In-Place Hold and Litigation Hold in Exchange 2013

Aplica-se a: Exchange Server 2013

Quando existe uma expectativa razoável de litígio, as organizações são solicitadas a preservar informações armazenadas eletronicamente (ESI), incluindo emails, pertinentes ao caso. Essa expectativa geralmente existe antes que os detalhes do caso sejam conhecidos, e a preservação geralmente é total. As organizações podem precisar preservar todos os emails relacionados a um tópico específico ou todos os emails de determinados indivíduos. Dependendo das práticas de descoberta eletrônica (eDiscovery) da organização, as seguintes medidas podem ser adotadas para preservar emails:

• Pode ser solicitado aos usuários finais que preservem emails sem excluir qualquer mensagem. No entanto, os usuários ainda podem excluir emails conscientemente ou inadvertidamente.

• Mecanismos de exclusão automática, como o gerenciamento de registros de mensagens (MRM), podem ser suspensos. Isso poderia resultar em grandes volumes de email enchendo a caixa de correio do usuário, impactando assim na sua produtividade. Suspender a exclusão automática também não impede que usuários excluam emails manualmente.

• Algumas organizações copiam ou movem emails para um arquivo morto, para garantir que não sejam excluídos, alterados ou violados. Isso aumenta os custos devido a esforços manuais exigidos para copiar ou mover mensagens para um arquivo morto, ou a produtos de terceiros usados para coletar e armazenar emails fora do Exchange.

A falha na preservação de emails pode expor a organização a riscos legais e financeiros, como exames detalhados da retenção de registros da organização e processos de descoberta, julgamentos legais adversos, sanções ou multas.

Pode utilizar In-Place Suspensão ou Suspensão de Litígios para atingir os seguintes objetivos:

• Reter caixas de correio do usuário e preservar itens de caixa de correio imutavelmente

• Preservar itens de caixa de correio eliminados por utilizadores ou processos de eliminação automática, como o MRM.

• Utilize o In-Place Hold baseado em consultas para procurar e reter itens que correspondam aos critérios especificados.

• Preserve itens indefinidamente ou por um período específico.

• Coloque um usuário em vários modos de espera para diferentes casos ou investigações.

• Manter as retenções transparentes para o usuário não tendo que suspender o MRM

• Ative In-Place pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos de itens colocados em espera.

cenários In-Place Hold

Nas versões anteriores do Exchange, a noção de retenção legal consiste em armazenar todos os dados da caixa de correio de um utilizador indefinidamente ou até que a suspensão seja removida. No Exchange 2013, In-Place Hold inclui um novo modelo que lhe permite especificar os seguintes parâmetros:

• O que reter: pode especificar os itens a reter através de parâmetros de consulta, tais como palavras-chave, remetentes e destinatários, datas de início e de fim, e também especificar os tipos de mensagens de e-mail ou itens de calendário que pretende colocar em espera.

• Quanto tempo de suspensão: pode especificar uma duração para itens em espera.

Com este novo modelo, o In-Place Hold permite-lhe criar políticas granulares de suspensão para preservar os itens da caixa de correio nos seguintes cenários:

• Suspensão indefinida: o cenário de suspensão indefinida é semelhante à Suspensão de Litígios. Destina-se a preservar itens de caixa de correio para que possa cumprir os requisitos de Deteção de Dados Eletrónicos. Durante o período de litígio ou investigação, os itens nunca são eliminados. A duração não é conhecida com antecedência, pelo que não é configurada nenhuma data de fim. Para guardar todos os itens de correio indefinidamente, não especifica parâmetros de consulta nem duração de tempo ao criar um In-Place Hold.

• Suspensão baseada em consultas Se a sua organização preservar itens com base em parâmetros de consulta especificados, pode utilizar uma In-Place Hold baseada em consultas. Pode especificar parâmetros de consulta, como palavras-chave, datas de início e de fim, endereços de remetente e destinatário e tipos de mensagens. Após a criação de um Bloqueio In-loco baseado em consulta, todos os itens de caixa de correio existentes e futuros (incluindo mensagens recebidas em uma data posterior) que correspondam aos parâmetros de consulta serão preservados.

