Öğretici: İş süreci akışı oluşturma

Bu makalede Power Apps ile bir iş süreci akışının nasıl oluşturulacağı gösterilmektedir. İş süreci akışlarını kullanmanın avantajları hakkında daha fazla bilgi edinmek için İş süreci akışlarına genel bakış bölümüne gidin. Mobil görev akışlarının nasıl oluşturulacağı hakkında bilgi için Mobil görev akışı oluşturma bölümüne gidin.

Bir kullanıcı bir iş süreci akışı başlattığında, sürecin aşamaları ve adımları bir formun üstündeki işlem çubuğunda görüntülenir.

Önkoşullar

• İş süreci akışları oluşturmak için, bir Power Apps ya da Power Automatekullanıcı başına lisansı veya iş süreci akışı kullanım haklarını içeren Dynamics 365 lisans planına ihtiyacınız vardır.
• İş süreci akışının ilişkilendirildiği tablo. İş süreci akışı mevcut bir tabloyla ilgili değilse akışı oluşturmadan önce yeni bir tablo oluşturun.

İş süreci akışı oluşturma

1. Power Apps veya Power Automate içinde soldaki gezinti çubuğundan Çözümler'i seçin.

2. İş süreci akışı için kullanılacak bir çözüm seçin veya oluşturun.

3. Çözüm içinde Yeni>Otomasyon>Süreç>İş süreci akışı'nı seçin.

   1. Akışınıza bir Görünen ad ve Ad (LogicalName) verin.
   2. Akış için kullanılacak tabloyu seçin.
   3. Create'u seçin.

   Yeni iş süreci akışı oluşturulur. Artık bunu sizin için oluşturulan ilk tek aşama ile düzenleyebilirsiniz.
   

4. Aşamalar ekleyin. Kullanıcılarınız süreçte bir iş aşamasından diğerine geçerse:

   1. Aşama bileşenini Bileşenler sekmesinden tasarımcıda bir + işaretine sürükleyip bırakın.

      

   2. Aşamanın özelliklerini ayarlamak için aşamayı seçin ve ardından ekranın sağ tarafındaki Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      • Görünen adı girin.

      • İstenirse, aşama için bir kategori seçin. Kategori, (Uygun Bul veya Geliştir gibi) işlem çubuğunda bir köşeli çift ayraç olarak görünür.

        

      • Özellikleri değiştirmeyi bitirdiğinizde Uygula düğmesini seçin.

5. Aşamaya adımlar ekle. Aşamadaki adımları görmek için aşamanın sağ alt köşesindeki Ayrıntılar'ı seçin. Daha fazla adım eklemek için:

   1. Adım bileşenini Bileşenler sekmesinden aşamaya sürükleyin.

      

   2. Adımı seçin ve ardından Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      1. Adım için bir görünen ad girin.
      2. Kullanıcıların bir adımı tamamlaması için veri girmesini istiyorsanız aşağı açılan listeden uygun sütunu seçin.
      3. İnsanların adımı tamamlamak ve işlemi bir sonraki aşamaya taşımak için sütunu doldurması gerekliyse Gerekli seçeneğini belirleyin.
      4. Bitirdiğinizde, Uygula'yı seçin.

   Not

   • İki seçenekli bir Boole sütununu Gerekli olarak belirlerseniz sütun değeri Evet olmadıkça kullanıcılar devam edemiyor. Kullanıcının sonraki aşamaya geçmeden önce sütunu tamamlandı olarak işaretlemesi gerekir.
   • Evet veya hayır değerlerinin her biri kabul edilebilir sütun değerlerinden birine sahipse iki seçenekli boole sütunu yerine sütunu bir seçenek yapmanız gerekir.

6. Süreç akışına bir dal (koşul) ekleyin. Dallanma koşulu eklemek için:

   1. Koşul bileşenini Bileşenler sekmesinden iki aşama arasında bir + işaretine sürükleyin.

      

   2. Koşulu seçin ve Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın. Dallanma özellikleri hakkında daha fazla bilgi için Dallanma ile iş süreci akışlarını geliştirme bölümüne gidin. Koşulun özelliklerini ayarlamayı bitirdiğinizde Uygula'yı seçin.

