Saiba mais sobre retenção para o SharePoint e o OneDrive

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

As informações contidas neste artigo complementam Saiba mais sobre retenção porque são informações específicas para o SharePoint e o OneDrive.

Para outras cargas de trabalho, confira:

• Saiba mais sobre retenção para o Microsoft Teams
• Saiba mais sobre retenção para o Viva Engage
• Saiba mais sobre a retenção para o Exchange
• Saiba sobre a retenção para o Copilot

O que está incluído para retenção e exclusão

Todos os ficheiros armazenados no SharePoint (e no SharePoint Embedded) ou em sites do OneDrive podem ser retidos ao aplicar uma política de retenção ou etiqueta de retenção. Para o SharePoint, os sites arquivados são suportados para além dos sites ativos.

Os seguintes arquivos podem ser excluídos:

• Quando você usa uma política de retenção: Todos os arquivos em bibliotecas de documentos, que incluem quaisquer bibliotecas de documentos do Microsoft Office SharePoint Online criadas automaticamente, como Ativos de Sites.

• Quando você usa rótulos de retenção: todos os arquivos em todas as bibliotecas de documentos e todos os arquivos no nível raiz que não estão em uma pasta.

Os ficheiros que podem ser retidos e eliminados incluem os utilizados por Microsoft Loop e Copilot Pages. Para estas aplicações, os conteúdos podem ser armazenados em contentores do SharePoint Embedded. Embora os contentores não sejam sites do SharePoint, para efeitos de retenção e eliminação, comportam-se da mesma forma que os sites do SharePoint. Para obter mais informações sobre onde os ficheiros estão armazenados, veja Loop armazenamento.

Os itens da lista não são compatíveis com as políticas de retenção, mas são compatíveis com os rótulos de retenção, com exceção dos itens nas listas do sistema. Essas são listas ocultas usadas pelo Microsoft Office SharePoint Online para gerenciar o sistema e incluem o catálogo da página mestra, o catálogo de soluções e as fontes de dados. Quando os rótulos de retenção são aplicados aos itens de lista com suporte, eles sempre serão mantidos de acordo com as configurações de retenção, mas não serão excluídos se estiverem ocultos da pesquisa.

Quando você aplica um rótulo de retenção a um item de lista compatível que tem um anexo de documento:

• Para uma etiqueta de retenção padrão (não declara o item como um registro):
  • O anexo do documento não herda automaticamente as configurações de retenção do rótulo, mas pode ser rotulado de forma independente.
• Para uma etiqueta de retenção que declara o item um registro:
  • O anexo do documento herda automaticamente as configurações de retenção da etiqueta se o documento ainda não estiver etiquetado.

As definições de retenção de políticas de retenção e etiquetas de retenção não se aplicam à organização de estruturas que incluam bibliotecas, listas, pastas e Loop áreas de trabalho.

Para políticas de retenção e políticas de etiqueta: os sites do SharePoint têm de ser indexados para que as definições de retenção sejam aplicadas. No entanto, se os itens nas bibliotecas de documentos do Microsoft Office SharePoint Online forem configurados para não aparecer nos resultados da pesquisa, essa configuração não excluirá os itens das configurações de retenção.

Se um site estiver configurado com o parâmetro Set-SPOSiteLockState definido como NoAccess ou ReadOnly, os itens nesse site não podem ser eliminados com esta configuração de site.

Como funciona a retenção para o SharePoint e o OneDrive

Para armazenar o conteúdo que precisa ser retido, o Microsoft Office SharePoint Online e o OneDrive criam uma biblioteca de retenção para preservação, se não houver uma para o site. A biblioteca Detenção de Preservação é uma localização oculta do sistema que não foi concebida para ser utilizada interativamente, mas que armazena automaticamente ficheiros quando for necessário por motivos de conformidade. Não é suportado editar, eliminar ou mover estes ficheiros retidos automaticamente. Em vez disso, utilize ferramentas de conformidade, como as suportadas pela Deteção de Dados Eletrónicos , para aceder a estes ficheiros.

