Mensagens Unificadas em Exchange Server

Aplica-se a: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

A Unificação de Mensagens (UM) habilita os usuários a usar a caixa postal e outros recursos, incluindo o Outlook Voice Access e as Regras de Atendimento de Chamadas. A UM combina mensagens de voz e emails em uma caixa de correio que pode ser acessada por muitos dispositivos diferentes. Os usuários podem ouvir suas mensagens em sua Caixa de Entrada de email ou usando o Outlook Voice Access em qualquer telefone. Você tem controle sobre como os usuários efetuam chamadas de saída de UM e a experiência que as pessoas têm quando ligam para sua organização.

Atualmente, os administradores de TI normalmente gerenciam a caixa postal ou as redes de telefonia e os sistemas de email ou as redes de dados de suas organizações como sistemas separados. A caixa postal e o email ficam em caixas de entrada separadas hospedadas em servidores separados acessados do computador, no caso do email, e pelo telefone, no caso da caixa postal.

A Unificação de Mensagens possibilita que os administradores do Exchange combinem mensagens de voz e emails em uma caixa de correio, para que os usuários possam ouvir suas mensagens de caixa postal em suas Caixas de Entrada ou usando o Outlook Voice Access de qualquer telefone. Ele usa o armazenamento do Exchange para mensagens de voz e emails.

Novos recursos

A Unificação de Mensagens (UM) foi incluída no Microsoft Exchange Server 2007 e também estava disponível no Exchange 2010. O recurso de Unificação de Mensagens definido no Exchange 2013 é similar ao das versões anteriores do Exchange. No entanto, novos recursos foram adicionados, e houve mudanças na arquitetura. A Unificação de Mensagens agora é considerada um componente ou sub-recurso dos recursos relacionados à voz oferecidos no Exchange 2013. O termo Mensagens Unificadas ainda é amplamente usado em cmdlets do Shell de Gerenciamento do Exchange e serviços relacionados ao UM, e todos os componentes de Mensagens Unificadas (incluindo planos de discagem, atendentes automáticos, políticas de caixa de correio um e gateways de IP um) juntamente com a capacidade de gerenciar esses componentes um, estão localizados dentro do nó Mensagens Unificadas no painel de navegação do Centro de Administração do Exchange (EAC).

Os seguintes tópicos levam a informações sobre recursos novos ou aperfeiçoados encontrados na Unificação de Mensagens do Exchange 2013:

• Mudanças de arquitetura de voz
• Suporte a IPv6 na Unificação de mensagens
• Melhorias da caixa postal preview
• Atualizações de Cmdlet da Unificação de Mensagens

Recursos de Unificação de Mensagens

Os recursos de caixa postal encontrados na Unificação de Mensagens oferecem benefícios para usuários finais e administradores de TI.

Recursos para usuários finais

Quando você implanta o Unified Messaging, os usuários podem acessar informações de caixa de correio, email e calendário localizadas em sua caixa de correio de um cliente de email, por exemplo, Outlook ou Microsoft Outlook Web App, de um telefone celular com o Microsoft Exchange ActiveSync configurado ou de um telefone. Além disso, os usuários podem usar os seguintes recursos:

• Acesso às informações do Exchange: os usuários habilitados para UM podem acessar um conjunto completo de recursos de email de telefones celulares com capacidade para Internet, Microsoft Office Outlook 2007 ou versões posteriores e Outlook Web App. These features include many voice mail configuration options and the ability to play a voice message from either the Reading Pane, using an integrated Windows Media Player, or the message list, using computer speakers.

• Reprodução no telefone: o recurso Reproduzir no Telefone permite que usuários habilitados para UM reproduzam mensagens de voz por telefone. Se um usuário que trabalha em uma baia em um escritório está usando um computador público ou um computador que não está habilitado para multimídia, ou está ouvindo uma mensagem de voz confidencial, talvez ele não queira ou não possa ouvir uma mensagem de voz usando os alto-falantes do computador. O usuário pode reproduzir a mensagem de voz usando qualquer telefone, incluindo telefones residenciais, comerciais ou celulares.

• Formulário de correio de voz: o formulário de correio de voz se assemelha ao formulário de email padrão. Ele fornece aos usuários uma interface para executar ações como reproduzir, parar ou pausar mensagens de voz, reproduzir mensagens de voz em um telefone e adicionar e editar anotações.