  Importante

  Os itens marcados como não pesquisáveis, geralmente devido a uma falha ao indexar um anexo, também são preservados porque não é possível determinar se correspondem aos parâmetros de consulta. Para obter mais detalhes sobre o item não pesquisável, veja Itens não pesquisáveis na Deteção de Dados Eletrónicos do Exchange.

• Suspensão baseada no tempo: tanto In-Place Suspensão como a Suspensão de Litígios permitem-lhe especificar uma duração de tempo para a qual pretende guardar itens. A duração é calculada a partir da data em que um item de caixa de correio é recebido ou criado.

  Se a sua organização exigir que todos os itens da caixa de correio sejam preservados durante um período específico, pode criar uma suspensão baseada no tempo. Por exemplo, considere uma caixa de correio que é colocada numa In-Place Detenção baseada no tempo e tem um período de retenção definido como 365 dias. Se um item nessa caixa de correio for eliminado após 300 dias a partir da data em que foi recebido, será mantido durante mais 65 dias antes de ser eliminado permanentemente. Pode utilizar uma In-Place Hold baseada no tempo em conjunto com uma política de retenção para garantir que os itens são preservados durante a duração especificada e removidos permanentemente após esse período.

Você pode usar o Bloqueio In-loco para colocar um usuário em várias retenções. Quando um usuário é colocado em diversas retenções, as consultas de pesquisa de qualquer retenção baseada na consulta são combinadas (com operadores OR ). Nesse caso, o número máximo de palavras-chave em todas as retenções baseadas na consulta colocadas em uma caixa de correio é 500. Se houver mais de 500 palavras-chave, todo o conteúdo na caixa de correio será colocado em retenção (não apenas se o conteúdo que corresponde aos critérios da pesquisa). Todo o conteúdo é retido até que o número total de palavras-chave seja reduzido para 500 ou menos.

Bloqueio In-loco e Retenção de Litígio

Litigation Hold, a funcionalidade de suspensão introduzida no Exchange 2010 para preservar dados para Deteção de Dados Eletrónicos, ainda está disponível no Exchange 2013. A Retenção de Litígio usa a propriedade LitigationHoldEnabled de uma caixa de correio. Enquanto In-Place Hold fornece uma capacidade de suspensão granular com base nos parâmetros de consulta e na capacidade de colocar várias suspensões, a Suspensão de Litígios só lhe permite colocar todos os itens em espera. Também pode especificar um período de duração para armazenar itens quando uma caixa de correio é colocada em Suspensão de Litígios. A duração é calculada a partir da data em que um item de caixa de correio é recebido ou criado. Se uma duração não for definida, os itens serão retidos indefinidamente, ou até que a retenção seja removida.

Quando uma caixa de correio é colocada numa ou mais In-Place Retém e em Suspensão de Litígios (sem um período de duração) ao mesmo tempo, todos os itens são mantidos indefinidamente ou até que as suspensões sejam removidas. Se remover a Suspensão de Litígios e o utilizador continuar a ser colocado numa ou mais In-Place Suspensões, os itens que correspondem aos critérios In-Place Suspensão são mantidos para o período especificado nas definições de suspensão. Quando move uma caixa de correio que está em Suspensão de Litígios no Exchange 2010 para um servidor de Caixa de Correio do Exchange 2013, a definição Detenção de Litígios continua a aplicar-se, garantindo que os requisitos de conformidade são cumpridos durante e após a mudança.

