Definir os resultados e o sucesso da adoção do Microsoft Teams

Para cada cenário ou serviço de negócios que você moderniza, é fundamental definir como é o sucesso para sua empresa. Você terá coletado essas informações para seus cenários iniciais conforme mapeou-as em sua fase anterior. À medida que você se prepara para sua implementação de escala, você precisará revisitar e expandir esses importantes critérios de sucesso.

O que se segue é uma estratégia recomendada para mapear esses critérios. Há muitas abordagens válidas para esta etapa. Você pode seguir nosso guia ou seguir o guia do parceiro da Microsoft com o qual você pode estar trabalhando. Seja qual for o método escolhido, verifique se os resultados de seus negócios são compatíveis com a implementação técnica de seus serviços e os objetivos gerais da sua organização.

Há quatro categorias de resultados que podem ser priorizados para sua empresa. Eles estão interconectados e formam a base da modernização e transformação digital que os funcionários individuais experimentarão.

O exemplo de resultados em cada categoria é:

• Organizacional

  • Transformação cultural
  • Retenção de funcionários
  • Aquisição de talentos
  • Engajamento social
  • Agilidade operacional

• Cultural

  • Sentimento do funcionário
  • Recomendações de funcionários
  • Comentários do cliente
  • Medidas de inovação (por exemplo, fórum de ideias contribuições, hackathons, compromissos de inovação de produtos)

• Tangível

  • Impactos da experiência do cliente (serviço mais rápido, redução de incidentes de serviço, indicação do cliente/participação do programa de fidelidade)
  • Economia de custos
  • Geração de receita
  • Segurança de dados
  • Simplificação do processo
  • Aposentadoria de sistemas herdados

• Individuais

  • Uso de ferramentas desejadas
  • Moral do funcionário
  • Produtividade dos funcionários
  • Envolvimento dos funcionários
  • Geração de ideias

Em geral, você deve pensar nessas medidas agregando para criar um quociente de alteração para sua empresa dessa maneira:

Selecionar uma estratégia de habilitação de serviço

O Teams é uma tecnologia transformadora, portanto, dependendo do tamanho da sua organização e das tecnologias existentes, você pode adotar abordagens diferentes. Considere estas estratégias:

A seguir estão nossas recomendações para a maioria das organizações de clientes. No entanto, há exceções. Para obter diretrizes para qualquer cenário não abordado aqui, faça suas perguntas em nossa comunidade de adoção de condução ou entre em contato com a equipe do FastTrack ou a rede de parceiros da Microsoft.

• Escolha Teams First ou Teams Core: a maioria das organizações tem um investimento existente em tecnologia da Microsoft. Você pode estar habilitando mais de uma carga de trabalho por vez, como Exchange Online, OneDrive for Business ou SharePoint. Nesses casos, selecionar o Teams First ou o Teams Core é uma escolha sábia. Ele permitirá que seus usuários se acostumem com a experiência de colaboração aprimorada do Teams. Em seguida, sua equipe de projeto de colaboração pode planejar a implantação de recursos adicionais e o treinamento e o suporte necessários para que eles sejam bem-sucedidos.

• Escolha Teams Go Big: Em novas organizações de clientes do Microsoft 365 ou Office 365, geralmente é melhor adotar uma abordagem do Teams Go Big para minimizar a fadiga de mudança causada pelo aprendizado de novas tecnologias várias vezes. Você terá o maior benefício ao habilitar o Teams para colaboração e reuniões principais, SharePoint, OneDrive, Planner e outras cargas de trabalho e permitindo que seus funcionários aprendam sobre eles no contexto da implantação do Teams.

  O Teams Go Big também é a estratégia de habilitação preferencial para organizações com menos de 1.000 funcionários que desejam simplificar a comunicação e o engajamento dos funcionários. O uso da equipe em toda a organização pode reunir pessoas para examinar tarefas e iniciativas comuns em qualquer dispositivo.

• Escolha Lado a lado: para organizações que estão usando Skype for Business para conferência de áudio, suporte para dispositivos de sala de conferência ou recursos de voz na nuvem, recomendamos executar o Teams e o Skype lado a lado para familiarizar seus funcionários com os principais recursos de colaboração, ao mesmo tempo em que planejamos sua migração de Skype for Business em um momento conveniente para sua empresa. Observe que executar ambos os clientes lado a lado pode introduzir confusão do usuário sobre qual ferramenta usar, portanto, recomendamos manter essa fase em sua jornada de adoção curta.

• Escolha Migração: migrar de Skype for Business para o Teams tem componentes adicionais de uma perspectiva técnica, mas a jornada de adoção do usuário tem os mesmos componentes de uma implementação do Teams Go Big. Além disso, você estará educando as pessoas sobre a experiência e a interface da reunião do Teams, o novo comportamento de chat persistente e outros elementos da experiência que são diferentes de Skype for Business.