  O formulário de mensagem de voz inclui o Windows Media Player incorporado e um campo de anotações de Áudio. O Windows Media Player incorporado e o campo de anotações são exibidos no Painel de Leitura quando o usuário visualiza uma mensagem de voz ou em uma janela separada quando uma mensagem de voz é aberta. Se um usuário não estiver habilitado para a Unificação de Mensagens ou um cliente de email suportado não tiver sido instalado no computador cliente, ele visualizará as mensagens de voz como anexos do email e o formulário de caixa postal não estará disponível.

• Configuração do usuário: um usuário habilitado para Mensagens Unificadas pode configurar várias opções de email para Mensagens Unificadas usando Outlook Web App. Por exemplo, o usuário pode configurar os números de acesso telefônico, o número de Tocar no Telefone para mensagens de voz e redefinir um PIN de acesso à caixa postal.

• Resposta de chamada: a resposta a chamadas inclui atender chamadas recebidas em nome dos usuários, reproduzir suas saudações pessoais, gravar mensagens e enviá-las para entrega em sua caixa de entrada como uma mensagem de email.

• Regras de resposta de chamada: As regras de resposta de chamada permitem que os usuários habilitados para correio de voz determinem como a chamada de entrada que atende chamadas deve ser tratada. A forma como as regras de atendimento de chamadas são aplicadas às chamadas de entrada é semelhante à forma como as regras da Caixa de Entrada são aplicadas às mensagens de email de entrada. Por padrão, nenhuma regra de atendimento de chamadas está configurada. Se uma chamada de entrada for respondida por um servidor de Caixa de Correio, o chamador é solicitado a deixar uma mensagem de voz para a pessoa chamada. Usando as regras de atendimento de chamadas, um chamador pode:

  • Deixar uma mensagem de voz para o usuário habilitado para UM.
  • Transferir para um contato alternativo do usuário habilitado para UM.
  • Transferir para a caixa postal do contato alternativo.
  • Transferir para outros números de telefone que o usuário habilitado para UM tenha configurado.
  • Usar o recurso Localize-me ou localizar o usuário habilitado para UM via transferência feita por operador.

• Versão prévia do Voice Mail: o servidor da caixa de correio usa o ASR (Reconhecimento Automático de Fala) em mensagens de correio de voz recém-criadas. Quando um usuário recebe mensagens de voz, as mensagens contêm ambos, uma gravação e um texto que foi criado a partir da gravação da voz. Os usuários vêem o texto da mensagem de voz exibido em um email no Outlook Web App ou em outro cliente de email suportado.

• Indicador de Espera de Mensagens: Indicador de Espera de Mensagens é um recurso encontrado na maioria dos sistemas de email de voz herdados e pode se referir a qualquer mecanismo que indique a existência de uma nova mensagem. No Exchange 2007, esta funcionalidade era fornecida por um aplicativo de terceiros, que indicava o recebimento de uma nova mensagem de voz acendendo a lâmpada no telefone de mesa. Esse recurso foi adicionado ao Exchange 2010 e o software de terceiros não é mais necessário. A habilitação ou desabilitação do Indicador de Espera de Mensagem é feita na caixa de correio do usuário ou em uma diretiva de caixa de correio da UM.

• Notificações de chamada e correio de voz perdidas usando SMS: quando os usuários fazem parte de uma implantação híbrida ou do Microsoft 365 ou Office 365, e configuram suas configurações de correio de voz com seu número de telefone celular e configuram o encaminhamento de chamadas, eles podem receber notificações sobre chamadas perdidas e novas mensagens de voz em seus celulares em uma mensagem de texto por meio do Serviço de Mensagens Curtas (SMS). No entanto, para receber estes tipos de notificação, o usuário deve primeiro configurar as mensagens de texto e habilitar notificações em sua conta.

• Email protegido: o Voice Mail protegido é uma funcionalidade de Mensagens Unificadas que permite que os usuários enviem emails privados. A mensagem é protegida pelo Active Directory Rights Management Services (AD RMS), e os usuários possuem restrições para encaminhar, copiar ou extrair o arquivo de voz do email. A Caixa Postal Protegida aumenta a confidenciabilidade da Unificação de Mensagens e permite que os usuários limitem quem ouve as mensagens de voz. Essa funcionalidade é similar ao jeito como mensagens de email particulares são tratadas no Exchange 2007, mas agora também se aplica a mensagens de caixa postal.