Para saber mais, confira:

• Colocar uma caixa de correio em Retenção de Litígio

• Colocar todas as caixas de correio em espera

Colocar uma caixa de correio em In-Place Suspensão

Os utilizadores autorizados que tenham sido adicionados ao grupo de funções de controlo de acesso baseado em funções (RBAC) de Gestão de Deteção ou que tenham as funções de gestão Detenção Legal e Pesquisa de Caixa de Correio podem colocar os utilizadores da caixa de correio em In-Place Suspensão. Você pode delegar a tarefa para gerenciadores de registros, responsáveis pela conformidade ou advogados no departamento jurídico da sua organização, atribuindo os privilégios mínimos. Para saber mais sobre como atribuir o grupo de funções de Gestão de Deteção, veja Atribuir permissões de Deteção de Dados Eletrónicos no Exchange.

No Exchange 2013, a funcionalidade In-Place Hold está integrada com In-Place pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos. Pode utilizar o assistente de Deteção de Dados Eletrónicos No Local & Suspensão no Exchange admin center (EAC) ou new-MailboxSearch e cmdlets relacionados na Shell de Gestão do Exchange para colocar uma caixa de correio no In-Place Hold. Para saber mais sobre como colocar uma caixa de correio em In-Place Suspensão, consulte Criar ou remover uma In-Place Suspensão.

Muitas organizações exigem que os usuários sejam informados quando forem colocados em retenção. Além disso, quando uma caixa de correio está em retenção, nenhuma diretiva de retenção aplicável ao usuário da caixa de correio precisa ser suspensa. Como as mensagens continuam a serem excluídas conforme o esperado, os usuários podem não perceber que estão em retenção. Se a sua organização exigir que os utilizadores suspensos sejam informados, pode adicionar uma mensagem de notificação à propriedade Comentário de Retenção do utilizador da caixa de correio e utilizar a propriedade RetentionUrl para ligar a uma página Web para obter mais informações. O Outlook 2010 e posterior apresenta a notificação e o URL na área backstage. Tem de utilizar a Shell para adicionar e gerir estas propriedades para uma caixa de correio.

Isenções e a pasta Itens recuperáveis

In-Place Suspensão e Suspensão de Litígios utiliza a pasta Itens Recuperáveis para preservar itens. A pasta Itens Recuperáveis substitui a funcionalidade informalmente conhecida como dumpster em versões anteriores do Exchange. A pasta Itens Recuperáveis está oculta da vista predefinida do Outlook, outlook Web App e outros clientes de e-mail. Para saber mais sobre a pasta Itens Recuperáveis, veja Pasta Itens Recuperáveis.

Por padrão, quando um usuário exclui uma mensagem de uma pasta diferente da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Excluídos. Isso é conhecido como mudança. Quando um utilizador elimina um item de forma recuperável (realizado ao premir as teclas SHIFT e DELETE) ou elimina um item da pasta Itens Eliminados, a mensagem é movida para a pasta Itens Recuperáveis, desaparecendo assim da vista do utilizador.

Os itens na pasta Itens Recuperáveis são mantidos pelo período de retenção de itens excluídos configurado no banco de dados de caixa de correio do usuário. Por padrão, o período de retenção de itens excluídos é configurado como 14 dias em bancos de dados de caixas de correio. Também pode configurar uma quota de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis. Isso protege a organização de um possível ataque de negação de serviço (DoS), devido ao rápido crescimento da pasta Itens Recuperáveis e, portanto, do banco de dados de caixas de correio. Se uma caixa de correio não for colocada em In-Place Suspensão ou Suspensão de Litígios, os itens são removidos permanentemente da pasta Itens Recuperáveis numa primeira entrada, primeiro fora quando a quota de aviso Itens Recuperáveis é excedida ou o item residiu na pasta durante um período de retenção de itens mais longo do que o período de retenção de itens eliminados.

A pasta Itens Recuperáveis contém as seguintes subpastas utilizadas para armazenar itens eliminados em vários sites e facilitar In-Place Suspensão e Suspensão de Litígios:

• Eliminações: os itens removidos da pasta Itens Eliminados ou eliminados de forma recuperável de outras pastas são movidos para a subpasta Eliminações e são visíveis para o utilizador ao utilizar a funcionalidade Recuperar Itens Eliminados no Outlook e no Outlook Web App. Por padrão, os itens permanecem nesta pasta até que o período de retenção de itens excluídos configurado no banco de dados de caixas de correio ou a própria caixa de correio expire.