7. Bir iş akışı ekle. Bir iş akışını başlatmak için:

   1. İş Akışı bileşenini Bileşenler sekmesinden bir aşamaya veya tasarımcıda Global İş Akışı öğesine sürükleyin. Nereye ekleyeceğiniz şu koşullara bağlıdır:

      • Sahneye giriş veya çıkışta iş akışını tetiklemek için bir sahneye sürükleyin. İş akışı bileşeni aşama ile aynı birincil tablo temelinde olmalıdır.
      • İşlem etkinleştirildiğinde veya arşivlendiğinde (durum Tamamlandı veya Terk Edildi olarak değiştiğinde) iş akışını tetiklemek için Bunu Küresel İş Akışı öğesine sürükleyin. İş akışı bileşeni işlem ile aynı birincil tablo temelinde olmalıdır.

   2. İş akışını seçin ve ardından Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      1. Görünen adı girin.
      2. İş akışının ne zaman tetiklenmesi gerektiğini seçin.
      3. Aşama tablosu ile eşleşen mevcut, isteğe bağlı bir etkin iş akışı arayın veya Yeni'yi seçerek yeni bir iş akışı oluşturun.
      4. Bitirdiğinizde, Uygula'yı seçin.

   İş akışları hakkında daha fazla bilgi için İş akışı işlemleri bölümüne gidin.

8. İş süreci akışını doğrulamak için eylem çubuğundaki Doğrula'yı seçin.

9. İşlem üzerinde çalışmaya devam ederken işlemi bir taslak olarak kaydetmek için eylem çubuğunda Kaydet'i seçin.

   Önemli

   İşlem taslak halindeyken insanlar onu kullanamaz.

10. İşlemi etkinleştirmek ve ekibiniz için kullanılabilir hale getirmek için eylem çubuğundaki Etkinleştir'i seçin.

11. İş süreci akışı kurulumunu kimin oluşturabileceği, okuyabileceği, güncelleştirebileceği veya silebileceği üzerinde denetim sağlamak için tasarımcının komut çubuğunda Güvenlik Rollerini Düzenle'yi seçin. Örneğin, hizmet ile ilgili süreçler için müşteri hizmetleri temsilcilerine iş süreci akış örneğini değiştirmeleri için tam erişim ve satış temsilcilerine müşterilerinin satış sonrası faaliyetlerini izlemeleri için salt okunur erişim sağlayın.

Güvenlik Rolleri ekranında güvenlik rolü bilgileri sayfasını açmak için rolün adını seçin. İş Süreci Akışları sekmesini seçin ve ardından iş süreci akışında bir güvenlik rolü için uygun ayrıcalıkları atayın.

Uygun radyo düğmelerini seçerek ayrıcalıkları belirleyin ve Kaydet'i seçin. Ayrıcalıklar hakkında daha fazla bilgi için İş süreci akışı ayrıcalıkları bölümüne gidin.

Ardından kuruluşunuzdaki uygun kullanıcılara güvenlik rolü atamayı unutmayın.

Şubelerle iş süreci akışlarını tasarlama

Şubelerle iş süreci akışları tasarlarken şu noktaları göz önünde bulundurun:

• Bir işlem en fazla beş benzersiz tabloya yayılabilir.

• Süreç başına en fazla 30 aşama ve aşama başına 30 adım kullanın.

• Her dalın seviye derinliği 10'dan fazla olamaz.

• Dallanma kuralları bir önceki aşamadaki adımlara dayanmalıdır.

• AND ya da OR işleçlerini kullanarak, bir kuralda birden çok koşulu birleştirebilirsiniz, ancak iki işleci birden içeremez.

• Bir süreç akışını tanımlarken isteğe bağlı olarak bir tablo ilişkisi seçin. Bu ilişki 1:N (Birden Çoka) ilişkisi olmalıdır.

• Aynı kayıt üzerinde birden fazla etkin işlem aynı anda çalışabilir.

• Süreç akışındaki kutucukları (aşamaları, adımları, koşulları) sürükleyip bırakarak yeniden düzenleyin.

• Bağlayıcı komutunu kullanarak dalları birleştirirken, tüm eş dalların tek bir aşamada birleştirilmesi gerekir. Eş dallar tek bir aşamada birleştirilmeli veya işlemi sonlandırmalıdır. Bir eş dal diğer dallarla birleşip aynı anda süreci sonlandıramaz.

• İşlemde kullanılan bir tabloyu birden fazla kez ziyaret edebilirsiniz (birden fazla kapalı varlık döngüsü).

• Bir işlem tablo türünden bağımsız olarak bir önceki aşamaya dönebilir.

  Örneğin, etkin aşama bir teklif kaydında Teklif Ver ise, kullanıcılar etkin aşamayı bir fırsat kaydında Öner aşamasına geri taşıyabilir.

  Başka bir örnekte, süreç akışınızda Teklif Sun aşamasında olduğunuzu varsayalım: Müşteri Adayını Uygun Bul>Gereksinimleri Tanımla>Teklif Oluştur>Teklif Sun>Kapat. Teklifin müşteri ihtiyaçlarını belirlemek için daha fazla araştırma gerektirmesi durumunda, kullanıcılar sürecinizin İhtiyaçları Belirle aşamasını seçip Etkinleştir seçeneğini belirleyebilir.

İş süreci akışını düzenleme

İş süreci akışını düzenlemek için, çözüm gezginini açın, Süreçleri ve ardından listeden düzenlemek istediğiniz İş Süreci Akışını seçin.

Düzenlemek istediğiniz iş süreci akışını süreçler listesinden seçin. Güncelleştirmeleri yapabileceğiniz tasarımcıda açılır. Bir süreci yeniden adlandırmak veya bir açıklama eklemek ve ek bilgileri görüntülemek için sürecin adının altında bulunan Ayrıntılar'ı genişletin.

İş süreci akışı hakkında bilinmesi gereken diğer şeyler

Aşamaları Düzenle
İş süreci akışları 30 adede kadar aşamaya sahip olabilir.

Bir aşamada aşağıdaki özellikleri ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz:

• Aşama Adı

• Tablo. Herhangi bir aşamada ilk tablo dışında tüm tabloları değiştirebilirsiniz.

• Aşama Kategorisi. Kategori, aşamaları bir eylem türüne göre gruplandırmanızı sağlar. Satırları bulundukları aşamaya göre gruplayan raporlar için kullanışlıdır. Aşama kategorisi için seçenekler Aşama Kategorisi global seçenekten gelir. İsterseniz bu genel seçeneğe daha fazla seçenek ekleyebilir ve mevcut seçeneklerin etiketlerini değiştirebilirsiniz. Ayrıca isterseniz bu seçenekleri silebilirsiniz, ancak varolan seçenekleri tutmanızı öneririz. Sildiğinizde aynı seçeneği tekrar ekleyemezsiniz. Kullanılmalarını istemiyorsanız, etiketi "Kullanmayın" şeklinde değiştirin.

• İlişki. Süreçte bir önceki aşama farklı bir tabloyu temel alıyorsa bir ilişki girin. Tanımlanmakta olan aşamada, iki aşama arasında hareket ederken kullanılacak bir ilişki tanımlamak için İlişki seç'i belirtin . Aşağıdaki avantajlar için bir ilişki seçin:

  • İlişkiler genelde satırlar arasında otomatik veri taşıyarak veri girişini en aza indiren tanımlı sütun eşlemlerine sahiptir.

  • Bir satır için işlem çubuğunda Sonraki aşama'yı seçtiğinizde, ilişkiyi kullanan tüm satırlar işlem akışında listelenir ve bu da işlemdeki satırların yeniden kullanılmasını teşvik eder. Ayrıca, süreci daha da düzenli bir hale getirmek için iş akışlarını kullanarak satır oluşturmayı otomatikleştirebilir kullanıcının yeni bir kayıt oluşturmak yerine bunu seçmesine imkan tanıyabilirsiniz.

Adımları Düzenleme
Her aşama, en fazla 30 adım içerebilir.

Dal ekle
Aşamaya bir dal ekleme hakkında bilgi edinmek için Dallanma ile iş süreci akışlarını geliştirme bölümüne gidin.

Bir iş süreci akışını, kişilerin kullanımı için hazır hale getirmek amacıyla, iş akışını düzenlemeniz, güvenlik rollerini ve bu akışı etkinleştirmeniz gerekir.

İş Süreci Akışı Sırasını Ayarlama
Bir tablo (satır türü) için birden fazla iş süreci akışınız varsa yeni satırlara hangi sürecin otomatik olarak atanacağını ayarlamanız gerekir. Komut çubuğunda, Süreç Akışını Düzenle'yi seçin. Yeni satırlar veya halihazırda ilişkilendirilmiş bir süreç akışı olmayan satırlar için, kullanıcının erişebildiği ilk iş süreci akışı kullanılır.

Güvenlik Rollerini Etkinleştir
Kullanıcılar, kullanıcıya atanan güvenlik rolündeki iş süreci akışında tanımlanan ayrıcalığa bağlı olarak bir iş süreci akışı erişimine sahip olur.

