Planejar o gerenciamento de ciclo de vida no Teams

O Teams fornece um conjunto avançado de ferramentas para implementar processos de gerenciamento de ciclo de vida de colaboração para sua organização. Este artigo orienta os profissionais de TI por meio das perguntas certas para determinar seus requisitos de gerenciamento de ciclo de vida e as ferramentas a serem usadas para atendê-los.

O planeamento da gestão do ciclo de vida é importante, porque significa que está a criar um plano para fazer o seu trabalho de forma eficaz. A maioria dos projetos consiste em início, meio e fim. As equipas também o fazem, mas podem ser construídas e utilizadas de uma forma tão variada que nem sempre é óbvio em que fase do ciclo de vida se encontram. Ter um plano de gestão do ciclo de vida ajuda-o a controlar os projetos da sua organização à medida que passam por estas fases.

Conceitos de ciclo de vida

Os conceitos e as definições a seguir afetam as decisões que você toma para o gerenciamento de ciclo de vida.

Microsoft Teams

Uma equipe é um conjunto de pessoas, conteúdo e ferramentas que possibilitam a colaboração. Uma equipe define quem são seus membros e as permissões e as políticas que se aplicam a eles. As equipes são criadas com o Microsoft 365 Groups e as alterações feitas na assinatura de grupo do Microsoft 365 devem ser sincronizadas com a equipe. Assim como outros Grupos do Microsoft 365, o Teams é provisionado automaticamente com uma caixa de correio do Exchange, um site do SharePoint, um bloco de anotações do OneNote e outros ativos do Microsoft 365 ou Office 365. Saiba mais sobre os Grupos do Microsoft 365.

Canais

Canais são os espaços de colaboração em uma equipe nos quais o trabalho real é feito. Cada canal representa um tópico ou fluxo de trabalho diferente na equipe geral. Para cada canal, uma pasta é criada automaticamente no site do SharePoint para armazenar todos os arquivos compartilhados do canal. Assim, os usuários podem localizar e trabalhar mais facilmente com os documentos mais importantes. Os canais também podem ser ampliados com aplicativos que são relevantes para um fluxo de trabalho específico. Por exemplo, você pode adicionar um painel do Power BI a um canal para acompanhar o êxito de um aspecto do projeto.

Tipos de acesso de equipe

Determinam quem pode ingressar na equipe:

• As equipes privadas estão restritas aos membros da equipe aprovados pelo(s) proprietário(s) dela. Essa é uma configuração típica para equipes de projeto e equipes virtuais em uma grande organização.
• As equipes públicas são abertas para que qualquer pessoa na organização ingresse nelas diretamente. Isso é útil para colaboração em tópicos de interesse geral para pessoas de vários departamentos que trabalham em diferentes projetos. Essa é uma boa configuração padrão para organizações menores.

Tipos de usuários de equipes e funções administrativas

Os tipos de usuários da equipe determinam o grau de controle que cada membro da equipe tem:

• O criador da equipe tem permissões para criar um grupo ou uma equipe no diretório. O administrador pode restringir esse tipo de usuário a um subconjunto de administradores ou usuários. Para obter mais informações, confira Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365. Os criadores da equipe tornam-se automaticamente proprietários da equipe.
• O Proprietário da equipe gerencia a afiliação e as configurações da equipe. Pode haver até 100 proprietários de equipe por equipe.
• Um membro da equipe é um membro de sua organização que participa de uma equipe.
• Um convidado é um usuário que é externo à sua organização. Qualquer pessoa com um endereço de email poderá ser convidada se a organização tiver habilitado o acesso de convidado.

As funções de administrador de equipe determinam quais recursos cada detentor da função de administrador tem. Estes são descritos no artigo a seguir: Use funções de administrador do Microsoft Teams para gerenciar o Teams.

Decisões de TI a serem tomadas antes de começar

Antes de distribuir o Teams a sua organização, implemente as políticas de governança que a organização considerou necessárias. Elas podem incluir convenções de nomenclatura, políticas de expiração, políticas de retenção e muito mais. De modo geral, é muito mais fácil implementar esses requisitos antes de realizar a implantação em toda a organização.

Para obter mais informações, confira Planejar a governança no Teams.

Etapas do ciclo de vida das equipes

De modo geral, uma equipe tem um propósito que está alinhado a um projeto ou a uma meta. Mesmo que uma equipe tenha sido formada com base em um interesse em comum, a associação a ela provavelmente mudará com o tempo e a discussão poderá se tornar obsoleta, mas surgir novamente de maneira um pouco diferente em outra equipe.

Cada equipe tem um começo, quando ela é criada e os canais são configurados; um meio, quando a equipe é usada e a colaboração ocorre para corresponder ao ritmo do fluxo de trabalho; e, às vezes, um fim, quando a equipe conclui seu propósito e chega ao fim da vida útil.

Para obter mais informações, confira Gerenciar equipes no Centro de administração do Microsoft Teams.

Etapa 1: início

Criar a equipe

A primeira etapa é definir o objetivo da equipe. Ele pode consistir em processos de negócios, na estrutura organizacional de projetos ou apenas na criação de um hub de colaboração aberto e não estruturado. A definição do objetivo da equipe está vinculada à identificação das pessoas certas. Na medida do possível, é recomendável promover a colaboração aberta, buscando uma associação ampla.

Os proprietários da equipe convidam membros, definem a imagem e a descrição da equipe e podem definir permissões para membros individuais.

Origens da equipe

As equipes podem ser criadas por meio de diversos métodos:

• Crie a equipe do zero. Adicione membros usando aliases de email ou nomes de usuário individuais ou expanda uma lista de distribuição.
• Crie a equipe com base em uma equipe existente e use sua configuração de canal e qualquer configuração de aplicativo como modelo. Opcionalmente, você também pode usar sua lista de membros.
• Adicione uma equipe a um grupo existente do Microsoft 365, que também fornece acesso à equipe à sua caixa de correio e ao site do SharePoint.
• Use as APIs do Teams do Microsoft Graph ou cmdlets do PowerShell para criar equipes. As APIs podem criar equipes de forma programática com base nos atributos do Catálogo de Endereços Global (como região ou departamento) ou em processos empresariais (compromissos de clientes ou listas de participantes de salas de aula, por exemplo).

Use estes links para obter mais informações sobre como organizar as equipes:

• Práticas recomendadas para organizar equipes no Teams
• Implantar chat, equipes, canais e aplicativos
• Implantar reuniões e conferências
• Implantar o Cloud Voice

Pontos de decisão	Qual é o objetivo da equipe? Quem pertence à equipe? A equipe será privada ou pública? Os novos membros podem adicionar a si mesmos ou os proprietários da equipe devem adicioná-los? Quem terá permissões para criar canais ou adicionar guias, bots e conectores?
Próximas etapas	Crie a equipe. Planeje canais.

Configure canais

Qualquer proprietário ou membro de equipe com permissões apropriadas pode criar canais em uma equipe. É importante considerar o objetivo de cada canal. As opções incluem colaboração em torno a projetos, discussões de tópicos ou áreas de interesse comum. Por padrão, todas as equipes incluem um canal Geral. A maioria das equipes precisa de mais do que isso, e os membros criarão canais adicionais. É provável que o conjunto de canais cresça organicamente à medida que novos tópicos ou projetos surjam, e as discussões possam superar o canal em que começaram.

Para despertar interesse, o proprietário do canal pode postar uma mensagem de boas-vindas, carregar documentos relevantes na guia Arquivos ou adicionar guias ou conectores ao canal. O proprietário também define a descrição do canal e pode "marcar automaticamente" canais importantes para que sejam listados por padrão para todos os membros da equipe.

Considere os nomes dos canais antes de criá-los, pois renomear um canal na equipe não renomeia a pasta correspondente na biblioteca de documentos do Microsoft Office SharePoint Online, o que pode causar confusão para o usuário final.

Pontos de decisão	Que canais iniciais serão adicionados à equipe? Que diretrizes, se houver, serão fornecidas para a adição de novos canais? (Eles serão configurados por projeto, por tópico ou...?)
Próximas etapas	Crie canais iniciais. Poste uma mensagem de boas-vindas. Comece a colaborar.

Estágio 2: meio

À medida que o trabalho em equipe começa, a associação à equipe provavelmente começa a evoluir, juntamente com a hierarquia de canais. A menos que a equipe precise ser estritamente controlada e bloqueada, é recomendável incentivar a exploração, mesmo que isso leve a impasses. À medida que os utilizadores ficam mais confortáveis, podem experimentar @team menções, marcar canais como favoritos e utilizar o canal Geral para se sentirem confortáveis com a publicação. Cada equipe é diferente. Deixe que o uso oriente a evolução do design. Monitore o uso e a integridade da equipe por meio dos recursos de relatórios do Teams.

A confiança, a tolerância e o espírito de colaboração aumentarão gradativamente, à medida que as comunicações dos grupos-chave forem iniciadas e mantidas no Teams. Os membros da equipe veem a utilidade das conversas em grupo, em comparação com os chats entre duas pessoas. Equipes individuais tendem a desenvolver sua própria personalidade, auxiliadas por recursos divertidos, como Giphys e figurinhas. Ao mesmo tempo, é importante que o comportamento nocivo ou rude seja desencorajado sempre que ocorrer.

Como as equipes são semelhantes a organismos vivos, ocasionalmente precisam ser verificadas e cuidadas. Estas são algumas das práticas recomendadas:

• Use defensores para manter o uso, se ele começar a diminuir, e também para descobrir e propagar novos comportamentos criativos.
• Gerencie os convidados criteriosamente, garantindo que o acesso deles seja encerrado quando a necessidade de negócios terminar.
• Incentive os membros a usar conversas encadeadas com linhas de assunto para melhorar a visibilidade e atenção ao rolar por um canal.
• Permita que os canais evoluam junto com as necessidades de negócios. Adicione novos canais conforme necessário e deixe que os antigos desapareçam (ou considere arquivá-los ou excluí-los, se eles contiverem dados confidenciais ou efêmeros, com base em seus requisitos de retenção).
• Crie novas equipes à medida que surgirem grupos ou áreas de interesse maiores.
• Experimente diferentes colaborações de canal, como reuniões de canal ou conversas de guias referentes a documentos.
• Use o aplicativo móvel Microsoft Teams para aumentar o engajamento.

Pontos de decisão	Quem monitorará o uso para identificar problemas? Que métricas serão usadas para determinar a integridade de uma equipe? Identifique equipes que chegaram ao fim de sua vida útil. Identifique equipes não íntegras que ainda servem a um propósito, mas precisam ser revigoradas.
Próxima etapa	Implemente um processo para monitorar a integridade de equipes individuais.

Etapa 3: fim

Quando o trabalho de uma equipe chega ao fim, é importante reconhecer formalmente que terminou. Assim, os membros da equipe são informados do encerramento. Além disso, é impedido o acesso a informações desatualizadas e obsoletas. Você pode usar a própria equipe para realizar tarefas de encerramento, como post-mortem e resumos executivos.

Você pode excluir equipes que você sabe que não precisa (por exemplo, uma equipe criada exclusivamente para testes ou uma equipe que contenha dados confidenciais). Na verdade, as equipes são excluídas com uma "exclusão temporária" que a TI pode reverter por até 30 dias. A exclusão de equipes não afeta os chats nem o conteúdo retidos de acordo com as políticas de conformidade. Os canais também têm uma "exclusão temporária" e podem ser revertidos por até 30 dias após a exclusão. Excluir um canal não excluirá a pasta ou seu conteúdo da biblioteca de documentos do Microsoft Office SharePoint Online.

Você também pode usar as políticas de expiração e retenção, além de recursos de arquivamento, para reduzir a exposição de equipes que não estão mais ativas ou cujos proprietários deixaram a organização.

As políticas de retenção aplicadas a equipes ou serviços associados, como o Microsoft Office SharePoint Online, podem proibir a exclusão de equipes. Além disso, considere que o conteúdo de uma equipe geralmente é mais do que apenas arquivos na biblioteca de documentos do Microsoft Office SharePoint Online; são conversas, painéis do Microsoft Planner, wikis, resultados de formulários, reuniões gravadas, blocos de anotações do Microsoft OneNote e vários outros.

Para obter informações sobre como configurar políticas de expiração e retenção, confira Visão geral de segurança e conformidade no Microsoft Teams.

Pontos de decisão	Defina como é o fim da vida útil de uma equipe. Decida se deseja manter o conteúdo de uma equipe disponível e por quanto tempo.
Próximas etapas	Documente as práticas recomendadas e as lições aprendidas. Arquive os dados, se necessário.

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