A biblioteca Preservation Hold funciona da seguinte forma para suportar políticas de retenção e etiquetas de retenção:

Quando um utilizador altera um item sujeito a retenção a partir de uma política de retenção ou de uma etiqueta de retenção que marca itens como um registo ou elimina qualquer item sujeito a retenção, o conteúdo original é copiado para a biblioteca Detenção de Preservação. Este comportamento permite que o utilizador altere ou elimine o conteúdo na respetiva aplicação, mantendo uma cópia do original por motivos de conformidade.

Nota de rodapé:

^* Os novos conteúdos não são copiados para a biblioteca Detenção de Preservação da primeira vez que são editados. Para manter todas as versões de um ficheiro, o controlo de versões tem de estar ativado para o site.

Esse comportamento de copiar arquivos para a biblioteca de Retenção para preservação aplica-se ao conteúdo existente quando as configurações de retenção forem aplicadas. Além disso, para políticas de retenção, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao site depois que ele foi incluído na política será mantido na biblioteca de Retenção para Preservação.

Um trabalho do temporizador limpa periodicamente a Biblioteca de Retenção para Preservação. Para o conteúdo que estiver na biblioteca de Retenção para Preservação por mais de 30 dias, esse trabalho compara o conteúdo a todas as consultas usadas pelas configurações de retenção para aquele conteúdo. Os conteúdos que são mais antigos do que o período de retenção configurado e que não aguardam revisão da disposição são eliminados da biblioteca Detenção de Preservação e da localização original, se ainda lá estiver. Esse trabalho de temporizador é executado a cada sete dias, o que significa que, juntamente com o mínimo de 30 dias, pode levar até 37 dias para que o conteúdo seja excluído da biblioteca de Retenção para Preservação.

Os utilizadores verão uma mensagem de erro se tentarem eliminar uma biblioteca, lista ou site sujeito a retenção.

Os usuários também verão uma mensagem de erro se tentarem excluir um item rotulado em qualquer uma das circunstâncias a seguir. O item não é copiado para a biblioteca de Retenção para Preservação, mas permanece no local original:

• A configuração de gerenciamento de registros que permite aos usuários excluir itens rotulados está desativada.

  Para marcar ou alterar esta definição, aceda às definições de gestão de registos no portal do Microsoft Purview ou às Etiquetas> de retenção do portal de conformidade do Microsoft Purview >Eliminação de itens. Há configurações separadas para o SharePoint e o OneDrive.

  Em alternativa, e se não tiver acesso a estas definições nos portais, pode utilizar AllowFilesWithKeepLabelToBeBeDeletedSPO e AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedODB a partir de Get-PnPTenant e Set-PnPTenant.

• O rótulo de retenção marca itens como um registro e é bloqueado.

  Somente quando o registro é desbloqueado, uma cópia da última versão é armazenada na biblioteca de Retenção para Preservação.

• O rótulo de retenção marca itens como um registro regulatório que sempre impede que o item seja editado ou excluído.

Depois de as definições de retenção serem atribuídas a conteúdos numa conta do OneDrive, site do SharePoint ou contentor do SharePoint Embedded para uma área de trabalho Loop, os caminhos que o conteúdo assume dependem se as definições de retenção devem manter e eliminar, manter apenas ou eliminar apenas. Nas explicações que se seguem, o conteúdo modificado é movido para a biblioteca Detenção de Preservação para políticas de retenção e etiquetas de retenção que marcam itens como registos (e o conteúdo é desbloqueado). Os itens que são modificados com etiquetas de retenção que não marcam itens como registos não criam cópias na biblioteca Detenção de Preservação, mas fazem quando os itens são eliminados.

Quando as configurações de retenção são reter e excluir:

1. Se o conteúdo for modificado ou excluído durante o período de retenção, uma cópia do conteúdo original existente na ocasião em que as configurações de retenção foram atribuídas será criada na Biblioteca de Retenção para Preservação. Lá, o trabalho do temporizador identifica itens cujo período de retenção expirou. Esses são movidos para a lixeira de segundo estágio, onde serão excluídos permanentemente após 93 dias. A lixeira de segundo estágio não está visível para os usuários finais (somente a lixeira de primeiro estágio está), mas os administradores de conjunto de sites podem exibir e restaurar o conteúdo de lá.

