Use o assistente do conector Shifts para conectar Shifts ao UKG Pro Workforce Management

Visão geral

O conector do Microsoft Teams Shifts para UKG Pro Workforce Management permite integrar o aplicativo Shifts no Microsoft Teams ao sistema UKG Pro Workforce Management (UKG Pro WFM). Os trabalhadores da linha de frente podem exibir e gerenciar perfeitamente seus agendamentos no UKG Pro WFM de dentro do Shifts.

Neste artigo, explicamos como usar o assistente de conector Shifts no Centro de administração do Microsoft 365 para conectar Shifts ao UKG Pro WFM.

O assistente cria uma conexão com o sistema de WFM do UKG Pro e uma instância de conexão. Uma instância de conexão aplica as configurações de sincronização e mapeamentos de equipe escolhidos.

• As configurações de sincronização determinam as informações de agendamento e quais entidades sincronizam entre UKG Pro WFM e Shifts.
• Mapeamentos de equipe definem a relação de sincronização entre suas instâncias de WFM do UKG Pro (também chamadas de instâncias de WFM) e equipes no Teams.

Você pode criar uma ou mais instâncias de conexão, cada uma com configurações de sincronização diferentes. Por exemplo, se sua organização tiver vários locais com requisitos de agendamento diferentes, crie uma instância de conexão com configurações de sincronização exclusivas para cada local. Uma instância WFM só deve ser mapeada uma vez para uma equipe no Teams a qualquer momento. No entanto, é possível no assistente ter instâncias de conexão diferentes com os mesmos mapeamentos. Isso significa que você pode criar instâncias de conexão com mapeamentos duplicados.

Com o UKG Pro WFM como o sistema de registro, seus trabalhadores de linha de frente podem gerenciar com eficiência seus agendamentos e disponibilidade em Turnos em seus dispositivos. Os gerentes de linha de frente podem continuar a usar o UKG Pro WFM para configurar agendamentos.

Termos usados neste artigo

Pré-requisitos

Antes de executar o assistente, tenha tempo para examinar as informações e concluir todas as tarefas de pré-requisito e configuração em Pré-requisitos e requisitos para o conector do Teams Shifts para UKG Pro Workforce Management.

Certifique-se de concluir todas as tarefas antes de seguir as etapas deste artigo.

Executar o assistente do conector Shifts

Depois de confirmar que atende a todos os pré-requisitos, você está pronto para executar o assistente e conectar seu sistema ukg Pro WFM a Shifts no Teams.

Criar uma conexão

1. No menu de navegação à esquerda do Centro de administração do Microsoft 365, escolha Configurar e, em coleções em destaque, selecione Trabalhos de linha de frente.

2. Selecione Console de Gerenciamento do Conector.

3. Para criar uma nova conexão, escolha Adicionar conexão.

4. No painel Escolher seu conector, escolha Dimensões do UKG e selecione Avançar para criar uma conexão ukg pro WFM.

5. No painel Configurações de conexão, dê a sua conexão um nome exclusivo. Não pode ter mais de 100 caracteres ou ter caracteres especiais.

   

6. Insira suas informações de WFM do UKG Pro e selecione Salvar conexão.

   • Nome de usuário da conta
   • Senha da conta
   • API URL
   • Chave do aplicativo
   • ID do cliente
   • Segredo do cliente
   • SSO URL

   Entrar com seu nome de usuário permite o acesso a todas as instâncias criadas no UKG Pro WFM. Se você não souber um ou mais detalhes da conexão, entre em contato com o UKG Pro WFM suporte.

   Observação

   • Verifique se a URL do SSO está estruturada como esta URL de exemplo,
     https://contoso-sso.mykronos.com.
   • Em seguida, adicione este texto extra no final da URL (após .com), estruturado assim (para uma ID de cliente de exemplo XDV45GTaaaab43342XA),
     https://contoso-sso.mykronos.com/oauth2/authorize?client_id=XDV45GTaaaaab43342XA.

Para criar outra conexão, acesse a página Console de Gerenciamento do Conector e selecione Adicionar conexão.

Criar uma instância de conexão

Depois de criar uma conexão, você pode configurar uma ou mais instâncias de conexão nessa conexão.

