Processo de solicitação e notificações por e-mail no gerenciamento de direitos
Quando um usuário envia uma solicitação para um pacote de acesso, um processo começa a entregar essa solicitação de acesso. O gerenciamento de direitos envia notificações por e-mail para aprovadores e solicitantes quando eventos importantes ocorrem durante o processo. Este artigo descreve o processo de solicitação e as notificações por e-mail enviadas.
Quem pode solicitar um pacote de acesso
As configurações de catálogo, pacote de acesso e política controlam se um usuário pode solicitar um pacote de acesso.
- A configuração de catálogo de Habilitado determina se os usuários podem solicitar pacotes de acesso no catálogo.
- A configuração de catálogo de Habilitado para usuários externos determina se os usuários que são de diretórios externos podem solicitar pacotes de acesso no catálogo.
- A configuração do pacote de acesso de Oculto determina se os usuários podem ver o pacote de acesso em Meu acesso. Ele não limita se um usuário que tem um link para o pacote de acesso pode solicitá-lo.
- A lista de pacotes de acesso de pacotes e grupos de acesso incompatíveis determina se os usuários que já têm outras atribuições podem solicitar.
- As configurações de política dentro do pacote de acesso determinam quem pode solicitar.
Processo de pedido
Um usuário que precisa acessar os recursos em um pacote de acesso pode enviar uma solicitação de acesso. Dependendo da configuração da política, a solicitação pode exigir uma aprovação. Quando uma solicitação é aprovada, um processo começa a atribuir o acesso do usuário a cada recurso no pacote de acesso. O diagrama a seguir mostra uma visão geral do processo e dos diferentes estados:
| Condição | Description |
|---|---|
| Submetido | O usuário envia uma solicitação. |
| Aprovação pendente | Se a política de um pacote de acesso exigir aprovação, uma solicitação será movida para aprovação pendente. |
| Fora do prazo | Se nenhum aprovador aprovar uma solicitação dentro do tempo limite da solicitação de aprovação, a solicitação expirará. Para tentar novamente, o usuário precisa reenviar sua solicitação. |
| Negado | O aprovador nega o pedido. |
| Aprovado | O aprovador aprova um pedido. |
| Entrega | O usuário não recebeu acesso a todos os recursos no pacote de acesso. Se este for um usuário externo, o usuário pode não ter acessado o diretório de recursos ainda. Eles também podem não ter aceitado o pedido de consentimento. |
| Entregues | O usuário recebeu acesso a todos os recursos no pacote de acesso. |
| Parcialmente entregue | O usuário ainda não recebeu acesso a todos os recursos no pacote de acesso. |
| Acesso alargado | Se as extensões forem permitidas na política, o usuário estendeu a atribuição. |
| Acesso expirado | O acesso do usuário ao pacote de acesso expirou. Para obter acesso novamente, o usuário tem que enviar uma solicitação. |
Notificações por e-mail
Se você for um aprovador, receberá notificações por e-mail quando precisar aprovar uma solicitação de acesso. Você também recebe notificações quando uma solicitação de acesso é concluída. Também lhe são enviadas notificações por e-mail que indicam o estado do seu pedido se for um requerente.
Os diagramas a seguir mostram quando essas notificações por e-mail são enviadas aos aprovadores ou ao solicitante. Consulte a tabela de notificações por e-mail para encontrar o número correspondente às notificações por e-mail exibidas nos diagramas.
Nota
Se o administrador atribuir diretamente um usuário a um pacote de acesso, você não receberá uma notificação por e-mail quando uma solicitação de acesso for concluída ou negada. As notificações por e-mail são enviadas somente quando um usuário faz uma solicitação de acesso.
Primeiros aprovadores e suplentes
O diagrama a seguir mostra a experiência dos primeiros aprovadores e aprovadores alternativos e as notificações por e-mail que eles recebem durante o processo de solicitação:
Requerentes
O diagrama a seguir mostra a experiência dos solicitantes e as notificações por e-mail que eles recebem durante o processo de solicitação:
Homologação em várias fases
O diagrama a seguir mostra a experiência dos aprovadores dos estágios 1 e 2 e as notificações por e-mail que eles recebem durante o processo de solicitação:
Tabela de notificações por e-mail
A tabela a seguir fornece mais detalhes sobre cada uma dessas notificações por e-mail. Para gerenciar esses e-mails, você pode usar regras. Por exemplo, no Outlook, você pode criar regras para mover os e-mails para uma pasta se o assunto contiver palavras dessa tabela. As palavras são baseadas nas configurações de idioma padrão do locatário onde o usuário está solicitando acesso.