   Observação

   Para ajudar a evitar a perda de dados acidental, não excluímos mais permanentemente o conteúdo da biblioteca de Retenção para Preservação. Em vez disso, excluímos permanentemente somente o conteúdo da lixeira, portanto, todo o conteúdo da Biblioteca de Retenção para Preservação agora passará pela lixeira de segundo estágio.

2. Se o conteúdo não for modificado ou excluído durante o período de retenção, o trabalho do temporizador move o conteúdo para a lixeira de primeiro estágio no final do período de retenção. Se um usuário excluir o conteúdo da lixeira ou esvaziá-la (processo também conhecido como limpeza), o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras do primeiro e do segundo estágio. No final de 93 dias, o documento é excluído permanentemente de onde estiver, na Lixeira de primeiro ou de segundo estágio. Como a lixeira não está indexada, ela não está disponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de descoberta eletrônica não encontra conteúdos da lixeira para colocar uma retenção.

Quando as configurações forem reter somente ou excluir somente, os caminhos de conteúdo serão variações de reter e excluir:

Caminhos de conteúdo para as configurações de reter somente

1. Se o conteúdo for modificado ou excluído durante o período de retenção: uma cópia do documento original é criada na Biblioteca de Retenção para Preservação e retida até o fim do período de retenção, quando a cópia na Biblioteca de Retenção para Preservação é movida para a lixeira de segundo estágio e é excluída permanentemente após 93 dias.

2. Se o conteúdo não for modificado ou excluído durante o período de retenção: nada acontece antes e depois do período de retenção; o documento permanecerá no local original.

Caminhos de conteúdo para as configurações de excluir somente

1. Se o conteúdo for excluído durante o período configurado: o documento será movido para a lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento da lixeira ou esvaziá-la, o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e de segundo estágio. Após os 93 dias, o documento será excluído permanentemente de onde estiver, seja na lixeira de primeiro ou de segundo estágio. Se o conteúdo for modificado durante o período configurado, ele seguirá o mesmo caminho de exclusão depois do período configurado.

2. Se o conteúdo não for excluído durante o período configurado: no final do período configurado na política de retenção, o documento é movido para a lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento da lixeira ou esvaziá-la (processo também conhecido como limpeza), o documento será movido para a lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e de segundo estágio. Após os 93 dias, o documento será excluído permanentemente de onde estiver, seja na lixeira de primeiro ou de segundo estágio. Como a lixeira não está indexada, ela não está disponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de descoberta eletrônica não encontra conteúdos da lixeira para colocar uma retenção.

Como a retenção funciona com anexos de nuvem

Os anexos na nuvem são ligações incorporadas para ficheiros que os utilizadores partilham ou referenciados em interações para Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot. Podem ser retidos e eliminados quando os seus utilizadores os partilham em e-mails do Outlook e no Teams ou Viva Engage mensagens e são referenciados em interações com o Copilot. Quando você aplicável automaticamente um rótulo de retenção a anexos de nuvem, o rótulo de retenção é aplicado a uma cópia do arquivo compartilhado, que é armazenado na biblioteca de Retenção para Preservação.

Para esse cenário, recomendamos que você defina a configuração de rótulo para iniciar o período de retenção com base em quando o item é rotulado. Se você configurar o período de retenção com base em quando o item é criado ou modificado pela última vez, essa data será retirada do arquivo original no momento do compartilhamento. Se você configurar o início da retenção para ser modificado pela última vez, essa configuração não terá efeito para essa cópia na biblioteca de Retenção para Preservação.

No entanto, se o arquivo original for modificado e compartilhado novamente, uma nova cópia do arquivo como uma nova versão será salva e rotulada na biblioteca de Retenção para Preservação.