• Outlook Voice Access: há duas interfaces de usuário de Mensagens Unificadas disponíveis para usuários habilitados para UM: a TUI (interface do usuário de telefone) e a INTERFACE do usuário de voz (VUI). Essas duas interfaces juntas são chamadas de Outlook Voice Access. Os usuários do Outlook Voice Access podem usar o Outlook Voice Access quando acessam o sistema da caixa postal usando um telefone interno ou externo. Usuários habilitados para UM que discam no sistema de caixa postal podem acessar suas caixas de correio usando o Outlook Voice Access. Usando um telefone, um usuário habilitado para UM pode:

  • Acessar a caixa postal
  • Ouvir, encaminhar ou responder emails
  • Ouvir informações de calendário
  • Acessar ou discar para contatos armazenados no diretório da organização ou para um único contato ou grupo de contato localizado no seus Contatos pessoais.
  • Aceitar ou cancelar solicitações de reunião
  • Definir uma mensagem de voz para permitir que os chamadores saibam que a pessoa para quem ligam está ausente
  • Definir preferências de segurança e opções pessoais do usuário

• Endereçamento em grupo usando o Outlook Voice Access: no Exchange 2007, os usuários poderiam usar a TUI (interface do usuário de telefone) ou a VUI (interface do usuário de voz) no Outlook Voice Access para enviar mensagens de email e voz quando entrarem em sua caixa de correio. No entanto, o usuário só poderia enviar um único email para um único usuário em seus Contatos pessoais, para vários destinatários a partir de um diretório, adicionando cada destinatário individualmente ou adicionando o nome de uma lista de distribuição do diretório da sua organização. No Exchange 2013, quando um usuário entra em sua caixa de correio usando o Outlook Voice Access, pode também enviar email e mensagens de voz para usuários em um grupo armazenado em seus Contatos pessoais.

Recursos administrativos

Atualmente, a maior parte dos usuários e departamentos de TI gerenciam suas caixas postais e emails separadamente. A caixa postal e o email existem como caixas de entrada separadas, hospedadas em servidores separados, acessados do computador, no caso do email, e pelo telefone, no caso da caixa postal. A Unificação de Mensagens oferece um repositório integrado para todas as mensagens e acesso ao conteúdo por computador e telefone.

Os administradores do Exchange podem gerenciar o Unified Messaging usando a mesma interface que usam para gerenciar o restante do Exchange, usando o EAC (Centro de Administração do Exchange) e o Shell de Gerenciamento do Exchange. Eles podem:

• Gerenciar a caixa postal e emails a partir de uma plataforma única
• Gerenciar a Unificação de Mensagens usando comandos que podem executar scripts
• Criar infraestruturas de Unificação de Mensagens altamente disponíveis e confiáveis

A Unificação de Mensagens do Exchange 2013 oferece aos administradores:

• Um sistema de correio de voz completo: o Unified Messaging oferece uma solução de correio de voz completa usando uma única infraestrutura de repositório, transporte e diretório. O armazenamento é oferecido por um servidor de Caixa de Correio, e o encaminhamento de chamadas de entrada de um gateway VoIP ou de um PBX IP é tratado por um servidor de Acesso para Cliente. Todas as mensagens de email e de voz podem ser gerenciadas a partir de um único ponto de gerenciamento, usando uma única interface de administração e um conjunto de ferramentas.

• Um modelo de segurança do Exchange: o serviço de Mensagens Unificadas do Microsoft Exchange em um servidor de caixa de correio e o serviço roteador de chamadas de mensagens unificadas do Microsoft Exchange em um servidor de Acesso ao Cliente executado como uma única conta do servidor exchange.

• Consolidação de sistemas de correio de voz: atualmente, a maioria dos sistemas de mensagens de voz exige que todos os componentes de mensagens de voz sejam instalados em todos os locais físicos do escritório em uma organização. Neste tipo de disposição, os sistemas de mensagens de voz dessas filiais localizam-se fora do escritório central e devem ser administrados localmente. Geralmente isso resulta em maiores custos de administração e complexidade. A Unificação de Mensagens permite que você gerencie o sistema de caixa postal a partir de um local central. Para criar um sistema de gerenciamento centralizado para Unificação de Mensagens, você pode colocar alguns dos seus servidores Exchange em um datacenter ou em outro local e o restante de seus servidores Exchange no local, e depois implantar gateways VoIP, PBXs IP ou Controladores de Borda de Sessão (SBCs) em cada uma de suas filiais, para substituir o sistema de mensagens de voz de cada filial. Implantar um sistema de mensagens de voz centralizado desse jeito pode resultar em economias significativas em hardware e custos administrativos.

