确定 SharePoint 和 OneDrive 的业务要求
本文概述了 SharePoint 和 OneDrive 功能，可帮助确定如何最好地利用组织提供的这些服务。 使用此信息可帮助规划推出，并查找当前解决方案可能无法提供的新功能。
要求收集的最佳做法
定义用户旅程和核心用例。 组织中的人员现在如何协作？ 它们将文件存储在何处？ 他们如何共享新闻和其他信息？ 规划 SharePoint 和 OneDrive 的一个重要部分是记录组织当前如何执行协作任务。 然后，可以使用 SharePoint 和 OneDrive 将这些任务映射到新进程。 这些任务可以成为初始试点推出的测试用例。 有关 Microsoft 365 如何提高不同行业高效工作的信息，请参阅 生产力库。
评估迁移需求。 大多数组织都有文件和其他内容要移动到 Microsoft 365。 组织中的人员可能每天都在使用其中的一些内容。 移动所有内容可能需要一些时间。 在计划推出时，请规划如何迁移内容，同时保持组织中的人员高效工作。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 和 OneDrive 推出迁移规划。 如果在本地使用 SharePoint Server，请参阅 Microsoft 365 中的混合 OneDrive 和 SharePoint。 如果有要导入的纸质记录，请参阅 Microsoft SharePoint Syntex 简介。
尽早让法律和合规团队参与进来。 大多数组织都对如何处理各种数据有法律或合规性要求。 Microsoft 365 提供了许多选项来帮助保持组织中的合规性。 在计划推出时，请尽早与法律或合规团队联系，以帮助在过渡到 SharePoint 和 OneDrive 时维护合规性要求。 有关详细信息，请参阅 创建合规的 SharePoint 和 OneDrive 环境。
推动利益干系人达成协议。 确保组织内关键人员的参与和认可对于用户的成功采用至关重要。 此支持可能来自以业务为中心的领导、IT 领导力，或者任何有兴趣在组织中成功使用 Microsoft 365 的人。 重要的是，需要提供管理层或商业领袖支持和冠军产品，以帮助将知识传授给同行。 无论你要正式授予产品冠军角色，还是允许其有机增长，冠军都是实现用户采用的关键任务。
核心 SharePoint 和 OneDrive 用例
SharePoint 和 OneDrive 的核心用例包括：
- 文件存储
- 文件协作
- 团队协作网站
- 新闻和 Intranet 网站
如果当前正在使用其他软件或服务在组织中启用这些用例，我们建议使用 SharePoint 和 OneDrive 的功能映射每个当前用例。 这将有助于确保在推出 SharePoint 和 OneDrive 时顺利过渡，并提供流程更改列表，以便与用户进行沟通。 （用于推出 SharePoint 和 OneDrive 的培训和更改管理 提供了可与用户共享的资源列表，以帮助用户开始使用 SharePoint 和 OneDrive。）
以下部分概述了这些用例，并提供了更多深入了解信息的链接。
文件存储
Microsoft 365 中的文件存储选项为 SharePoint 和 OneDrive。
个人工作文件存储在 OneDrive 中。 使用 OneDrive，每个用户都有一个可以存储其个人工作文件的位置。 默认情况下，这些文件不会与任何人共享，但可以轻松地与其他人共享以进行协作。
共享文件存储在 SharePoint 中。 SharePoint 网站可用于存储由多人访问的文件。 有权访问网站的人员有权访问这些文件。
Microsoft Teams 使用 SharePoint 网站存储文件。 将文件上传到 Teams 文件 选项卡时，该文件存储在 SharePoint 网站中。 （有关 Teams 和 SharePoint 如何交互的详细信息，请参阅 Teams 和 SharePoint 集成概述）
文件协作
在 SharePoint 和 OneDrive 中，用户可以使用 Microsoft 365 应用版（许多 Microsoft 365 计划提供的 Office 版本）来创建和编辑文档。 其他应用程序可用于创建和编辑其他文件类型。 可以轻松地与其他人（包括组织外部的人员）共享这些文件（如果允许）。
使用可共享链接共享 OneDrive 文件。 在 OneDrive 中，默认情况下，用户的文件是私有的。 用户可以使用 可共享链接 与他人共享 OneDrive 文件，从而允许其他人访问该文件。 可以创建链接，向组织中的特定人员或任何人授予访问权限。 共享文件的人员可以通过编辑或删除链接来删除其他人的访问权限。
在网站或团队中协作。 在 SharePoint 网站或 Microsoft Teams 团队中，网站或团队的所有成员都有权访问存储在此处的文件，并且可以轻松地进行协作。
使用可共享链接共享 SharePoint 文件。 如果用户需要与网站或团队外部的人员共享 SharePoint 文件，则可以像在 OneDrive 中一样使用可共享链接。
同步文件，以便脱机访问。 使用 OneDrive 同步应用，用户可以在计算机与 Microsoft 365 云之间同步文件。 当用户在本地添加、更改或删除文件或文件夹时，会在云中添加、更改或删除文件或文件夹，反之亦然。 用户可以直接在文件资源管理器或 Finder 及其使用的应用中处理同步的文件。 用户每次处于联机状态时，都会自动同步他们或其他用户所作的任何更改。
有关 SharePoint 和 OneDrive 中文件协作的更多详细信息，请参阅请参阅由 SharePoint 提供支持的 Microsoft 365 中的文件协作介绍和 SharePoint 与 Microsoft 365 的文件协作。
Intranet
SharePoint 的核心功能之一是为组织创建 Intranet 网站的各种选项和工具。 Intranet 可能包括组织的主登陆页面、用于公司通信的门户，以及部门或分部（如 IT 或 HR）的单个站点。
在 Microsoft 365 中将 Intranet 移动到 SharePoint 可能需要一些时间，特别是如果你已经拥有丰富的 Intranet 内容。 我们建议在完成 SharePoint 和 OneDrive 的推出后执行此任务。
有关如何使用 SharePoint 创建 Intranet 的详细信息，请参阅 智能 Intranet 简介和路线图 以及 规划智能 SharePoint Intranet。
治理和合规性
治理和合规性是许多组织的关键。 在规划 SharePoint 和 OneDrive 时，请考虑要提前推出哪些合规性功能。 通过提前设置合规性功能，可以降低合规性事件的风险。 有关在 SharePoint 和 OneDrive 推出过程中要考虑哪些合规性功能的详细信息，请参阅 创建合规的 SharePoint 和 OneDrive 环境。
用户成功采用的关键因素
用户采用对于任何新应用程序或服务的整体成功非常重要。 理想情况下，为了最大化 SharePoint 和 OneDrive 的投资回报，你需要最大限度地提高用户与它们的互动。
通过公告、发布活动、新闻搞、全体大会会议、竞赛和有奖问答等宣传活动，提高意识水平，这是实现最大化采用的关键途径。 此外，通过采用课堂样式的会话为用户提供知识以及自助服务指南，帮助他们感觉可以使用 OneDrive 和 SharePoint。
有关推出 SharePoint 和 OneDrive 时的用户采用和更改管理的详细信息，请参阅 有关推出 SharePoint 和 OneDrive 的培训和更改管理