Синхронизация и выполнение заказов на продажу

В этой статье описаны необходимые настройки и действия, которые необходимо выполнить для синхронизации и выполнения заказов на продажу с помощью Shopify в Business Central.

Установите импорт заказов в карточке магазина Shopify

Введите код валюты, если ваш интернет-магазин использует валюту, отличную от локальной валюты (LCY). Для указанной валюты должен быть настроен обменный курс. Если ваш интернет-магазин использует ту же валюту, что и Business Central, оставьте поле пустым.

Валюта магазина доступна в разделе Store details панели администрирования Shopify. Shopify можно настроить для приема разных валют. Однако в заказах, импортированных в Business Central, используется валюта магазина.

Обычный заказ Shopify может включать в себя затраты в дополнение к подытогу, например стоимость доставки или — если соответствующая функция включена — чаевые. Эти суммы учитываются непосредственно на счете ГК, который вы хотите использовать для определенных типов транзакций:

• Счет для расходов на доставку: вы можете выбрать различные типы транспортных расходов, такие как счет ГК, товар или товарные издержки, а также указать агента по доставке и услуги агента по доставке на странице Стоимость отгрузки. Дополнительные сведения см. в разделе Сопоставление способов доставки.
• Счет проданных подарочных карт: для получения дополнительной информации см. раздел Подарочная карта
• Счет чаевых

Включите Автоматическое создание заказов, чтобы автоматически создавать торговые документы в Business Central сразу же после импорта заказа Shopify.

Если вы хотите, чтобы документ продажи выпускался автоматически, включите переключатель Автоматически выпускать заказ на продажу.

Если вы не хотите отправлять клиентам автоматические подтверждения отгрузки, отключите переключатель Отправить подтверждение отгрузки. Например, можно выключить этот переключатель, если вы продаете цифровые товары или хотите использовать другой механизм уведомлений.

Если вы выберете поле № заказа Shopify в строке док., Business Central вставляет строки продажи типа Комментарий с номером заказа Shopify.

В поле Приоритет налоговой области укажите, как следует выбирать код налоговой области для адресов в заказах. Импортируемый заказ Shopify содержит информацию о налогах. Налоги пересчитываются при создании документов продажи, поэтому важно, чтобы параметры НДС или налога в Business Central были правильными. Подробнее о налогах см. в статье Настройка налогов для подключения к Shopify.

Укажите, как вы обрабатываете возвраты товаров и денег:

• Пустое значение означает, что вы не импортируете и не обрабатываете возвраты товаров и денег.
• Только импорт означает, что вы импортируете информацию, но соответствующая кредит-нота создается вручную.
• Автоматически создать кредит-ноту означает, что вы импортируете информацию и Business Central автоматически создает кредит-ноты. Для использования этого варианта необходимо включить переключатель Автоматически создавать заказы на продажу.

Настройка возвратов товаров и денег

Укажите место для возврата товаров и счета ГК для возвратов денег за товары и других возмещений.

Для возвратов денег и возвратов товаров вы можете использовать исходный склад возврата Shopify. Этот склад помогает гарантировать точность данных о складах в кредитных нотах, что сокращает необходимость ручной корректировки и оптимизирует процесс возврата.

Чтобы включить эту функцию, на странице Карточка магазина Shopify в поле Приоритет склада возврата выберите Исходный > склад по умолчанию.

В поле Приоритет склада возврата присутствуют следующие параметры.

• Склад возврата по умолчанию: это параметр по умолчанию. При создании кредит-нот продаж используется значение из поля «Склад возврата по умолчанию».

• Исходный > склад по умолчанию: выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы соединитель нашел исходный склад в возврате Shopify или, если применимо, в документе возврата Shopify. Если соединитель не может найти исходный склад, например, когда товар пополняется на нескольких складах, он использует Склад возврата по умолчанию, определенный на странице Карточка магазина Shopify.

• Счет для возвратов денег за товары, не возвращенные в запасы определяет номер счета ГК для товаров, для которых вы не хотите производить корректировку запасов.

• Счет для возвратов денег определяет номер счета ГК для разницы между итоговой возвращенной суммой и итоговой стоимостью товаров.