Se o arquivo original for compartilhado novamente, mas não modificado, a data rotulada da cópia na biblioteca de Retenção para Preservação será atualizada. Essa ação redefine o início do período de retenção e é por isso que recomendamos que você configure o início do período de retenção para se basear em quando o item é rotulado.

Como o rótulo de retenção não é aplicado ao arquivo original, o arquivo rotulado nunca é modificado ou excluído por um usuário. O arquivo rotulado permanece na biblioteca de Retenção para Preservação até que o trabalho de timer identifique que seu período de retenção expirou. Se as configurações de retenção forem definidas para excluir itens, o arquivo será movido para o Lixeira de segundo estágio, onde será excluído permanentemente no final de 93 dias:

A cópia armazenada na biblioteca de Retenção para Preservação normalmente é criada dentro de uma hora a partir do anexo de nuvem que está sendo compartilhado.

Para proteger contra o ficheiro original que está a ser eliminado ou movido pelos utilizadores antes de a cópia poder ser criada e etiquetada, os ficheiros em localizações incluídas na política de etiquetagem automática são automaticamente copiados para a biblioteca da Suspensão de Preservação se forem eliminados ou movidos. Estes ficheiros têm um período de retenção temporário de um dia e, em seguida, seguem o processo de limpeza padrão descrito nesta página. Quando o ficheiro original tiver sido eliminado ou movido, a cópia para reter anexos na nuvem utiliza esta versão do ficheiro. A retenção automática e temporária de ficheiros eliminados ou movidos na biblioteca Preserve Hold é exclusiva das políticas de etiquetagem automática para anexos na cloud.

Como funciona a retenção com o conteúdo do OneNote

Quando aplica uma política de retenção a uma localização que inclui conteúdos do OneNote ou uma etiqueta de retenção para uma pasta do OneNote, as diferentes secções do OneNote herdam as definições de retenção como ficheiros individuais. As páginas de cada secção estão contidas no ficheiro e herdam as definições de retenção da secção principal.

Devido a esta estrutura, cada secção será mantida e eliminada individualmente (com todas as respetivas páginas), de acordo com as definições de retenção que especificar.

Apenas as secções são afetadas pelas definições de retenção que especificar. Por exemplo, embora você veja uma data modificada para cada bloco de anotações individual, essa data não é usada pela retenção do Microsoft 365.

Como funciona a retenção com versões de documentos

O controle de versão é um recurso de todas as listas de documentos e bibliotecas no Microsoft Office SharePoint Online e Microsoft OneDrive. Por predefinição, o controlo de versões mantém um mínimo de 500 versões principais, embora possa alterar este limite. Para saber mais, confira Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca e Como funciona o controle de versão em listas e bibliotecas.

Quando um documento com versões está sujeito às definições de retenção para reter esse conteúdo e não está marcado como um registo, a forma como as versões são armazenadas na biblioteca Preservação da Suspensão mudou em julho de 2022 para melhorar o desempenho. Agora, todas as versões desse ficheiro são mantidas num único ficheiro na biblioteca Preservation Hold. Antes da alteração, as versões eram copiadas para a biblioteca de Retenção para Preservação como arquivos separados e, após a alteração, permanecem como arquivos separados.

Se a etiqueta não marcar o item como um registo e as definições de retenção estiverem configuradas para eliminar o item no final do período de retenção:

• Se o período de retenção for baseado no momento em que o conteúdo foi criado, quando etiquetado ou quando um evento é iniciado, cada versão tem a mesma data de expiração que o documento original. O documento original e suas versões expiram ao mesmo tempo.

• Se o período de retenção for baseado em quando o conteúdo foi modificado pela última vez:

  • Depois da alteração em que todas as versões do arquivo são mantidas em um único arquivo na biblioteca de Retenção para Preservação: cada versão tem a mesma data de validade que a última versão do documento. A última versão do documento e suas versões expiram ao mesmo tempo.
  • Antes da alteração em que as versões foram copiadas para a biblioteca de Retenção para Preservação como arquivos separados: cada versão tem sua própria data de validade com base em quando o documento original foi modificado para criar essa versão. O documento original e suas versões expiram independentemente um do outro.