| # | Assunto do e-mail | Quando enviado | Enviado para |
|---|---|---|---|
| 1 | Ação necessária: aprovar ou negar solicitação encaminhada até [data] | Este e-mail será enviado aos aprovadores alternativos da Fase 1 (após a solicitação ter sido escalada) para tomar medidas. | Aprovadores alternativos da Fase 1 |
| 2 | Ação necessária: aprovar ou negar solicitação até [data] | Este e-mail é enviado para o primeiro aprovador, se o escalonamento estiver desativado, para tomar medidas. | Primeiro aprovador |
| 3 | Lembrete: Aprovar ou negar a solicitação até [data] para [solicitante] | Esse e-mail de lembrete é enviado para o primeiro aprovador, se o escalonamento estiver desativado. O e-mail pede que tomem medidas se não o fizeram. | Primeiro aprovador |
| 4 | Aprovar ou negar o pedido até [hora] em [data] | Este e-mail é enviado para o primeiro aprovador (se o escalonamento estiver habilitado) para tomar uma ação. | Primeiro aprovador |
| 5 | Lembrete de ação necessária: aprovar ou negar a solicitação até [data] para [solicitante] | Esse e-mail de lembrete é enviado para o primeiro aprovador, se o escalonamento estiver habilitado. O e-mail pede que tomem medidas se não o fizeram. | Primeiro aprovador |
| 6 | O pedido expirou para [access_package] | Este e-mail será enviado para o primeiro aprovador e aprovador alternativo do estágio 1 depois que a solicitação expirar. | Primeiro aprovador, aprovador alternativo do estágio 1 |
| 7 | Pedido aprovado para [requerente] a [access_package] | Este e-mail é enviado para o primeiro aprovador e aprovador alternativo do estágio 1 após a conclusão da solicitação. | Primeiro aprovador, aprovador alternativo do estágio 1 |
| 8 | Pedido aprovado para [requerente] a [access_package] | Esse e-mail é enviado para o primeiro aprovador e aprovador alternativo do estágio 1 de uma solicitação de vários estágios quando a solicitação do estágio 1 é aprovada. | Primeiro aprovador, aprovador alternativo do estágio 1 |
| 9 | Pedido negado a [access_package] | Este e-mail é enviado ao solicitante quando sua solicitação é negada | Requerente |
| 10 | O seu pedido expirou para [access_package] | Este e-mail é enviado ao solicitante no final de uma solicitação de uma ou várias etapas. O e-mail notifica o solicitante de que a solicitação expirou. | Requerente |
| 11 | Ação necessária: aprovar ou negar solicitação até [data] | Este e-mail é enviado para o segundo aprovador, se o escalonamento estiver desativado, para tomar medidas. | Segundo aprovador |
| 12 | Lembrete de ação necessária: aprovar ou negar a solicitação até [data] | Esse e-mail de lembrete é enviado para o segundo aprovador, se o escalonamento estiver desativado. A notificação pede-lhes que tomem medidas, caso ainda não o tenham feito. | Segundo aprovador |
| 13 | Ação necessária: aprovar ou negar a solicitação até [data] para [solicitante] | Este e-mail é enviado para o segundo aprovador, se o escalonamento estiver habilitado, para tomar medidas. | Segundo aprovador |
| 14 | Lembrete de ação necessária: aprovar ou negar a solicitação até [data] para [solicitante] | Esse e-mail de lembrete é enviado para o segundo aprovador, se o escalonamento estiver habilitado. A notificação pede-lhes que tomem medidas, caso ainda não o tenham feito. | Segundo aprovador |
| 15 | Ação necessária: aprovar ou negar solicitação encaminhada até [data] | Este e-mail é enviado para aprovadores alternativos de estágio 2, se o escalonamento estiver habilitado, para tomar medidas. | Aprovadores alternativos da fase 2 |
| 16 | Pedido aprovado para [requerente] a [access_package] | Este e-mail é enviado para o segundo aprovador e para os aprovadores alternativos da fase 2 após a aprovação da solicitação. | Segundo aprovador, aprovadores suplentes da Fase 2 |
| 17 | Um pedido expirou para [access_package] | Este e-mail será enviado para o segundo aprovador ou aprovador alternativo, depois que a solicitação expirar. | Segundo aprovador, aprovadores suplentes da fase 2 |
| 18 | Agora você tem acesso a [access_package] | Este e-mail é enviado aos utilizadores finais para começarem a utilizar o seu acesso. | Requerente |
| 19 | Alargar o acesso a [access_package] até [data] | Este e-mail é enviado aos utilizadores finais antes de o seu acesso expirar. | Requerente |
| 20 | O acesso terminou para [access_package] | Este e-mail será enviado aos utilizadores finais após o seu acesso expirar. | Requerente |
Aceder a emails de pedido
Quando um solicitante envia uma solicitação de acesso para um pacote de acesso configurado para exigir aprovação, todos os aprovadores adicionados à política recebem uma notificação por e-mail com detalhes da solicitação, em seu estágio de aprovação. Os detalhes no e-mail incluem: nome do solicitante, organização e justificativa comercial; e as datas de início e fim do acesso solicitadas (se fornecidas). Os detalhes também incluirão quando o pedido foi enviado e quando o pedido expirará.
