Planear e-mails recebidos para um farm do SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

A funcionalidade de receção de e-mail do SharePoint Server permite que os sites do SharePoint recebam e armazenem mensagens de e-mail e anexos em listas e bibliotecas. Este artigo ajuda os administradores a compreender as escolhas que precisam de fazer antes de implementar a funcionalidade de e-mail recebido.

Acerca do e-mail recebido

A funcionalidade de e-mail recebido permite que as equipas armazenem o e-mail que enviam a outros membros da equipa sem abrir o site do SharePoint e carregar o conteúdo que foi enviado por e-mail. Isso é possível porque a maioria dos tipos de listas e bibliotecas podem ser designados a um endereço de email exclusivo.

Importante:

A MinRole gere agora a funcionalidade de receção de e-mail no SharePoint Server 2016. A funcionalidade de e-mail recebido só pode ser utilizada nas seguintes funções MinRole:

• Application

• Aplicativo com Pesquisa

• Farm de Servidor único

• Personalizado

O MinRole não gere o serviço de receção de e-mail na função servidor personalizado. No entanto, os administradores do farm do SharePoint podem ativar e desativar este serviço em cada servidor a que é atribuída a função de Servidor personalizado. Para obter mais informações, veja Planning for a MinRole server deployment in SharePoint Server 2016 (Planear uma implementação de servidor MinRole no SharePoint Server 2016).

Antes de configurar o e-mail recebido, tem de efetuar as seguintes tarefas:

• O cenário básico aplica-se simplesmente a um único farm de servidores. Se estiver a utilizar o cenário básico, cada Aplicação do SharePoint ou servidor front-end tem de estar a executar o serviço Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e o serviço de aplicação Web do SharePoint Foundation.

• O cenário avançado aplica-se principalmente a um farm de vários servidores. Se estiver a utilizar o cenário avançado, pode utilizar um ou mais servidores no farm de servidores para executar o serviço SMTP e ter um endereço de servidor SMTP válido. Como alternativa, é preciso saber o nome de um servidor externo ao farm que esteja executando o serviço SMTP e o local da pasta de recebimento de email.

Para obter mais informações sobre como instalar o serviço SMTP, veja Configurar o e-mail recebido para um farm do SharePoint Server.

Decisões-chave para planear e-mails recebidos

Ao planear o e-mail recebido, tem de decidir se pretende utilizar um cenário básico ou avançado, conforme descrito nas secções seguintes.

Usando um cenário básico

Pode ativar um cenário básico de receção de e-mail ao instalar o serviço SMTP no servidor que executa o SharePoint Server e ativar o e-mail recebido através do modo de definições automáticas com todas as predefinições. Neste cenário, o e-mail é entregue diretamente no servidor SMTP e o SharePoint Server verifica periodicamente a existência de e-mail na pasta de entrega de e-mail predefinida que é configurada automaticamente pelo serviço SMTP.

Selecionar o modo de definições automáticas e aceitar todas as predefinições é a forma mais fácil de ativar o e-mail recebido porque todas as definições de configuração são feitas automaticamente e, por conseguinte, são necessárias poucas experiências. Para a maioria das organizações, não é preciso mais nada além dessa configuração.

Pode ativar um cenário básico de receção de e-mail nos seguintes passos:

1. O administrador do servidor utiliza o Assistente para Adicionar Funções e Funcionalidades para instalar a funcionalidade Servidor SMTP no servidor que pretende receber e-mail. Essa ação instala e inicia o serviço SMTP nesse servidor.

2. O administrador do farm ativa o e-mail recebido utilizando o modo de definições automáticas e aceitando todos os valores predefinidos.

3. O administrador da coleção de sites ativa a funcionalidade de receção de e-mail nas bibliotecas e listas nas quais pretende armazenar e-mails recebidos e atribui cada biblioteca e lista um endereço de e-mail exclusivo no endereço@ de formulárioSMTPserveraddress, por exemplo, sharedfiles@SMTPserver.contoso.com.

Quando os utilizadores enviam e-mails para o endereço de uma lista ou biblioteca, o SharePoint Server deteta que foi entregue um novo e-mail e envia-o para a lista ou biblioteca adequada com base no endereço de e-mail.