• Remoção: quando um utilizador elimina um item da pasta Itens Recuperáveis (utilizando a ferramenta Recuperar Itens Eliminados no Outlook e no Outlook Web App, o item é movido para a pasta Remoção. Itens que excedem o período de retenção de itens excluídos configurado no banco de dados de caixa de correio ou na caixa de correio também são movidos para a pasta Remoções. Itens nesta pasta não ficam visíveis aos usuários se eles usarem a ferramenta Recuperar Itens Excluídos. Quando o assistente da caixa de correio processa a caixa de correio, os itens na pasta Remoções são removidos do banco de dados de caixa de correio. Quando o usuário da caixa de correio é colocado em retenção de litígio, o assistente da caixa de correio não remove itens desta pasta.

• DiscoveryHold: se um utilizador for colocado numa In-Place Hold, os itens eliminados são movidos para esta pasta. Quando o assistente de caixa de correio processa a caixa de correio, ele avalia as mensagens nessa pasta. Os itens que correspondem à consulta In-Place Hold são retidos até ao período de suspensão especificado na consulta. Se nenhum período de retenção for especificado, os itens são retidos indefinidamente ou até que o usuário seja removido da retenção.

• Versões: quando um utilizador é colocado no In-Place Suspensão ou Suspensão de Litígios, os itens da caixa de correio têm de ser protegidos contra adulteração ou modificação por parte do utilizador ou de um processo. Isto é efetuado através de um processo de cópia na escrita. Quando um usuário ou processo altera propriedades específicas de um item de caixa de correio, uma cópia do item original é salva na pasta Versões antes que a alteração seja aplicada. O processo é repetido para alterações subsequentes. Itens capturados pela pasta Versões também são indexados e retornados em pesquisas de Descoberta Eletrônica In-loco. Após a remoção da retenção, as cópias na pasta Versões são removidas pelo Assistente de Pasta Gerenciada.

Embora as pastas DiscoveryHold, Purges e Versions não estejam visíveis para o utilizador, todos os itens na pasta Itens Recuperáveis são indexados pela Pesquisa do Exchange e são detetáveis com In-Place Deteção de Dados Eletrónicos. Depois de um utilizador da caixa de correio ser removido de In-Place Suspensão ou Suspensão de Litígios, os itens nas pastas DiscoveryHold, Purges e Versions são removidos pelo Assistente de Pastas Geridas.

Isenções e cotas de caixa de correio

Itens na pasta Itens Recuperáveis não são calculados na cota de caixa de correio do usuário. No Exchange, a pasta Itens Recuperáveis tem sua própria cota. Para o Exchange, os valores predefinidos para as propriedades da caixa de correio RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota estão definidos para 20 GB e 30 GB, respetivamente. Para modificar estes valores para uma base de dados de caixa de correio para o Exchange Server 2013, utilize o cmdlet Set-MailboxDatabase . Para modificá-los para caixas de correio individuais, use o cmdlet Set-Mailbox.

Quando a pasta Itens Recuperáveis de um utilizador excede a quota de aviso para itens recuperáveis (conforme especificado pelo parâmetro RecoverableItemsWarningQuota ), é registado um evento no registo de eventos da Aplicação do servidor da Caixa de Correio. Quando a pasta exceder a quota para itens recuperáveis (conforme especificado pelo parâmetro RecoverableItemsQuota ), os utilizadores não poderão esvaziar a pasta Itens Eliminados ou eliminar permanentemente os itens da caixa de correio. A gravação de cópia também não poderá criar cópias de itens modificados. Portanto, é essencial que as cotas de Itens Recuperáveis para usuários de caixa de correio colocados em Retenção In-loco sejam monitoradas.