As conexões que você criou estão listadas na página Console de Gerenciamento do Conector. Na conexão em que você deseja criar uma nova instância, selecione Criar instância.

Escolher configurações

Na página Configurações de Instância, você escolhe as informações a serem sincronizadas do UKG Pro WFM para Shifts, a frequência de sincronização e se os usuários do Shifts podem fazer alterações nos dados.

1. Insira um nome para sua instância de conexão. Não pode ter mais de 100 caracteres ou ter caracteres especiais.

2. Insira sua conta do sistema Microsoft 365. Essa é a conta que você criou como um pré-requisito que é um proprietário de equipe de todas as equipes que você deseja mapear.

3. Em Email destinatários de notificação, escolha quem recebe notificações por email sobre essa instância de conexão. Você pode adicionar grupos e usuários individuais. Os notificações por email contêm informações sobre a configuração status e quaisquer problemas ou erros que possam ocorrer após a configuração da instância de conexão.

4. Escolha suas configurações de sincronização.
   Para cada uma dessas configurações, você tem as seguintes opções para escolher:

   • Os usuários de turnos não verão dados do provedor: os dados não serão sincronizados entre o UKG Pro WFM e o Shifts.
   • Os usuários de turnos podem ver dados do provedor: a sincronização de dados é unidirecional do UKG Pro WFM para Shifts.
   • Os usuários de turnos podem ver e alterar dados do provedor: a sincronização de dados é bidirecional entre UKG Pro WFM e Shifts.

   Importante

   Antes de desabilitar um recurso selecionando a opção Desativar os usuários do Shifts não verá a opção de dados do provedor, esteja ciente de que:

   • Se a configuração Agendas, grupos, turnos e atividades estiver desabilitada , todas as outras configurações, como Tempo limite e disponibilidade do funcionário e muito mais, também serão desabilitadas.
   • Se a configuração Abrir turno estiver desabilitada, a solicitação abrir turno também será desabilitada.
   • Se a configuração de tempo limite estiver desabilitada, a solicitação de tempo limite também será desabilitada.

5. Escolha sua frequência de sincronização.

6. Quando terminar de escolher suas configurações, selecione Avançar.

   Importante

   Se você escolheu qualquer uma das opções a seguir para desabilitar turnos abertos, abrir solicitações de turno, trocar solicitações, oferecer solicitações de turno ou solicitações de folga, há outra etapa que você precisa fazer para ocultar a funcionalidade em Turnos.

   • Abrir turnos: os usuários de turnos não verão dados do provedor
   • Solicitações de troca: usuários de turnos não verão dados do provedor
   • Solicitações de tempo limite: os usuários de turnos não verão dados do provedor
   • Solicitações de turno de oferta: os usuários de turnos não verão dados do provedor

   Depois de executar o assistente, certifique-se de seguir as etapas na seção Desabilitar turnos abertos, solicitações de turnos abertos, solicitações de troca e solicitações de folga mais adiante neste artigo.

Mapear instâncias de WFM para equipes

Escolha as instâncias WFM que você deseja conectar ao Shifts e, em seguida, mapeie cada instância para uma equipe no Teams. Você pode mapear até 400 instâncias.

Para concluir esta etapa, você pode:

• Mapear manualmente WFM instâncias
• Usar um arquivo CSV para mapear instâncias de WFM

Mapear manualmente WFM instâncias para equipes

1. Na página Mapeamento, comece escolhendo as instâncias WFM que você deseja mapear para equipes no Teams.

2. Selecione a caixa de seleção de cada instância WFM que você deseja mapear. Uma instância só será mapeada se a caixa marcar estiver selecionada.

3. Em seguida, pesquise e escolha a equipe correta no Teams.

   Lembre-se de que as equipes que já estão mapeadas para uma instância de WFM nesta instância de conexão não estão disponíveis para mapear novamente.