Se utilizar o cenário básico, pode ignorar o resto deste artigo. Se utilizar o cenário avançado, terá de efetuar procedimentos adicionais. Para saber mais, confira o artigo Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Usando um cenário avançado

Há opções adicionais para administradores mais avançados, algumas das quais, para serem implantadas, exigem uma especialização maior do que a simples escolha do cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:

• Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

• Endereço de apresentação do servidor de e-mail recebido

• Servidor de e-mail seguro

• Pasta-depósito de email

Se utilizar o cenário avançado para configurar o e-mail recebido, terá de efetuar procedimentos adicionais. Para saber mais, confira o artigo Configure incoming email for a SharePoint Server farm.

Serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint

O serviço de Gestão de Diretórios do SharePoint liga sites do SharePoint ao diretório de utilizadores da sua organização para fornecer funcionalidades de e-mail melhoradas. A vantagem de utilizar este serviço é que permite que os utilizadores criem e giram grupos de distribuição de e-mail a partir de sites do SharePoint. Este serviço também cria contactos no diretório de utilizadores da sua organização para que as pessoas possam encontrar listas do SharePoint com capacidade de e-mail nos respetivos livros de endereços. No entanto, a utilização do serviço de Gestão de Diretórios do SharePoint requer mais gestão porque comunica com os Serviços de Domínio do Active Directory (AD DS).

Para configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint, use o modo de definições automático ou o modo de definições avançado. Você pode optar por habilitar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint no farm de servidores do SharePoint ou pode usar esse serviço de outro farm. Uma das vantagens de usar o serviço em execução em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (isto é, no outro farm).

Para ativar este serviço num servidor ou farm, a conta do conjunto aplicacional da Administração Central utilizada pelo SharePoint Server tem de ter acesso de escrita ao contentor que especificar no Active Directory. Isso exige que um administrador do Active Directory configure a unidade organizacional e suas respectivas permissões. A vantagem de usar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador do Active Directory para criar e configurar unidades organizacionais, caso a unidade organizacional já exista.

Um cenário típico de gerenciamento de diretório acontece nestas etapas:

1. Um administrador de conjunto de sites cria um novo grupo do SharePoint.

2. O administrador opta por criar uma lista de distribuição para associar a esse grupo do SharePoint e atribui um endereço de e-mail a essa lista de distribuição.

3. Com o passar do tempo, o administrador adiciona e remove usuários desse grupo do SharePoint. À medida que usuários são adicionados e removidos do grupo, o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint os adiciona e remove automaticamente da lista de distribuição, que está armazenada no serviço de diretório Active Directory. Listas de distribuição são associadas a um determinado grupo do SharePoint e, por isso, essa lista de distribuição é disponibilizada para todos os usuários desse grupo do SharePoint.

4. Por predefinição, os endereços de e-mail são gerados automaticamente para áreas de debate e calendários em sites de equipa e, em seguida, adicionados à lista de distribuição de equipas. Os endereços de e-mail destas duas listas estarão na seguinte forma, por predefinição: GroupAddress.discussions e GroupAddress.calendar.

5. Ao incluir endereços de e-mail para áreas de debate e calendários na lista de distribuição, todos os convites de e-mail e reunião enviados para esta lista de distribuição serão arquivados no site de equipa.

Opções de configuração do serviço de Gestão de Diretórios do SharePoint

Ao configurar o serviço de Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos no Active Directory, forneça as seguintes informações:

• Nome do contêiner do Active Directory em que serão criados os novos grupos de distribuição e contatos. O formato deve ser este:

  OU= ContainerName, DC= DomainName, DC= TopLevelDomainName

  Exemplo

  UO=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• Nome do servidor SMTP a utilizar para o e-mail recebido (ou aceite o servidor SMTP predefinido, se existir um). O formato deve ser este:

  Server.subdomain.domain.top-level_domain

  Por exemplo, SharePointServer.support.contoso.com

• Se serão aceitas as mensagens somente dos usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint. Se escolher sim para essa opção, você poderá também determinar se os usuários podem fazer qualquer combinação das seguintes ações:

  • Criar um novo grupo de distribuição.

