Проведение пилотного развертывания для пользователей

Эта статья является частью этапа развертывания и реализации процесса обновления и содержит аналитические сведения о запуске эффективного пилотного проекта. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы выполнили следующие действия:

• Зачисление заинтересованных лиц проекта
• Определение область проекта
• Понимание сосуществования и взаимодействия Skype для бизнеса и Teams
• Выбор пути обновления
• Подготовка среды
• Подготовка организации

Развертывая новые технологии, ваша организация может реализовать ценность для бизнеса, например экономию средств, соответствие требованиям безопасности, удовлетворенность сотрудников и эффективность работы, но это также может повлиять на производительность ваших пользователей и организационную инфраструктуру (вашу сеть). Прежде чем включить новые технологии в организации, пройдите официальный пилотный проект для пользователей. Так же, как вы нарисуете небольшое цветное пятно на стене, прежде чем закрашивать всю комнату, вы протестируете широкое развертывание в меньшем масштабе, проведя пилотный проект, чтобы проверить техническую готовность и готовность пользователей, выявить и устранить проблемы, а также обеспечить успешную реализацию в масштабах всей организации.

Чтобы достичь наиболее реалистичных результатов, пилотный проект должен включать реальных пользователей, имитировать их взаимодействие и совместную работу, а также проверять технические и пользовательские возможности. Независимо от того, планирует ли ваша организация параллельно выполнять Skype для бизнеса и Teams, обновляться до Teams в будущем или развертывать новые функции, такие как вызовы или конференц-связи, пилотный проект может помочь определить правильный путь для вашей организации. Иногда считается этапом 1 развертывания. Идеальный пилотный проект использует подготовку, которую вы уже начали, и реализует определенный план с целевой группой пользователей.

Точка принятия решений	Как вы будете использовать пилотный проект для информирования о направлении проекта?
Следующее действие	Используйте приведенные ниже рекомендации для разработки и выполнения официального пилотного проекта.

1. Схема пилотной логистики

Успешный пилотный проект определяет даты начала и окончания, а также четко определены цели для измерения успеха. Эти цели должны соответствовать область более широкого проекта, как описано при определении область проекта, и будут использоваться для информирования о вашем пути вперед после завершения пилотного проекта. Вы также должны убедиться, что на протяжении всего проекта вы включили нужных заинтересованных лиц. Вам нужно обязательно предоставить достаточно времени для запуска пилотного проекта и оценки его влияния: рекомендуется не менее 30 дней.

Начните с малого и при необходимости добавьте в пилотный проект ( будь то путем добавления рабочих нагрузок или функций или дополнительных пользователей), чтобы оценить результаты и настроить пилотный проект по мере выполнения итерации. Вы даже можете выбрать запуск последующих пилотных проектов, так как новые функции Teams будут выпущены в рамках стратегии.

2. Выберите участников пилотного проекта и сценарии тестирования

Одной из наиболее важных задач при планировании пилотного проекта является отбор участников. Помните, что Teams оптимизирована для командной работы, поэтому обязательно выбирайте пилотных участников не только по ролям или персонам, но и на основе их проектной и меж командной работы. Отличное место для начала — попросить заинтересованных лиц и руководителей отделов о реальных проектах, которые можно проверить в Teams. Примером проекта на основе ролей может быть использование Teams с вашей организацией продаж, чтобы представители на местах могли легко получать доступ к нужным ресурсам и делиться аналитическими сведениями с другими участниками. Примером проектной работы может быть координация мероприятия по запуску продукта с командами по маркетингу, обучению, связям с общественностью и планированию мероприятий. Независимо от того, какие сценарии вы выберете, пилотный проект должен распространяться на ключевых специалистов в ОБЛАСТИ ИТ, обучения и службы технической поддержки, чтобы вы могли тщательно проверить решение, полностью оптимизируя ресурсы управления проектами.

3. Разработка плана тестирования и опроса отзывов

Для успешного пилотного проекта предоставьте участникам четко определенные задачи, а также способ поделиться своими отзывами. Группируйте задачи вместе, чтобы предлагать пользователям реальные сценарии, демонстрируя релевантность их повседневной деятельности. Пусть варианты использования, определенные в разделе Оценка готовности к изменениям в организации , определяют план тестирования.

Ваша организация может выбрать пилотное развертывание всех функций одновременно или использовать постепенный подход, например, сначала пилотную совместную работу, затем собрания, а затем чат и звонки. Убедитесь, что у вас есть открытый канал обратной связи для отслеживания хода выполнения и оценки результатов. Использовать предопределенное обследование как простой способ сбора и оценки результатов пилотного проекта; Структура опроса должна основываться на сценариях и функциях в плане тестирования.

4. Создание плана связи

Для успеха пилота очень важно, чтобы участники пилота обучались тому, что происходит, когда и почему, а также что от них ожидается. Чтобы стимулировать волнение и максимальное участие, обязательно включите обмен сообщениями о ценностях пользователей в дополнение к ссылкам на обучение и поддержку, где пользователи могут получить дополнительную информацию по мере прохождения пилотного проекта. Вот несколько примеров ресурсов, чтобы приступить к работе с пилотным планом коммуникации:

• Пилотные ресурсы, включая шаблоны электронной почты и примеры вопросов опроса отзывов
• Краткое руководство по переходу на Teams с Skype для бизнеса, призванное помочь пользователям Skype для бизнеса приступить к работе с Teams

5. Проведение пилотного проекта

С помощью всей логистики вы можете начать пилотную работу. Проведение пилотного проекта включает в себя общение с пользователями, мониторинг сети и ее использования, чтобы обеспечить работоспособность сети и качество звонков, сбор отзывов от участников и просмотр запросов в службу поддержки по вопросам, связанным с Teams.

Советы по успешному выполнению пилотного проекта

Следующие советы помогут обеспечить успешное выполнение пилотного проекта.

• Перед началом пилотного проекта убедитесь, что все участники пилотного проекта включены в соответствующий [режим сосуществования]
• (https://aka.ms/SkypeToTeams-SetCoexistence) вы хотите проверить.
• Еженедельно на протяжении всего пилотного проекта встречайтесь с заинтересованными лицами проекта, чтобы просмотреть отзывы пользователей, данные об использовании, сетевые данные и запросы в службу поддержки, чтобы обеспечить бесперебойную работу пилотного проекта. При необходимости вносите любые изменения.

Предлагаемые временная шкала

Вот предлагаемая временная шкала для 30-дневного пилотного проекта.

• За неделю до начала пилотного проекта: отправка первоначального сообщения пользователям пилотного проекта.
• День 1. Отправка сообщений о начале для пилотных пользователей.
• День 7. Проведение первого еженедельного собрания контрольных точек группы проекта.
• День 14. Отправка сообщений в середине точки пользователям пилотного проекта, проведение еженедельного собрания контрольных точек группы проекта.
• День 21. Проводите еженедельное собрание контрольных точек команды проекта.
• День 30. Отправка окончательного сообщения пользователям пилотного проекта.
• Дни 31–45: оценка результатов пилотного проекта и планирование дальнейших действий.

6. Оценка обучения и оценка плана продвижения вперед

После завершения пилотного проекта пришло время собрать все опросы отзывов, окончательную статистику сети и запросы в службу поддержки для анализа ваших целей и определить, будете ли вы реализовывать план продвижения вперед. Вы можете обнаружить, что ваша организация готова к широкому развертыванию, или вы хотите расширить пилотный проект для большего числа пользователей или вернуться к пилотной версии позже после устранения любых выявленных проблем. Помните, что пилотный проект — это отличный способ прогнозирования технических и пользовательских результатов в контролируемой среде. быть вдумчивым о прыжках вперед слишком быстро.

Если в результатах указано:

• Ваши пилотные цели (например, удовлетворенность пользователей и качество сети) достигнуты. Вы должны быть готовы к следующему этапу развертывания. В зависимости от целей проекта это может быть одно из следующих:
  • Расширение пилотного проекта для дополнительных участников
  • Включение Teams наряду с Skype для бизнеса (режим островов) для некоторых или всей организации
  • Обновление пользователей с Skype для бизнеса до Teams (режим только Teams) для некоторых или всей организации
• Ваш пилотный проект не достиг желаемых результатов (например, удовлетворенность пользователей и качество сети), требуется время, чтобы внести соответствующие корректировки в план и вернуться к пилотной программе.