• Funções administrativas internas de Mensagens Unificadas: o conjunto de funções administrativas específicas do UM para gerenciar recursos de mensagens unificadas e correio de voz inclui o seguinte:

  • Caixas de Correio de UM
  • Prompts de UM
  • Unificação de Mensagens

• Suporte de fax de entrada: o Exchange 2013 fornece suporte interno de fax de entrada para usuários que têm uma caixa de correio habilitada para UM. Eles podem receber mensagens de fax através de chamadas feitas para seu ramal.

  Clientes que requerem uma solução de fax precisarão implantar uma solução de fax de parceiros. Soluções de parceiros de fax são disponibilizadas por vários parceiros de fax. As soluções de fax de parceiros são projetadas para ser estreitamente integradas ao Exchange e permitir que usuários habilitados para UM recebam mensagens de fax de entrada.

• Suporte para vários idiomas: todos os pacotes de idiomas disponíveis contêm o mecanismo TTS (Texto em Fala) e os prompts pré-gravados para um idioma especificado e suporte asR. However, only some language packs contain support for Voice Mail Preview. The US English (en-US) language pack is included on the installation media and additional UM language packs can be downloaded from the Microsoft Download Center.

• Atendente automático: um atendente automático é um conjunto de prompts de voz que dá aos usuários externos e internos acesso ao sistema de correio de voz. Os usuários podem usar o teclado do telefone ou entradas de fala para navegar pelo menu do atendedor automático, fazer uma chamada para um usuário ou localizar um usuário e depois fazer uma chamada para esse usuário. Um atendedor automático fornece ao administrador funcionalidades para:

  • Criar um menu personalizado para usuários externos.
  • Definir saudações informativas, saudações para horário comercial e saudações para horário não comercial.
  • Definir agendas de feriado.
  • Descrever como pesquisar o diretório da organização.
  • Descrever como se conectar a um ramal de usuário para que os chamadores externos possam ligar para os usuários especificando seu ramal.
  • Descrever como pesquisar o diretório da organização para que chamadores externos possam pesquisar o diretório da organização e ligar para um usuário específico.
  • Habilitar usuários externos a ligar para a recepção.

Planejar e implantar UM

A Unificação de Mensagens (UM) exige que você integre a sua implantação do Exchange Server a um sistema de telefonia existente em sua organização. Uma implantação bem-sucedida exige uma análise cuidadosa da infraestrutura de telefonia existente para que você execute as etapas corretas de planejamento a fim de implantar e gerenciar a caixa postal na Unificação de Mensagens.

Quando você planeja sua implantação de Unificação de Mensagens, deve levar em conta o design e outras questões que podem afetar a sua capacidade de atingir as metas organizacionais ao implantar a Unificação de Mensagens. Normalmente, quanto mais simples a topologia da Unificação de Mensagens, mais fácil sua implantação e seu gerenciamento. Instale o mínimo necessário de servidores de Acesso para Cliente e de Caixa de Correio e crie o mínimo necessário de componentes de Unificação de Mensagens, como planos de discagem de UM, atendedores automáticos e políticas de caixa de correio de UM para suportar seus objetivos de negócios e organização. Grandes empresas com ambientes complexos de rede e telefonia, várias unidades de negócios ou outras complexidades exigem mais planejamento do que organizações menores com necessidades de Unificação de Mensagens relativamente diretas.

Há muitas áreas que você deve considerar e avaliar para poder implantar mensagens unificadas com êxito. Você deve entender os diferentes aspectos do Unified Messaging e cada componente e recurso para que você possa planejar sua infraestrutura e implantação de Mensagens Unificadas adequadamente. Alocar tempo para planejar e resolver esses problemas ajudará a evitar problemas ao implantar mensagens unificadas em sua organização. Veja a seguir algumas das áreas que você deve considerar e avaliar ao planejar mensagens unificadas em sua organização:

• As necessidades de sua organização.
• Os requisitos de segurança em sua organização.
• Sua telefonia existente, rede de comutação de circuito e seu sistema de caixa postal atual.
• Seu design atual de rede IP de comutação de pacotes. Isso inclui pontos e dispositivos da conectividade da sua rede local (LAN) e WAN.
• Seu ambiente atual de Active Directory.
• O número de usuários aos quais você terá que oferecer suporte.
• O número de servidores de Acesso para Cliente e Caixa de Correio de que você vai precisar.
• Se você está integrando a UM ao Microsoft Lync Server para habilitar o Enterprise Voice.
• A colocação de gateways VoIP, equipamento de telefonia e servidores de Acesso para Cliente e Caixa de Correio.
• O tipo de implantação de UM: local ou híbrido.
• Os requisitos de armazenamento dos usuários de caixa postal.

