Аналитика закупок
В ходе своей повседневной деятельности предприятия собирают огромное количество данных, что дает возможность генерировать ценную бизнес-аналитику для специалистов по закупкам:
- Предложения по покупке
- Заказы на покупку
- Счета покупки
Business Central содержит ряд функций, помогающих собирать, анализировать и совместно использовать данные о закупках:
- Отчеты Power BI по покупкам
- Ad-hoc-анализ списков
- Ad-hoc-анализ данных в Excel (с использованием открытия в Excel)
- Встроенные отчеты по продажам
Каждая из этих функций имеет свои преимущества и недостатки в зависимости от типа анализа данных и роли пользователя. Чтобы узнать больше, перейдите к статье Обзор аналитики, бизнес-аналитики и отчетности.
В этой статье рассказывается, как использовать эти аналитические функции для получения аналитики по закупкам.
Потребности в аналитике в сфере закупок
Рассматривая потребности в аналитике в закупках, имеет смысл использовать модель, основанную на ролях пользователей и их потребностях в аналитике на высоком уровне.
Люди, занимающие разные роли, имеют разные потребности в данных и используют их по-разному. Например, специалисты по управлению активами и финансам взаимодействуют с данными иначе, чем сотрудники отдела продаж.
| Роль | Агрегирование данных | Типичные способы потребления данных |
|---|---|---|
| Операционный директор / директор по безопасности / финансовый директор / генеральный директор | Данные об эффективности | КПЭ Панели мониторинга Бухгалтерские отчеты |
| начальник отдела снабжения. | Тенденции, сводки | Встроенные управленческие отчеты Ad-hoc-анализ |
| Специалист по закупкам / агент по материально-техническому снабжению | Подробные данные | Встроенные операционные отчеты Данные задачи на экране |
Использование Power BI для мониторинга КПЭ по закупкам
Ключевой показатель эффективности (КПЭ) — это измеримая величина, которая показывает, насколько эффективно вы достигаете своих целей. В сфере закупок для мониторинга эффективности работы отделов закупок часто используют следующие КПЭ:
- Сумма по непоставленным товарам (без учета НДС)
- Сумма по полученным товарам, по которым не выставлены счета (без учета НДС)
- Прирост покупок по сравнению с предыдущим периодом (сумма или в процентах)
- Покупки по товару/поставщику/складу/менеджеру
- Фактические и бюджетные покупки
Эти и другие КПЭ по закупкам доступны в приложении Power BI «Покупки» для Business Central. Подробнее см. в статье Приложение Power BI «Покупки».
В следующей таблице описаны способы использования отчетов в приложении Power BI «Покупки».
| Задача | Открыть в Business Central (CTRL+выбор) | Узнать больше |
|---|---|---|
| Получение общей сводки по всем действиям по закупке. Просмотр статистики покупок, например сводок по суммам, неуплаченных сумм, сумм полученных, но не включенных в выставленные счета, и сумм по выставленным счетам. | Обзор покупок | Об отчете "Обзор покупок" |
| Изучение затрат на различные компоненты при покупках с подробной разбивкой данных по покупкам по категориям, поставщикам, финансовым месяцам, годам и типам документов. | Разбивка покупок | Об отчете "Разбивка покупок" |
| Анализируйте ежедневные покупки и выявляйте тенденции и исключения в ежедневных расходах. Отслеживайте ежедневные колебания покупок и выявляйте необычные модели расходов. | Ежедневные покупки | Об отчете "Ежедневные покупки" |
| Проанализируйте 30-дневную скользящую среднюю ваших покупок, сравните ее с общей суммой покупки и определите тенденции и закономерности покупок. | Скользящие средние | О скользящих средних |
| Обзор общей суммы всех покупок за скользящий 12-месячный период для долгосрочного анализа тенденций и прогнозирования. | Скользящая годовая сумма | Об отчете «Скользящая годовая сумма» |
| Сравнивайте данные о покупках за разные периоды времени. Можно выполнить сравнение на уровне года, квартала или месяца и определить отслеживание покупок в этих периодах. | По сравнению с предыдущим периодом | Об отчете "По сравнению с предыдущим периодом" |
| Получите представление об эффективности покупок с течением времени. Выявляйте тенденции или закономерности, возникающие с течением времени. | Год к году | Об отчете "Год к году" |
| Анализ покупок по поставщикам и по товарам для лучшего понимания товаров, которые потребляют значительную часть бюджета покупки. | Покупки по товару | Об отчете "Покупки по товару" |
| Анализ покупок по поставщикам для определения поставщиков, ответственных за большую часть покупок. | Покупки по поставщику | Об отчете "Покупки по поставщику" |
| Анализ действий по закупкам по закупающему менеджеру для управления отделами закупок и индивидуальной эффективностью. | Покупки по менеджеру по закупкам | Об отчете "Покупки по менеджеру по закупкам" |
| Получите полное представление данных о покупках на различных складах и выявите тенденции и закономерности в их действиях по закупке. | Покупки по складу | Об отчете "Покупки по складу" |
| Сравнение фактических расходов с выделенным бюджетом для обеспечения соответствия расходов финансовым планам. | Факт/бюджет | Об отчете "Факт/бюджет" |
Чаевые
КПЭ в отчетах Power BI можно легко сравнивать на предмет соответствия вашим бизнес-целям. Дополнительные сведения см. в статье Отслеживание ключевых показателей эффективности бизнеса с помощью метрик Power BI.
