Criar uma Política de Retenção no Exchange 2013

Aplica-se a: Exchange Server 2013

No Exchange Server 2013, pode utilizar políticas de retenção para gerir o ciclo de vida do e-mail. As políticas de retenção são aplicadas por meio da criação de marcas de retenção, da sua adição a uma política de retenção e da aplicação da política aos usuários de caixa de correio.

Para tarefas de gestão adicionais relacionadas com políticas de retenção, veja Procedimentos de Gestão de Registos de Mensagens.

Do que você precisa saber para começar?

• Tempo estimado para a conclusão da tarefa: 30 minutos.

• Os procedimentos neste tópico exigem permissões específicas. Consulte cada procedimento para ver informações sobre permissões.

• As caixas de correio às quais aplica políticas de retenção têm de residir em servidores do Exchange Server 2010 ou posteriores.

• Para obter informações sobre os atalhos de teclado que podem ser aplicados aos procedimentos neste tópico, consulte Atalhos de teclado para o Centro de administração do Exchange no Exchange 2013.

Etapa 1: criar uma marca de retenção

Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, veja a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Permissões de política de mensagens e conformidade .

Utilizar o EAC para criar uma etiqueta de retenção

1. Navegue paraEtiquetas de retenção de gestão> de compatibilidade e, em seguida, clique em

2. Selecione uma das opções a seguir:

   • Aplicado automaticamente à caixa de correio inteira (padrão): selecione essa opção para criar uma marca de política padrão (DPT). Você pode usar DPTs para criar uma política de exclusão padrão e uma política de arquivo morto padrão, que se aplica a todos os itens da caixa de correio.

     Observação

     Você não pode usar o EAC para criar uma DPT para excluir itens da caixa postal. Para obter detalhes sobre como criar uma DPT para eliminar itens de voice mail, consulte o exemplo da Shell abaixo.

   • Aplicado automaticamente a uma pasta específica: selecione esta opção para criar uma etiqueta de política de retenção (RPT) para uma pasta predefinida, como a Caixa de Entrada ou Itens Eliminados.

     Observação

     Você pode criar RPTs apenas com as ações Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentemente.

   • Aplicado pelos usuários a itens e pastas (Pessoal): selecione essa opção para criar marcas pessoais. Estas etiquetas permitem que os utilizadores do Outlook e do Outlook Web App apliquem definições de arquivo ou eliminação a uma mensagem ou pastas diferentes das definições aplicadas à pasta principal ou a toda a caixa de correio.

3. O título e as opções da página Nova etiqueta de retenção variam consoante o tipo de etiqueta que selecionou. Preencha estes campos:

   • Nome: insira um nome para a marca de retenção. O nome da marca é para fins de exibição e não causa nenhum impacto na pasta ou no item ao qual a marca é aplicada. Considere que as etiquetas pessoais que aprovisiona para os utilizadores estão disponíveis no Outlook e no Outlook Web App.

   • Aplique essa marca à seguinte pasta padrão: essa opção estará disponível somente se você tiver selecionado Aplicado automaticamente a uma pasta específica.

   • Ação de retenção: selecione uma das seguintes ações a executar após o item atingir o respetivo período de retenção:

   • Eliminar e Permitir Recuperação: selecione esta ação para eliminar itens, mas permitir que os utilizadores os recuperem através da opção Recuperar Itens Eliminados no Outlook ou no Outlook Web App. Os itens ficam retidos até o período de retenção do item excluído configurado para o banco de dados de caixa de correio ou até que o usuário de caixa de correio os receba.

   • Excluir permanentemente: selecione essa opção para excluir permanentemente o item do banco de dados da caixa de correio.

     Importante

     As caixas de correio ou os itens sujeitos a Bloqueio In-loco ou Retenção de Litígio serão retidos e retornados nas pesquisas de Descoberta Eletrônica In-loco. Para saber mais, consulte Suspensão No Local e Suspensão de Litígios.

   • Mover para Arquivo: esta ação só está disponível se estiver a criar uma DPT ou uma etiqueta pessoal. Selecione esta ação para mover itens para o Arquivo In-Place do utilizador.