Подробнее см. в статье Возвраты товаров и денег

Учет часового пояса

Существует несколько случаев, когда соединитель преобразует значения даты и времени, полученные из Shopify, в значения даты в Business Central. Поле Дата документа в заказах является одним из таких полей.

Shopify возвращает значения даты и времени в виде строки даты и времени в кодировке ISO 8601. Например, 15:50 7 сентября 2019 года в часовом поясе UTC (всемирное координированное время) представляется как «2019-09-07T15:50:00Z». Если часовой пояс вашей компании отличается, это может привести к ошибкам в преобразованиях. Чтобы этого не произошло, перейдите на страницу Информация о компании , найдите поле Почтовый индекс и убедитесь, что значение Часовой пояс выбранной записи почтового индекса заполнено.

Сопоставление способов доставки

Код способа доставки для торговых документов, импортированных из Shopify, может быть заполнен автоматически. Вам нужно настроить параметр Сопоставление способов доставки.

1. Выберите значок , введите Магазины Shopify, затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите магазин, для которого вы хотите определить сопоставление, чтобы открыть страницу Карточка магазина Shopify.

3. Выберите действие Сопоставление способов доставки. Записи о способах доставки, определенных в настройках Перевозки в вашем центре администрирования Shopify будут созданы этим действием автоматически.

4. В поле Имя вы можете увидеть название способа доставки из Shopify.

5. Введите Код способа доставки вместе с соответствующим способом доставки в Business Central.

6. Чтобы использовать для оплаты сборов за доставку другие счета, нежели указанный в поле Счет для расходов на доставку на странице Карточка магазина Shopify, заполните поля Тип расходов на доставку и Номер расходов на доставку. Соединитель Shopify поддерживает следующие типы:

   • Счет ГК
   • Пункт меню
   • Товарная издержка. Товарная издержка автоматически назначается всем товарам в документе продажи.

7. Поля Код экспедитора и Код услуги экспедитора также можно найти на странице Способы доставки Shopify. Если вы их заполните, они заполнят соответствующие поля в документе продажи.

Сопоставление складов

Сопоставление складов необходимо для заполнения поля Код склада для строк документов продаж, импортированных из Shopify. Этот сопоставление важно, когда переключатель Склад обязателен включен на карточке Настройка запасов. В противном случае вы не сможете создавать документы по продажам.

1. Выберите значок , введите Магазины Shopify, затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите магазин, для которого вы хотите настроить сопоставление местоположений, чтобы открыть страницу Карточка магазина Shopify.
3. Выберите действие Места, чтобы открыть Адреса магазинов Shopify.
4. Выберите действие Получить места Shopify для импорта всех местоположений, определенных в Shopify. Вы можете найти их в меню Места настроек вашей панели администратора Shopify.
5. Введите Код местоположения по умолчанию с соответствующим расположением в Business Central.

Запуск синхронизации заказов

Следующая процедура описывает, как импортировать и обновить заказы на продажу.

1. Выберите значок , введите Магазины Shopify, затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите магазин, для которого вы хотите импортировать заказы, чтобы открыть страницу Карточка магазина Shopify.

3. Выберите действие Заказы.

4. Выберите действие Синхронизировать заказы из Shopify.

5. При необходимости определите фильтры для заказов. Например, вы можете импортировать полностью оплаченные заказы или заказы с низким уровнем риска.

   Заметка

   При фильтрации по тегу следует использовать токены фильтра @ и *. Например, если вы хотите импортировать заказы, содержащие tag1, используйте @*tag1*. @ гарантирует, что в результатах не будет учитываться регистр, а * позволяет найти заказы с несколькими тегами.

6. Нажмите кнопку ОК.

Кроме того, вы можете выполнить поиск пакетного задания Синхронизировать заказы из Shopify.

Вы можете запланировать задачу для автоматического выполнения. Дополнительные сведения см. а разделе Планирование повторяющихся задач.

Внутренняя логика

Соединитель Shopify импортирует заказы в два этапа:

1. Импортирует заголовки заказов в таблицу Заказы Shopify к импорту, когда они соответствуют определенным условиям:

   • Они не архивированы. Это означает, что вы можете включать или исключать заказы из синхронизации, архивируя или разархивируя их в администрировании Shopify.
   • Они были созданы или изменены после последней синхронизации. Это означает, что вы можете принудительно повторно импортировать определенный заказ, если измените его — например, добавив Примечания или Тег.

