Realizar um piloto de usuário

Este artigo faz parte da fase implantação e implementação de sua jornada de atualização e compartilha insights sobre como executar um piloto eficaz. Antes de prosseguir, confirme se você concluiu as seguintes atividades:

• Alistou as partes envolvidas no seu projeto
• Definiu o escopo do seu projeto
• Compreendeu a coexistência e interoperabilidade do Skype for Business e do Teams
• Escolheu sua jornada de atualização
• Preparou seu ambiente
• Preparou sua organização

Ao implantar novas tecnologias, sua organização pode perceber o valor dos negócios, como economia de custos, conformidade de segurança, satisfação dos funcionários e eficiência operacional, mas também pode afetar a produtividade dos usuários e a infraestrutura organizacional (sua rede). Antes de habilitar uma nova tecnologia em sua organização, realize um piloto de usuário formal. Assim como você pintaria um pequeno pedaço de cor em uma parede antes de pintar toda a sala, você testaria uma ampla distribuição em menor escala conduzindo um piloto para validar a preparação técnica e do usuário, identificar e mitigar problemas e ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida em toda a organização.

Para obter os resultados mais realistas, o piloto deve envolver usuários reais, imitar como eles se comunicam e colaboram e verificar experiências técnicas e de usuário. Se sua organização está considerando executar Skype for Business e o Teams lado a lado, atualizar para o Teams no futuro ou implantar novas funcionalidades como uma chamada ou conferência, um piloto pode ajudar a identificar o caminho certo para sua organização. Às vezes considerado a Fase 1 de uma distribuição, o piloto ideal aproveita a preparação que você já iniciou e implementa seu plano definido com um grupo de usuários direcionado.

Ponto de decisão	Como você usará um piloto para informar a direção do projeto?
Próxima etapa	Use as diretrizes abaixo para projetar e executar seu piloto formal.

1. Estruturar logística piloto

Um piloto bem-sucedido definiu as datas de início e término e definiu claramente as metas para medir o sucesso. Essas metas devem se alinhar ao escopo de seu projeto mais amplo, conforme você documentou quando definiu o escopo do projeto e será usada para informar o caminho a seguir após o fim do piloto. Você também deve garantir que você incluiu os stakeholders certos durante a duração do projeto. Você vai querer ter certeza de permitir tempo suficiente para executar o piloto e avaliar seu impacto: recomendamos um mínimo de 30 dias.

Inicie pequeno e adicione ao piloto conforme apropriado, seja adicionando cargas de trabalho ou recursos ou usuários adicionais, dando tempo para avaliar os resultados e ajustar o piloto conforme você iterar. Você pode até optar por executar pilotos subsequentes à medida que novos recursos do Teams são lançados de acordo com o roteiro.

2. Selecione seus participantes piloto e cenários de teste

Uma das tarefas mais importantes do planejamento do piloto é uma seleção criteriosa dos participantes. Lembre-se de que o Teams é otimizado para trabalho em equipe, portanto, selecione participantes piloto não apenas com base em funções ou personas, mas também com base em seu projeto e trabalho entre equipes. Um ótimo lugar para começar é pedir aos seus stakeholders e gerentes de departamento projetos reais que você possa validar no Teams. Um exemplo de um projeto baseado em função pode ser usar o Teams com sua organização de vendas para garantir que os representantes de campo possam acessar facilmente os recursos necessários e compartilhar insights com outros membros do campo. Um exemplo de trabalho baseado em projeto pode estar coordenando um evento de lançamento de produto com as equipes de marketing, treinamento, relações públicas e planejamento de eventos. Independentemente dos cenários selecionados, o piloto deve estender-se a pessoas importantes em TI, treinamento e seu helpdesk, para que você possa validar completamente a solução ao otimizar totalmente os recursos de gerenciamento de projetos.

3. Crie seu plano de teste e pesquisa de comentários

Para uma experiência piloto bem-sucedida, forneça aos participantes tarefas claramente definidas para serem concluídas, juntamente com uma maneira de compartilhar seus comentários. Agrupar tarefas para oferecer cenários reais aos usuários, demonstrando relevância para suas atividades diárias. Deixe que os casos de uso definidos em Avaliar a preparação para alterações organizacionais guiem seu plano de teste.

Sua organização pode optar por pilotar todas as funcionalidades ao mesmo tempo ou usar uma abordagem gradual, por exemplo, colaboração piloto primeiro, depois reuniões e, em seguida, conversar e chamar. Verifique se você tem um canal de comentários aberto para acompanhar o progresso e medir os resultados. Use uma pesquisa predefinida como uma maneira fácil de capturar e avaliar os resultados do piloto; O design da pesquisa deve ser baseado nos cenários e recursos em seu plano de teste.

4. Crie seu plano de comunicação

É crucial para o sucesso do seu piloto que você eduque os participantes piloto sobre o que está acontecendo, quando e por quê, e o que é esperado deles. Para gerar excitação e participação máxima, inclua mensagens de valor do usuário, além de links para treinamento e suporte, em que os usuários podem obter informações adicionais à medida que avançam pelo piloto. Aqui estão alguns recursos de exemplo para você começar seu plano de comunicação piloto:

• Recursos piloto, incluindo modelos de email e perguntas de pesquisa de comentários de exemplo
• Alternar para o Teams de Skype for Business, um guia de início rápido projetado para ajudar os usuários Skype for Business a começar a usar o Teams

5. Conduza seu piloto

Com toda a logística em vigor, agora você está pronto para começar seu piloto. A condução do piloto inclui a comunicação com seus usuários, o monitoramento da rede e o uso para garantir que o desempenho da rede e a qualidade da chamada permaneçam saudáveis, coletar comentários dos participantes e revisar os tíquetes de ajuda para perguntas relacionadas ao Teams.

Dicas para o sucesso do piloto

As dicas a seguir podem ajudar a garantir o sucesso do seu piloto:

• Antes de iniciar seu piloto, confirme se todos os participantes piloto estão habilitados para o [modo de coexistência] apropriado
• (https://aka.ms/SkypeToTeams-SetCoexistence) você deseja validar.
• Semanalmente, em todo o piloto, encontre-se com seus stakeholders do projeto para examinar comentários do usuário, dados de uso, dados de rede e tíquetes de ajuda para garantir que seu piloto esteja funcionando sem problemas. Faça todos os ajustes conforme necessário.

Linha do tempo sugerido

Veja uma sugestão de linha do tempo para um piloto de 30 dias:

• Uma semana antes do início do piloto: enviar comunicação inicial aos usuários piloto.
• Dia 1: enviar comunicação de pontapé inicial para usuários piloto.
• Dia 7: realizar a primeira reunião semanal de ponto de verificação da equipe de projeto.
• Dia 14: Enviar comunicação de ponto médio para seus usuários pilotos, realizar uma reunião semanal de ponto de verificação da equipe de projeto.
• Dia 21: realizar uma reunião semanal de ponto de verificação da equipe de projeto.
• Dia 30: enviar comunicação final aos usuários piloto.
• Dias 31 a 45: avaliar os resultados do piloto e planejar as próximas etapas.

6. Avaliar aprendizados e avaliar seu plano de encaminhamento

Depois que seu piloto for concluído, é hora de reunir todas as pesquisas de comentários, estatísticas de rede finais e tíquetes de suporte para análise em relação às suas metas e determinar se você implementará seu plano de encaminhamento. Você pode descobrir que sua organização está pronta para uma implantação ampla ou deseja estender seu piloto a mais usuários ou deseja revisitar o piloto posteriormente depois que quaisquer preocupações identificadas tiverem sido atenuadas. Lembre-se de que seu piloto é uma ótima maneira de prever resultados técnicos e de usuário em um ambiente controlado ; ser pensativo sobre saltar à frente muito rapidamente.

Se os resultados indicarem:

• Suas metas piloto (por exemplo, satisfação do usuário e qualidade de rede) foram alcançadas, você deve estar pronto para prosseguir com a próxima fase de sua distribuição. Dependendo das metas do seu projeto, este pode ser um dos seguintes:
  • Estendendo o piloto para participantes adicionais
  • Habilitar o Teams ao lado de Skype for Business (modo Islands) para alguns ou toda a sua organização
  • Atualizar usuários de Skype for Business para o Teams (modo somente do Teams) para alguns ou toda a sua organização
• Seu piloto não atingiu os resultados desejados (por exemplo, satisfação do usuário e qualidade da rede), demorou para fazer os ajustes apropriados em seu plano e revisitar seu piloto.