Erste Schritte mit Microsoft 365 Copilot – Administratorhandbuch

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Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das große Sprachmodelle (LLMs) verwendet. Es lässt sich in Ihre Daten, in Microsoft Graph und in Microsoft 365 Apps integrieren.

Es funktioniert zusammen mit beliebten Microsoft 365 Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und mehr. Copilot bietet intelligente Echtzeitunterstützung, mit der Benutzer ihre Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten verbessern können.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie IT-Administratoren ihre organization für Copilot vorbereiten können.

Tipp

Wenn Sie ein Endbenutzer sind, ist die Copilot Lab eine gute Ressource.

Bevor Sie beginnen

Dieser Abschnitt bietet eine Übersicht über die Voraussetzungen (Lizenzierung und Admin Center-Zugriff) und Apps, die Copilot verwenden können. Bei Microsoft Copilot 365-Anforderungen können weitere Anforderungen bestehen.

Voraussetzungen

App Anforderungen

Schritt 1: Optimieren der Suche in SharePoint

✅ Optimieren Ihrer SharePoint-Inhalte für die Suche

Wenn ein Benutzer eine Anforderung an Copilot sendet, verarbeitet er die Anforderung und generiert dann eine Antwort mit LLMs. LLMs nutzen Inhalte aus Microsoft Graph und Webinhalte (optional).

Inhalte in Microsoft Graph umfassen E-Mails, Dateien, Besprechungen, Chats, Kalender und Kontakte. Ein erheblicher Teil dieser Daten wird in SharePoint gespeichert. Copilot sammelt SharePoint-Inhalte auf die gleiche Weise wie die SharePoint-Suche Inhalte sammelt.

Um Copilot optimal zu nutzen und die besten Ergebnisse zu erzielen, optimieren Sie Ihre SharePoint-Inhalte für die Suche:

Microsoft 365 Copilot ermöglicht Benutzern das Suchen und Zugreifen auf ihre Inhalte durch Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache. Copilot gewährleistet die Datensicherheit und den Datenschutz, indem es bestehende Verpflichtungen erfüllt und die Richtlinien Ihrer organization integriert. Es verwendet Ihre Microsoft Graph-Inhalte mit den gleichen Zugriffssteuerungen wie andere Microsoft 365-Dienste.

Weitere Informationen zum Datenschutz mit Microsoft 365 Copilot finden Sie unter Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot.

Schritt 2: Anwenden der Prinzipien von Just Enough Access

Verhindern der übermäßigen Freigabe und Steuern des Zugriffs mit SharePoint und OneDrive

Um sich auf die Einführung Ihrer organization Microsoft 365 Copilot vorzubereiten, gibt es einige dringend empfohlene Schritte, die Sie mit SharePoint und OneDrive ausführen können.

Zunächst haben Sie folgende Möglichkeiten:

✅ Reduzieren der versehentlichen Überfreigabe mit SharePoint-Freigabeeinstellungen

Um die versehentliche Überteilung von Inhalten mit Copilot-Ergebnissen zu minimieren, implementieren Sie Freigabeeinstellungen auf organization- und Websiteebene:

  1. Auf organization Ebene:

    • Aktualisieren Sie die Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive für Ihren Mandanten von organization-weiten Freigabelinks für bestimmte Personen.

    • Erwägen Sie, allgemeine Berechtigungen für Ihre Endbenutzer auszublenden. Verwenden Sie beispielsweise das SharePoint Set-SPOTenant PowerShell-Cmdlet, um "Jeder außer externen Benutzern" im Personen Auswahlsteuerelement auszublenden, damit Endbenutzer es nicht verwenden können.

    • Verwenden Sie die eingeschränkte SharePoint-Suche (RSS), um Copilot-Ergebnisse vorübergehend auf bis zu 100 ausgewählte SharePoint-Websites einzuschränken. Untergeordnete Websites von Hubwebsites werden nicht auf den Grenzwert von 100 angerechnet.

      RSS bietet Ihnen Zeit, & Websiteberechtigungen zu überprüfen. Es sollte nur als temporäre Lösung verwendet werden, um Ihrem organization Zeit für die Einführung von Copilot zu geben.

  2. Reduzieren Sie die versehentliche Überteilung auf Standortebene:

✅ Überprüfen von Berechtigungen und Websitezugriff im SharePoint Admin Center

Um sicherzustellen, dass Daten sicher sind, überprüfen Sie zugriff und Berechtigungen für SharePoint-Websites. Priorisieren Sie Websites, die vertrauliche Informationen enthalten.

