Utilizar definições de política para gerir controlos de privacidade para o Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas

A Microsoft está empenhada em fornecer-lhe as informações e os controlos de que precisa para efetuar escolhas sobre a forma como os seus dados são recolhidos e utilizados quando estiver a utilizar o Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas.

A partir da Versão 1904 do Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, existem novas definições de política que irão permitir-lhe controlar as definições relacionadas com o seguinte:

• Dados de diagnóstico que são recolhidos e enviados à Microsoft sobre o software de cliente do Office que está a ser utilizado

• Experiências ligadas que utilizam a funcionalidade baseada em nuvem para fornecer ferramentas melhoradas do Office para si e para os seus utilizadores.

Seguem-se as cinco novas definições de política:

• Configurar o nível de dados de diagnóstico do software de cliente enviados pelo Office à Microsoft
• Permitir a utilização de experiências ligadas que analisam conteúdos no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas que transferem conteúdos online no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas no Office

Estas definições de política podem ser implementadas utilizando uma Política de Grupo ou uma Política de Nuvem. Se estiver a utilizar uma Política de Grupo, tem de transferir a versão mais recente dos ficheiros do Modelo Administrativo (ADMX/ADML) do Centro de Transferências da Microsoft.

Se estiver a utilizar a ferramenta de Gestão de Políticas de Grupo, todas estas definições de política estão localizadas em Configuração de Utilizadores\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Office 2016\Privacidade\Centro de Confiança

Estas novas definições de política também se aplicam às versões de ambiente de trabalho do Project e do Visio que estão incluídas em alguns planos de subscrição, como o Project (Plano 5) ou o Visio (Plano 2). Também se aplicam ao Microsoft 365 Apps para empresas.

Há também algumas definições de política existentes que deixarão de se aplicar ao Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas e existem algumas alterações à interface de utilizador (IU) para as definições de privacidade de que deve ter conhecimento, uma vez que os seus utilizadores poderão reparar nessas alterações e pedir-lhe informações sobre as mesmas.

Tal como acontece com quaisquer novas definições de política, deve testá-las cuidadosamente num ambiente limitado e controlado, para garantir que as definições que configura têm o efeito pretendido antes de implementar as definições de política mais amplamente na sua organização.

Definição de política para dados de diagnóstico

Os dados de diagnóstico são utilizados para manter o Office seguro e atualizado, detetar, diagnosticar e remediar problemas e também melhorar o produto.

Pode utilizar a definição de política Configurar o nível de dados de diagnóstico do software de cliente enviados pelo Office à Microsoft para escolher o nível de dados de diagnóstico enviados para a Microsoft.

Se ativar esta definição de política, tem de selecionar qual o nível de dados de diagnóstico enviados para a Microsoft. As opções são Obrigatórios, Opcionais ou Nenhum.

• Se selecionar Obrigatórios, são enviados para a Microsoft os dados mínimos necessários para ajudar a manter o Office seguro e atualizado e a funcionar conforme esperado no dispositivo onde está instalado.

• Se selecionar Opcionais, são enviados para a Microsoft dados adicionais que ajudam a melhorar o produto e fornecem informações avançadas para ajudar a detetar, diagnosticar e remediar problemas. Estes dados também podem ser utilizados de forma agregada para treinar e melhorar experiências com tecnologia de machine learning, como ações recomendadas, predições de texto e ajuda contextual. Se optar por enviar dados de diagnóstico opcionais, os dados de diagnóstico obrigatórios também são incluídos.

• Se selecionar Nenhum, não são enviados para a Microsoft quaisquer dados de diagnóstico sobre o software de cliente do Office que está a ser executado no dispositivo do utilizador. Esta opção, no entanto, limita significativamente a capacidade da Microsoft para detetar, diagnosticar e remediar problemas que os seus utilizadores podem encontrar ao utilizar o Office.

Se desativar ou não configurar esta definição de política, tanto os dados de diagnóstico opcionais como os obrigatórios são enviados para a Microsoft.

