Planejamento de registros físicos (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
No SharePoint Server 2010, você pode gerenciar registros físicos e eletrônicos no mesmo arquivamento de registros, mas eles são gerenciados de maneira diferente. Registros eletrônicos podem ser armazenados diretamente no Microsoft SharePoint Server. Registros físicos devem ser armazenados fora do SharePoint Server como, por exemplo, em caixas em um armazém. Para gerenciar registros físicos no SharePoint Server, crie um item de lista, relacione-o ao item físico e gerencie o item de lista.
Este artigo descreve como planejar o uso do SharePoint Server para gerenciar registros físicos. Ele não contém os procedimentos específicos para a implementação do seu plano. Antes de executar as atividades descritas neste tópico, é necessário que você já tenha criado um plano de arquivamento. Para obter mais informações sobre planos de arquivamento, consulte Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010.
Neste artigo:
Identificar tipos de registro
Identificar propriedades de cada tipo de registro
Organizar tipos de conteúdo
Organizar o arquivamento de registros
Planilha
Seu plano de arquivamento deve identificar os tipos de itens físicos que a sua organização considera como registros. Se esse não for o caso, atualize o plano de arquivamento de forma a incluir registros físicos. Para cada tipo de registro físico no plano de arquivamento, indique que tipo de mídia os registros serão. Por exemplo, contratos jurídicos assinados podem ser registros impressos, enquanto modelos de engenharia podem ser projetos em formato grande.
Para obter mais informações sobre planos de arquivamento, consulte Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010.
Todos os registros do mesmo tipo devem ter as mesmas propriedades. As propriedades de registros físicos que você deve levar em consideração nesta etapa de planejamento incluem:
Atributos (que se transformarão em colunas no SharePoint Server)
Processos (que se transformarão em fluxos de trabalho no SharePoint Server)
Políticas de gerenciamento de informações
Formulários
Para cada tipo de registro, identifique os atributos que você deseja capturar para registros desse tipo. Esses atributos serão colunas do tipo de conteúdo do SharePoint Server que representa esse tipo de registro. As informações que você utilizaria para categorizar registros podem ser um atributo. Dados procurados pelas pessoas também podem ser um atributo. Outros atributos de registros físicos vinculam o registro no SharePoint Server, representado por um item em uma lista, ao objeto físico que está armazenado em um local físico. O local e um determinado método de identificar o objeto físico são provavelmente atributos que você desejará capturar.
Como no caso de registros eletrônicos, é provável que você queira aplicar certas políticas aos registros físicos. Todos os registros tendem a ter uma política de expiração e uma política de auditoria. Em particular, os registros físicos podem ter uma política que exige código de barras. Uma imagem do código de barra anexado ao objeto físico poderia ser associada ao item de lista que representa o registro físico. Uma política de rotulação poderia exigir que cada objeto físico fosse rotulado com os mesmos atributos associados ao item de item que representa o objeto físico em questão. Para cada tipo de registro físico, indique se as políticas de expiração, auditoria, código de barra e rotulação são ou não são obrigatórias. Anote também qualquer política adicional necessária.
Um registro físico no SharePoint Server (um item em uma lista) é apenas um espaço reservado para o registro atual; ele não é o objeto físico propriamente dito. Portanto, é provável que você adicione processos a fim de manter os itens físicos sincronizados com as ações que são executadas nos itens de lista. Esses processos correspondem a fluxos de trabalho do SharePoint Server. Identifique os processos que devem ser associados a cada tipo de registro. Os processos comuns para registros físicos incluem os seguintes:
Descarte do registro físico quando o item de lista que o representa expirou.
Transferência do objeto físico para um local de armazenamento quando um novo item é adicionado à lista.
Recuperação do objeto físico.
Existem formulários que precisam ser associados a registros desse tipo? Talvez seja necessário um formulário para cada processo identificado. Outra opção é usar um formulário para fornecer acesso ao inventário de registros físicos.
