Criar e enviar uma mensagem de email

Quando sua organização ativa a interação com email, mais opções ficam disponíveis, como seguir ou deixar de seguir, ao redigir um email.

Requisitos de licença e função

Criar uma mensagem

Os recursos de engajamento por email se aplicam a todos os emails enviados por meio do Dynamics 365 Sales. Quando você envia um email, ele adiciona automaticamente uma atividade de email ao registro, e esse registro é definido como valor Referente a da mensagem. Além disso, o recurso de interação com email coleta indicadores-chave de desempenho (KPIs) e determina onde o email é exibido com base nos destinatários (endereços Para, De e Copiar para).

A legenda a seguir explica as diferentes opções disponíveis:

1. Anexo: uma lista de arquivos anexados ao seu email com controles para adicionar, remover e modificar os anexos.

2. Seguir/Deixar de Acompanhar: ative o acompanhamento para rastrear a participação do cliente com a mensagem ou desative-o para interromper o acompanhamento. Outros controles e links aparecem conforme necessário, como quando um destinatário não permite o acompanhamento.

3. Enviar Mais Tarde: defina o tempo de entrega da sua mensagem se não desejar enviá-la imediatamente. Os tempos de entrega recomendados podem aparecer aqui, dependendo do fuso horário do destinatário.

4. Definir um Lembrete: defina um lembrete para acompanhar em um horário específico. Por exemplo, talvez você deseje receber um alerta se a mensagem permanecer fechada por três dias.

5. Inserir Modelo: insira texto padrão que você possa revisar conforme necessário. Sua organização pode ter vários modelos dependendo dos requisitos de negócios, como acompanhamento de reunião ou introdução. A interação com email sugere um modelo com base no desempenho anterior.

Para criar e enviar um email:

1. Abra o registro ao qual deseja adicionar a atividade (geralmente um contato, uma oportunidade, um cliente potencial ou uma conta).

2. Na seção Linha do tempo, selecione + (Create a timeline record) >Email.

3. Selecione um destinatário e insira o assunto da mensagem.

4. Insira o corpo da sua mensagem, ou insira um modelo de email.

5. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Use um modelo de email

Modelos de email são mensagens padrão que você envia com frequência, como apresentações, confirmações, mensagens de agradecimento e lembretes. Eles podem incluir valores dinâmicos que são preenchidos automaticamente, como o nome do destinatário ou um número de pedido. Permitem início rápido quando estiver escrevendo mensagens comuns.

A interação com email analisa o desempenho de todas as mensagens enviadas pela equipe de vendas do Dynamics 365 Sales e identifica os modelos mais bem-sucedidos. Ela mostra todos os modelos disponíveis, mas destaca os que ela encontrou para gerar a maior parte das aberturas, respostas ou vendas.

1. Crie uma mensagem.

2. Na barra de comandos, selecione Inserir Modelo.

3. Na janela Modelos de email, selecione o idioma, se necessário e, depois, procure e selecione um modelo.

1. Selecione Aplicar um modelo.

2. Personalize o conteúdo do modelo conforme necessário.

3. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Seguir ou deixar de acompanhar uma mensagem

Quando você segue um email, a interação com email pode informar quando o destinatário abriu o email, respondeu o email, abriu um anexo ou selecionou um link nele.

A seção Interação com Email inclui os seguintes indicadores e controles:

• : indica que você está seguindo o email atual, inclusive os links incluídos, e você tem a opção de seguir arquivos anexados. Selecione Deixar de Acompanhar para parar de rastrear a mensagem.

  Este estado será o padrão das novas mensagens quando sua organização tiver ativado a interação com email e todos os destinatários permitirem o acompanhamento.

• : indica que você não está seguindo o email atual, inclusive os links incluídos. Você também não pode seguir anexos. Selecione Seguir para ativar o acompanhamento se os destinatários o permitirem.

• : Indica que um ou mais destinatários têm o acompanhamento definido como Não Permitir. Você não pode seguir esta mensagem, a menos que remova os destinatários que não permitem o acompanhamento ou altere as configurações.

  • Selecione Exibir Preferências para exibir os nomes dos destinatários e as preferências de acompanhamento em uma nova janela. Selecione um nome para abrir o registro do destinatário.
  • Se você removeu destinatários que não desejam ser seguidos ou alterou as configurações para permitir o acompanhamento, selecione Repetir Acompanhamento para tentar novamente.
  • Selecione Deixar de Acompanhar para parar de tentar seguir esta mensagem.

Cerca de 15 minutos após a abertura de uma mensagem seguida, o sistema cria um cartão de ação no assistente. O cartão inclui links para a mensagem, registros relacionados e botões de ação para gerar uma atividade de chamada, pausar o alerta ou ignorá-lo. Saiba mais sobre comunicações com o cliente orientadas com o assistente.

Adicionar anexos acompanhados

Quando você segue um anexo, a interação com email pode informar quando o destinatário o abre. Para seguir anexos, o OneDrive for Business deve estar disponível no Dynamics 365 e sua organização deve ativar o gerenciamento de documentos para email. Pergunte ao administrador se a opção de anexos seguidos não está disponível para você.

Você não poderá adicionar anexos seguidos se os destinatários da mensagem não permitirem o acompanhamento. Você ainda pode adicionar anexos não seguidos. Também é possível misturar anexos seguidos e não seguidos em qualquer mensagem que você acompanhe.