O e-mail inclui um link que os aprovadores podem selecionar para ir para Meu Acesso para aprovar ou negar a solicitação de acesso. Aqui está um exemplo de notificação por e-mail que é enviada a um aprovador para concluir uma solicitação de acesso:
Os aprovadores também podem receber um e-mail de lembrete. O e-mail pede que o aprovador tome uma decisão sobre a solicitação. Aqui está um exemplo de notificação por e-mail que o aprovador recebe para lembrá-lo de agir:
Aprovadores alternativos solicitam e-mails
Se a configuração de aprovadores alternativos estiver habilitada e a solicitação ainda estiver pendente, ela será encaminhada. Os aprovadores alternativos recebem um e-mail para aprovar ou negar a solicitação. Você pode habilitar aprovadores alternativos no estágio 1 e no estágio 2. Aqui está um exemplo de e-mail da notificação que os aprovadores alternativos recebem:
Tanto o aprovador quanto os aprovadores suplentes podem aprovar ou negar a solicitação.
E-mails aprovados ou negados
Quando um aprovador recebe uma solicitação de acesso enviada por um solicitante, ele pode aprovar ou negar a solicitação de acesso. O aprovador precisa adicionar uma justificativa comercial para sua decisão. Aqui está um exemplo de e-mail enviado aos aprovadores e aprovadores alternativos depois que uma solicitação é aprovada:
Quando uma solicitação de acesso é aprovada e seu acesso é provisionado, uma notificação por e-mail é enviada ao solicitante informando que ele agora tem acesso ao pacote de acesso. Eis um exemplo de notificação por e-mail que é enviada a um requerente quando lhe é concedido acesso a um pacote de acesso:
Quando uma solicitação de acesso é negada, uma notificação por e-mail é enviada ao solicitante. Aqui está um exemplo de notificação por e-mail que é enviada a um solicitante quando sua solicitação de acesso é negada:
E-mails de solicitação de acesso de aprovação em vários estágios
Se a aprovação em vários estágios estiver habilitada, pelo menos um aprovador de cada estágio deverá aprovar a solicitação antes que o solicitante possa receber acesso.
Durante a etapa 1, o primeiro aprovador recebe o e-mail de solicitação de acesso e toma uma decisão.
Depois que os primeiros ou suplentes aprovadores aprovarem a solicitação na etapa 1, a etapa 2 começa. Durante o estágio 2, o segundo aprovador recebe o e-mail de notificação de solicitação de acesso. Depois que o segundo aprovador ou aprovador alternativo no estágio-2 (se o escalonamento estiver habilitado) decidir aprovar ou negar a solicitação, os e-mails de notificação serão enviados para o primeiro e segundo aprovadores, e todos os aprovadores alternativos no estágio-1 e estágio-2, bem como o solicitante.
E-mails de solicitação de acesso expirados
As solicitações de acesso podem expirar se nenhum aprovador tiver aprovado ou negado a solicitação.
Quando a solicitação atinge a data de expiração configurada e expira, ela não pode mais ser aprovada ou negada pelos aprovadores.
Uma notificação por e-mail é enviada ao solicitante, notificando-o de que sua solicitação de acesso expirou e que ele precisa reenviar a solicitação de acesso. O diagrama a seguir mostra a experiência do solicitante e as notificações por e-mail que ele recebe quando solicita a extensão do acesso:
Aqui está um exemplo de notificação por e-mail que é enviada a um solicitante quando sua solicitação de acesso expira:
