Microsoft SharePoint Premium – Übersicht über die erweiterte Verwaltung von SharePoint
Microsoft SharePoint Premium– SharePoint Advanced Management ist ein wichtiges Add-On für Microsoft 365, das IT-Administratoren mit einer leistungsstarken Suite von Tools ausstattet, um die Content-Governance während der gesamten Microsoft Copilot-Bereitstellungsjourney zu stärken.
Unabhängig davon, ob Sie die Copilot-Bereitstellung vorbereiten oder Inhalte nach der Implementierung verwalten, bietet diese Lösung Funktionen für Folgendes:
- Inhaltsaufwendung verhindern,
- Optimieren der Zugriffsverwaltung für SharePoint- und OneDrive-Websites und
- Analysieren von Nutzungsmustern durch umfassende Berichterstellung.
Wir empfehlen die Verwendung von SharePoint Advanced Management-Features zusammen mit unseren bewährten Methoden für Copilot für Microsoft 365 , um das Risiko einer übermäßigen Freigabe zu verringern, die Ausbreitung von Inhalten zu steuern und den Lebenszyklus von Inhalten zu verwalten.
SharePoint Advanced Management-Features werden von IT-Administratoren mit Zugriff auf das SharePoint Admin Center verwaltet. Einige Features können von Websitebesitzern verwendet werden.
SharePoint Advanced Management unterstützt Sie beim Identifizieren, Verwalten und Beheben von häufigen Problemen mit der Inhaltsgovernance, z. B.:
Verwalten der Inhaltsaufwendung
Was ist inhaltsbezogene Zersiedelung? Die Ausbreitung von Inhalten tritt auf, wenn sich digitale Inhalte ohne ordnungsgemäße Verwaltung über verschiedene Speicherorte in einer Organisation ansammeln. Dies führt zu Schwierigkeiten beim Zugriff auf Informationen, höheren Speicherkosten, Sicherheitsrisiken und Compliancekomplexitäten. Sie können die Zersiedelung von Inhalten bewältigen, indem Sie Governancestrategien implementieren und Tools verwenden, die die Steuerung zentralisieren, die Speichereffizienz optimieren und sichere Methoden für die Datenverwaltung gewährleisten.
Richtlinie für inaktive SharePoint-Websites
Sie können automatisierte, regelbasierte Richtlinien ausführen, um inaktive Websites mit dem Richtlinienfeature für inaktive SharePoint-Websites in SharePoint Advanced Management zu verwalten und zu reduzieren.
Die Richtlinie für inaktive Websites bekämpft die Ausbreitung von Inhalten, indem inaktive SharePoint-Websites automatisch identifiziert und verwaltet werden. Sie definiert Inaktivitätskriterien, z. B. fehlende Updates oder Benutzeraktivitäten über einen festgelegten Zeitraum. Nach der Identifizierung erhalten Websitebesitzer E-Mail-Benachrichtigungen, um den aktiven/inaktiven Zustand der Website zu bestätigen.
KI Insights
Das Ki-Insights-Feature für die erweiterte Verwaltung von SharePoint verwendet ein Sprachmodell, um Muster und potenzielle Probleme bei der Berichterstellung zu identifizieren und umsetzbare Empfehlungen zum Beheben von Problemen zu erhalten.
Sie finden die Schaltfläche Ki-Erkenntnisse abrufen neben verschiedenen Berichten im SharePoint Admin Center. Nach der Auswahl extrahiert das Feature AI Insights Muster aus dem Bericht und bietet eine Liste möglicher Aktionen.
Verwalten der Überteilung
Copilot nutzt die auf SharePoint- und OneDrive-Websites gespeicherten Daten, um Einblicke zu gewinnen und Aufgaben in Ihrer Organisation zu automatisieren. Vertrauliche Daten aus Inhalten auf SharePoint- und OneDrive-Websites können in den von Copilot generierten Erkenntnissen aufgefüllt werden, wodurch Sicherheits- und Datenschutzrisiken entstehen.
SharePoint Advanced Management stellt sicher, dass diese Daten sicher verarbeitet und nur von autorisierten Benutzern und/oder Sicherheitsgruppen aufgerufen werden, aufrechterhalten die Integrität und Sicherheit der von Copilot generierten Erkenntnisse.
Indem Sie eine übermäßige Freigabe verhindern und den Zugriff effektiv verwalten, können Sie sicherstellen, dass die Copilot-Funktionen für die Zusammenarbeit optimiert sind. Dies führt zu einer effizienteren und sichereren Verwendung von Copilot in Ihrer Organisation.