No Exchange Online, a quota da pasta Itens Recuperáveis (na caixa de correio principal do utilizador) é automaticamente aumentada para 100 GB quando coloca uma caixa de correio em Suspensão de Litígio ou In-Place Suspensão. Quando a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal de uma caixa de correio em espera está quase atingindo o limite, você pode fazer o seguinte:

• Ativar a caixa de correio de arquivo e ativar o arquivo de expansão automática: pode ativar uma capacidade de armazenamento ilimitada para a pasta Itens Recuperáveis simplesmente ao ativar a caixa de correio de arquivo e, em seguida, ativar a funcionalidade de arquivo de expansão automática no Exchange Online. Isto resulta em 100 GB para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio principal e uma quantidade ilimitada de capacidade de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis no arquivo do utilizador. Veja como: Ativar caixas de correio de arquivo no portal de conformidade e Ativar arquivo ilimitado – Ajuda para Administradores.

  Observações:

  • Após habilitar o arquivamento para uma caixa de correio que está prestes a exceder a cota de armazenamento da pasta Itens Recuperáveis, convém executar o Assistente de Pasta Gerenciada para disparar manualmente o assistente para processar a caixa de correio, de modo que os itens expirados sejam movidos para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Para obter instruções, consulte o Passo 4 em Aumentar a quota de Itens Recuperáveis para caixas de correio em espera.

  • Os demais itens na caixa de correio do usuário podem ser movidos para a nova caixa de correio de arquivo morto. Considere informar ao usuário que isso pode acontecer depois que você habilita a caixa de correio de arquivo morto.

• Criar uma política de retenção personalizada para caixas de correio em espera Além de ativar a caixa de correio de arquivo e o arquivo de expansão automática para caixas de correio em Suspensão de Litígios ou In-Place Suspensão, também poderá querer criar uma política de retenção personalizada para caixas de correio em espera. Isso permite aplicar uma política de retenção para caixas de correio em espera diferente da Política de MRM Padrão que é aplicada às caixas de correio que não estão em espera. Isso permite aplicar marcas de retenção projetadas especificamente para caixas de correio em espera. Isso inclui a criação de uma nova marca de retenção para a pasta Itens Recuperáveis.

Para obter mais informações, consulte Aumentar a quota de Itens Recuperáveis para caixas de correio em espera.

Isenções e encaminhamento de email

Os utilizadores podem utilizar o Outlook e o Outlook Web App para configurar o reencaminhamento de e-mails para a respetiva caixa de correio. O encaminhamento de email permite que os usuários configurem suas caixas de correio para encaminhar mensagens de email recebidas para outra caixa de correio localizada dentro ou fora de sua organização. O reencaminhamento de e-mail pode ser configurado para que qualquer mensagem enviada para a caixa de correio original não seja copiada para essa caixa de correio e seja enviada apenas para o endereço de reencaminhamento.

Se o reencaminhamento de e-mail estiver configurado para uma caixa de correio e as mensagens não forem copiadas para a caixa de correio original, o que acontece se a caixa de correio estiver em espera?

Se as mensagens forem reencaminhadas para outra caixa de correio e não forem copiadas para a caixa de correio original, não serão capturadas e copiadas para a pasta Itens Recuperáveis. Isto significa que as mensagens reencaminhadas não serão devolvidas numa In-Place pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos. Para resolver este problema, as organizações do Exchange 2013 podem considerar remover a capacidade de os utilizadores configurarem o reencaminhamento de e-mail.

Preservar conteúdo arquivado do Lync

O Exchange 2013, o Microsoft Lync 2013 e o Microsoft SharePoint 2013 proporcionam uma experiência integrada de preservação e Deteção de Dados Eletrónicos que lhe permite preservar e procurar itens nos diferentes arquivos de dados. O Exchange 2013 permite-lhe arquivar conteúdos do Lync Server 2013 no Exchange, removendo o requisito de ter uma base de dados do SQL Server separada para armazenar conteúdos arquivados do Lync. A capacidade de deteção de dados eletrónicos e suspensão integrada no SharePoint 2013 permite-lhe preservar e procurar dados em todos os arquivos a partir de uma única consola.

