Opções de fim de ciclo de vida para grupos, equipas e Viva Engage

Grupos do Microsoft 365 e o Microsoft Teams trabalham com vários serviços ligados. Quando um grupo ou equipa é eliminado, a maioria das informações nos serviços ligados também é eliminada. Este artigo descreve as opções para reter informações ao movê-la para fora do grupo ou da equipa antes da eliminação.

Uma prática comum para grupos ou equipas que já não são necessários é mover os ficheiros para fora da equipa e arquicá-los noutra localização, como uma biblioteca de documentos do SharePoint. Esta prática baseia-se num estilo legado de trabalho em que as informações são armazenadas em ficheiros e pastas e as comunicações são realizadas por e-mail.

A tabela seguinte descreve os serviços associados a grupos e equipas e os principais tipos de conteúdo encontrados em cada um deles:

Ao eliminar um grupo ou equipa, a maioria dos recursos associados também são eliminados. As exceções incluem:

• Os vídeos no Stream permanecem e pertencem à pessoa que os carregou/gravou
• Os fluxos no Power Automate permanecem e pertencem à pessoa que os criou.
• Os dados do projeto e do mapa de objetivos no Project na Web permanecem no CDS e podem ser restaurados separadamente.

Os grupos e as equipas permanecem num estado de eliminação recuperável durante 30 dias e podem ser restaurados em qualquer altura. No entanto, após os 30 dias, estes e quaisquer recursos associados, como serviços e conteúdos, são removidos do ambiente do Microsoft 365. Qualquer conteúdo protegido por uma política de retenção permanece disponível através de pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos.

Considerações sobre o fim do ciclo de vida para serviços ligados a grupos

Existem três áreas-chave que os proprietários de equipas e grupos e os administradores de TI têm de considerar ao eliminar um grupo ou equipa.

Content

O conteúdo tem de ser retido depois de a equipa já não estar lá? É suficiente depender das capacidades de retenção do Microsoft 365 ou alguns dos conteúdos em aplicações e serviços que não oferecem retenção? O conteúdo tem de ser retido para fins de gestão de registos, arquivo ou utilização futura e referência?

Para evitar potenciais perdas de dados, estas perguntas têm de ser feitas antes de qualquer equipa ser arquivada ou eliminada.

Serviços

O conteúdo tem de permanecer no seu formulário de trabalho atual? Por exemplo, o relatório do Power BI tem de continuar acessível? Os resultados do Formulário têm de estar disponíveis na vista de resumo visual? As listas no SharePoint estão ligadas ou incorporadas em qualquer lugar?

Estas perguntas têm de ser feitas antes de o grupo subjacente ser eliminado porque a exportação do conteúdo pode não ser suficiente.

Convidados

Quando os convidados são convidados para uma equipa, é criada uma conta de convidado no Microsoft Entra ID da organização anfitriã antes de os adicionar à equipa. Quando uma equipa é eliminada, os convidados não são removidos do Microsoft Entra ID. Embora os convidados não possam aceder a grupos, sites, equipas ou conteúdos que não tenham sido partilhados com eles, ainda podem utilizar funcionalidades no Microsoft Teams, como iniciar chats, chamadas de voz e vídeo e utilizar aplicações.

Um proprietário de equipa ou grupo pode convidar alguém de fora da organização para se tornar um convidado no Microsoft Entra ID ao adicioná-lo a uma equipa. No entanto, o proprietário da equipa não pode remover o convidado de Microsoft Entra ID. A eliminação de contas só pode ser efetuada por um administrador global ou administrador de utilizador.

É importante efetuar revisões de convidados e compreender se os convidados precisam de ser removidos de Microsoft Entra ID após a eliminação da equipa. Pode haver um caso válido para os convidados permanecerem no diretório, como ser membro de outras equipas ou utilizar outros serviços do Microsoft 365 ou do Azure.

Teams

Os conteúdos específicos do Teams estão principalmente sob a forma de conversações.

As conversações em canais não podem ser copiadas ou movidas através da funcionalidade nativa do Microsoft Teams. No entanto, podem ser exportados com o Graph API.

Além disso, se for aplicada uma política de retenção ao Teams, as conversações são mantidas e disponíveis através de pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos. Ao utilizar a Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), pode reconstruir uma conversação de chat do Teams.

