Roteiro de adoção do Microsoft Fabric: gerenciamento de alterações

Ao trabalhar para melhorar a adoção de BI (business intelligence) e de dados, você deve planejar um gerenciamento de alterações eficaz. No contexto do BI e de dados, o gerenciamento de alterações inclui procedimentos para lidar com o impacto das alterações sobre as pessoas em uma organização. Esses procedimentos protegem contra disrupções e perda de produtividade devido às mudanças em soluções ou processos.

Um gerenciamento de alterações efetivo melhora a adoção e a produtividade porque:

• Ajuda os criadores de conteúdo e os consumidores a usar as análises com mais eficiência e antecedência.
• Limita a redundância dos dados, ferramentas analíticas e soluções.
• Reduz a probabilidade de comportamentos arriscados que afetam os recursos compartilhados (como a capacidade do Fabric) ou a conformidade organizacional (como segurança e privacidade de dados).
• Mitiga a resistência a alterações que obstruem o planejamento e inibe a adoção pelo usuário.
• Mitiga o impacto da alteração e melhora o bem-estar do usuário, reduzindo o potencial de interrupção, estresse e conflito.

Um gerenciamento de alterações efetivo é essencial para uma adoção bem-sucedida em todos os níveis. Para gerenciar a alteração corretamente, considere as principais ações e atividades descritas nas seções a seguir.

Tipos de alterações a serem gerenciadas

Ao implementar soluções de dados e de BI, você deve gerenciar diferentes tipos de alteração. Além disso, dependendo da escala e do escopo da sua implementação, você deve tratar de diferentes aspectos da alteração.

Considere o gerenciamento dos seguintes tipos de alteração ao planejar a adoção do Fabric.

Alterações no nível do processo

As alterações em nível de processo são aquelas que afetam uma comunidade de usuários mais ampla ou toda a organização. Essas alterações normalmente têm um impacto maior e, portanto, exigem mais esforço para gerenciar. Especificamente, esse esforço de gerenciamento de alterações inclui planos e atividades específicos.

Aqui estão alguns exemplos de alterações a nível de processo.

• Altere de abordagens centralizadas para descentralizadas em relação a propriedade (alteração na propriedade e no gerenciamento de conteúdo).
• Altere a entrega de conteúdo de empresarial para departamental, ou de equipe para pessoal (alteração no escopo de entrega de conteúdo).
• Alteração da estrutura central da equipe (por exemplo, formar um Centro de Excelência).
• Alterações nas políticas de governança.
• Migração de outros produtos analíticos para o Fabric e as alterações envolvidas, como:
  • A separação de modelos e relatórios semânticos e uma abordagem baseada em modelo para análise.
  • Transição do uso de exportações ou relatórios estáticos para relatórios analíticos interativos, que podem envolver filtragem e filtragem cruzada.
  • Mudança da distribuição de relatórios como arquivos do PowerPoint ou arquivos simples para o acesso a relatórios diretamente do portal do Fabric.
  • Substituição do uso de informações em tabelas, relatórios paginados e planilhas para o uso de visualizações e gráficos interativos.
  • Mudança de uma plataforma local ou PaaS (plataforma como serviço) para uma ferramenta SaaS (software como serviço).

Alterações no nível da solução

As alterações no nível da solução são alterações que afetam uma única solução ou um conjunto de soluções. Essas alterações limitam o impacto na comunidade de usuários dessas soluções e nos processos dependentes. Embora as alterações no nível da solução geralmente tenham um impacto menor, elas também costumam ocorrer com mais frequência.

Aqui estão alguns exemplos de alterações no nível da solução.

• Alterações na lógica de cálculo de KPIs ou medidas.
• Alterações na forma como os dados mestres ou as hierarquias dos atributos de negócios são mapeados, agrupados ou descritos.
• Alterações na atualização de dados, detalhes, formato ou complexidade.
• Introdução de conceitos analíticos avançados, como análise preditiva ou prescritiva, ou estatísticas gerais (se a comunidade de usuários ainda não estiver familiarizada com esses conceitos).
• Alterações na apresentação de dados, como:
  • Estilo, cores e outras opções de formatação para recursos visuais.
  • O tipo de visualização.
  • Como os dados são agrupados ou resumidos (como a mudança de diferentes medidas de tendência central, como média, mediana ou média geométrica).
• Alterações na forma como os consumidores de conteúdo interagem com dados (como conectar-se a um modelo semântico compartilhado em vez de exportar informações para cenários de uso pessoal).

A forma como você prepara os planos e as atividades de gerenciamento de alterações dependerá dos tipos de alteração. Recomendamos que você implemente alterações gradativas para gerenciar as mudanças de forma eficaz e sustentável.

Abordar as alterações de forma gradual

O gerenciamento de alterações pode ser uma tarefa complexa. Adotar uma abordagem gradativa pode ajudá-lo a facilitar as alterações de forma sustentável. Para adotar uma abordagem gradual, identifique as alterações de maior prioridade e divida-as em partes gerenciáveis, implementando cada parte com fases iterativas e planos de ação.