Varsayılan olarak, yalnızca Sistem Yöneticisi ve Sistem Özelleştirici güvenlik rolleri, yeni bir iş süreci akışını görüntüleyebilir.

Bir iş süreci akışındaki ayrıcalıkları belirlemek için düzenlenecek iş süreci akışını açın ve iş süreci akışı tasarımcısının komut çubuğunda Güvenlik Rollerini Düzenle'yi seçin. Bu makalenin önceki kısımlarında listelenen Bir iş süreci akışı oluşturma başlığı altındaki 13. adıma bakın.

Etkinleştirme
Herhangi birinin, iş süreci akışını kullanabilmesi için önce onu etkinleştirmeniz gerekir. Komut çubuğunda Etkinleştir öğesini seçin. Etkinleştirmeyi onayladıktan sonra, iş süreci akışı kullanıma hazırdır. Bir iş süreci akışında hatalar varsa, hatalar düzeltilene kadar akışı etkinleştiremezsiniz.

İş süreci akışına isteğe bağlı eylem ekleme

Dynamics 365 (online) sürüm 9.0 güncelleştirmesi, Eylem Adımları olan iş süreci akışı otomasyonu adlı yeni bir iş süreci akışı özelliği getirir. Bir eylemi veya iş akışını tetikleyen bir düğmeyi iş süreci akışına ekleyebilirsiniz.

Eylem Adımı kullanarak isteğe bağlı iş akışları veya eylemler ekleme

Fırsat değerlendirme sürecinin bir parçası olarak Contoso, tüm fırsatları inceleyecek belirlenmiş bir değerlendirici gerektirir. Daha sonra Contoso şu şekilde bir eylem oluşturdu:

• Fırsatı gözden geçirene atanan bir görev satırı oluşturur.
• Fırsat konusuna "İncelemeye hazır" ifadesini ekler.

Ayrıca, Contoso'nun bu eylemleri isteğe bağlı olarak çalıştırabilmesi gerekir. Bu görevleri fırsat değerlendirme işlemine dahil edebilmek için eylemlerin fırsat iş süreci akışında yer alması gerekir. Bu işlevselliği etkinleştirmek için İş Süreci Akışı eylem adımı olarak seçeneğini belirleyin.

Bundan sonra Eylem Adımı, Contoso'nun fırsat iş süreci akışına eklenir. Ardından süreç akışı doğrulanır ve güncelleştirilir.

Artık Contoso satış ekibinin üyeleri, Yürüt'ü seçerek, talep üzerine Fırsat Niteliklendirme iş süreci adımından eylemi başlatabilir.

Eylem Adımlarını bir iş süreci akışında kullanma sınırlaması

• Giriş veya çıkış parametreleri Table, EntityCollection ya da OptionSet (Choice) türünde olduğunda eylemler Eylem Adımı olarak kullanılamaz. Birden çok EntityReference çıkış parametresi veya herhangi bir sayıda EntityReference giriş parametresi olan eylemler Eylem Adımı olarak kullanılamaz. Birincil tabloyla ilişkilendirilmemiş eylemler (genel eylem) Eylem Adımı olarak kullanılamaz.

İşlem merkezi

Dahil olduğunuz iş süreci akışlarının listesini görmek için birleşik işlem merkezine bakın.

Birleşik işlem merkezinde, içindeki en az bir Microsoft Dataverse tablo satırının size atanmış olduğu tüm iş süreçlerini görebilirsiniz. Örneğin, iş sürecinizde Dataverse'teki Müşteri Adayı ve Fırsat tabloları kullanılıyorsa Müşteri Adayı veya Fırsat satırının size atanmış olduğu tüm süreç örneklerini görürsünüz.

Etkin sekmesi altında şu anda çalışan tüm örnekleri görüntüleyin. Bu sekmeden aşağıdaki ayrıntıları görüntüleyebilirsiniz:

• Sürecin adı.
• Her bir sürecin mevcut aşaması.
• Etkin aşamayla ilişkili Dataverse satırının sahibi.
• Örnek oluşturulduktan itibaren geçen süre.

Bir örneği seçerek yeni bir sekmede açabilir, bağlantısını kopyalayabilir, bağlantısını e-posta ile paylaşabilir, bırakabilir veya silebilirsiniz.

Sonraki adımlar

• İş süreci akışlarına genel bakış
• Dal oluşturma ile iş süreci akışlarını geliştirme
• Onaylara genel bakış
• İş süreci akışına anlık akış eklemek için izlenmesi gereken ayrıntılı adımlar