Использование финансовой отчетности для создания финансовых отчетов и КПЭ (связанных с закупками)
Функция Финансовая отчетность предоставляет аналитику финансовых данных, отражаемых в вашем плане счетов. Вы можете настроить бухгалтерские отчеты для анализа сумм на счетах главной книги (ГК) и сравнения операций главной книги с операциями бюджета. Для закупок вы можете настроить бухгалтерские отчеты по счетам главной книги (ГК), которые вы используете для учета покупок.
Измерения играют важную роль в бизнес-аналитике. Измерением называются данные, которые можно добавлять в операции в качестве параметра. Измерения позволяют группировать операции со сходными характеристиками, такими как клиенты, регионы и продукты, а также быстро извлекать эти группы для анализа. Кроме того, измерения могут использоваться при определении аналитических представлений и создании бухгалтерских отчетов. Подробнее см. в статье Работа с измерениями.
Подробнее о бухгалтерских отчетах см. в статье Подготовка бухгалтерской отчетности с использованием финансовых данных и категорий счетов.
Финансовая отчетность по филиалам или юридическим лицам (связанная с закупками)
Некоторые организации используют Business Central в нескольких филиалах или юридических лицах. Другие используют Business Central в дочерних компаниях, которые отчитываются перед головными организациями. Business Central предоставляет бухгалтерам инструменты для облегчения переноса операций главной книги из двух или более организаций (дочерних компаний) в консолидированную организацию. В частности, для управления закупками вам может потребоваться консолидировать операции главной книги по счетам покупок, чтобы отслеживать ключевые показатели эффективности продаж по филиалам или юридическим лицам.
Чтобы узнать больше, перейдите в раздел Консолидация компаний.
Ad-hoc-анализ данных по закупкам
Иногда вам может просто понадобиться проверить, сходятся ли цифры, или убедиться в правильности какого-либо показателя. Следующие функции отлично подходят для специального анализа:
- Анализ данных на страницах списка книги учета
- Открытие списков в Excel
Функция Анализ данных позволяет открыть практическую любую страницу списка, такую как Заказы на покупку, Учтенные счета покупки, Операции книги поставщиков или Операции главной книги, перейти в режим анализа, а затем группировать, фильтровать и сводить данные так, как вам нужно.
Аналогичным образом вы можете использовать действие Открыть в Excel, чтобы открыть страницу списка, отфильтровать список для получения подмножества данных, а затем использовать Excel для работы с данными.. Например, с помощью таких функций, как «Анализ данных», «Анализ "что, если"» или «Таблица прогнозов».
Чаевые
Если у вас настроен OneDrive для системных функций, книга Excel открывается в браузере.
Чтобы узнать больше о том, как проводить ad-hoc-анализ данных по закупкам, см. статью Ad-hoc-анализ данных по закупкам.
Встроенные отчеты по закупкам
В состав Business Central входит несколько встроенных отчетов, функций трассировки и инструментов, с помощью которых специалисты по закупкам могут формировать отчеты по своим данным.
Чтобы ознакомиться с доступными отчетами для закупок, выберите Все отчеты на своей домашней странице. Откроется обозреватель ролей, в котором показаны только функции группы Отчет и анализ. Под заголовком Покупки выберите Обзор.
Подробнее см. в статье Поиск отчетов с помощью обозревателя ролей.
Экранная аналитика по закупкам
В Business Central есть несколько страниц, на которых можно получить представление о ситуации в закупках и задачах, которые необходимо выполнить. Вот пример, который поможет вам приступить к работе:
Отображение связанных с закупками операций и сальдо главной книги со страницы «План счетов»
На странице «План счетов» показаны все счета главной книги с агрегированными цифрами, учтенными в главной книге. На этой странице вы можете делать такие вещи, как:
- Просмотреть отчеты, в которых отображаются операции главной книги и сальдо.
- Просмотр списка учетных групп для этого счета.
- Просмотр отдельных дебетового сальдо и кредитового сальдо для одного счета.
Для закупок вы можете создать на странице «План счетов» представление, в котором будут показаны только те счета, которые вы используете для учета операций покупки.
Подробнее см. в статье План счетов.
Анализ данных по измерениям (связанным с закупками)
Измерения — это значения, которые классифицируют операции для их отслеживания и анализа в документах, таких как заказы на покупку. Измерения могут, например, указывать проект или отдел, который является источником операции.
Поэтому вместо того, чтобы настраивать отдельные счета главной книги для каждого отдела или склада, вы можете использовать измерения в качестве основы для анализа и избежать необходимости создавать сложную структуру плана счетов.
Подробнее см. в статье Анализ данных по измерениям.
См. также
Консолидация организаций
Приложение покупок Power BI
Подготовка бухгалтерской отчетности с использованием финансовых данных и категорий счетов
Ведение бухгалтерской отчетности по филиалам или юридическим лицам
Ad-hoc-анализ данных по закупкам
Встроенные отчеты по закупкам
Общие сведения о плане счетов
Анализ данных по измерениям
Обзор анализа, бизнес-аналитики и отчетности
Работа с Business Central
Начните бесплатное пробное пользование!
Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь