Criar seu plano de governança de colaboração

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É sempre melhor iniciar sua mudança para o Microsoft 365 com uma visão clara:

  • Quais são suas principais metas de negócios?

  • Como as ferramentas e funcionalidades fornecerão valor à organização como um todo e a funcionários individuais?

  • Como você medirá o sucesso?

Uma instrução de visão clara fornece diretrizes críticas para as inevitáveis compensações de decisão que você precisará fazer pensando em seu plano de governança. O grau de formalidade e a profundidade à qual você precisa documentar o plano de governança devem se alinhar com os resultados que você deseja alcançar. A visão, portanto, fornece uma estrutura para o contexto e o investimento em governança.

O Microsoft 365 cria novos paradigmas para tecnologias para dar suporte aos negócios. Esses novos paradigmas mudam a forma como essas tecnologias são adotadas, gerenciadas e governadas.

A governança do Microsoft 365 deve complementar as políticas existentes que governam ambientes locais. Mas, como a nuvem permite novas oportunidades para dar suporte aos negócios, é importante entender essas oportunidades e pensar em uma abordagem de governança que crie um equilíbrio apropriado entre as metas de usuário, o risco comercial e os requisitos regulatórios e do setor.

Pensar em governança primeiro significa iniciar sua jornada do Microsoft 365 com algumas decisões importantes para a melhor posição para o sucesso geral. Algumas dessas decisões incluem:

Não há uma resposta perfeita para essas perguntas – as respostas certas são as que equilibram o risco e o benefício para sua organização.

O que significa governança para o Microsoft 365?

O planejamento de governança do Microsoft 365 trata de garantir que você esteja protegendo seus ativos de informações críticas, minimizando o risco. A governança inclui várias áreas importantes, cada uma das quais precisa ser planejada, coordenada e adaptada para se alinhar às necessidades organizacionais em mudança e à evolução da tecnologia.

  • Garantia Operacional – mantendo a plataforma operacional, garantindo o desempenho. Essa é em grande parte uma tarefa de TI com a maior parte do trabalho fornecido pela Microsoft.

  • Garantia de Informações – gerenciamento de conteúdo durante todo o ciclo de vida, tratando as informações como um ativo, incluindo gerenciamento de registros, conformidade e segurança. A garantia de informações requer uma compreensão das metas de negócios e dos requisitos regulatórios. Idealmente, você deseja usar políticas automatizadas que impeçam os usuários de cometer erros ou alertá-los em cenários em que eles precisam tomar uma decisão informada. Quando não é possível impor por política, você precisa planejar a educação e o treinamento.

  • Garantia de resultados – orientar proprietários de sites ou equipes habilitados na direção certa para obter resultados comerciais. A garantia de resultados é em grande parte sobre fornecer diretrizes para autores de conteúdo e proprietários de sites, grupos e equipes , garantindo que o treinamento apropriado esteja disponível para garantir que eles saibam como fazer boas escolhas para obter resultados desejados dentro dos padrões e práticas organizacionais gerais.

O planejamento de governança deve vir primeiro, mas a governança precisa ser algo que você revisite continuamente em um processo iterativo. À medida que seu patrimônio de dados muda ao longo do tempo, você deseja revisitar suas decisões de governança para se adaptar às mudanças nas necessidades de negócios e à disponibilidade de recursos. Você pode achar que precisa de maior supervisão para garantir a conformidade. Você pode achar que precisa de menos supervisão para incentivar a aplicação mais criativa de recursos principais. Você pode achar que funções e responsabilidades precisam ser atualizadas para refletir alterações na solução ou alterações na forma como os usuários estão usando aplicativos diferentes.

Por exemplo, uma das principais funcionalidades de capacitação do Microsoft 365 é a capacidade de trabalhar facilmente de forma colaborativa com pessoas fora de sua organização. Algumas organizações em alguns setores optam por bloquear todo o compartilhamento externo. Outros habilitam o compartilhamento externo em cenários específicos ou com organizações específicas. Não há nenhuma decisão de governança certa ou errada quando se trata de compartilhamento externo – e há muitos cenários diferentes em que você pode habilitar diferentes configurações no Microsoft 365 para permitir o compartilhamento em alguns casos e bloqueá-lo em outros. Se você está apenas começando sua jornada de um ambiente local para a nuvem, é importante pensar em decisões de compartilhamento externo e entender os benefícios e riscos associados às diferentes opções disponíveis.

