Usar a interação com email para exibir as interações de mensagens

A interação com email no Dynamics 365 Sales acompanha as interações dos clientes com as suas mensagens. Você pode saber se eles selecionaram um link, abriram um anexo ou enviaram uma resposta. Você também pode obter alertas para ajudá-lo a se lembrar de fazer o acompanhamento com seus clientes.

Requisitos de licença e função

Pré-requisitos

• Seu administrador deve ter ativado a interação com email.
• Seu administrador deve ter ativado o assistente. A interação com email deve usar o assistente para entregar alertas e outras mensagens.

Como a interação com email ajuda você a ser um vendedor mais eficaz

Por meio da interação com email, você pode:

• Descobrir quando um cliente abriu sua mensagem, selecionou um link, abriu um anexo ou enviou uma resposta. (Quando o cliente de email do cliente verifica seu email por motivos de segurança, ele pode inflar artificialmente a contagem de aberturas de emails e seleções de links.)
• Obter um alerta imediato quando um cliente abrir a mensagem pela primeira vez.
• Agendar o horário de entrega mais eficaz com base no fuso horário do destinatário.
• Escolher o modelo de mensagem mais eficaz com base no no histórico de interações por email da sua organização.
• Definir um alerta para lembrá-lo de acompanhar um email.
• Revisar todo o histórico de interações de uma única mensagem ou exibir os KPIs (indicadores chave de desempenho) de todas as suas mensagens.

Alguns recursos da interação com email podem ficar visíveis mesmo quando o recurso está desativado. Estes recursos ainda aparecem, mas estão vazios:

• A tabela Anexos, que é mostrada quando você cria uma mensagem de email ou um modelo de email, sempre inclui a coluna Acompanhados.
• A tabela Emails Acompanhados sempre mostra as colunas Aberturas, Hora da Última Abertura, Exibições de Anexos, Cliques em Links e Respostas.
• A tabela Modelos de Email sempre mostra as colunas Taxa de Respostas, Taxa de Aberturas, Recomendados e Contagem de Emails.
• As versões prontas para uso dos formulário de conta, contato e cliente potencial incluem o campo Acompanhar Email.

Considerações

Examine a seguinte consideração antes de usar a interação com email:

• Um email só será acompanhado se a lista de destinatários contiver registros de conta, contato ou cliente potencial nos campos Para ou Cc. Se outros tipos de registros forem adicionados aos campos Para e CC, o email não poderá ser acompanhado. Nesses casos, uma mensagem é exibida informando que o email não pode ser seguido, pois a lista de destinatários não contém registros de conta, cliente potencial ou contato.

Exibir histórico de interação com email

O status, as estatísticas de interação e os indicadores chave de desempenho (KPIs) das suas mensagens de email acompanhadas estão disponíveis em muitas partes do Dynamics 365 Sales para cada registro em que são relevantes.

Histórico de emails na coluna Atividades

Depois que você salva ou envia uma mensagem, ela aparece na lista Atividades do seu registro Referente a, que geralmente é o registro que você estava visualizando quando a escreveu. Em alguns casos, pode ser um registro relacionado.

As mensagens acompanhadas mostram seu status de interação atual no bloco na lista Atividades. Use os botões no canto superior direito de um bloco de email para expandir o conteúdo e o histórico de interações na lista ou para abrir toda a página da mensagem.

KPIs de email na lista de emails

Você pode ver o número de aberturas, exibições de anexos, cliques em links e respostas das mensagens acompanhadas na lista de emails que sua organização de vendas enviou.

1. Vá para Sales>Atividades.

2. Na lista na parte superior da página, selecione Email>Todos os Emails Acompanhados.

Detalhes da mensagem

Para abrir uma exibição somente leitura dos detalhes de uma mensagem entregue, selecione seu assunto em uma lista Atividades ou Emails. Os detalhes que você pode visualizar incluem o histórico de interações da mensagem e os KPIs.

Os KPIs na parte superior da linha do tempo mostram o total de aberturas, exibições de anexos, cliques e respostas registrados em relação à mensagem. A linha do tempo mostra um símbolo para cada evento de interação, com o mais recente na parte superior, e alguns detalhes sobre cada um deles.

Recomendações e resultados de modelos na lista de modelos

Você pode visualizar o desempenho dos seus modelos de email, incluindo a taxa de respostas, a taxa de aberturas, o número de vezes que foram usados e se são recomendados ou não.

Acesse Configurações>Negócios>Modelos e, em seguida, selecione Modelos de Email.