4. Escolha o fuso horário. A cidade mais próxima é preenchida automaticamente, mas você pode alterá-la.

5. Quando terminar de mapear todas as equipes, selecione Avançar.

Usar um arquivo CSV para mapear WFM instâncias para equipes

1. Na página Mapeamento, escolha ferramenta de carregamento CSV.

2. Selecione Baixar modelo para obter o arquivo de mapeamento CSV. O modelo inclui uma lista de todas as suas instâncias de WFM e suas IDs. As linhas superiores do modelo serão semelhantes a esta:

   ID da Instância de Dimensões do UKG	Nome da instância de dimensões do UKG	ID da equipe	Nome da Equipe	Fuso Horário
   Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	Em branco	Em branco	Padrão*

   E as linhas inferiores do modelo serão assim:

   ID da Instância de Dimensões do UKG	Nome da instância de dimensões do UKG	ID da equipe	Nome da Equipe	Fuso Horário
   Em branco	Em branco	Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	Padrão*

3. Escolha uma equipe que você deseja mapear para uma instância de WFM. Corte e cole a ID da Equipe e o Nome da Equipe da metade inferior do modelo para estar em linha com a instância WFM desejada. Uma linha concluída do modelo deve ser semelhante a esta:

   ID da Instância de Dimensões do UKG	Nome da instância de dimensões do UKG	ID da equipe	Nome da Equipe	Fuso Horário
   Pré-preenchido automaticamente	Pré-preenchido automaticamente	ID da equipe que você moveu	Nome da equipe que você moveu	Padrão*

   Repita esta etapa para todos os mapeamentos.

4. Insira o local correto na coluna Fuso Horário , se necessário.

   Observação

   O assistente dá suporte a aproximadamente 460 locais. O fuso horário deve estar no formato tz. Se o local específico escolhido não tiver suporte, você verá um erro no assistente. Tente usar a cidade mais próxima ou a cidade principal no mesmo fuso horário.

5. Na página Mapeamento, selecione Procurar para localizar e carregar seu arquivo CSV concluído.

6. Escolha Concluído se o arquivo for carregado corretamente. Caso contrário, examine o relatório de erro e carregue um arquivo corrigido.

7. Seus novos mapeamentos estão listados na página Mapeamentos. Escolha Avançar.

Analisar e concluir

Antes de concluir, examine o resumo do processo de criação da instância de conexão. Se você precisar fazer alterações durante o processo de criação da instância de conexão, escolha Voltar. Quando estiver pronto, selecione Concluir.

O assistente inicia o processo para configurar a instância de conexão, o que pode levar algum tempo para ser concluído. Se você tentar editar a instância de conexão antes da instalação ser concluída, provavelmente não poderá exibir os mapeamentos criados anteriormente.

Os destinatários de notificação por email escolhidos receberão notificações por email sobre a instalação status caso haja erros.

Desabilitar vagas abertas de turnos, solicitações de vagas abertas de turnos, pedidos de troca de turno e pedidos de folga

Para ocultar turnos abertos, solicitações de troca e solicitações de tempo limite em Turnos, use o tipo de recurso de agendamento API do Graph para definir os seguintes parâmetros para false cada equipe mapeada para uma instância de WFM:

• Vagas abertas de turnos: openShiftsEnabled
• Solicitações de troca: swapShiftsRequestsEnabled
• Pedidos de folga: timeOffRequestsEnabled
• Solicitações de turno de oferta: offerShiftRequestsEnabled

Para ocultar solicitações de vagas abertas de turnos no Turnos, vá para as Configurações em Turnos e desabilite a configuração Vagas abertas de Turnos.

Gerenciar sua instância de conexão e conexão

Depois que uma conexão é configurada, você pode gerenciar e fazer alterações nela no Centro de administração do Microsoft 365 ou usando o PowerShell.

Use o Centro de administração do Microsoft 365

A página Console de Gerenciamento do Conector lista cada instância de conexão e conexão que você configurou, juntamente com informações como status de integridade e detalhes do intervalo de sincronização. Você também pode acessar o assistente para criar novas conexões e instâncias de conexão e fazer alterações em qualquer uma das suas existentes. Por exemplo, você pode atualizar configurações de sincronização e mapeamentos de equipe.

Para saber mais, confira Usar o Centro de administração do Microsoft 365 para gerenciar sua conexão do Shifts com o UKG Pro Workforce Management.

Usar o Windows PowerShell!

Você pode usar o PowerShell para exibir um relatório de erro, alterar as configurações de conexão, desabilitar a sincronização e muito mais. Para obter diretrizes passo a passo, consulte Usar o PowerShell para gerenciar sua conexão do Shifts com o UKG Pro Workforce Management.

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• Gerenciar o aplicativo Turnos no Teams