Quando coloca uma caixa de correio do Exchange 2013 em In-Place Suspensão ou Suspensão de Litígios, os conteúdos do Microsoft Lync 2013 (como conversações de mensagens instantâneas e ficheiros partilhados numa reunião online) são arquivados na caixa de correio. Se pesquisar na caixa de correio através do Centro de Deteção de Dados Eletrónicos no Microsoft SharePoint 2013 ou In-Place Deteção de Dados Eletrónicos no Exchange 2013, todos os conteúdos arquivados do Lync que correspondam à consulta de pesquisa também são devolvidos nos resultados da pesquisa. Também pode restringir a pesquisa a conteúdos do Lync arquivados na caixa de correio.

Para ativar o arquivo de conteúdos do Lync na caixa de correio do Exchange 2013, tem de configurar a integração do Lync 2013 com o Exchange 2013. Para obter informações detalhadas, veja os seguintes tópicos:

• Planejamento para arquivamento

• Implantar o arquivamento

Excluir uma caixa de correio em espera

Se um administrador excluir uma conta de usuário que tem uma caixa de correio, o Armazenamento de Informações do Exchange eventualmente detectará que a caixa de correio não está mais conectada a uma conta de usuário e marcará essa caixa de correio para exclusão, mesmo se ela estiver em espera. Se quiser manter a caixa de correio, tem de fazer o seguinte:

1. Em vez de excluir a conta de usuário, desabilite a conta de usuário.

2. Altere as propriedades da caixa de correio para restringir o seu uso e acesso à caixa de correio. Por exemplo, defina as cotas de envio e de recebimento como 1, bloqueie quem pode enviar mensagens à caixa de correio e restrinja quem pode acessar a caixa de correio.

3. Mantenha a caixa de correio até que todos os dados sejam expungidos ou até que os dados deixem de ser necessários.

Migrar caixas de correio em espera do Exchange 2013 para o Microsoft 365 ou Office 365

Se tiver uma implementação híbrida do Exchange, as seguintes condições são verdadeiras quando move (integrar) uma caixa de correio do Exchange 2013 no local para o Exchange Online no Microsoft 365 ou Office 365:

• Se a caixa de correio local estiver em Retenção de litígio ou Bloqueio In-loco, as configurações em espera são preservadas depois que a caixa de correio for movida para Exchange Online.

• Se a caixa de correio local estiver em Retenção de litígio ou Bloqueio In-loco, qualquer conteúdo da pasta Itens recuperáveis é movido para a caixa de correio Exchange Online.

Existem outras formas de migrar dados de e-mail no local para o Microsoft 365 ou o Office 365, como utilizar uma migração faseada do Exchange ou uma migração do Exchange de Transferência.

• Uma migração faseada pode ser utilizada para migrar caixas de correio do Exchange 2003 ou Exchange 2007 para o Office 365. Nestas versões do Exchange, a pasta Itens Recuperáveis (e a respetiva funcionalidade) não existe. Assim, quando migra caixas de correio do Exchange 2003 ou Exchange 2007 para o Microsoft 365 ou Office 365, não existem conteúdos de pasta Itens Recuperáveis para mover.

• Uma migração de transferência pode ser utilizada para migrar caixas de correio do Exchange 2003, Exchange 2007 e Exchange 2010 para o Microsoft 365 ou Office 365. Conforme indicado anteriormente, as caixas de correio do Exchange 2003 e do Exchange 2007 não têm uma pasta Itens Recuperáveis que possa ser migrada. Uma vez que a pasta Recuperar Itens foi introduzida no Exchange 2010, o conteúdo na pasta Itens Recuperáveis é migrado para o Microsoft 365 ou Office 365 quando utiliza uma migração de transferência para migrar caixas de correio do Exchange 2010.