Administradores de TI – Descrição geral das opções de colaboração externa no Microsoft 365

Com o Microsoft 365, os seus utilizadores podem colaborar com pessoas fora da sua organização de várias formas. Os utilizadores podem partilhar ficheiros, convidar convidados para equipas, ter reuniões com participantes externos e conversar por chat com pessoas de outras organizações. Este artigo abrange as opções de colaboração externa disponíveis e as ligações para o conteúdo de que precisa para configurar cada um.

A tabela seguinte mostra as principais formas de as pessoas de fora da sua organização poderem aceder aos seus recursos do Microsoft 365:

Pessoas fora da sua organização não têm acesso, a menos que um utilizador na sua organização inicie uma destas atividades. Pode desativar qualquer uma destas definições se não quiser permitir essa atividade na sua organização.

Se tiver processos de negócio ou requisitos para permitir a colaboração com organizações externas, consulte Integrar fornecedores fidedignos para colaborar no Microsoft 365.

Documento, site e partilha de equipa com contas de convidado

A partilha de documentos, sites e equipas com pessoas fora da sua organização utiliza contas de convidado. As contas de convidado são um tipo de conta no Microsoft Entra ID gerido através da colaboração B2B Microsoft Entra. Podem ser utilizados para partilhar recursos na sua organização com qualquer pessoa que tenha um endereço de e-mail, incluindo pessoas noutros ambientes na cloud do Microsoft 365. Pode gerir contas de convidado da mesma forma que gere os utilizadores na sua organização. Os convidados não necessitam de uma licença para a maioria das funcionalidades de colaboração.

Os convidados só podem aceder aos recursos que partilha especificamente com eles.

Se o convidado tiver uma conta escolar ou profissional noutra organização, ou uma conta Microsoft, pode iniciar sessão com o respetivo nome de utilizador e palavra-passe normais. Se tiverem um tipo de conta diferente , como uma conta do Gmail, podem iniciar sessão através de um código de acesso único que é enviado para o respetivo endereço de e-mail.

Com os convidados, pode:

• Convide-os para grupos, equipas ou sites do SharePoint do Microsoft 365, onde podem colaborar com pessoas na sua organização.
• Partilhe um único ficheiro ou uma pasta com os mesmos que possam ver ou editar consoante as permissões que lhes der.

Para obter informações sobre como planear a colaboração com convidados no Microsoft 365, consulte as seguintes referências:

• Plano de colaboração externa

• Configurar a partilha segura de ficheiros e a colaboração com o Microsoft Teams

Para obter informações sobre como configurar o Microsoft 365 para colaboração com convidados, consulte as seguintes referências:

• Colaborar com convidados num documento

• Colaborar com convidados num site

• Colaborar com convidados numa equipa

Canais partilhados

Os canais partilhados são um tipo de canal do Teams que lhe permite partilhar com pessoas fora da equipa, incluindo pessoas de outras organizações do Microsoft 365. Enquanto os canais partilhados estão ativados por predefinição no Teams, a colaboração externa com canais partilhados está desativada por predefinição. A colaboração externa com canais partilhados utiliza Microsoft Entra ligação direta B2B que lhe permite adicionar pessoas de outras organizações do Microsoft 365 aos canais do Teams sem a necessidade de criar uma conta de convidado.

Os canais partilhados têm uma vantagem particular em relação às contas de convidado, uma vez que não exigem que os participantes externos mudem de conta no cliente de ambiente de trabalho do Teams ou iniciem sessão na sua organização. Podem utilizar a conta escolar ou profissional normal e aceder diretamente ao canal.

A partilha de canais com pessoas fora da sua organização requer que a sua organização e a organização externa configurem uma relação organizacional no Microsoft Entra B2B Direct Connect.

Para obter informações sobre como configurar o Microsoft 365 para colaboração externa com canais partilhados, consulte as seguintes referências:

• Plano de colaboração externa

• Canais partilhados no Microsoft Teams

• Colaborar com participantes externos num canal

Chat externo e reuniões

Os utilizadores na sua organização podem conversar por chat, adicionar utilizadores a reuniões e utilizar conferências de áudio ou vídeo no Teams com utilizadores em organizações externas do Microsoft 365. Por predefinição, os utilizadores na sua organização podem comunicar desta forma com todos os outros domínios do Microsoft 365. Pessoas noutras organizações podem comunicar desta forma com os seus utilizadores se souberem o endereço de e-mail do utilizador. Pode permitir ou bloquear domínios específicos ou bloquear todos os domínios se quiser desativar a funcionalidade.

Também pode permitir que os utilizadores na sua organização comuniquem com pessoas externas à sua organização que estejam a utilizar contas do Teams que não são geridas por uma organização, bem como Skype para Empresas (online e no local) e utilizadores do Skype.

As contas de convidado não são utilizadas como parte de conversas e reuniões externas. Os participantes externos permanecem com sessão iniciada na respetiva organização ou no Skype e podem comunicar diretamente com pessoas na sua organização. Não têm acesso às suas equipas ou canais.

Para obter informações sobre como configurar o Microsoft 365 para conversas e reuniões externas, consulte as seguintes referências:

• Utilizar o acesso de convidado e o acesso externo para colaborar com pessoas fora da sua organização

• Gerir o acesso externo no Microsoft Teams.

Participação na reunião anónima

Pessoas de fora da sua organização podem participar em reuniões das seguintes formas:

• Se tiverem sessão iniciada na sua organização com uma conta de convidado, participam em reuniões como convidado.

• Se tiverem sessão iniciada numa organização diferente com uma conta escolar ou profissional e ambas as organizações confiarem umas nas outras no acesso externo ou fizerem parte da ligação de reuniões entre clouds, participam em reuniões como participante externo.

• Se não forem convidados ou participantes externos, têm de participar em reuniões anonimamente.

Se a definição de associação anónima estiver ativada para a sua organização, os utilizadores anónimos podem participar numa reunião através de uma ligação de reunião que tenha sido partilhada com eles (como uma ligação no convite para reunião). É-lhes pedido que introduzam um nome a apresentar à sua escolha ao participarem na reunião de forma anónima. Dependendo das definições da sala de espera, o utilizador anónimo pode ser automaticamente admitido na reunião ou ser adicionado a uma sala de espera onde o organizador da reunião (ou participantes da reunião com a função de apresentador) pode permitir ou negar o acesso à reunião.

Não é possível verificar a identidade de utilizadores anónimos antes, durante ou depois da reunião.

Pode controlar a capacidade de os utilizadores anónimos participarem em reuniões ao nível da organização e através das definições de política de reunião. Para obter informações sobre como configurar a participação anónima para reuniões, consulte Gerir o acesso de participantes anónimos a reuniões do Teams.

Acesso a ficheiros e pastas não autenticados

No Microsoft 365, os ficheiros e pastas no Teams, SharePoint e OneDrive podem ser partilhados através de ligações não autenticadas ou Qualquer Pessoa . Todas as ligações dão acesso ao item partilhado a qualquer pessoa que tenha a ligação. Todas as ligações podem ser partilhadas com outras pessoas, dando a essas pessoas acesso ao ficheiro ou pasta.

Pessoas a utilizar uma ligação Qualquer pessoa não tem de se autenticar e o respetivo acesso não pode ser auditado. Os proprietários de ficheiros e pastas podem revogar o acesso em qualquer altura ao eliminar a ligação.

As ligações de qualquer pessoa não podem ser utilizadas com ficheiros num site de canal partilhado do Teams.

Para obter informações sobre como trabalhar com a partilha anónima de ficheiros e pastas, consulte as seguintes referências:

• Gerir definições de partilha

• Melhores práticas para partilhar ficheiros e pastas com utilizadores não autenticados

Partilha e reuniões entre clouds

Pode colaborar com utilizadores noutros ambientes cloud do Microsoft Azure (como entre o Microsoft Azure Commercial e o Microsoft Azure Government) das seguintes formas:

• Acesso de convidado entre clouds – pode partilhar documentos, sites e equipas com organizações que estejam noutros ambientes na cloud do Microsoft Azure.

• Reuniões entre clouds – pode reunir-se com pessoas noutros ambientes cloud do Microsoft Azure com uma experiência de reunião autenticada que não requer contas de convidado.

Ambas as opções exigem que ative as ligações ao outro ambiente na cloud e configure uma relação organizacional com a organização específica com a qual pretende colaborar.

Para obter informações sobre como configurar o acesso de convidados entre clouds, consulte Colaborar com convidados de outros ambientes na cloud do Microsoft 365.

Para obter informações sobre como configurar reuniões entre clouds, consulte Reunir-se com pessoas noutros ambientes na cloud do Microsoft 365.

Organizações multi-inquilino

Se a sua organização gerir vários inquilinos do Microsoft 365, pode configurar uma organização multi-inquilino no Microsoft 365 para facilitar a colaboração e o acesso a recursos entre inquilinos. As organizações multi-inquilino sincronizam os utilizadores entre inquilinos com Microsoft Entra utilizadores de colaboração B2B. Com o novo cliente de ambiente de trabalho do Microsoft Teams, os utilizadores podem procurar utilizadores noutros inquilinos, receber notificações em tempo real de todos os inquilinos na organização multi-inquilino e participar em chats, reuniões e chamadas em todos os inquilinos sem ter de mudar de inquilino.

Para obter informações sobre como configurar uma organização multi-inquilino, consulte Planear para organizações multi-inquilino no Microsoft 365 e Configurar uma organização multi-inquilino no Microsoft 365.

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