Gerenciar UM com o EAC e o Shell

Gerenciamento de EAC

O Exchange 2013 oferece um console único e unificado de gerenciamento para sua organização, incluindo todos os componentes e recursos de UM. O Centro de Administração do Exchange (EAC) fornece uma interface simplificada e otimizada para gerenciamento de implantações locais, online ou híbridas. O EAC no Exchange 2013 substitui o Console de Gerenciamento do Exchange (EMC) e o Painel de Controle do Exchange (ECP) no Exchange 2010. Alguns dos recursos do EAC incluem:

• Exibição de lista: a exibição de lista no EAC foi projetada para remover as limitações existentes no ECP. O ECP era limitado a exibir até 500 objetos e, para exibir objetos que não estavam listados no painel de detalhes, você precisava usar pesquisas e filtros para encontrar esses objetivos específicos. No Exchange 2013, o limite de exibição de dentro do modo de exibição em lista do EAC é de, aproximadamente, 20.000 objetos. Além disso, foi adicionada paginação, para que você possa paginar os resultados. Você pode também configurar o tamanho da página e exportar para um arquivo CSV.

• Adicionar/Remover colunas à exibição de lista de destinatários: você pode escolher quais colunas exibir e salvar suas exibições de lista personalizadas.

• Proteja o diretório virtual do ECP: você pode partir o acesso da Internet e das Intranets de dentro do diretório virtual do ECP IIS para permitir ou desautorizar recursos de gerenciamento. Com esse recurso, você pode permitir ou negar acesso a usuários tentando acessar o EAC da Internet fora do seu ambiente organizacional, enquanto ainda permite acesso às opções do Outlook Web App do usuário final.

• Gerenciamento de Pasta Pública: no Exchange 2010 e no Exchange 2007, as pastas públicas foram gerenciadas por meio do console de administração da Pasta Pública. As pastas públicas agora estão no EAC, e você não precisa de uma ferramenta separada, para gerenciá-las.

• Notificações: no Exchange 2013, o EAC agora tem um visualizador de notificação para que você possa exibir o status dos processos em execução longa e, se preferir, receber notificação por meio de uma mensagem de email quando o processo for concluído.

• Editor de usuários do RBAC (Role Based Controle de Acesso): no Exchange 2010, você pode usar o Editor de Usuários do RBAC para adicionar usuários a grupos de funções de gerenciamento. No Exchange 2013, a funcionalidade do Editor de Usuários do RBAC agora está no EAC, e você não precisa de uma ferramenta separada para gerenciar o RBAC.

• Ferramentas de mensagens unificadas: no Exchange 2010, você pode usar as ferramentas Estatísticas de Chamadas e Logs de Chamadas de Usuário para ajudar a fornecer estatísticas e informações sobre chamadas específicas para um usuário habilitado para UM. No Exchange 2013, as ferramentas Estatísticas de Chamada e Logs de Chamadas de Usuários agora estão no EAC, e você não precisa de uma ferramenta separada para gerenciá-las.

Gerenciamento do shell

O Shell de Gerenciamento do Exchange, baseado na tecnologia do Windows PowerShell, oferece uma interface de linha de comando poderosa que permite a automação de tarefas administrativas. Com o Shell, você pode gerenciar todos os aspectos do Exchange. Você pode habilitar novas contas de email, criar conectores de Envio e de Recebimento, configurar propriedades de banco de dados, gerenciar todos os aspectos da Unificação de Mensagens e mais. O Shell pode executar todas as tarefas que podem ser executadas pelo EAC, além de tarefas que não podem ser executadas no EAC. De fato, quando você fizer algo no EAC, será o Shell que vai fazer o trabalho nos bastidores.

Documentação de Unificação de Mensagens

A tabela a seguir contém links para tópicos que irão ajudar você a aprender sobre e gerenciar a Unificação de Mensagens do Exchange.