Arquivar uma equipa

A vantagem de arquivar uma equipa é o facto de proporcionar acesso total à equipa tal como estava. Os utilizadores ainda podem procurar conversas de canal e abrir ficheiros mesmo que não estejam ativos. Além disso, as equipas podem ser desarquivadas se for necessário continuar a trabalhar nas mesmas (por exemplo, se um projeto for expandido).

Quando uma equipa é arquivada por um proprietário, está definida como só de leitura para membros, tanto para conteúdo dentro da equipa como, se selecionada, para o site do SharePoint associado. O objetivo desta ação é garantir que as conversações nos canais são preservadas no estado existente, juntamente com conteúdos baseados no SharePoint, como ficheiros e wikis.

No site do SharePoint não existem alterações visíveis. No entanto, não é possível efetuar alterações a quaisquer ficheiros ou listas porque as permissões do SharePoint para o grupo do Microsoft 365 estão definidas para Visitantes do site. Isto inclui o bloco de notas do OneNote para a equipa, que está armazenado na biblioteca Recursos do Site no site do SharePoint.

Quando uma equipa é arquivada, o grupo subjacente do Microsoft 365 ainda está sujeito à política de expiração (se definido) e, como tal, o proprietário tem de continuar a renovar a equipa.

Embora as conversações de canal da equipa e os conteúdos do site do SharePoint estejam definidos como só de leitura, o mesmo não é aplicado a outros serviços associados:

• Os registos e tarefas do Planner ainda podem ser criados, modificados e eliminados.
• Os formulários ainda podem receber submissões.
• A caixa de correio do Outlook ainda pode receber e-mails.
• Os dashboards, relatórios e dados do Power BI ainda podem ser modificados.
• Os projetos e os mapas de objetivos ainda podem ser editados no Project na Web.
• Os vídeos ainda podem ser carregados, modificados e eliminados no Stream.
• Os fluxos no Power Automate ainda podem ser criados, modificados, eliminados e continuarão a ser executados. (No entanto, falharão se for necessário publicar uma mensagem num canal da equipa arquivada.)

Formulários

Embora um formulário possa ser movido de uma conta individual para um grupo, não pode ser movido ou copiado de um grupo para outro. Existem três opções disponíveis para um formulário quando uma equipa é eliminada.

Duplicar o formulário

Os formulários podem ser partilhados como modelos, permitindo que outros utilizadores os copiem para a sua própria conta ou grupo. Isto não retém os dados das submissões de resultados; apenas estrutura de formulário, como perguntas e definições.

Exportar resultados para uma folha de cálculo

Se os dados das respostas do formulário precisarem de ser retidos, isto pode ser conseguido ao exportar os resultados para uma folha de cálculo do Excel. Esta ação exportará apenas as perguntas e as respetivas respostas como dados, não incluindo gráficos criados pelo Forms.

Eliminar o Formulário

Embora a eliminação do grupo também resulte na eliminação de quaisquer formulários associados, os membros do grupo podem eliminá-los diretamente sem serem proprietários do grupo. No entanto, este é um passo manual que não proporciona qualquer benefício adicional.

OneNote

O bloco de notas do OneNote incluído num grupo é armazenado na biblioteca Recursos do Site no site do SharePoint associado. Embora, por vezes, os ficheiros de bloco de notas possam ser distribuídos por vários ficheiros individuais, não podem ser copiados e abertos de forma independente. Em vez disso, os conteúdos do bloco de notas do OneNote têm de ser movidos ou exportados com o cliente de ambiente de trabalho do OneNote.

Mover páginas e secções para outro bloco de notas

Mover páginas ou secções individualmente para outro bloco de notas proporciona aos proprietários a oportunidade de limpar os seus dados e tirar apenas o que precisa de ser retido.

Exportar o bloco de notas inteiro como um pacote

Se todo o bloco de notas precisar de ser mantido com a estrutura existente, pode ser exportado como um ficheiro de pacote do OneNote e, em seguida, importado para uma nova localização. Em vez disso, isto pode ser utilizado como um método para manter os conteúdos num único ficheiro em vez da estrutura de múltiplos ficheiros existente.