2. Импортирует заказы Shopify и дополнительную информацию.

   • Соединитель Shopify обрабатывает все записи в таблице Заказы Shopify к импорту, которые соответствуют критериям фильтрации, определенным вами на странице запроса Синхронизировать заказы из Shopify. Это могут быть, например, теги, канал или статус выполнения. Если вы не указали фильтры, соединитель обрабатывает все записи.

   • При импорте заказа из Shopify соединитель Shopify запрашивает дополнительную информацию у Shopify:

     • Заголовок заказа
     • Строки заказа
     • Информацию о доставке и выполнении
     • Транзакции
     • Возвраты и возмещения, если они настроены

Страницу Заказы Shopify к импорту удобно использовать для устранения неполадок при импорте заказов. Вы можете оценить доступные заказы и предпринять следующие действия:

• Проверить, не заблокировала ли ошибка импорт определенного заказа, и изучить подробности ошибки. Проверьте поле С ошибкой.
• Обработать только конкретные заказы. Заполните поле Код магазина, выберите один или несколько заказов, а затем выберите действие Импорт выбранных заказов.
• Удалить заказы со страницы Заказы Shopify к импорту, чтобы исключить их из синхронизации.

Проверка импортированных заказов

После завершения импорта вы можете изучить заказ Shopify и найти всю связанную информацию. Например, платежные операции, стоимость доставки, уровень риска, атрибуты и теги заказа или выполнение, если заказ уже был выполнен в Shopify. Вы также можете увидеть подтверждение заказа, отправленное клиенту, выбрав действие Страница статуса Shopify.

Перед созданием документов продажи в Business Central вы можете использовать действие Синхронизировать заказ из Shopify на странице Заказ Shopify для повторного импорта определенных заказов.

Вы также можете пометить заказ как оплаченный, что удобно делать в B2B-сценариях, где платежи обрабатываются без задействования механизма оформления заказов Shopify. Выберите действиеПометить как оплаченный на странице Заказ Shopify. Кроме того, вы можете пометить заказ как отмененный, чтобы запустить процесс возврата средств в Shopify. Выберите действие Отменить заказ на странице Заказ Shopify, заполните необходимые поля на странице Отмена заказа Shopify и нажмите ОК. Выполните синхронизацию заказов, чтобы импортировать обновления в Business Central.

Создание документов продажи в Business Central

Если переключатель Автоматическое создание заказов включен в карточке магазина Shopify, Business Central пытается создать торговый документ после импорта заказа. Если возникают проблемы, например отсутствие клиента или продукта, устраните проблемы, затем повторно создайте заказ на продажу.

Для создания документов продажи

1. Выберите значок , введите Магазины Shopify, затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите магазин, для которого вы хотите синхронизировать заказы, чтобы открыть страницу Карточка магазина Shopify.
3. Выберите действие Заказы.
4. Выберите заказ, для которого вы хотите создать документ продажи, и выберите действие Создать документы продажи.
5. Выберите Да.

Если заказ Shopify требует выполнения, будет создан Заказ на продажу. Для выполненных заказов Shopify, таких как те заказы, которые содержат только подарочную карту или которые уже обработаны в Shopify, создается Счет продажи.

Торговый документ создан, и им можно управлять с помощью стандартных функций Business Central.

Если вы хотите создать документ продажи заново, вы можете использовать действие Отвязать обработанные документы на странице Заказ Shopify. Это действие не удаляет уже созданный документ продажи. Вам нужно будет обработать его вручную.

Управление отсутствующими клиентами

Если ваши не позволяют создавать клиентов автоматически, а соответствующего клиента найти не удается, назначьте клиента заказу Shopify вручную. Существует несколько способов назначения клиентов заказам:

• Назначьте Код клиента (покупателя) и Код плательщика непосредственно на странице Заказы Shopify, выбрав клиента из списка существующих клиентов.
• Выбрать шаблон клиента, а затем создать и назначить клиента с помощью действия Создать нового клиента на странице Заказы Shopify. Клиент Shopify должен иметь хотя бы один адрес. В заказах, созданных через канал продаж «POS-терминал Shopify», часто отсутствует информация об адресе.
• Сопоставить существующего клиента со связанным клиентом Shopify на странице Клиенты Shopify, а затем выбрать действие Сопоставление полей на странице Заказы Shopify.