Entender o histórico de interação de email

Geralmente, ao enviar um email, você não saberá se ele foi aberto ou lido a menos que o destinatário opte por responder sua mensagem. Isso porque o email foi criado para simular a correspondência tradicional e não foi projetado considerando o acompanhamento de respostas. O Dynamics 365 Sales usa técnicas especiais para contornar essa limitação e fornecer os recursos de acompanhamento de mensagens na interação com email.

• Descobrir quando sua mensagem foi aberta: quando você envia uma mensagem de email acompanhada do Dynamics 365 Sales, o sistema gera um GIF de um pixel, transparente e com nome exclusivo e o adiciona à mensagem como uma imagem vinculada. Esse GIF invisível e quaisquer outras imagens que você adicionar à mensagem serão armazenados no Dynamics 365. Eles são obtidos quando o destinatário abre a mensagem e opta por baixar suas imagens. Quando um GIF exclusivo é solicitado, o Dynamics 365 Sales registra que a mensagem associada foi aberta.

  Recomendamos que você sempre inclua imagens nas suas mensagens, como o logotipo da empresa ou uma ilustração chamativa, pois isso motiva os destinatários a baixá-las. Você não saberá que eles abriram a mensagem se as imagens não forem carregadas.

• Descobrir quando ocorreu um clique em cada link: quando você envia uma mensagem de email acompanhada do Dynamics 365 Sales, o sistema substitui cada um dos hiperlinks por um link de redirecionamento exclusivo que aponta para o Dynamics 365. Cada link de redirecionamento inclui uma ID que identifica exclusivamente a mensagem que o contém e a URL do destino do link original. Quando o Dynamics 365 recebe a solicitação de link, ele registra o clique e depois o redireciona a seu endereço original para que o destinatário obtenha as informações corretas com pouco ou nenhum atraso.

• Descobrir quando cada anexo foi aberto: quando você adiciona um anexo acompanhado a uma mensagem, o arquivo não é anexado diretamente como ocorre com um email padrão. Em vez disso, ele é armazenado no compartilhamento do OneDrive for Business que é usado pelo Dynamics 365 e adicionado à mensagem como um link. Assim como com os links acompanhados, quando um destinatário clica para baixar o anexo, o Dynamics 365 registra o clique e o horário. Seus destinatários podem até preferir receber anexos como links em vez de arquivos porque suas mensagens ocupam muito menos espaço na caixa de entrada.

  Você pode misturar anexos acompanhados e não acompanhados em um único email. Isso pode ser importante se você estiver enviando arquivos confidenciais que não deseja salvar no OneDrive for Business.

As ações executadas no email são armazenadas no Armazenamento do Microsoft Azure. O Armazenamento do Azure é exclusivo para cada organização. Se uma organização for restaurada para outra organização, o histórico das ações no email da organização anterior não será transferido para a organização restaurada.

Considerações sobre contagem de emails

A interação com email fornece informações valiosas sobre os emails, mas falsos positivos podem ocorrer por causa dos filtros de spam e outros mecanismos implementados pela organização. Por isso, a contagem de emails talvez não seja precisa e deve ser usada para determinar as tendências, e não uma medida exata se um cliente potencial leu uma mensagem específica. Aqui estão algumas considerações que você deve saber:

• Por motivos de segurança, a organização pode configurar o exame do email de saída, e esses exames podem ser registrados como aberturas de email, especialmente para emails contendo hiperlinks ou anexos. Esse pode ser um motivo pelo qual vários emails parecem ser abertos simultaneamente, especialmente quando enviados para destinatários variados em organizações diferentes.
• Determinados Provedores de Serviços de Email (ESPs) verificam mensagens de saída, visando principalmente caixas de correio, novas, aquelas com um aumento recente na atividade do envio de correspondência e caixas de correio sinalizadas por comportamento suspeito ou semelhante a spam. Além disso, os ESPs realizam exames aleatórios em uma base temporária para uma parte das caixas de correio. Normalmente, os usuários não podem configurar esse processo, que funciona para dissuadir spammers de explorar a plataforma.
• Uma integração ou uma extensão de terceiros verifica as mensagens enviadas em busca de spam ou relatórios internos. Sempre que é aberto, mesmo que seja por uma ferramenta de exame ou rastreamento, um email é registrado como um evento de abertura.
• Os filtros de spam do destinatário podem examinar e abrir os emails enviados por você, e isso pode ser contado como abertura durante o processo de verificação da segurança.

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