  1. Weitere Informationen finden Sie im SharePoint Admin Center unter Active Sites> select a site editsettings (Einstellungen für die Bearbeitung> einer Website > auswählen).

    Privat bedeutet, dass nur Benutzer in Ihrem organization mit Zugriff auf die Website sie finden können. Öffentlich (Standard) bedeutet, dass jeder in Ihrem organization die Website finden und auf deren Inhalt zugreifen kann.

    Screenshot, der den Bereich „Aktive Websites“ im SharePoint Admin Center zeigt.

  2. Überprüfen Sie auf der Registerkarte Mitgliedschaft den Zugriff auf Websitebesitzer, Mitglieder und Besucher. Stellen Sie sicher, dass nur die erforderlichen Benutzer Zugriff auf die Website haben.

✅ Identifizieren von Websites mit potenziell überlasteten Inhalten und Steuern des Zugriffs

  1. Verwenden Sie die folgenden aktivitätsbasierten SharePoint Advanced Management (SAM)-Berichte, um schnell die am aktivsten überlasteten Websites zu identifizieren:

  2. Initiieren Sie eine Websitezugriffsüberprüfung für Websitebesitzer, um übermäßig freigegebene Inhalte zu bestätigen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. SharePoint-Administratoren können die Richtlinie für eingeschränkte Access Control verwenden, um den Zugriff auf eine Website mit überlasteten Inhalten einzuschränken.

Für unternehmenskritische Websites gibt es Features in SharePoint Advanced Management und Microsoft Purview, die Sie verwenden können:

Hinweis

SharePoint Advanced Management verfügt über weitere Features, die Ihnen helfen, sich schnell und im großen Stil auf Copilot vorzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten auf Copilot für Microsoft 365 mit SharePoint Advanced Management (SAM).

Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview

✅ Verwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen zum Schutz Ihrer Daten

Im Microsoft Purview-Portal können Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen (Vertraulichkeitsbezeichnungen für Informationsschutz>) erstellen. Verwenden Sie diese Bezeichnungen, um zu ermitteln, wie vertraulich die Daten in Ihrem organization sind. Wenn sie auf Elemente wie Dokumente und E-Mails angewendet werden, fügen die Bezeichnungen eine zusätzliche Schutzebene hinzu und können sich auf die Ergebnisse von Copilot auswirken.

Screenshot, der den Microsoft Purview-Bildschirm für Vertraulichkeitsbezeichnungen zeigt.

Die zusätzlichen späteren Schutzfunktionen umfassen:

  • Copilot Business Chat kann auf Daten aus verschiedenen Arten von Elementen verweisen. Die Vertraulichkeitsbezeichnung mit der höchsten Priorität ist für Benutzer sichtbar.

  • Wenn die Bezeichnung eine Verschlüsselung anwendet, überprüft Copilot die Nutzungsrechte für den Benutzer. Damit Copilot Daten von diesem Element zurückgeben kann, muss dem Benutzer die Berechtigung zum Kopieren erteilt werden.

Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Erstellen von Bezeichnungen oder Aktivieren von Standardbezeichnungen: Wenn Sie noch nicht über Vertraulichkeitsbezeichnungen verfügen, können Sie möglicherweise einige Standardbezeichnungen automatisch für Sie erstellen lassen, z. B. Öffentlich, Allgemein und Vertraulich. Die Standardbezeichnungen eignen sich für Elemente wie Dateien, E-Mails und Besprechungen. Sie können die Standardbezeichnungen ändern und immer eigene Bezeichnungen erstellen.

    Weitere Informationen finden Sie unter:

  2. Definieren Sie die Datenschutzanforderungen , und überprüfen Sie Ihre SharePoint-Websites & Dateien in OneDrive. Konzentrieren Sie sich auf die kritischsten Repositorys und bestimmen Sie die Vertraulichkeit der Daten auf diesen Websites.

    Wenn Sie Copilot pilotieren, stellen Sie Copilot-Lizenzen für Benutzer bereit, die Zugriff auf diese kritischen Websites haben. Durchlaufen Sie dann die restlichen Repositorys, und erweitern Sie Ihre Benutzerbasis.

    Eine ausführlichere Strategie zum Bereitstellen und Fördern der Einführung finden Sie unter Schritt 7 : Bereitstellen für einige Benutzer und Messen der Einführung (in diesem Artikel).

  3. Aktivieren und Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen: Aktivieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen für Dateien in SharePoint und OneDrive. Anschließend können Sie mit einer Veröffentlichungsbezeichnungsrichtlinie eine Standardbezeichnung konfigurieren, und Benutzer können Ihre Bezeichnungen manuell anwenden. Verwenden Sie die automatische Bezeichnung , um Bezeichnungen automatisch basierend auf erkannten vertraulichen Informationen anzuwenden.

    Weitere Informationen zu den verschiedenen Methoden zum Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen finden Sie unter Allgemeine Szenarien für Vertraulichkeitsbezeichnungen.

    Eine der verfügbaren Bezeichnungsmethoden besteht darin, Vertraulichkeitsbezeichnungen basierend auf Inhalten in Dokumenten anzuwenden, wenn Sie DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention, Verhinderung von Datenverlust) verwenden. DLP-Richtlinien können automatisch Vertraulichkeitsbezeichnungen anwenden, wenn bestimmte Arten von Informationen in einem Dokument identifiziert werden, z. B. personenbezogene Daten, die Adressen, Steuerinformationen oder Reisepassnummern enthalten.

    Mit DLP-Richtlinien haben Sie auch folgende Möglichkeiten:

    • Verwenden Sie das trainierbare Klassifizierertool , um Inhaltskategorien wie Quellcode, Finanzdokumente und Personalwesen zu identifizieren.
    • Richten Sie DLP-Richtlinien für Endpunkte ein, die Benutzer von bestimmten Aktionen wie dem Kopieren von Inhalten in die Zwischenablage oder usb-Wechselmedien oder dem Drucken einschränken.

Nach der Anwendung erzwingen die Vertraulichkeitsbezeichnungen Ihre Schutzeinstellungen.

Weitere Informationen zu Vertraulichkeitsbezeichnungen finden Sie unter Informationen zu Vertraulichkeitsbezeichnungen.

Copilot-Aktivität und Microsoft Purview

✅ Copilot-Aktivität überwachen, Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und eDiscovery- und Kommunikationscompliance verwenden

Im Microsoft Purview-Portal können Sie die folgenden Features verwenden, um nach bestimmten Inhalten und Aktivitäten zu suchen, die Copilot-Eingabeaufforderungen und -Antworten enthalten.

Tipp

Weitere Informationen zu diesen Microsoft Purview-Sicherheits- und Complianceschutzen für Copilot und dazu, wie Microsoft Purview KI-Hub Ihnen dabei helfen kann, diese schneller bereitzustellen, finden Sie unter Microsoft Purview-Datenschutz und Complianceschutz für generative KI-Apps.

Schritt 3: Überprüfen des App-Datenschutzes

✅ Überprüfen der Datenschutzeinstellungen Für Ihre Microsoft 365-Apps

Die Datenschutzeinstellungen in Ihren Microsoft 365-Apps können sich auf die Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot Features auswirken. Um sicherzustellen, dass Benutzer auf Copilot-Features zugreifen können, überprüfen Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihren Microsoft 365-Apps.

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 Copilot und Datenschutzkontrollen für verbundene Umgebungen.

Schritt 4: Aktualisieren von Kanälen

✅ Verwenden des aktuellen Kanals oder monatlichen Enterprise-Kanals zum Aktualisieren von Apps

Microsoft 365 Copilot folgt der Microsoft 365 Apps Standardmethode für Bereitstellung und Updates. Es ist in allen Updatekanälen mit Ausnahme von Semi-Annual Enterprise Channel verfügbar.

Ihre Optionen:

  • Zu den Produktionskanälen gehören aktueller Kanal und monatlicher Enterprise-Kanal.

    • Der aktuelle Kanal bietet Ihren Benutzern die neuesten Microsoft 365-App-Features, sobald sie bereit sind. Es bietet die beste Erfahrung für ein schnelllebiges Produkt wie Copilot.

    • Monatlicher Enterprise-Kanal bietet mehr Vorhersagbarkeit, wann diese neuen Microsoft 365-App-Features jeden Monat veröffentlicht werden. Dies ist eine gute Option für Organisationen, die die neuen Features überprüfen möchten, bevor sie im aktuellen Kanal veröffentlicht werden.

  • Zu den Vorschaukanälen gehören Aktueller Kanal (Vorschau) und Betakanal.