Use a guia Registros físicos da planilha na seção Planilha para registrar as informações que você identificou sobre cada tipo de registro físico. Ainda não preencha o tipo de conteúdo referente ao tipo de registro.
A maneira mais simples de associar tipos de conteúdo a registros físicos é ter um tipo de conteúdo para cada tipo de registro físico. No entanto, se vários tipos de registros físicos compartilharem as mesmas colunas, fluxos de trabalho, políticas de gerenciamento de informações e formulários, você poderá usar um tipo de conteúdo para representar todos os tipos semelhantes de registros físicos.
Organize os tipos de conteúdo. Considere a criação de um tipo de conteúdo do qual todos os outros tipos de conteúdo para registros físicos serão descendentes. Esse tipo de conteúdo pai poderia ser derivado do tipo de conteúdo Item. Para o tipo de conteúdo pai, adicione qualquer propriedade (colunas, políticas de gerenciamento de informações, fluxos de trabalho e formulários) que seja comum aos tipos de conteúdo para todos os registros físicos.
Há duas maneiras de organizar os tipos de conteúdo após a criação do tipo de conteúdo pai.
Crie uma estrutura plana na qual cada tipo de conteúdo que representa um tipo de registro físico é um filho do tipo de conteúdo pai criado anteriormente.
Crie uma hierarquia, descendendo do tipo de conteúdo pai, com base nas semelhanças entre as propriedades dos tipos de conteúdo.
Na guia Tipos de Conteúdo da planilha, identifique cada tipo de conteúdo que representa um tipo de registro físico. Para cada tipo de conteúdo, anote seu tipo de conteúdo pai. Na coluna Colunas, insira o nome de cada coluna definida no nível do tipo de conteúdo. Não insira os nomes de colunas herdadas de outros tipos de conteúdo. Na coluna Fluxos de Trabalho, insira o nome de cada fluxo de trabalho definido no nível do tipo de conteúdo. Na coluna Políticas de Gerenciamento de Informações, insira o nome de cada política de gerenciamento de informações definida no nível do tipo de conteúdo. Na coluna Formulários, insira o nome de cada formulário definido no nível do tipo de conteúdo.
É comum usar arquivos separados para registros físicos e eletrônicos. No entanto, você pode optar por ter uma ou mais listas de itens que representam registros físicos intercaladas com as bibliotecas de documentos que contêm registros eletrônicos.
Depois de decidir em qual arquivamento de registros os registros físicos devem ser armazenados, determine como você irá organizar as listas nesse arquivamento. É possível criar pastas dentro de listas e usar essas pastas de modo a criar uma estrutura organizacional mais profunda para registros físicos. Enquanto determina que listas serão criadas, lembre-se de que tanto a navegação de metadados quanto fluxos de trabalho podem ser aplicados a listas.
Algumas ideias para organizar listas e pastas incluem:
Por tipo de registro
Da mesma maneira que os objetos físicos são organizados. (Por exemplo, uma pasta poderia representar uma caixa, enquanto os itens da pasta poderiam representar os objetos na caixa.)
Usando um esquema organizacional relacionado aos negócios, como por projeto ou por divisão
Por ano
Como os registros físicos não serão movidos do arquivo de registros com o uso da opção Enviar para, você não pode usar o organizador de conteúdo com eles. Em vez disso, o gerenciador de registros que cria o registro físico deve colocá-lo na pasta correta da respectiva lista.
Na guia Listas e pastas da planilha, insira a URL de cada lista que você identificou. Para cada lista, na coluna Tipos de Conteúdo, determine os tipos de conteúdo que serão permitidos na lista. Use as colunas Nível de Pasta 1, Nível de Pasta 2, Nível de Pasta 3 e Nível de Pasta 4 para registrar a hierarquia de pastas e subpastas na lista. Adicione mais colunas se você for aninhar pastas em mais de quatro níveis.
Use a seguinte planilha para ajudar a planejar como você irá gerenciar registros físicos:
Planilha de planejamento de registros físicoshttps://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x416
Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010