1. Crie uma mensagem.

2. Ative o acompanhamento para a mensagem.

3. Selecione Salvar na barra de ferramentas para salvar sua mensagem e ativar o recurso de anexo.

4. Na seção Anexo, selecione Novo Anexo.

5. Selecione Escolher Arquivo e, depois, localize e selecione o arquivo.

6. Selecione Anexar para carregar o arquivo.

   Pode levar alguns segundos para carregar o arquivo, dependendo do tamanho.

7. Selecione Seguir para rastrear o anexo ou selecione Deixar de Acompanhar para parar de segui-lo.

8. Selecione Fechar para fechar a janela do anexo.

9. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Escolher o horário de entrega mais eficiente

Suas mensagens por email podem receber mais ou menos atenção dependendo de quando chegam nas caixas de entrada dos destinatários. Por exemplo, como muitas pessoas iniciam o dia com uma caixa de entrada cheia, mensagens que chegam à noite provavelmente competirão por atenção e podem ser deixadas de lado ou mesmo esquecidas. Emails que chegam no final do dia podem ser notados e tratados imediatamente. Com a interação com email, você poderá compor suas mensagens por email quando for conveniente para você, mas deixe o Dynamics 365 Sales as entregar quando for melhor para os destinatários.

Às vezes, o sistema recomenda um horário de entrega com base no fuso horário do destinatário. Ele supõe um dia de trabalho padrão das 8h às 17h, de segunda à sexta, e sugerirá a hora comercial mais próxima se você estiver trabalhando fora desse dia comercial do destinatário. Se a mensagem tiver mais de um destinatário ou nenhum endereço for fornecido, o sistema não fará uma recomendação.

Sua organização deve ativar o Bing Mapas e o destinatário deve ter um endereço físico em Vendas para interação com email para determinar o fuso horário.

Se não houver recomendação, ou se você preferir usar sua própria lógica, poderá especificar um horário de entrega de sua preferência.

O recurso de horário de entrega está disponível para mensagens acompanhadas e não acompanhadas.

1. Crie uma mensagem.

2. Quando estiver pronto para enviar a mensagem, consulte Enviar Mais Tarde na seção Interação com email.

   Se o sistema puder recomendar um horário de entrega, aparecerá um aqui. Seja como for, você poderá atrasar a entrega.

3. Selecione Enviar Mais Tarde.

Se o sistema recomendou uma hora ou data, essa informação será preenchida para você. Caso contrário, a data ficará em branco. Em ambos os casos, ele usará seu horário local, não o do destinatário.

1. Use os controles Definido em para definir a data e hora de entrega de sua preferência.

2. Selecione OK para salvar sua configuração e fechar a janela.

   O indicador Atrasar Envio fica verde. Selecione Alterar Agendamento ou Remover Atraso se precisar alterar o atraso ou enviar a mensagem imediatamente. Você pode alterar a entrega agendada a qualquer momento antes do envio da mensagem.

   

3. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

As mensagens agendadas aparecem na lista Atividades do registro Referente a. Até que o horário agendado chegue, você pode excluir ou reagendar a mensagem. Você também pode editar a data ou hora do lembrete de acompanhamento. Não é possível alterar outras configurações depois de selecionar Enviar.

Definir um lembrete de acompanhamento de mensagem

Para não se esquecer de acompanhar em um email importante, defina um lembrete. Este recurso só está disponível para email enviado.

1. Crie uma mensagem.

2. Quando estiver pronto para definir o lembrete, selecione Definir Lembrete na seção Interação com email.

   A janela Definir Lembrete será aberta.

   

3. Na caixa Título, insira o texto que deseja ver quando o lembrete for disparado.

4. Na lista Condição, selecione a condição que dispara o lembrete:

   • Se eu não receber uma resposta até: disparará o lembrete se nenhuma resposta for recebida até a data Lembrete de. Disponível apenas para mensagens acompanhadas.

   • Se o email não for aberto até: disparará o lembrete se a mensagem não for aberta até a data Lembrete de. Disponível apenas para mensagens acompanhadas.

   • Lembrar-me de qualquer forma às: aciona o lembrete na data ou no horário especificados, não importa qual seja.

5. Em Lembrete de, especifique a data e a hora para mostrar o lembrete se a Condição for atendida.

6. Selecione OK para salvar suas configurações e fechar a janela.

   O indicador Definir Lembrete fica azul e um breve resumo de suas configurações de lembrete é exibido. Depois que o tempo do lembrete passar, o resumo será atualizado para indicar isso. Selecione Alterar Lembrete ou Remover Lembrete se precisar alterar o lembrete ou removê-lo.

   

7. Selecione Enviar ou Salvar para salvar a mensagem como um rascunho e finalizá-la.

Quando o lembrete é disparado, o sistema cria um cartão de ação no assistente. O cartão receberá maior prioridade, razão pela qual você deve vê-lo imediatamente. O cartão inclui links para a mensagem e registros relacionados, e botões de ação para adiar ou ignorar o alerta. Aprenda mais sobre cartão de lembrete por email.

Não consegue encontrar as opções no aplicativo?

Há três possibilidades:

• Você não tem a licença ou função necessária. Verifique a seção Requisitos de licença e função no topo desta página.
• Seu administrador não ativou o recurso.
• Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.

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