Passo 3: Âmbito do tamanho da audiência e determinar as preferências de audiência

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Saiba mais sobre as necessidades e preferências da sua audiência antes de começar a planear a sua estratégia de comunicação. Considere quem precisa das informações que está a comunicar e a melhor forma de as contactar. Defina o âmbito do tamanho da sua audiência e, em seguida, determine os canais certos para comunicações.

Melhores práticas ao analisar o público-alvo

  • Estimar o tamanho da audiência
    Conheça o tamanho geral da sua audiência de destino para que possa escolher as ferramentas e métodos certos para os alcançar. Por exemplo, algumas opções de eventos em direto têm uma capacidade máxima de 25 000 pessoas.
  • Compreender onde a sua audiência normalmente obtém informações
    É melhor conhecer os utilizadores em aplicações que já estão a utilizar para trabalhar. Por exemplo, se a sua audiência for trabalhadores de primeira linha que geralmente utilizam o Microsoft Teams, quer certificar-se de que a sua comunicação será partilhada e pode ser visualizada no Teams.
  • Saiba mais sobre como o seu público-alvo comunica normalmente
    Algumas audiências não conseguem participar num evento em direto ou watch uma gravação de evento, pelo que serão necessários métodos de comunicação alternativos. Por exemplo, se a sua audiência for trabalhadores remotos que recebem principalmente notícias no SharePoint, pode optar por publicar apenas notícias no SharePoint e, em seguida, promover notícias no Viva Engage e no Teams para o resto da organização.
  • Direcionar audiências específicas com grupos do Microsoft 365
    Organize o seu público em Grupos do Microsoft 365. É provável que os utilizadores estejam em mais do que um grupo. Isto torna muito mais fácil enviar mensagens de e-mail e utilizar ferramentas como a segmentação de audiências no SharePoint.

Comece por compreender o ambiente de trabalho e as preferências do dispositivo da sua audiência

O tamanho da audiência ajuda-o a restringir potenciais soluções de comunicação em combinação com considerações sobre como, quando e onde o seu público-alvo trabalha. As comunicações empresariais devem ter como objetivo encontrar os trabalhadores onde se encontram e facilitar a participação e participação. Tenha em atenção que um determinado indivíduo na sua organização pode estar em mais do que um grupo.

Trabalhadores de linha de frente

Os trabalhadores de primeira linha são membros da equipa que não se sentam numa secretária ou em frente a um computador de secretária durante a maior parte do trabalho. Esta audiência inclui profissionais de saúde, trabalhadores de fábrica, pessoal de retalho, equipas de vendas e equipas de suporte.

  • É provável que esta audiência esteja a utilizar o respetivo dispositivo móvel a maior parte do tempo para trabalhar
  • As comunicações têm de ser concisas, fáceis de aceder e visualmente envolventes
  • É pouco provável que esta audiência possa participar num evento de uma só vez, pelo que deve planear gravar e partilhar o evento numa mensagem de notícias ou e-mail
  • Considere utilizar Viva Connections para criar uma experiência de comunicação envolvente que ajude as organizações a manterem-se ligadas

Trabalhadores no escritório

Normalmente, os trabalhadores no escritório sentam-se numa secretária e utilizam um computador para a maioria dos seus trabalhos num ambiente de escritório tradicional. Os trabalhadores no escritório podem não trabalhar no escritório todos os dias e podem até trabalhar em mais do que um escritório.

  • É provável que esta audiência utilize um dispositivo de ambiente de trabalho a maior parte do tempo, mas pode realizar determinadas reuniões num dispositivo móvel
  • Esta é a única audiência que pode participar num evento presencial, mas as agendas variam

Audiências remotas

As audiências remotas não funcionam numa localização centralizada do escritório e podem até trabalhar a partir de casa. Esta audiência inclui colaboradores a tempo inteiro, fornecedores e trabalhadores contratados, como trabalhadores de gig, agências, consultores e outras funções em que a maioria do trabalho ocorre numa secretária ou em frente a um computador.

  • Esta audiência utiliza uma combinação de dispositivos, mas o principal utiliza um dispositivo de ambiente de trabalho
  • Os públicos remotos são bons candidatos para eventos em direto, Q moderado&A e conversas em direto no Viva Engage ou no Microsoft Teams, uma vez que a maioria das pessoas pode participar em conjunto
  • As audiências remotas são mais propensas a sofrer de fadiga nas reuniões e a olhar para um ecrã a maior parte do dia, pelo que as comunicações diversificadas que não requerem uma câmara ou um ecrã de ambiente de trabalho são ideais

Audiências híbridas

A maioria das organizações consiste em vários públicos e planeia a comunicação para uma audiência híbrida. O público híbrido é uma mistura de audiências. As misturas comuns são trabalhadores remotos e trabalhadores no escritório, trabalhadores no escritório e trabalhadores de primeira linha. Algumas organizações podem ter trabalhadores de primeira linha, trabalhadores no escritório e trabalhadores remotos. Em alguns cenários, pode estar a tentar alcançar um público semelhante, mas estes funcionam em diferentes fusos horários ou localizações, o que também os torna uma audiência híbrida.

  • A comunicação híbrida tem de ser especialmente inclusiva para acomodar outros horários de trabalho, acesso à Internet, idiomas e fusos horários
  • Considere utilizar mais do que um canal ou método de comunicação para alcançar membros da equipa com estilos de trabalho diferentes
  • Criar canais de feedback que permitam que as pessoas participem em conversações, partilhem a respetiva perspetiva e rede com outras pessoas

Em seguida, defina o âmbito do tamanho da sua audiência

Compreender o tamanho da sua audiência ajuda-o a restringir o que as aplicações do Microsoft 365 ajudam a atingir os seus objetivos. Depois de determinar as suas audiências, pode utilizar um - ou uma combinação de métodos - para partilhar notícias, anúncios e muito mais.

Exemplo de audiência Tamanho Potenciais aplicações e método
Equipas, funções, regiões, departamentos e projetos específicos 300 a 20.000 Enviar um email
Publicar notícias do SharePoint
Publicar num canal do Teams
Agendar uma reunião do Teams
Publicar numa comunidade Viva Engage
Organizar um evento em direto do Teams
Alojar um evento em direto Viva Engage
Departamentos ou regiões inteiros 5.000 a 20.000 Todas as opções acima, para além de:

Stream canal ou evento em direto no Stream
Todos os funcionários Até 25 000 Todas as opções acima, para além de:

Utilize Viva Connections para trazer notícias, eventos e ferramentas para um único local
25.000 a 100.000 Eventos em direto do Microsoft 365*
Publicar notícias do SharePoint
Enviar um email
*Os eventos em direto com até 100 000 participantes podem ser planeados através do programa de assistência a eventos em direto do Microsoft 365

Considerações para grandes audiências

Saiba mais sobre as considerações à medida que define o âmbito do seu tamanho de audiência. As audiências pequenas são simples e têm um risco relativamente baixo no que diz respeito à proteção de dados e durabilidade dos conteúdos. À medida que o tamanho da audiência aumenta, os riscos e considerações também aumentam, como acessibilidade, opções multilingues e segurança de dados.

Acessibilidade

A acessibilidade é importante para todas as organizações e, especialmente, para as comunicações empresariais. Garantir que os conteúdos são benefícios acessíveis para todos. A acessibilidade inclui garantir que os conteúdos no SharePoint podem ser facilmente consumidos, limitar o ruído de fundo nas reuniões do Teams, ativar as legendas no ecrã para eventos em direto e muito mais. Saiba mais sobre acessibilidade e aplique aprendizagens para satisfazer as necessidades das suas audiências:

Opções multilingues

Parte de garantir que o conteúdo é acessível é saber quando os conteúdos devem estar disponíveis em mais do que um idioma. Isto é especialmente importante para comunicações que abrangem mais do que uma região e um país.

Proteção e conformidade de dados

Partilhar informações confidenciais e documentos com grandes audiências impõe sempre riscos de dados. A Microsoft tem muitas ferramentas que ajudam a proteger dados, evitar a perda de dados e garantir que as pessoas certas têm o acesso certo às informações. Reveja como classificar sites e documentos do SharePoint, partilha de convidados e como configurar equipas e canais na Microsoft para conversações que incluam dados confidenciais ou confidenciais.

Por fim, saiba como direcionar conteúdos, conversações e eventos para audiências específicas

Independentemente da aplicação que escolher para impulsionar as suas comunicações, existem mais serviços do Microsoft 365 que podem ser utilizados para garantir que o conteúdo certo chega à audiência certa.

Organizar e criar Grupos do Microsoft 365

Planear e organizar Grupos do Microsoft 365 em diferentes audiências com base na função, região, departamento e divisão será útil ao produzir e lançar comunicações empresariais. A maioria das aplicações depende de Grupos do Microsoft 365 para direcionar conteúdos, por exemplo, e-mail no Outlook, reuniões virtuais no Teams, permissões para sites do SharePoint e muito mais.

Saiba mais sobre como gerir Grupos do Microsoft 365 e como criar Grupos do Microsoft 365.

Utilizar a segmentação de audiências no SharePoint

Para a comunicação que ocorre no SharePoint, tem acesso a uma funcionalidade chamada segmentação de audiências. A segmentação de audiências ajuda os conteúdos mais relevantes a chegar às audiências certas. Ao ativar a segmentação de audiências, os conteúdos específicos são priorizados para audiências específicas através de Grupos do Microsoft 365 através de peças Web do SharePoint, bibliotecas de páginas e ligações de navegação.

Captura de ecrã a mostrar a funcionalidade de segmentação de audiências na navegação de sites do SharePoint.

A segmentação de audiências pode ser aplicada a vários componentes no SharePoint e pode ser especialmente útil:

A seguir

Passo 4:começar a planear o seu cenário