   • Período de retenção: selecione uma das seguintes opções:

   • Nunca: selecione essa opção para especificar que itens nunca devem ser excluídos ou movidos para o arquivo morto.

   • Quando o item atingir a seguinte idade (em dias): selecione esta opção e especifique o número de dias para reter itens antes de serem movidos ou eliminados. A idade de retenção de todos os itens com suporte, exceto Calendário e Tarefas, é calculado a partir da data em que um item é recebido ou criado. A idade de retenção dos itens de Calendário e Tarefas é calculada a partir da data de término.

   • Comentário: utilize esse campo opcional para inserir anotações ou comentários administrativos. Esse campo não é exibido aos usuários.

Utilizar a Shell para criar uma etiqueta de retenção

Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar uma marca de retenção. Diferentes opções disponíveis no cmdlet permitem-lhe criar diferentes tipos de etiquetas de retenção. Utilize o parâmetro Type para criar um DPT ( All), RPT (especifique um tipo de pasta predefinido, como Inbox) ou uma etiqueta pessoal (Personal).

Este exemplo cria um DPT para eliminar todas as mensagens na caixa de correio após 7 anos (2556 dias).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Este exemplo cria uma DPT para mover todas as mensagens para o Arquivo In-Place em 2 anos (730 dias).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Este exemplo cria um DPT para eliminar mensagens de voice mail após 20 dias.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Este exemplo cria um RPT para eliminar permanentemente mensagens na pasta EMail de Lixo após 30 dias.

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Este exemplo cria uma etiqueta pessoal para nunca eliminar uma mensagem.

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Etapa 2: criar uma política de retenção

Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, veja a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Permissões de política de mensagens e conformidade .

Usar o EAC para criar uma política de retenção

1. Navegue paraPolíticas de retenção de gestão> de conformidade e, em seguida, clique em Adicionar

2. Em Nova Política de Retenção, preencha os seguintes campos:

   • Nome: introduza um nome para a política de retenção.

   • Etiquetas de retenção: clique em para selecionar as etiquetas que pretende adicionar a esta política de retenção.

     Uma política de retenção pode conter as seguintes marcas:

   • Uma DPT com a ação Mover para Arquivo

   • Uma DPT com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente

   • Uma DPT para mensagens de voice mail com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente

   • Um RPT por pasta predefinida, como a Caixa de Entrada , para eliminar itens

   • Qualquer número de marcas pessoais

     Observação

     Embora você possa adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma política de retenção, ter muitas marcas pessoais com configurações de retenção diferentes pode confundir os usuários. Recomendamos que não ligue mais do que dez etiquetas pessoais a uma política de retenção.

     Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção após sua criação.

Utilizar a Shell para criar uma política de retenção

Este exemplo cria a política de retenção RetentionPolicy-Corp e utiliza o parâmetro RetentionPolicyTagLinks para associar cinco etiquetas à política.

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Para obter informações detalhadas de sintaxes e parâmetros, consulte New-RetentionPolicy.

Etapa 3: aplicar uma política de retenção a usuários de caixa de correio

Depois de criar uma política de retenção, você deverá aplicá-la a usuários de caixa de correio. Você pode aplicar várias políticas de retenção a um conjunto diferente de usuários. Para obter instruções detalhadas, consulte Aplicar uma política de retenção a caixas de correio.

Como saber se essa tarefa funcionou?

Depois de criar etiquetas de retenção, adicione-as a uma política de retenção e aplique a política a um utilizador da caixa de correio, da próxima vez que o assistente da caixa de correio MRM processar a caixa de correio, as mensagens são movidas ou eliminadas com base nas definições que configurou nas etiquetas de retenção.

Para verificar se aplicou a política de retenção, faça o seguinte:

1. Execute o seguinte comando shell para executar manualmente o assistente do MRM numa única caixa de correio.

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>
   

2. Inicie sessão na caixa de correio com o Outlook ou o Outlook Web App e verifique se as mensagens são eliminadas ou movidas para um arquivo de acordo com a configuração da política.