Para cada estratégia de habilitação, é essencial trabalhar em estreita colaboração com sua equipe de preparação técnica para garantir que seu ambiente forneça uma ótima experiência para os funcionários.

Decisão: selecione uma estratégia de habilitação que dê melhor suporte aos resultados de seus negócios para o Microsoft Teams e que possa ser habilitada pela sua equipe de implementação técnica. Essa é uma decisão conjunta entre liderança de TI, líderes de gerenciamento de programas e especialistas em adoção de usuários. Essa decisão geralmente cabe ao stakeholder executivo que é o maior proprietário de sucesso do Microsoft Teams ou serviços de colaboração em sua organização.

Melhores Práticas: as estratégias de habilitação podem ser apropriadas para uma determinada fase do seu projeto ou cronograma de implementação divisional. Use personas-chave e suas necessidades para fazer seleções. Trabalhe em estreita colaboração com sua equipe de implementação técnica para garantir uma experiência de alta qualidade para seus usuários.

Engage stakeholders

As expectativas de comunicação e gerenciamento são elementos-chave em um projeto de mudança bem-sucedido. É importante comunicar regularmente sua visão geral e seu progresso em direção a esse objetivo para seus stakeholders e outros em sua organização.

Decisão: decida seu ritmo e método para se comunicar com seus stakeholders em alinhamento com a cultura da sua empresa. Direcione suas comunicações para os vários níveis de engajamento e interesse em toda a sua organização.

Opção: para criar uma base de dados de conhecimento contínua de informações sobre seu projeto, considere usar páginas de notícias em seu site de comunicação do SharePoint. A biblioteca de páginas de notícias (páginas do site no site do SharePoint associadas à sua equipe de planejamento) pode ser tornada pública para que elas possam ser compartilhadas com todas as partes interessadas.

Expandir sua equipe de implementação

Em uma organização grande, você deve tentar incorporar várias funções diferentes em sua ampla fase de habilitação. Isso pode incluir patrocinadores comerciais adicionais, equipe de suporte de TI, membros adicionais em sua comunidade campeã e, em alguns casos, pessoal formal de gerenciamento de alterações ou treinamento. A ilustração abaixo mostra uma equipe de adoção em larga escala que permite uma separação de tarefas.

Em uma organização menor, uma ou mais dessas funções podem ser executadas por um único indivíduo, mas as habilidades necessárias permanecem as mesmas. Habilidades técnicas, de comunicação e de treinamento são importantes em um projeto de mudança bem-sucedido.

Expanda suas políticas de governança e gerenciamento de informações

Depois de selecionar sua estratégia de habilitação, você estará pronto para revisitar e dimensionar as decisões de governança que tomou na Fase 1. Revisite as decisões 1 a 6 do início rápido da Governança para expandir essas políticas em alinhamento com os usuários de negócios que usarão o Teams.

Práticas recomendadas de provisionamento e gerenciamento de nível de equipe de exemplo:

Simplificar o envolvimento comercial

Uma parte essencial para impulsionar a transformação digital e o uso no Microsoft Teams é trabalhar com suas unidades de negócios para entender quais necessidades, oportunidades e dificuldades elas têm. Embora semelhante à conversa tradicional de TI com empresas, seu foco deve estar no que é necessário. Ouça antes de migrar para requisitos técnicos. Em muitos casos, os recursos fora da caixa no Teams atenderão às necessidades da sua organização.

Prática recomendada: antes de considerar o desenvolvimento de uma solução personalizada, certifique-se de que sua organização esteja usando totalmente os recursos de fora da caixa do Microsoft 365 ou Office 365. O desenvolvimento de soluções personalizadas sempre incorre em custos de longo prazo para seus departamentos de TI e suporte.

Siga as etapas a seguir para simplificar seu trabalho com unidades de negócios. Reconheça que, em corporações multinacionais muito grandes, esse processo pode continuar muito depois da primeira implantação em larga escala do Microsoft Teams:

1. Encontre-se com os principais influenciadores em uma unidade de negócios antes de envolver o executivo para obter insights e alinhamento.
2. Entenda suas soluções atuais para cenários comuns (email, SharePoint, Viva Engage e outros produtos).
3. Inicie pequeno selecionando cenários que mapeiam para dificuldades de alto impacto, de baixo/médio à medida que você dimensiona,
4. Capturar comentários e desenvolver campeões com conhecimento de unidade de negócios para dar suporte à transição,
5. Configure pontos de marcar mensais para discutir o progresso e priorizar o atraso de projetos adicionais.

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