Как соединитель выбирает, какого клиента использовать

Функция Импорт заказа из Shopify пытается выбрать клиентов в следующем порядке:

1. Если поле № клиента по умолчанию определено в шаблоне клиента Shopify для параметра Код страны или региона получателя, то № клиента по умолчанию используется независимо от настроек в полях Импорт клиентов из Shopify и Тип сопоставления клиентов. Подробнее см. в разделе Шаблон клиента для каждой страны.
2. Если для параметра Импорт клиентов из Shopify задано значение Нет и определен параметр № клиента по умолчанию на странице Карточка магазина Shopify, то используется № клиента по умолчанию.

Дальнейшие действия зависят от параметра Тип сопоставления клиентов.

• Если это Всегда брать клиента по умолчанию, то соединитель использует клиента, определенного в поле № клиента по умолчанию на странице Карточка магазина Shopify.
• Если это По электронной почте/телефону, соединитель сначала пытается найти существующего клиента по идентификатору, затем по электронной почте, а затем по номеру телефона. Если клиент не найден, соединитель создает нового клиента.
• Если это По информации о плательщике, соединитель сначала пытается найти существующего клиента по идентификатору, а затем по информации об адресе для выставления счета. Если клиент не найден, соединитель создает нового клиента.

Для B2B-заказов процедура аналогична, за тем исключением, что соединитель использует поля № организации по умолчанию, Импорт организаций из Shopify и Тип сопоставления организаций на странице Карточка магазина Shopify. № организации по умолчанию отсутствует в шаблоне клиента Shopify , поскольку для B2B ожидаются именованные клиенты.

Различные правила обработки заказов

Возможно, вы захотите обрабатывать заказы по-разному в соответствии с правилом. Например, для заказов из определенного канала продаж, такого как POS-терминал, должен использоваться клиент по умолчанию, однако в интернет-магазине должна фиксироваться реальная информация о покупателе.

Один из способов выполнить это требование — создать другую карточку магазина Shopify и использовать фильтры на странице запроса Синхронизировать заказы из Shopify.

Предположим, что у вас есть интернет-магазин и POS-терминал Shopify. Для POS-терминала нужно использовать фиксированного клиента, а для интернет-магазина — создавать клиентов в Business Central. В следующей процедуре в общих чертах приведены необходимые шаги. Чтобы узнать больше, переходите к соответствующим справочным статьям.

1. Создайте магазин Shopify с именем STORE и привяжите его к своей учетной записи Shopify.
2. Настройте синхронизацию товаров/продуктов, чтобы этот магазин управлял информацией о продуктах.
3. Укажите, что клиенты импортируются вместе с заказами. Соединитель должен находить клиентов по их адресу электронной почты. Если он не находит адрес, он использует шаблон клиента для создания нового клиента.
4. Создайте магазин Shopify с именем POS и привяжите его к той же учетной записи Shopify.
5. Убедитесь, что синхронизация товаров/продуктов отключена.
6. Настройте соединитель для использования клиента по умолчанию.
7. Создайте повторяющуюся операцию очереди заданий для отчета 30104 Синхронизировать заказы из Shopify. Выберите STORE в поле Код магазина Shopify и используйте фильтры для перехвата всех заказов, кроме тех, которые создаются каналом POS-терминала. Например, <>POS-терминал
8. Создайте повторяющуюся операцию очереди заданий для отчета 30104 Синхронизировать заказы из Shopify. Выберите POS в поле Код магазина Shopify и используйте фильтры для перехвата заказов, генерируемых каналом POS-терминала. Например, POS-терминал.

Каждая очередь заданий импортирует и обрабатывает заказы в соответствии с заданными фильтрами и использует правила из карточки соответствующего магазина Shopify. Например, очереди работ создают заказы POS-терминала для клиента по умолчанию.