Para obter mais informações sobre dados de diagnóstico, consulte os seguintes artigos:

• Descrição geral dos controlos de privacidade para o Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas
• Dados de diagnóstico obrigatórios do Office
• Dados de diagnóstico opcionais do Office
• Utilizar o Visualizador de Dados de Diagnóstico com o Office

Definições de política para experiências ligadas

O Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas é composto por aplicações cliente de software e experiências ligadas concebidas para lhe permitirem criar, comunicar e colaborar de forma mais eficaz. Trabalhar com outras pessoas num documento armazenado no Microsoft OneDrive ou traduzir os conteúdos de um documento do Word para um idioma diferente são exemplos de experiências ligadas.

Compreendemos que pode querer escolher que tipos de experiências ligadas estão disponíveis para os seus utilizadores quando estão a trabalhar nas aplicações do Office. Por isso, fornecemos-lhe quatro novas definições de política:

• Permitir a utilização de experiências ligadas que analisam conteúdos no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas que transferem conteúdos online no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas no Office

Se não configurar estas definições de política, todas as experiências ligadas estão disponíveis. Isto fornece aos seus utilizadores todos os recursos e funcionalidade acessíveis através do Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas. No entanto, compreendemos que poderá ter de desativar algumas ou todas estas experiências ligadas para satisfazer determinados requisitos da sua organização.

Se optar por não disponibilizar aos seus utilizadores determinados tipos de experiências ligadas, o comando no friso ou no menu para essas experiências ligadas estará desativado ou os utilizadores irão receber uma mensagem de erro quando tentarem utilizar essas experiências ligadas. Nesse caso, não serão enviados à Microsoft dados de serviço obrigatórios para essas experiências ligadas.

Os seus utilizadores não poderão optar por ativar ou desativar estas experiências ligadas incluídas no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas se tiverem sessão iniciada no Office com as respetivas credenciais organizacionais, que são, por vezes, referidas como uma conta escolar ou profissional.

Definição de política para experiências ligadas que analisam os seus conteúdos

Estas são experiências que utilizam o seu conteúdo do Office para lhe fornecer recomendações de estrutura, sugestões de edição, dados avançados e funcionalidades semelhantes. Por exemplo, o Estruturador do PowerPoint ou o Tradutor. Para obter uma lista destas experiências ligadas, consulte Experiências ligadas que analisam os seus conteúdos.

Pode utilizar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas que analisam conteúdos no Office para controlar se estes tipos de experiências ligadas estão disponíveis para os seus utilizadores. Se não configurar esta definição de política, estas experiências ligadas estarão disponíveis para os seus utilizadores.

Tenha em atenção que, se desativar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas no Office, as experiências ligadas que analisam conteúdos não estarão disponíveis para os seus utilizadores.

Definição de política para experiências ligadas que transferem conteúdos online

Estas são experiências que lhe permitem procurar e transferir conteúdos online, incluindo modelos, imagens, modelos 3D, vídeos e materiais de referência para melhorar os seus documentos. Por exemplo, os modelos do Office ou o Início Rápido do PowerPoint. Para obter uma lista destas experiências ligadas, consulte Experiências ligadas que transferem conteúdos online.

Pode utilizar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas que transferem conteúdos online no Office para controlar se estes tipos de experiências ligadas estão disponíveis para os seus utilizadores. Se não configurar esta definição de política, estas experiências ligadas estarão disponíveis para os seus utilizadores.

Tenha em atenção que, se desativar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas no Office, as experiências ligadas que transferem conteúdos online não estarão disponíveis para os seus utilizadores.

Definição de política para experiências ligadas opcionais

Para além das experiências ligadas mencionadas acima que estão incluídas no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, existem algumas experiências ligadas opcionais às quais pode optar por permitir que os seus utilizadores acedam com a respetiva conta da organização. Por exemplo, a funcionalidade Mapas 3D no Excel, que utiliza o Bing. Para obter mais exemplos, consulte o tópico Descrição geral das experiências ligadas opcionais no Office.

Estas experiências ligadas são diferentes porque não são abrangidas pelo contrato comercial da sua organização com a Microsoft. As experiências ligadas opcionais são oferecidas pela Microsoft diretamente aos seus utilizadores e são regidas pelo Contrato de Serviços Microsoft em vez dos Termos do Produto Microsoft. Em alguns casos, o conteúdo de terceiros ou a funcionalidade são fornecidos através destas experiências ligadas opcionais e podem também aplicar-se outros termos. Para obter mais informações, consulte o tópico Descrição geral das experiências ligadas opcionais no Office.

Pode utilizar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office para controlar se estes tipos de experiências ligadas estão disponíveis para os seus utilizadores. Se não configurar esta definição de política, estas experiências ligadas opcionais estarão disponíveis para os seus utilizadores.

Mesmo que opte por disponibilizar estas experiências ligadas opcionais aos seus utilizadores, os seus utilizadores terão a opção de desativá-las como um grupo ao aceder à caixa de diálogo de definições de privacidade. Os seus utilizadores só terão esta opção se tiverem iniciado sessão no Office com as respetivas credenciais organizacionais (por vezes referidas como uma conta escolar ou profissional) e não terão esta opção se tiverem iniciado sessão com um endereço de e-mail pessoal.

Além disso, algumas destas experiências ligadas opcionais também são consideradas como experiências ligadas que analisam conteúdos ou que transferem conteúdos online. Por exemplo, Inserir Imagens Online é uma experiência ligada opcional, fornecida pelo Microsoft Bing, mas também é considerada uma experiência ligada que transfere conteúdos online. Por isso, se desativar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas que transferem conteúdos online no Office, a funcionalidade Inserir Imagens Online não estará disponível para os seus utilizadores. Não estará disponível mesmo que tenha ativado a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office. Para obter mais informações sobre quais as experiências ligadas que analisam conteúdos ou transferem conteúdos online, consulte o tópico Experiências ligadas no Office.

Existe uma exceção a ter em conta. A definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office não controla experiências que exigem que ligue a sua conta do LinkedIn à sua conta profissional ou escolar da Microsoft. Para controlar estes tipos de experiências, tais como a informação do LinkedIn num cartão de perfil no Outlook, consulte LinkedIn em aplicações e serviços Microsoft e Integrar ligações da conta LinkedIn no Microsoft Entra ID.

Definição de política para as experiências mais ligadas

Pode utilizar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas no Office para decidir se as experiências mais ligadas acessíveis através do Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas estão disponíveis para os seus utilizadores. Se desativar a definição de política, os seguintes tipos de experiências ligadas não estarão disponíveis para os seus utilizadores:

• Experiências que analisam os seus conteúdos
• Experiências que transferem conteúdos online
• Experiências ligadas opcionais

Além disso, se desativar esta definição de política, a maioria das outras experiências ligadas também são desativadas, tal como a coautoria e o armazenamento de ficheiros online. Para obter uma lista destas outras experiências ligadas, consulte Experiências ligadas no Office.

No entanto, mesmo que desative esta definição de política, continuará disponível uma funcionalidade limitada do Office, como a sincronização de uma caixa de correio no Outlook e o Teams e Skype para Empresas continuarão a funcionar. Serviços essenciais, tais como o serviço de licenciamento que confirma que possui uma licença correta para utilizar o Office, também permanecerão disponíveis.

Definições de política existentes que são substituídas por novas definições de política

Existem duas definições de política existentes que já não são aplicáveis ao Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas, a partir da Versão 1904. Essas definições de política são as seguintes:

• Enviar informações pessoais, que pode ser encontrada em Configuração de Utilizadores\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Office 2016\Privacidade\Centro de Confiança.

• Opções de Conteúdos Online, que pode ser encontrada em Configuração de Utilizadores\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Office 2016\Ferramentas | Opções | Geral | Opções do Serviço...\Conteúdos Online.

A partir da Versão 1904, a configuração destas duas definições de política existentes não tem qualquer efeito no Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas. Já não são aplicáveis porque a respetiva funcionalidade é substituída por estas novas definições de política:

• Permitir a utilização de experiências ligadas que analisam conteúdos no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas que transferem conteúdos online no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas opcionais adicionais no Office
• Permitir a utilização de experiências ligadas no Office

Estas novas definições de política podem fornecer-lhe um melhor controlo de nível do que as duas definições de política existentes. Por exemplo, anteriormente, se utilizasse a definição de política Enviar informações pessoais, tanto o Início Rápido do PowerPoint como a Pesquisa Inteligente seriam desativados. No entanto, agora, com as novas definições de política, se utilizar a definição de política Permitir a utilização de experiências ligadas que analisam conteúdos no Office para desativar esse tipo de experiências ligadas, apenas a Pesquisa Inteligente é desativada. O Início Rápido do PowerPoint continuará disponível para os seus utilizadores.

As definições de política ainda são apresentadas na ferramenta de Gestão de Políticas de Grupo porque ainda são aplicáveis às versões de licenciamento em volume do Office 2016 e Office 2019, tal como o Office Professional Plus 2019.

Então e as definições de política existentes que controlam experiências ligadas?

Como provavelmente já sabe, existem algumas definições de política existentes que lhe permitem controlar experiências ligadas. Eis alguns exemplos das definições de política existentes:

• Opções do Estruturador do PowerPoint, que pode ser encontrada em Configuração de Utilizadores\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft Office 2016\Ferramentas | Opções | Geral | Opções do Serviço...\Estruturador do PowerPoint.

• Desativar o Início Rápido, que pode ser encontrada em Configuração de Utilizadores\Políticas\Modelos Administrativos\Microsoft PowerPoint 2016\Opções do PowerPoint\Geral

Ainda pode utilizar estas definições de política existentes se pretender desativar experiências ligadas individuais. No entanto, tenha em atenção que se utilizar uma das novas definições de política, essa nova definição de política poderá desativar uma experiência ligada que tenha ativado ao utilizar uma definição de política diferente.

Em geral, se uma definição da política estiver configurada para ativar uma experiência ligada específica enquanto, ao mesmo tempo, outra definição de política está configurada para desativar esse tipo de experiência ligada, essa experiência ligada específica é desativada para os seus utilizadores.

Alterações à IU do Office relacionadas com privacidade

Existem algumas alterações à interface de utilizador (IU) do Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas relacionadas com privacidade que os seus utilizadores podem notar e pedir informações sobre as mesmas. Estas alterações são um resultado direto dos novos controlos de privacidade e das definições de política disponíveis a partir da Versão 1904.

Caixa de diálogo sobre experiências ligadas opcionais

Se tiver optado por fornecer aos seus utilizadores experiências ligadas opcionais, a primeira vez que os seus utilizadores abrirem uma aplicação do Office depois de terem atualizado para a Versão 1904 ou posterior, será apresentada uma caixa de diálogo informativa. Esta caixa de diálogo informa os seus utilizadores de que têm a opção de utilizar estas experiências ligadas opcionais e que podem aceder a Ficheiro>Conta>Privacidade da Conta para alterar esta definição.

Definições de privacidade removidas da IU do Office

As seguintes definições são removidas das Opções>de Ficheiros>Do Centro de Confiança>Definições do Centro de Confiança...>Opções de Privacidade:

• Obter designs, informações, recomendações e serviços ao permitir que o Office aceda e melhore o produto com base nos conteúdos do Office no meu dispositivo.

• Permitir que o Office se ligue aos serviços online da Microsoft para fornecer-lhe funcionalidades relevantes para a sua utilização e preferências.

Além disso, em Ficheiro>Opções>Geral, a opção para ativar os serviços inteligentes do Office é removida.

Como administrador para a sua organização, pode agora controlar as definições equivalentes a estas através das novas definições de política descritas anteriormente.

Definições de privacidade adicionadas à IU do Office

Seguem-se os novos elementos adicionados à IU do Office:

• Em Ficheiro>Conta, os utilizadores irão ver uma nova opção para Privacidade da Conta>Gerir Definições. É em Gerir Definições que os utilizadores podem desativar as experiências ligadas opcionais, se lhes tiver dado essa opção.

• Em Ficheiro>Opções>Centro de Confiança>Definições do Centro de Confiança…>Opções de Privacidade, existe uma opção para ativar a utilização do Visualizador de Dados de Diagnóstico no dispositivo.

Controlar as definições de privacidade através da edição do registo

Alguns administradores preferem alterar as definições diretamente no registo, por exemplo, utilizando um script, em vez de utilizar a Política de Grupo ou a Política de Nuvem. Pode utilizar as seguintes informações para configurar as definições de privacidade diretamente no registo.

Para criar um ficheiro .reg para as definições de privacidade, abra o Bloco de Notas e copie nas linhas seguintes. Ajuste os valores de acordo com as suas necessidades e, em seguida, guarde o ficheiro. Certifique-se de que o nome do ficheiro tem uma extensão de .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Por exemplo, pode utilizar este ficheiro .reg com o comando regedit.exe num script para configurar as definições de privacidade do utilizador.