  • Alterar o endereço de e-mail de um grupo de distribuição.

  • Alterar o título e a descrição de um grupo de distribuição.

  • Excluir um grupo de distribuição.

Ao configurar o serviço Gerenciamento de Diretório do SharePoint para criar grupos de distribuição e contatos usando um serviço remoto de Gerenciamento de Diretório do SharePoint, forneça as seguintes informações:

• O URL do serviço de gestão de diretórios remotos, por exemplo, http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

• O nome do servidor SMTP a utilizar para o e-mail recebido.

• Se serão aceitas as mensagens somente dos usuários autenticados.

• Se é permitido aos usuários criar grupos de distribuição em sites do SharePoint.

Endereço de apresentação do servidor de e-mail recebido

Os administradores podem especificar o endereço de servidor de e-mail que será apresentado nas páginas Web quando os utilizadores criarem um endereço de e-mail recebido para um site, lista ou grupo. Esta definição é frequentemente utilizada com o serviço de Gestão de Diretórios do SharePoint para fornecer um endereço de servidor de e-mail mais amigável para os utilizadores escreverem, por exemplo, mylist@example.com.

Servidor de e-mail seguro

Pode configurar o SharePoint Server para aceitar e-mails de qualquer servidor de e-mail ou apenas e-mail que tenha sido encaminhado através de uma aplicação de servidor de e-mail seguro.

Pode obter as seguintes vantagens ao encaminhar o e-mail através de um servidor de e-mail seguro:

• Autenticação de utilizador O serviço SMTP não consegue autenticar os utilizadores que enviam e-mails para o seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador do servidor pode utilizar o site da Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema só aceita e-mails de utilizadores autenticados se o e-mail for enviado através do Exchange Server.

• Filtragem de spam O Exchange Server fornece filtragem de spam para eliminar e-mails comerciais não solicitados antes de ser reencaminhado para o respetivo destino – neste caso, o servidor que executa o SharePoint Server. Outra técnica que pode reduzir o spam é permitir que os membros do site de equipa arquivem o e-mail apenas em listas nas quais concedeu permissões de escrita aos membros.

• Proteção contra vírus O Exchange Server fornece proteção contra vírus para o e-mail encaminhado através do mesmo.

Pasta-depósito de email

Se o serviço SMTP estiver em execução noutro servidor do que no servidor do SharePoint, tem de especificar a localização a partir da qual o SharePoint Server obtém o e-mail recebido. Especifique a pasta de entrega de e-mail para que o SharePoint Server saiba a partir de onde obter e-mails recebidos. No entanto, se especificar uma pasta de entrega de e-mail específica, o SharePoint Server não consegue detetar alterações de configuração no servidor de e-mail remoto que está a entregar o e-mail na pasta de entrega. Isto significa que, se um administrador configurar o servidor de e-mail para deixar de entregar e-mails a esta pasta, o SharePoint Server não conseguirá detetar que a configuração foi alterada e, por conseguinte, não poderá obter os ficheiros a partir da nova localização.

Opções de configuração e modos de definições

Como administrador do farm, tem dois modos de definições a partir dos quais pode escolher ao ativar o e-mail recebido: automático e avançado. Conforme descrito na seção "Usando um cenário básico", é possível selecionar o modo de definições automático com definições padrão. Entretanto, o modo de definições automático contém mais opções.

A tabela seguinte descreve as opções de configuração e se estão configuradas na página Configurar Definições de Receção de Correio Eletrónico na Administração Central através do modo de definições automáticas ou do modo de definições avançadas.

Os modos de definições avançadas e automáticas são semelhantes, na medida em que ambos permitem que os administradores do farm configurem o serviço de Gestão de Diretórios do SharePoint e o endereço do servidor de e-mail a apresentar nas páginas Web. Estes modos de definições diferem na forma como o modo de definições automáticas substitui a capacidade de escolher de que servidores de e-mail aceitar e-mail com a capacidade de especificar a pasta para a qual o e-mail é removido. O SharePoint Server utiliza esta pasta de entrega de e-mail para detetar novas mensagens de e-mail.

Confira também

Conceitos

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