Pense primeiro na governança

Seu investimento no Microsoft 365 é tão bom quanto o valor do conteúdo e das experiências que você habilita – portanto, pensar em governança no início de sua jornada garante que você não bloqueie nem habilite demais antes de ter a chance de entender e avaliar as implicações de cada decisão. Há vários "botões e discagens" que você pode ativar no Microsoft 365. Um plano de governança eficaz é fundamental para alcançar metas de negócios , mas a governança é sobre equilibrar o risco com benefícios. Se bloquearmos tudo, as pessoas encontrarão uma maneira de contornar as regras se precisarem fazê-lo para fazer o trabalho.

Pensar em governança primeiro permite que você:

  • Balancee riscos e benefícios. Examinar cuidadosamente as decisões de governança no início da implantação permite que as organizações entendam o ambiente completo – comercial, regulatório, legal, conformidade – e planejem uma solução que otimiza para todos os resultados – equilibrando riscos com benefícios – às vezes aceitando o risco e outras vezes, optando por não aceitar o risco. Se você tomar decisões informadas antecipadamente, obterá melhores resultados sem conteúdo expansivo e não gerenciado.

  • Adapte-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários. Decisões de governança são decisões exclusivas para cada organização – um tamanho não se encaixa em todos. Não só cada organização tem necessidades de governança diferentes, mas as decisões de governança geralmente não são as mesmas para cada tipo de conteúdo no Microsoft 365. Por exemplo, a governança para conteúdo de equipe pode ser diferente da governança para o conteúdo da intranet e do conteúdo individual no OneDrive.

  • Alinhar-se às prioridades de negócios. A hora de começar a pensar em governança é quando você está identificando as principais prioridades de negócios para as soluções que você cria no Microsoft 365. Esses principais resultados de negócios definem o contexto para o planejamento de governança. Isso é importante porque suas metas de negócios podem ajudá-lo a definir quanto tempo e energia você precisa para investir em governança. Por exemplo, se melhorar a descoberta de conteúdo em toda a organização não for muito importante, você provavelmente não precisará gastar muito tempo focado em impor ou planejar convenções de nomenclatura de arquivos. Se, por outro lado, você quiser ajudar a reduzir instâncias de várias versões do mesmo documento em vários repositórios em toda a empresa, suas decisões de governança precisam de processos e políticas e treinamento para garantir que os autores de conteúdo entendam como nomear arquivos e sigam as diretrizes "uma cópia de um documento" para garantir que o conteúdo seja postado em apenas um local. Isso também significa que você precisa de um processo para garantir que você não esteja criando desnecessariamente mais de um site ou equipe para a mesma finalidade.

Como devemos nos comunicar sobre governança?

Muitas decisões de governança podem ser implementadas ativando ou desativando recursos no Microsoft 365. Isso pode ajudar a impor seus padrões de governança, mas pode não ajudar as pessoas em sua organização a entender o que está disponível para eles e por que (ou por que não).

Tradicionalmente, as equipes de governança criaram documentos longos que descrevem todas as decisões de governança. Infelizmente, esses documentos longos raramente eram lidos – o que significava que os requisitos de governança que dependem das pessoas para impor raramente funcionavam. Tente evitar a criação de documentos longos direcionados a vários públicos à medida que você pensa em como comunicar suas principais decisões de governança. Em vez disso, pense nessas alternativas:

  • Insira decisões de governança diretamente nas soluções que você cria. Se você quiser garantir que informações confidenciais sejam protegidas em todo o Microsoft 365, implemente rótulos de confidencialidade para garantir que seus usuários não exponham acidentalmente informações que não deveriam. Bloqueie os aplicativos em que você não pode fornecer a proteção apropriada. Saiba mais sobre rótulos de confidencialidade.

  • Reforce com treinamento. Adapte soluções como caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que suas expectativas específicas da organização sejam reforçadas com o treinamento fornecido pela Microsoft.

  • Entregue como um site, não como um documento. Crie seu próprio Centro de Adoção do Microsoft 365 em um site de comunicação do SharePoint para garantir que seus autores de conteúdo e proprietários de sites e equipes entendam não apenas "como fazer", mas também "como deve". Crie páginas específicas do tópico que abordam diferentes cenários de negócios para fornecer diretrizes e melhores práticas para usar ou habilitar diferentes funcionalidades no SharePoint e no Teams e em outros aplicativos para obter resultados comerciais. Faça dessas páginas parte da intranet do SharePoint.

Quais são os principais fatores de sucesso?

Incorpore esses principais fatores de sucesso para garantir um planejamento de governança bem-sucedido para o Microsoft 365.

Identificar sua equipe principal de governança

Governança é um esporte de equipe. Verifique se sua equipe de planejamento de governança principal inclui representantes de empresas e TI. Sua equipe provavelmente precisará se encontrar com mais frequência no início da distribuição e, periodicamente, para examinar novas funcionalidades e novas expectativas de negócios.

