Utilizar ofícios para agrupar serviços

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Os ofícios permitem-lhe agrupar tipos de incidente da sua maneira preferida. Configure os ofícios e as coberturas de ofício para simplificar a criação de ordens de intervenção e os serviços fornecidos numa localização funcional, para uma conta de serviço ou para contas em localizações. A utilização de ofícios adiciona outra camada de detalhes para criar relatórios e filtrar gráficos em relatórios.

Pré-requisitos

Um administrador tem de ativar Ofícios.

Criar ofícios

Antes de poder mapear tipos de incidente para um ofício, um admin tem de definir os ofícios disponíveis para a sua empresa.

  1. Aceda a Definições>Geral>Ofícios.
  2. Selecione Novo.
  3. Escolha o Tipo para o ofício. A escolha da Cobertura define a conta ou a localização funcional que um ofício cobre. Exclusão remove a cobertura de ofício da conta ou localização funcional.
  4. Atribua um nome ao ofício e Guarde-o.

Captura de ecrã de uma lista de ofícios.

Mapear ofícios para tipos de incidente

Para agrupar tipos de incidentes por ofício e criar relatórios com base em ofícios, um admin tem de configurar o mapeamento. Um tipo de incidente só pode mapear para um ofício.

  1. Aceda a Definições>Ordens de Intervenção>Tipos de Incidente.
  2. Abra o registo de tipo de incidente que pretende mapear para um ofício.
  3. No separador Detalhes, escolha o valor no campo Ofício.

Captura de ecrã de um registo de tipo de incidente com um ofício mapeado.

Configurar coberturas de ofícios

A cobertura de ofício define que ofícios são abrangidos por uma conta ou localização para assegurar que é fornecido o nível de serviço correto. Por exemplo, se uma localização não tiver ar condicionado, não deverá ser possível criar um incidente relacionado com o sistema de AC (ar condicionado) para essa localização. A mesma lógica se aplica a contas se o contrato de serviço não incluir manutenção de AVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado).

  1. Aceda a Definições>Geral>Coberturas de ofícios.
  2. Selecione Novo.
  3. Escolha um ofício e selecione uma conta, uma localização funcional ou ambas.
  4. Guarde a cobertura de ofício.

Captura de ecrã com a lista de coberturas de ofícios.

Em alternativa, também pode mostrar a Cobertura de Ofício como entidade relacionada com as suas Contas e configurar a cobertura de ofício a partir daí. Dessa forma, poderá ver a cobertura de ofício com as suas contas de serviço e a cobertura de ofício é mapeada automaticamente para a conta certa.

Exemplo de cobertura de ofício

Cobertura de ofício

Account Ofício Localização Type
Contoso Canalização - Cobertura
Contoso AVAC Washington Cobertura
- Canalização Califórnia Cobertura
- Telhados Nevada Cobertura
Contoso Telhados Nevada Exclusão

Ordem de intervenção

Account Ofício Localização Validação Razão
Contoso Canalização Arizona Coberto A canalização para a Contoso não está restringida a uma localização funcional.
Contoso Telhados Washington Não coberto Os telhados para a Contoso não tem cobertura de ofício definida.
Contoso AVAC Porto Coberto O HVAC para a Contoso abrange o estado de Washington e Seattle fica no estado de Washington.
Northwind Traders Canalização São Francisco Coberto A canalização está coberta, independentemente da conta de serviço ser da Califórna e de São Francisco ser na Califórnia.
Northwind Traders Telhados Los Angeles Não coberto Os telhados, independentemente da conta do serviço, só estão cobertos no Nevada. Los Angeles fica na Califórnia.
Contoso Telhados Las Vegas Não coberto Os telhados para a Contoso têm uma exclusão definida para o Nevada. Las Vegas fica no Nevada.

Próximos passos