Влияние правок заказов

В Shopify:

Если заказ уже был обработан в Business Central, соединитель выводит следующее сообщение об ошибке: Заказ уже обработан в Business Central, однако из Shopify была получена измененная версия. Изменения не перенесены в обработанный заказ в Business Central. Обновите обработанные документы в соответствии с полученными из Shopify данными. Если вы хотите принудительно провести синхронизацию, используйте действие «Синхронизировать заказ из Shopify» на странице карточки заказа Shopify.

В зависимости от статуса созданного документа продажи можно выполнить следующие действия:

1. Удалить созданный документ продажи
2. Выбрать действие Отвязать обработанные документы, чтобы сбросить индикатор Обработано.
3. Выбрать действие Синхронизировать заказ из Shopify, чтобы обновить отдельный заказ в соответствии с последними данными из Shopify.

В Business Central:

Экспорт учтенных счетов продажи в Shopify

Вы можете экспортировать учтенные счета-фактуры продаж в Shopify, чтобы покупатели могли войти в систему Shopify и получить доступ ко всем своим счетам, независимо от того, в каком приложении они были созданы.

Вы можете экспортировать учтенные счета-фактуры продаж в Shopify в качестве заказов, используя действие Синхронизировать учтенные счета-фактуры с Shopify на странице карточки магазина Shopify, или вы можете использовать поиск «Что вы хотите сделать», чтобы найти его. Вы также можете запустить отчет, используя очередь заданий.

Чтобы включить эту возможность для конкретного магазина, перейдите на страницу Карточка магазина Shopify и включите переключатель Синхронизация учтенных счетов. Также необходимо настроить Сопоставление условий оплаты.

Синхронизация включает счета при следующих условиях:

• Поле ИД заказа Shopify содержит 0.
• У клиента-плательщика есть сопоставление на страницах Клиенты Shopify или Компании Shopify.
• Клиент-плательщик не используется в качестве клиента по умолчанию на странице Карточка магазина Shopify или Шаблон клиента Shopify.
• В учтенном счете-фактуре есть как минимум одна строка без комментариев, в которой поле Номер имеет значение.

При выполнении отчета в Business Central и Shopify происходит следующее.

Business Central

Обновите поле ИД заказа Shopify на основе результатов синхронизации:

• Успешный экспорт: поле ИД заказа Shopify обновляется с идентификатором заказа в Shopify. Экспорт не удался: устанавливается «-1» Счет-фактура исключается из синхронизации по причине, указанной в условиях, упомянутых ранее: устанавливается «-2»

Та же схема используется при отправке учтенных продаж, где страница Обновление документа позволяет вам заменить -1 и -2 или 0, чтобы повторить попытку экспорта.

Shopify

Соединитель использует GraphQL для:

• Создание черновика заказа с заголовком и строками товаров
• Завершение чернового заказа
• Преобразование черновика заказа в заказ

Экспорт полей в заголовки и строки заказов

В заголовке заказа экспортируются следующие поля:

• Используется сопоставленный счет-фактура клиента/компании.
• Поле Статус выполнения содержит Выполнено. Данные отслеживания не синхронизируются.
• Поле Статус оплаты показывает Оплачено или Частично оплачено на основе записи в книге учета клиентов, связанной со счетом-фактурой продажи. Для частично оплаченных отображается поле Оставшаяся сумма.

В строках заказа экспортируются следующие поля:

• Товары и строки других типов, такие как строки Счет ГК или Товарная издержка, экспортируются как пользовательские продукты в Shopify.
• Расходы на доставку в Shopify не создаются. Расходы на доставку регистрируются как пользовательский продукт в Shopify.
• Суммы налога. Поскольку API Graph в настоящее время не поддерживает объект TaxLine, рассчитанный налог добавляется как пользовательский продукт. Налоговая информация из Business Central не будет доступна в налоговом отчете в администрировании Shopify. Чтобы Shopify не пересчитывал налоги, заказы помечаются как Освобождение от налогов.
• Количество, в целых числах. Shopify не поддерживает дроби.