Quando a ação de retenção é excluir o documento, todas as versões que não estão na Biblioteca de Retenção para Preservação serão excluídas ao mesmo tempo, de acordo com a versão atual.

Para itens sujeitos a uma política de retenção (ou uma suspensão do descoberta eletrônica), os limites de versão da biblioteca de documentos são ignorados até que o período de retenção do documento seja atingido (ou a suspensão da descoberta eletrônica seja liberada). Nesse cenário, as versões antigas não são eliminadas automaticamente e os usuários são impedidos de excluir versões.

Esse não é o caso dos rótulos de retenção quando o conteúdo não está sujeito a uma política de retenção (ou uma retenção de descoberta eletrônica). Em vez disso, os limites de controle de versão são cumpridos, de modo que as versões mais antigas sejam automaticamente excluídas para acomodar novas versões, mas os usuários ainda poderão excluir versões.

Como funciona a retenção com o Arquivo do Microsoft 365

Para os administradores, há muito pouca alteração na forma como as políticas de retenção e as etiquetas de retenção funcionam e são geridas para sites que utilizam o Arquivo do Microsoft 365. Por exemplo, a configuração de política predefinida de todos os sites inclui automaticamente sites arquivados, bem como sites ativos. Um site ativo incluído numa política de retenção e, em seguida, alterado para ser um site de arquivo continuará sujeito às definições de configuração na política de retenção. O mesmo se aplica aos itens etiquetados num site que fica arquivado. Pode criar uma nova política de retenção para um site arquivado e aplicar automaticamente etiquetas de retenção para sites arquivados. Os itens ainda suportam a revisão da disposição, as ações do Power Automate, o modo de simulação são suportados, a pesquisa de políticas, os âmbitos adaptáveis e o Microsoft API do Graph aplicar e gerir etiquetas de retenção através de programação são suportados para sites arquivados.

A única exceção é para anexos na nuvem, em que um item que esteja atualmente num site arquivado não será retido com uma política de etiqueta de retenção de aplicação automática. Os anexos na nuvem retidos a partir de um site ativo continuam sujeitos às definições de configuração na etiqueta de retenção.

Uma vez que os utilizadores não conseguem ver e interagir com itens em sites arquivados, as ações de utilizador normalmente suportadas para etiquetas de retenção não serão possíveis. Por exemplo, aplicar ou remover manualmente etiquetas de retenção, bloquear e desbloquear registos, editar propriedades de registo que incluem o nome e a descrição. Da mesma forma, embora o portal do Microsoft Purview e o portal de conformidade do Microsoft Purview suportem a revisão da disposição, os conteúdos de um item em revisão de eliminação não podem ser apresentados e a ligação do URL para o item não funcionará.

Quando um usuário sair da organização

SharePoint:

Quando um usuário sai organização, qualquer conteúdo criado por ele não será afetado porque o SharePoint é considerado um ambiente colaborativo, ao contrário da caixa de correio ou da conta OneDrive de um usuário.

OneDrive:

Se um usuário sair da sua organização, todos os arquivos que estão sujeitos a uma política de retenção ou que tenham um rótulo de retenção permanecerão sujeitos às configurações de retenção durante o período de retenção especificado na política ou rótulo. Durante esse tempo, todo o acesso de compartilhamento continua a funcionar e o conteúdo continua a ser descoberto pela Pesquisa de Conteúdo e Descoberta Eletrônica.

Quando o período de retenção expira e as configurações de retenção incluem uma ação de exclusão, o conteúdo é movido para a Lixeira do Conjunto de Sites e não está acessível a ninguém, exceto ao administrador.

Instruções de configuração

Se você não estiver pronto para configurar a retenção no Microsoft 365, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Se você estiver pronto para configurar uma política de retenção ou rótulo de retenção do Exchange, consulte as instruções a seguir:

• Criar e configurar políticas de retenção
• Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
• Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo