Governar o acesso em grupos do Microsoft 365, Teams e SharePoint

Existem muitos controlos que lhe permitem governar a forma como as pessoas acedem a recursos em grupos, equipas e SharePoint. Reveja estas opções e considere a forma como mapeiam as suas necessidades empresariais, a confidencialidade dos seus dados e o âmbito das pessoas com quem os seus utilizadores precisam de colaborar.

A tabela seguinte fornece uma referência rápida para os controlos de acesso disponíveis no Microsoft 365. São fornecidas mais informações nas secções seguintes.

Associação

Pode gerir a associação de um grupo ou equipa dinamicamente com base em alguns critérios, como departamento. Neste caso, os membros e proprietários não podem convidar pessoas para a equipa. Os grupos dinâmicos utilizam metadados definidos no Microsoft Entra ID para controlar quem é membro do grupo. Certifique-se de que os metadados que está a utilizar estão completos e atualizados, uma vez que os metadados incorretos podem levar a que os utilizadores fiquem de fora dos grupos ou que sejam adicionados utilizadores incorretos.

• Criar ou atualizar um grupo dinâmico no ID do Microsoft Entra

Os sites do SharePoint permitem adicionar proprietários, membros e visitantes, para além da associação a grupos ou equipas. Consoante os seus requisitos, poderá querer restringir quem pode convidar pessoas para o site. Além disso, dependendo da confidencialidade das informações num determinado site, poderá querer restringir quem pode partilhar ficheiros e pastas. Estas restrições são configuradas pelo proprietário da equipa, grupo ou site:

• Configurar e gerir pedidos de acesso

Acesso condicional

Com o Microsoft 365, pode exigir a autenticação multifator para pessoas dentro e fora da sua organização. Existem muitas opções para as circunstâncias em que as pessoas são solicitadas para um segundo fator de autenticação. Recomendamos vivamente que implemente a autenticação multifator para a sua organização:

• Microsoft Entra autenticação multifator

Se tiver informações confidenciais em alguns dos seus grupos e equipas, pode impor políticas de gestão de dispositivos com base na etiqueta de confidencialidade de um grupo ou equipa. Pode bloquear totalmente o acesso a partir de dispositivos não geridos ou permitir acesso limitado apenas à Web:

• Utilizar etiquetas de confidencialidade para proteger conteúdos no Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint

No SharePoint, pode restringir o acesso a sites a partir de localizações de rede especificadas.

• Controlar o acesso aos dados do SharePoint e do OneDrive com base na localização da rede

Recursos adicionais:

• Planear uma implementação de Acesso Condicional

• descrição geral do Microsoft Intune

• Controlar o acesso do SharePoint a partir de dispositivos não geridos

Acesso de convidado

Pode restringir os convidados com base no domínio do respetivo endereço de e-mail. O SharePoint oferece definições de restrição de domínio em toda a organização e específicas do site. Os grupos e o Teams utilizam as listas de permissões de domínio ou listas de bloqueio no ID de Microsoft Entra. Certifique-se de que configura ambas as definições para evitar partilhas indesejadas e garantir uma experiência de utilizador consistente:

• Restringir a partilha de conteúdos do SharePoint e do OneDrive por domínio

• Permitir ou bloquear convites para utilizadores B2B de organizações específicas

O Microsoft 365 permite a partilha anónima de ficheiros e pastas através de Qualquer pessoa que partilhe ligações. Todas as ligações podem ser reencaminhadas e qualquer pessoa com a ligação pode aceder ao item partilhado. Consoante a sensibilidade dos seus dados, considere governar a forma como as ligações de Qualquer pessoa são utilizadas, incluindo desativá-las totalmente, restringir as permissões de ligação para só de leitura ou definir um tempo de expiração para as mesmas:

• Desativar as ligações Qualquer Pessoa

• Definir permissões de ligação para ligações Qualquer pessoa

• Definir uma data de expiração para as ligações Qualquer Pessoa

Ao partilhar ficheiros ou pastas, os utilizadores têm vários tipos de ligação à escolha. Para reduzir o risco de partilha inadequada acidental, pode alterar o tipo de ligação predefinido apresentado aos utilizadores quando partilham. Por exemplo, alterar a predefinição das ligações Qualquer pessoa , que permitem o acesso anónimo, para Pessoas nas ligações da sua organização pode reduzir o risco de partilha externa indesejada de informações confidenciais:

• Change the default link type for a site (Alterar o tipo de ligação predefinida de um site)

Se a sua organização tiver dados confidenciais que precisa de partilhar com os convidados, mas estiver preocupado com a partilha inadequada, pode limitar a partilha externa de ficheiros e pastas aos membros de grupos de segurança especificados. Desta forma, pode restringir a partilha externa a um grupo específico de pessoas ou exigir que os seus utilizadores realizem formação sobre a partilha externa adequada antes de adicioná-las ao grupo de segurança:

• Limitar a partilha externa a grupos de segurança especificados

Os grupos e o Teams têm definições ao nível da organização que permitem ou negam o acesso de convidados. Embora possa restringir o acesso de convidados a equipas ou grupos específicos através do Microsoft PowerShell, recomendamos que o faça através de uma etiqueta de confidencialidade. Com as etiquetas de confidencialidade, pode permitir ou negar automaticamente o acesso de convidado com base na etiqueta aplicada:

• Utilizar etiquetas de confidencialidade para proteger conteúdos no Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint

Num ambiente onde convida frequentemente convidados para grupos e equipas, considere configurar revisões de acesso de convidados agendadas regularmente. Os proprietários podem ser solicitados a rever os convidados nos respetivos grupos e equipas e aprovar ou negar o acesso.

• Configurar revisões de acesso de convidados

O Microsoft 365 oferece vários métodos diferentes de partilha de informações. Se tiver informações confidenciais e quiser restringir a forma como são partilhadas, reveja as opções para limitar a partilha:

• Limitar a partilha no Microsoft 365

Recursos adicionais:

• Configurar a colaboração segura com o Microsoft 365

• Melhores práticas para partilhar ficheiros e pastas com utilizadores não autenticados

• Limitar a exposição acidental a ficheiros ao partilhar com pessoas fora da sua organização

• Criar um ambiente de partilha de convidados mais seguro

• Ativar colaboração externa B2B e gerir quem pode convidar convidados

Gestão de utilizadores

À medida que os grupos e as equipas evoluem na sua organização, uma boa prática é rever a associação à equipa e ao grupo regularmente. Isto pode ser particularmente útil para equipas e grupos com uma associação em mudança, aqueles que contêm informações confidenciais ou aqueles que incluem convidados. Considere configurar revisões de acesso para estas equipas e grupos:

• O que são revisões de acesso Microsoft Entra?

Muitas organizações têm parcerias empresariais com outras organizações ou fornecedores-chave com quem colaboram em profundidade. A gestão de utilizadores e o acesso aos recursos podem ser difíceis de gerir nestes cenários. Considere automatizar algumas das tarefas de gestão de utilizadores e até mesmo fazer a transição de algumas para a sua organização parceira:

• O que é Microsoft Entra gestão de direitos?

Os canais privados no Teams permitem conversações no âmbito e partilha de ficheiros entre um subconjunto de membros da equipa. Consoante as suas necessidades empresariais específicas, poderá querer permitir ou bloquear esta capacidade.

• Canais privados no Microsoft Teams

Os canais partilhados permitem-lhe convidar pessoas fora da equipa ou fora da organização. Consoante as suas necessidades empresariais específicas e políticas de partilha externa, poderá querer permitir ou bloquear esta capacidade.

• Canais partilhados no Microsoft Teams

O OneDrive proporciona uma forma fácil de os utilizadores armazenarem e partilharem conteúdos em que estão a trabalhar. Consoante as suas necessidades empresariais, poderá querer restringir o acesso a este conteúdo a funcionários da empresa a tempo inteiro ou a outros grupos na empresa. Se for o caso, pode limitar o acesso aos conteúdos do OneDrive aos membros de um grupo de segurança.

• Restringir o acesso ao OneDrive por grupo de segurança

Para algumas equipas ou sites mais confidenciais, poderá querer limitar o acesso aos conteúdos da equipa ou do site aos membros da equipa ou aos membros de um grupo de segurança.

• Restringir o acesso de sites do SharePoint a membros de um grupo

Recursos adicionais:

• Microsoft Entra ID Governance

Classificação de informações

Pode utilizar etiquetas de confidencialidade para governar o acesso de convidados, a privacidade do grupo e da equipa e o acesso por dispositivos não geridos para grupos e equipas. Quando um utilizador aplica a etiqueta, estas definições são configuradas automaticamente conforme especificado pelas definições de etiqueta.

• Utilizar etiquetas de confidencialidade para proteger conteúdos no Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint

Pode configurar o Microsoft 365 para aplicar automaticamente etiquetas de confidencialidade a ficheiros e e-mails com base nos critérios que especificar, incluindo detetar tipos de informações confidenciais ou correspondência de padrões com classificadores treináveis.

• Aplicar automaticamente uma etiqueta de confidencialidade ao conteúdo

Pode utilizar etiquetas de confidencialidade para encriptar ficheiros, permitindo que apenas as pessoas com permissões as desencriptem e leiam.

• Restringir o acesso ao conteúdo utilizando etiquetas de confidencialidade para aplicar encriptação

Recursos adicionais:

• Mais informações sobre etiquetas de confidencialidade

Segmentação de utilizadores

Com as barreiras de informações, pode segmentar os seus dados e utilizadores para restringir a comunicação e colaboração indesejadas entre grupos e evitar conflitos de interesse na sua organização. As barreiras de informações permitem-lhe criar políticas para permitir ou impedir a colaboração de ficheiros, conversas, chamadas ou convites de reunião entre grupos de pessoas na sua organização.

• Barreiras de informações

• Barreiras de informação no Microsoft Teams

• Utilizar barreiras de informações com o SharePoint

Residência dos dados

Com o Microsoft 365 Multi-Geo, pode aprovisionar e armazenar dados inativos nas localizações geográficas que escolheu para cumprir os requisitos de residência dos dados. Num ambiente Multi-Geo, o seu inquilino do Microsoft 365 consiste numa localização central (onde a sua subscrição do Microsoft 365 foi originalmente aprovisionada) e uma ou mais localizações por satélite onde pode armazenar dados.

• Microsoft 365 Multi-Geo

• Plano para o Microsoft 365 Multi-Geo

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