나, 정책 작업을 통해서만 문서를 레코드로 선언할 수 있도록 지정할 수 있습니다. “정책 작업을 통해서만”을 선택하는 경우에는 사용자가 수동으로 문서를 레코드로 선언할 수 없습니다. 문서는 보존 정책의 규칙에 의해서만 레코드로 변환될 수 있습니다.
레코드를 선언 취소할 수 있는 사용자를 정의할 때도 문서를 레코드로 선언할 수 있는 사용자를 정의할 때와 동일한 옵션을 사용할 수 있습니다.
사용자가 레코드에 대해 취할 수 있는 조치 동일한 라이브러리의 활성 문서에 대해 사용자가 수행할 수 있는 작업을 제한하지 않으면서 레코드에 대해 사용자가 취할 수 있는 조치를 제한할 수 있습니다. 다음과 같은 세 가지 제한 수준을 설정할 수 있습니다.
제한 없음. 사용자는 활성 문서에 대해 수행할 수 있는 것과 동일한 작업을 레코드에 대해 수행할 수 있습니다.
삭제 차단. 레코드를 편집할 수 있지만 삭제할 수는 없습니다.
편집 및 삭제 차단. 레코드를 편집하거나 삭제할 수 없습니다.
보존 정책 파일 계획에서 보존 정책을 이미 정의했어야 합니다.
감사 레코드와 활성 문서에 모두 동일한 감사 정책이 적용됩니다. 추적하려는 문서에 대해 사용자가 수행할 수 있는 작업을 결정합니다. 감사 정책은 폴더 수준에서 또는 콘텐츠 형식별로 정의할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 기반으로 감사 정책을 정의하면 일반적으로 불필요한 이벤트가 기록되는 횟수가 줄어듭니다.
참고
레코드가 레코드 보관 파일로 보내질 때 모든 정책이 제거됩니다. 따라서 일정 시간이 지난 후 레코드를 보관 파일로 보내는 작업이 포함된 다단계 보존 정책을 사용하는 경우 보관 파일의 보존 정책은 레코드가 보관 파일에 저장된 후에 적용됩니다.
워크플로 레코드 관리의 특정 작업을 추적하는 워크플로를 사용합니까? 그렇다면 어떤 워크플로이며 해당 워크플로가 적용되는 항목의 유형은 무엇인지 결정합니다. 예를 들어 사용자가 항목을 레코드로 선언하려고 할 때 레코드 관리자의 승인을 요청하는 워크플로를 사용할 수 있습니다.
워크시트
다음 워크시트를 이 문서와 함께 사용하면 현재 위치 레코드 관리를 계획하는 데 도움이 됩니다.
See Also
Concepts
레코드 아카이브를 사용할 경우와 현재 위치에서 레코드를 관리할 경우 비교(SharePoint Server 2010)