Trabalhe com as principais decisões de governança , mas não tente tomar todas as decisões ao mesmo tempo. Tome as decisões críticas sobre provisionamento, nomenclatura e acesso externo e, em seguida, trabalhe nas decisões restantes.

Além do compartilhamento externo, discutido anteriormente, outra decisão fundamental para cada organização é como provisionar sites e grupos. Por exemplo, considere a seguinte situação:

  • Como é tão fácil para os usuários criar grupos e equipes do Microsoft 365, talvez você queira abrir a criação de grupo e equipe para que a TI não seja inundada com solicitações para criá-los em nome de outras pessoas. Para evitar expansão, você pode criar um fluxo de trabalho personalizado que envia um email com governança, treinamento e outras informações para criadores de grupo e equipe. (Por exemplo, "Você acabou de criar um site/equipe, uma comunidade etc. -- aqui estão suas responsabilidades e links para o treinamento...") Por outro lado, dependendo da sua empresa, talvez você queira controlar quem tem a capacidade de criar grupos.

  • Se você quiser controlar como os sites do SharePoint são criados, você pode ocultar o link Criar site na página inicial do SharePoint. Crie um formulário personalizado ou crie um design de site personalizado e um script de site para automatizar o provisionamento de novos sites modernos do SharePoint usando uma estrutura de site predefinida que pode incluir links para suas práticas recomendadas de governança e treinamento.

Alinhar decisões às metas de negócios

As metas de resultado de negócios devem ser o principal driver para suas decisões de governança:

  • Entenda os requisitos regulatórios que afetam sua organização. Algumas de suas principais decisões e requisitos de implementação podem precisar ser alinhadas ao ambiente em que você opera.

  • Tente não ficar preso em "É o que sempre fizemos." A nuvem e a crescente globalização de muitas organizações introduz novas oportunidades. Desafie as suposições se elas não se alinharem às metas de negócios. Você pode relaxar as regras para alguns cenários ou para algumas pessoas? Você pode obter o mesmo resultado de negócios usando os recursos do Microsoft 365 em vez de bloquear totalmente uma atividade?

  • Se você bloquear tudo, as pessoas encontrarão uma solução. Tente entender os principais cenários de negócios que seus usuários desejam habilitar e fornecer diretrizes e treinamento conforme apropriado.

  • Considere incorporar atividades para examinar os principais sites e atividades para garantir que os proprietários do site e da equipe estejam seguindo suas diretrizes de governança.

Definir funções e responsabilidades

Além da equipe de governança, há várias outras funções ou equipes importantes que podem ajudar a posicionar sua organização para obter sucesso com o Microsoft 365. Algumas funções podem ser combinadas ou preenchidas pela mesma pessoa e outras podem não ser apropriadas para todas as organizações. A maioria das organizações tem um Patrocinador Executivo para o Microsoft 365 como um todo e algumas também têm um Comitê Diretor ou uma equipe para o Microsoft 365 como um todo ou apenas para a intranet. Saiba mais sobre as funções e permissões de administrador abrangentes disponíveis no Microsoft 365.

Revisitar à medida que os negócios e a tecnologia mudam

A governança do Microsoft 365 não é "uma vez e terminada". Tenha um plano para ficar por dentro do que está mudando no Microsoft 365 e adaptar suas diretrizes de governança, se necessário. (Essa é uma razão importante pela qual a criação de um documento de governança longa não é uma boa ideia. As empresas e as tecnologias mudam. Atualizar uma página da Web é fácil. Atualizar e distribuir novamente um documento é muito mais difícil.)

Ter uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governança

Em última análise, o sucesso de seus esforços de planejamento de governança depende do quão bem você comunicou as expectativas aos membros de sua organização. Além das sugestões descritas anteriormente, considere o seguinte:

  • Você pode incorporar "como deve" com seu treinamento de "como fazer"? Em outras palavras, você pode criar um "centro de recursos do usuário" para o Microsoft 365, onde você pode fornecer recursos e treinamento para ajudar a fornecer diretrizes e treinamentos que ajudam os usuários a adotar o Microsoft 365 efetivamente? O melhor conteúdo de governança fornece diretrizes que ajudam todos os usuários a adotar e obter o maior valor do Microsoft 365.

  • Você deve criar uma certificação e uma nova certificação para proprietários de sites e equipes?

  • Você pode criar um programa do Microsoft 365 Champions para sua organização? Considere ingressar no programa mundial de campeões do Microsoft 365 para obter ideias e abordagens para seu próprio programa de campeões e conectar-se com pessoas com mentes semelhantes e líderes de pensamento de dentro e em torno da Microsoft.

Recomendações de planejamento de governança de colaboração

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