    Vorschaukanäle sind eine hervorragende Option, um das Produkt zu überprüfen, bevor es für den Rest der Organisation eingeführt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Updatekanäle und Microsoft 365 Insider-Kanäle.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kanäle für Benutzergeräte zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Updatekanals von Microsoft 365 zum Aktivieren von Copilot.

Schritt 5: Bereitstellen Microsoft 365 Copilot Lizenzen

✅ Zuweisen von Copilot-Lizenzen mithilfe des Microsoft 365 Admin Center

Der nächste Schritt besteht darin, Lizenzen zuzuweisen, damit Benutzer mit der Verwendung von Copilot beginnen können. Sie können Microsoft 365 Copilot Lizenzen im Microsoft 365 Admin Center verwalten. Sie können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen und lizenzen auch anderen Benutzern neu zuweisen.

Wenn Lizenzen zugewiesen werden, wird Copilot in den Microsoft 365-Apps wie Word und Excel angezeigt. Um Copilot verwenden zu können, melden sich Benutzer mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei der App an, und die Datei muss bearbeitbar (nicht schreibgeschützt) sein.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Schritt 6: Konfigurieren von Einstellungen für Copilot

✅ Konfigurieren weiterer Copilot-Features

Im Microsoft 365 Admin Center>Copilot gibt es weitere Copilot-Features, von denen Administratoren und Einstellungen profitieren, die Sie konfigurieren können und von denen Ihre organization profitieren.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Anzeigen der status der Copilot-Lizenzzuweisungen
  • Greifen Sie auf die neuesten Informationen zu Copilot zu
  • Verwalten von Datensicherheits- und Compliancekontrollen
  • Übermitteln von Feedback im Namen von Benutzern
  • Konfigurieren von Plug-Ins und Berechtigungen
  • Aktivieren der Verwendung von Webdaten als Erdungsdaten in Copilot

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Microsoft 365 Copilot mit der Seite Copilot.

Schritt 7: Bereitstellen für einige Benutzer und Messen der Einführung

✅ Erstellen einer Gruppe von Early Adopters

Es gibt viele Verwendungsmöglichkeiten von Microsoft 365 Copilot in den verschiedenen Microsoft 365-Produktivitäts-Apps. Und es gibt Möglichkeiten für Benutzer, auf unterschiedliche Weise einen Wert zu finden.

Erstellen Sie eine Gruppe von Early Adopters, um die Einführung zu fördern. Diese Gruppe kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Benutzer Copilot verwenden und wie es für sie wertvoll ist.

  1. Identifizieren Sie Benutzer in verschiedenen Geschäftsgruppen in Ihrer Organisation, idealerweise mit einer hohen Nutzung vorhandener Microsoft 365-Features. Sie können diese Benutzer identifizieren, indem Sie die Nutzungsmetriken im Microsoft 365 Admin Center überprüfen.

  2. Weisen Sie diese Benutzer Microsoft 365 Copilot Lizenzen zu, und integrieren Sie sie mithilfe der Ressourcen, die im Microsoft 365 Copilot Adoption Hub verfügbar sind, einschließlich des Onboardingkits für Benutzer.

  3. Da diese Benutzer sich mit der Verwendung von Copilot vertrauter machen, können sie darüber sprechen, wie sie es am besten verwenden und wo es für sie am wertvollsten ist. Diese Informationen bieten Ihnen Produktexperten, die anderen Benutzern helfen können, Copilot in Ihrem organization einzuführen und zu verwenden.

    Mit Ihrer etablierten Community von Early Adopters oder Champions können diese besser mit ihren Kollegen in ihrer Organisation sprechen und den Wert von Copilot in einen Kontext stellen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Dieses Framework bietet IT-Abteilungen auch eine skalierbare Möglichkeit, Fragen durch Champions zu bearbeiten und so ein Expertenteam im gesamten Unternehmen aufzubauen.

    Weitere Informationen zur Förderung der Einführung finden Sie im Microsoft 365 Copilot Hub für die Einführung.

✅ Gewinnen von Erkenntnissen und Benutzerstimmung

Verwenden Sie das Copilot-Dashboard aus Viva Insights, um die Auswirkungen von Copilot auf Ihre organization zu messen. Viva Insights bietet Organisationsleitern und IT-Entscheidungsträgern Einblicke in Bereitschaft, Einführung, Auswirkung und Benutzerstimmung.

Weitere Informationen finden Sie unter:

Weitere Ressourcen