Влияние на процесс синхронизации заказов**

Синхронизация импортирует заказ и проверяет, был ли он экспортирован ранее. Если экспорт был произведен ранее:

• Он отмечает заказ как обработанный.
• Он добавляет ссылку на учтенный счет продажи (сопутствующие документы, должно происходить автоматически, поскольку ИД заказа Shopify уже заполнен). Shopify может автоматически архивировать полностью оплаченные и выполненные заказы, и синхронизация не будет их обрабатывать.

Работа с обновлениями

В Shopify, поскольку заказ уже выполнен, единственными значимыми изменениями являются примечания, статус оплаты и платежные транзакции. Если платежи обрабатываются в Shopify, то также обрабатываются возвраты и возмещения.

Business Central не отслеживает изменения. В настоящее время, если вы хотите отметить заказ как оплаченный, используйте действие Отметить как оплаченный на странице Карточка заказа Shopify.

Синхронизация отгрузок в Shopify

Когда заказ на продажу, созданный из заказа Shopify, отгружается, вы можете синхронизировать отгрузки с Shopify.

1. Выберите значок , введите Синхронизировать отгрузки в Shopify, затем выберите соответствующую ссылку.
2. При необходимости определите фильтры для отгрузок. Например, вы можете обновить отгрузку, размещенную на определенную дату.
3. Выберите ОК.

Заказ в Shopify отмечается как выполненный. Клиент автоматически получает уведомление об отгрузке по электронной почте или текстовое сообщение (SMS). Если в отправлении указаны экспедитор и код отслеживания, информация об отслеживании будет включена в электронное письмо.

Также можно использовать действие Синхронизировать отгрузки на страницах "Заказы на продажу Shopify" или "Магазин Shopify".

Вы можете запланировать задачу для автоматического выполнения. Дополнительные сведения см. а разделе Планирование повторяющихся задач.

Не забудьте запустить Синхронизацию заказов из Shopify, чтобы обновить статус выполнения заказа в Business Central. Функционал соединителя также архивирует полностью оплаченные и выполненные заказы как в Shopify, так и в Business Central при выполнении условий.

Экспедиторы и URL-адрес для отслеживания

Если документ Учтенная расходная накладная продажи содержит код экспедитора и/или номер отслеживания посылки, эта информация отправляется в Shopify и покупателю в электронном письме с подтверждением доставки.

Компания, обеспечивающая отслеживание, заполняется на основе записи об экспедиторе в следующем порядке (от высшего к низшему):

1. Компания в Shopify, обеспечивающая отслеживание
2. Название
3. Код

Если поле URL-адрес для отслеживания посылки заполнено для записи экспедитора, то подтверждение доставки содержит URL-адрес для отслеживания.

Возвраты товаров и денег

При интеграции между Shopify и Business Central важно иметь возможность синхронизировать как можно больше бизнес-данных. Это упрощает поддержание уровней финансов и запасов в актуальном состоянии в Business Central. Данные, которые вы можете синхронизировать, включают возвраты товаров и возвраты денег, регистрируемые на портале администрирования Shopify или в Shopify POS.

Возвраты товаров и возвраты денег импортируются вместе с соответствующими заказами, если вы включили соответствующий тип обработки в карточке магазина Shopify.

Возвраты товаров импортируются только в информационных целях. С ними не связана никакая логика обработки.

Финансовые транзакции и, если необходимо, транзакции с запасами обрабатываются через возвраты денег. Возвраты денег могут включать в себя продукты или просто суммы, — например, если продавец решил компенсировать стоимость доставки или какую-то другую сумму.

Вы можете создавать кредит-ноты продаж для возвратов денег. Кредит-ноты могут иметь следующие типы строк:

Подарочные карты

В магазине Shopify можно продавать подарочные карты, которыми можно расплачиваться за реальные товары.

При работе с подарочными картами важно ввести значение в поле Счет проданных подарочных карт на странице Карточка магазина Shopify. Проданная подарочная карта синхронизируется вместе с заказами. Примененная подарочная карта импортируется вместе с заказом, но уже как транзакция. Подарочная карта не уменьшает сумму счета.

Чтобы просмотреть выданные и примененные подарочные карты, выберите значок , введите Подарочные карты, затем выберите соответствующую ссылку.

См. также

Начало работы с соединителем Shopify