As etapas a seguir descrevem como você pode lidar com as alterações de forma gradativa.

1. Defina o que irá mudar: descreva a alteração detalhando o antes e o depois. Esclareça as partes específicas do processo ou da situação que você alterará, removerá ou apresentará. Justifique por que essa alteração é necessária e quando ela deve ocorrer.
2. Descreva o impacto da alteração: para cada uma dessas alterações, estime o impacto nos negócios. Identifique quais processos, equipes ou indivíduos serão afetados pela alteração e qual será o grau de interrupção para eles. Considere também os efeitos da alteração em outras soluções ou processos dependentes. Os efeitos posteriores podem resultar em outras alterações. Além disso, considere por quanto tempo a situação permaneceu a mesma antes de ser alterada. As alterações em processos mais antigos tendem a ter um impacto maior, à medida que as preferências e as dependências surgem ao longo do tempo.
3. Identifique as prioridades: concentre-se nas alterações com o maior impacto potencial. Para cada alteração, faça uma descrição mais detalhada dessas alterações e de como elas afetarão as pessoas.
4. Planeje como implementar a alteração de forma gradual: identifique se as alterações de alto impacto podem ser divididas em estágios ou partes. Para cada parte, descreva como ela pode ser implementada gradualmente em fases para limitar o impacto. Determine se existem restrições ou dependências (por exemplo, quando as alterações podem ser feitas ou por quem).
5. Crie um plano de ação para cada fase: planeje as ações que você executará para implementar e dar suporte a cada fase da alteração. Além disso, planeje como você pode reduzir a interrupção em fases de alto impacto. Sempre que possível, inclua um plano de reversão no seu plano de ação.

Ao planejar a redução do impacto das alterações na adoção do Power BI, considere as atividades descritas nas seções a seguir.

Comunicar efetivamente a alteração

Descreva as alterações planejadas de forma clara e concisa para a comunidade de usuários. As comunicações importantes devem ser originadas do patrocinador executivo ou de outro líder com a devida autoridade. Comunique os detalhes a seguir.

• O que está mudando: qual é a situação agora e qual será após a alteração.
• Por que está mudando: o benefício e o valor da alteração para o público-alvo.
• Quando irá mudar: uma estimativa de quando a alteração entrará em vigor.
• Contexto adicional: onde as pessoas podem obter mais informações.
• Informações de contato: quem as pessoas devem entrar em contato para fornecer comentários, fazer perguntas ou levantar preocupações.

Considere manter um histórico de comunicações em seu portal centralizado. Dessa forma, é fácil encontrar comunicações, cronogramas e detalhes das alterações depois que elas ocorrerem.

Planejar treinamento e suporte

As alterações nas ferramentas, nos processos e nas soluções geralmente exigem treinamento para serem usadas com eficácia. Além disso, pode ser necessário um suporte adicional para responder às perguntas ou às solicitações de suporte.

Aqui estão algumas ações que você pode realizar para planejar o treinamento e o suporte.

• Centralize o treinamento e o suporte usando um portal centralizado. O portal pode ajudar a organizar discussões, coletar comentários e distribuir materiais de treinamento ou documentação por tópico.
• Considere usar incentivos para estimular o suporte autossustentável em uma comunidade.
• Agende horários de atendimento recorrentes para responder perguntas e fornecer orientação.
• Crie e demonstre cenários de ponta a ponta para que as pessoas pratiquem um novo processo.
• Para alterações de alto impacto, prepare os planos de treinamento e suporte que avaliam de forma realista o esforço e as ações necessárias para impedir que a alteração cause interrupções.

Envolver liderança executiva

O apoio do nível executivo é fundamental para o gerenciamento eficaz das alterações. Quando um executivo dá suporte a uma alteração, ele demonstra sua importância estratégica ou benefício para o restante da organização. Esse endosso e o reforço da liderança (abordagem top-down) é particularmente importante para alterações de alto impacto e em grande escala, que têm um maior potencial de interrupção. Para esses cenários, lembre-se de envolver ativamente seu responsável executivo para endossar e reforçar a alteração.

Envolva os stakeholders

Para gerenciar as alterações de forma eficaz, você também pode adotar uma abordagem bottom-up, envolvendo os stakeholders, que são as pessoas afetadas pela alteração. Quando você cria um plano de ação para lidar com as alterações, identifique e mobilize os principais stakeholders em sessões limitadas e focadas. Dessa forma, você pode entender o impacto da alteração para as pessoas cujo trabalho será afetado pela alteração. Anote as preocupações e as ideias deles sobre como você pode reduzir o impacto dessa alteração. Identificar possíveis efeitos inesperados da alteração com relação a outras pessoas e processos.

Lidar com a resistência à mudança

É importante lidar com a resistência à mudança, pois ela pode ter impactos negativos substanciais na adoção e na produtividade. Ao lidar com a resistência à mudança, considere as seguintes ações e atividades.

• Envolva seu responsável executivo: a autoridade, a credibilidade e a influência do responsável executivo são essenciais para dar suporte ao gerenciamento de alterações e resolver controvérsias.
• Identificar problemas de bloqueio: quando a alteração perturba a maneira como as pessoas trabalham, isso pode impedir que as pessoas realizem as tarefas de forma eficaz em suas atividades regulares. Para esses problemas de bloqueio, identifique possíveis soluções alternativas ao levar em conta as alterações.
• Concentre-se em dados e fatos em vez de opiniões: às vezes, a resistência à mudança ocorre devido a opiniões e preferências, pois as pessoas estão familiarizadas com a situação antes da alteração. Entenda por que as pessoas têm essas opiniões e preferências. Talvez seja devido à conveniência, porque as pessoas não querem investir tempo e esforço em aprender novas ferramentas ou processos.
• Concentre-se em perguntas e processos empresariais em vez de requisitos: as alterações geralmente introduzem novos processos para resolver problemas e concluir tarefas. Novos processos podem levar a uma resistência a mudanças porque as pessoas se concentram naquilo que perdem, em vez de compreenderem completamente o que há de novo e por quê.

Além disso, você pode ter um impacto significativo na resistência à mudança ao envolver os promotores e os detratores.

Identificar e envolver os promotores

Os promotores são indivíduos com voz e credibilidade em uma comunidade de usuários que defendem uma ferramenta, solução ou iniciativa. Os promotores podem ter um impacto positivo na adoção porque podem influenciar os colegas a entender e aceitar as alterações.

Para gerenciar as alterações com eficácia, você deve identificar e envolver os promotores no início do processo. Você deve envolva-los e informá-los sobre a alteração para melhor utilizar e ampliar sua argumentação.

Identificar e envolver detratores

Os detratores são o oposto dos promotores. São indivíduos com voz e credibilidade em uma comunidade de usuários que advogam contra uma ferramenta, solução ou iniciativa. Os detratores podem ter uma influência negativa significativa na adoção porque podem convencer os colegas de que a alteração não é benéfica. Além disso, os detratores podem defender soluções alternativas ou programadas para desativação, dificultando o encerramento de ferramentas, soluções ou processos antigos.

Para gerenciar as alterações com eficácia, você deve identificar e envolver os detratores no início do processo. Dessa forma, você pode reduzir o possível impacto negativo que eles têm. Além disso, se você lidar com as preocupações deles, poderá converter esses detratores em promotores, ajudando seus esforços de adoção.

Perguntas a fazer

Use perguntas como as encontradas abaixo para avaliar o gerenciamento de alterações.

• Há uma função ou uma equipe responsável pelo gerenciamento de alterações na organização? Nesse caso, como eles estão envolvidos em iniciativas de dados e BI?
• A mudança é vista como um obstáculo para a conquista do sucesso estratégico entre as pessoas na organização? A importância do gerenciamento de alterações é reconhecida na organização?
• Há promotores relevantes de soluções e processos de dados e de BI na comunidade de usuários? Por outro lado, há algum detrator importante?
• Quais esforços de comunicação e treinamento são realizados para lançar novas ferramentas e soluções de dados? Por quanto tempo eles duram?
• Como são tratadas as mudanças na comunidade de usuários (por exemplo, com novas contratações ou pessoas promovidas)? Quais atividades de integração apresentam as soluções, os processos e as políticas existentes a esses novos indivíduos?
• As pessoas que criam relatórios no Excel se sentem ameaçadas ou frustradas pelas iniciativas de automatização de relatórios com ferramentas de BI?
• Até que ponto as pessoas associam a própria identidade às ferramentas que usam e às soluções que criaram e possuem?
• Como as alterações em soluções existentes são planejadas e gerenciadas? As alterações são planejadas, com um roteiro visível ou são reativas? As pessoas recebem notificações suficientes sobre as próximas alterações?
• Com que frequência as alterações interrompem os processos e as ferramentas existentes?
• Quanto tempo leva para encerrar soluções ou sistemas herdados quando os novos ficam disponíveis? Quanto tempo leva para implementar alterações em soluções existentes?
• Até que ponto as pessoas concordam com a declaração que estou sobrecarregado com a quantidade de informações que preciso processar? Até que ponto as pessoas concordam com o sentimento de que as coisas estão mudando muito e rápido demais?

Níveis de maturidade

Uma avaliação do gerenciamento de alterações avalia a eficácia com que a organização pode implementar e reagir às alterações.

Os níveis de maturidade a seguir o ajudarão a avaliar seu estado atual de gerenciamento de alterações, no que diz respeito a dados e iniciativas de BI.

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No próximo artigo da série de roteiros da adoção do Microsoft Fabric, em conclusão, saiba mais sobre os recursos relacionados à adoção que você pode considerar valiosos.