Автоматическая запись

Используйте автоматический сбор, чтобы фиксировать действия, связанные с вашими электронными письмами и контактами, и отображать их на временной шкале.

Требования к лицензии и роли

Что такое автоматический сбор?

Действия, зафиксированные функцией автоматического сбора, отображаются на временной шкале в Dynamics 365 Sales. Функция находит действия, применяя набор правил, специфичных для типа записей. Например, когда вы просматриваете возможную сделку в Microsoft Dynamics 365 Sales, временная шкала показывает все зарегистрированные вами действия. Кроме того, в вашей учетной записи Outlook отображаются предложения по 50 последним электронным письмам и встречам за последние три дня, которые связаны с основным контактом по возможной сделке или ее заинтересованными сторонами.

Следующие изображения показывают, как отслеженные и автоматически собранные (еще не отслеженные) сообщения электронной почты и встречи отображаются на временной шкале:

• Автоматический сбор писем и встреч: эти письма и встречи были определены функцией автоматического сбора как имеющие отношение к текущей записи, но они по-прежнему являются конфиденциальными, поэтому их можете видеть только вы. По сравнению с отслеживаемыми сообщениями эти сообщения отображаются как неотслеживаемые сообщения электронной почты или встречи. На следующем изображении показан неотслеживаемое сообщение электронной почты.

  

  Заметка

  Начиная с версии 9.2.24031.00102, Dynamics 365 Sales следует принципу доступа с наименьшими привилегиями, который блокирует доступ к неотслеживаемым электронным письмам и собраниям для пользователей, имеющих политики условного доступа в своих клиентах. Если вы не видите неотслеживаемые электронные письма и собрания, обратитесь к своему администратору, чтобы убедиться, связана ли проблема с политиками условного доступа вашего клиента. В качестве альтернативы ваш Администратор может включить Microsoft 365 Copilot продажи в Outlook , чтобы вы могли регистрировать отдельные действия или синхронизацию на стороне сервера для автоматического отслеживания всех электронных писем и встреч.

• Ссылка на отслеживание: выберите значок Отслеживать на неотслеживаемой активности, зафиксированной с помощью автоматического захвата, сделав ее видимой для всех, у кого есть доступ к временной шкале этой конкретной записи. Действия, найденные с помощью автоматического сбора, видны только вам, поэтому другие участники группы продаж не смогут их просмотреть в Dynamics 365 Sales. Когда выбирается ссылка Отслеживать на любом автоматически собранном сообщении, оно преобразуется в отслеживаемое сообщение электронной почты, что сохраняет действие в базу данных Dynamics 365 Sales и делает его доступным другим участникам рабочей группы. Преобразование неотслеживаемого действия в отслеживаемое может занять несколько минут, в течение этого времени оно будет отображать сообщение Ожидание отслеживания.

  

• Отслеживаемые электронные письма и встречи: символ конверта указывает на то, что это электронное письмо или встреча уже отслеживаются, поэтому они уже импортированы в отдел продаж и предоставляются вашей команде.

  

Как и в случае с другими типами плиток активности, показанными на временной шкале, вы можете выбрать плитку, чтобы развернуть или свернуть содержимое плитки.

Какие действия собираются?

Автоматический сбор запрашивает вашу учетную запись Outlook и ищет действия, связанные с записью, которую вы просматриваете. В следующей таблицы приводится обзор того, как автоматический сбор определяет связанные действия.

Дополнительные сведения

Включить и настроить автоматический захват