Imprimir em PDF

Em cenários em que alguns dos conteúdos do bloco de notas só precisam de ser retidos para referência ou como registos, as páginas individuais podem ser impressas em PDF e armazenadas noutro local.

Caixa de correio e calendário

Não é incomum que a caixa de correio associada ao grupo seja utilizada, embora muitas conversas possam ter sido realizadas em canais de equipa. A caixa de correio só armazena e-mails que foram enviados diretamente para a mesma e não inclui e-mails que foram enviados diretamente para canais.

Em alguns casos, os e-mails armazenados na caixa de correio podem ser notificações de reuniões, atualizações de tarefas do Planner e outras mensagens geradas pelo sistema ou aplicação. é importante que os conteúdos da caixa de correio sejam revistos para determinar se o conteúdo deve ser retido ou eliminado.

Se for aplicada uma política de retenção no Exchange, os e-mails e os itens de calendário são mantidos e disponíveis através de pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos.

Exportar correio e calendário

Os membros da equipa ou do grupo podem exportar os conteúdos da caixa de correio e do calendário para um ficheiro de Dados/Armazenamento Pessoal (PST) do Outlook. Em seguida, este ficheiro pode ser armazenado noutro local ou os conteúdos podem ser importados para uma caixa de correio diferente. O primeiro não é recomendado, uma vez que os conteúdos do ficheiro PST não são pesquisáveis sem o abrir no Outlook e o próprio ficheiro pode ficar danificado ao longo do tempo.

Migração de conteúdo efetuada por TI

Os administradores podem utilizar ferramentas de terceiros para migrar o e-mail e o conteúdo do calendário entre caixas de correio sem qualquer intervenção do utilizador. Uma possível localização de armazenamento pode ser uma caixa de correio partilhada criada exclusivamente para servir de "arquivo" dos conteúdos da caixa de correio do grupo.

Planner

Cada grupo ou equipa pode ter vários planos. É importante durante o processo de exclusão para garantir que os requisitos de retenção são resolvidos para cada plano. Tal como os outros serviços, existem várias abordagens para conteúdo off-board no Planner.

Exportar o plano para uma folha de cálculo

Se apenas for necessário manter uma cópia do plano para fins de manutenção de registos, a abordagem mais simples é exportar o plano para uma folha de cálculo do Excel. Esta é uma ação unidirecional – não existe nenhuma opção para importar planos a partir de uma folha de cálculo.

Copiar e mover tarefas para outro Plano

Embora copiar ou mover tarefas para outro plano pareça uma solução, as tarefas individuais só podem ser copiadas ou movidas entre planos dentro do mesmo grupo. Esta ação não criará uma cópia de segurança dos dados se o grupo associado ao plano estiver a ser eliminado.

Copiar plano completo

Também é possível copiar todo o plano. Não é possível copiar para um grupo existente. Copiar o plano irá criar um novo grupo. Além disso, copiar todo o plano não incluirá comentários, atribuições, ligações, anexos ou datas.

Power Automate

Os fluxos criados no Power Automate e associados a um grupo ou equipa não pertencem ao grupo. Pertencem ao criador e são apenas partilhados com outros utilizadores e grupos. Como tal, não serão afetados se um grupo ou equipa for eliminado.

Alterar a propriedade do fluxo

Se o fluxo precisar de continuar a funcionar, os proprietários podem adicionar outros utilizadores ou grupos do Microsoft 365 como proprietários.

Exportar o fluxo

Se o fluxo não precisar de continuar a funcionar, mas precisar de ser preservado para uma potencial utilização futura, pode ser exportado como um ficheiro e importado novamente mais tarde.

Power BI

Os dados e as áreas de trabalho do Power BI podem funcionar independentemente de grupos e equipas e, tal como outras cargas de trabalho, oferecem diferentes formas de estar off-boarded. As áreas de trabalho clássicas no Power BI estão associadas a um Grupo do Microsoft 365, enquanto as áreas de trabalho modernas não são e podem simplesmente partilhar os respetivos conteúdos com o grupo (semelhante a um fluxo).

Copiar relatórios para outra área de trabalho

Se precisar do relatório assim que o grupo ou a equipa for eliminado, este pode ser copiado da área de trabalho existente para outra área de trabalho no Power BI.

Exportar dados de um dashboard ou relatório

Em vez disso, se o relatório já não precisar de estar ativo, mas os dados precisarem de ser mantidos, pode ser exportado para o Excel.

Project

Os projetos e os Mapas de Objetivos criados no Project na Web estão associados a grupos do Microsoft 365 e têm abordagens de offboard semelhantes ao Power BI.

Atribuir o projeto a outro grupo

Se o projeto precisar de ser preservado no seu estado funcional para além da vida útil do grupo ou equipa, pode ser atribuído a um grupo diferente do Microsoft 365. Isto pode ser feito com o Centro de Administração do Dynamics 365.

Exportar dados do projeto ou mapa de objetivos

Ao utilizar o Centro de Administração do Dynamics 365, é possível exportar dados de utilizador do projeto para uma folha de cálculo. Os dados também podem ser exportados para o ficheiro do Project (. Formatos de ficheiro MPP) e XML com o PowerShell.

SharePoint

Todos os ficheiros nos canais de equipa são armazenados no site do SharePoint do grupo associado. Em alguns casos, podem existir conteúdos que não documentos no SharePoint, como listas ou páginas.

Geralmente, os ficheiros são armazenados em três localizações primárias num site do SharePoint:

• Páginas - Biblioteca de Páginas do Site
• Imagens utilizadas em páginas – Biblioteca de Recursos do Site
• Ficheiros em canais – biblioteca de documentos
• Páginas Wiki – Biblioteca de dados wiki do Teams

Se o site tiver um ou mais subsites, o processo de exclusão terá de ser repetido para cada subsite. Se a equipa contiver canais privados ou partilhados, existe um site do SharePoint separado para cada canal.

É importante ao remover ficheiros de um grupo ou equipa para considerar que podem ser partilhados com utilizadores que não são membros do grupo ou equipa. Poderá querer comunicar-lhes a alteração iminente.

Transferir ficheiros

Os ficheiros armazenados no SharePoint numa das bibliotecas mencionadas acima podem ser transferidos para um computador local.

Mover ficheiros

Além disso, os ficheiros podem ser movidos para outra localização no SharePoint, como uma biblioteca num site diferente.

Exportar lista

Os dados armazenados em listas do SharePoint podem ser exportados para uma folha de cálculo do Excel e importados novamente para uma lista noutro site.

Em alternativa, o Power Automate ou uma ferramenta de terceiros pode ser utilizado para migrar a lista entre sites para manter a função, as vistas de lista, a formatação e outros atributos.

Ficheiros wiki "Exportar"

Os conteúdos wiki nos canais de equipa são armazenados num ficheiro formatado em HTML numa biblioteca dedicada do site do SharePoint associado. Não podem ser facilmente exportados e importados para outro wiki de canal, mas podem ser convertidos num ficheiro HTML e abertos como uma página Web.

Microsoft Stream

Tal como o Power Automate, os vídeos no Stream associados a um grupo ou equipa não são realmente propriedade do grupo e não são eliminados quando o grupo é eliminado. Os vídeos no Stream pertencem à pessoa que carregou ou criou o vídeo, mesmo que adicione utilizadores ou grupos como proprietários. As reuniões gravadas num canal do Teams pertencem à pessoa que iniciou a gravação.

Adicionar outros proprietários

Uma vez que o vídeo é retido no Stream quando o grupo é eliminado, o proprietário original pode partilhar o vídeo com outros utilizadores e grupos, mesmo adicionando-os como proprietários.

Transferir o vídeo

Em cenários em que o vídeo não precisa de ser retido no Stream ou precisa de ser armazenado numa localização alternativa, como um sistema de gestão de registos, um proprietário pode transferi-lo localmente.

Viva Engage

Ao contrário das conversações no Microsoft Teams, Viva Engage oferece opções de utilizadores e administradores para mover ou exportar conversações.

Mover conversações para outro grupo ou comunidade

As conversações podem ser movidas para outro grupo de Viva Engage por qualquer utilizador e não apenas por proprietários ou administradores. Isto é possível tanto no Viva Engage clássico como nas novas interfaces de Viva Engage.

Exportar dados de rede

Viva Engage administradores de rede exportam dados de rede. No entanto, se o fizer, exportará todas as conversações para toda a rede. A exportação resultante lista o ID de Grupo. É possível filtrar conversações com base neste ID.

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