Erkenntnisse zur Datenzugriffsgovernance
Mithilfe von Erkenntnissen zur Datenzugriffsgovernance können Sie Berichte anzeigen, die Websites identifizieren, die potenziell übermäßig freigegebene oder vertrauliche Inhalte enthalten. Sie können diese Berichte verwenden, um geeignete Sicherheits- und Konformitätsrichtlinien zu bewerten und anzuwenden.
Downloadrichtlinie für SharePoint- und OneDrive-Websites blockieren
Downloadrichtlinie für SharePoint- und OneDrive-Websites blockieren Sie können das Herunterladen von Dateien von SharePoint-Websites oder OneDrive blockieren, ohne Microsoft Entra-Richtlinien für bedingten Zugriff verwenden zu müssen. Benutzer haben nur Browserzugriff, ohne Dateien herunterzuladen, zu drucken oder zu synchronisieren. Sie können außerdem nicht über Apps, einschließlich der Microsoft Office-Desktop-Apps, auf Inhalte zugreifen.
Richtlinie für bedingten Zugriff für SharePoint- und OneDrive-Websites
Mit der Richtlinie für bedingten Zugriff für SharePoint- und OneDrive-Websites können Sie strenge Zugriffsbedingungen erzwingen, wenn Benutzer auf SharePoint-Websites zugreifen. Authentifizierungskontexte können direkt auf Websites angewendet oder mit Vertraulichkeitsbezeichnungen verwendet werden, um Microsoft Entra-Richtlinien für bedingten Zugriff mit bezeichneten Websites zu verbinden.
Steuern des Copilot-Zugriffs auf Inhalte
Bevor Sie Copilot für Ihre Organisation und Ihren Mandanten aktivieren, können Sie proaktiv Richtlinien festlegen, um den Zugriff auf Websites einzuschränken und die Auffindbarkeit von Inhalten während der Copilot- und mandantenweiten Suche zu verwalten.
Eingeschränkte Zugriffssteuerung für SharePoint
Sie können verhindern, dass Websites und Inhalte auf Websiteebene erkannt werden, indem Sie die Eingeschränkte Zugriffssteuerung für SharePoint-Websites aktivieren. Die Websitezugriffseinschränkung ermöglicht nur Benutzern in der angegebenen Sicherheitsgruppe oder Microsoft 365-Gruppe den Zugriff auf Inhalte. Diese Richtlinie kann mit Microsoft 365-Websites verwendet werden, die mit Microsoft 365- und Teams verbunden sind und nicht gruppengebunden sind.
Eingeschränkte Zugriffssteuerung für OneDrive
Sie können den Zugriff auf freigegebene Inhalte des OneDrive eines Benutzers nur auf Personen in einer Sicherheitsgruppe mit der Richtlinie Eingeschränkte Zugriffssteuerung für OneDrive beschränken.
Sobald die Richtlinie aktiviert ist, kann jeder, der sich nicht in der angegebenen Sicherheitsgruppe befindet, nicht auf Inhalte in diesem OneDrive zugreifen, auch wenn er zuvor für ihn freigegeben wurde. Um den Zugriff von Benutzern auf OneDrive als Dienst zu blockieren, können Sie das Feature Zugriff auf OneDrive-Dienste einschränken aktivieren.
Verwalten des Inhaltslebenszyklus
Sie können den Inhaltslebenszyklus für SharePoint- und OneDrive-Websites mit erweiterten SharePoint-Verwaltungsfeatures verwalten, die die Erstellung, Organisation und Aufbewahrung von Inhalten durch automatisierte Workflows, detaillierte Berichterstellung und stabile Konformitätseinstellungen optimieren.
Effektive Lebenszyklusverwaltung gewährleistet nicht nur eine optimierte Governance und verbesserte Zusammenarbeit, sondern optimiert auch die Speicherung, die Datenintegrität und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, was letztendlich die Effizienz und Sicherheit verbessert.
Letzte SharePoint-Administratoraktionen
Mit der Richtlinie Zuletzt verwendete SharePoint-Administratoraktionen können Sie die letzten 30 Änderungen überprüfen und überwachen, die Sie innerhalb der letzten 30 Tage an den Eigenschaften einer SharePoint-Website im SharePoint Admin Center vorgenommen haben. Dieses Feature zeigt nur Änderungen an, die von Ihnen und nicht von anderen Administratoren vorgenommen wurden.
Änderungsverlauf – Websiteänderungen
Mit dem Feature Änderungsverlauf – Websiteänderungen können Sie Änderungsverlaufsberichte im SharePoint Admin Center erstellen, um Änderungen an den SharePoint-Websiteeigenschaften zu überprüfen, die innerhalb der letzten 180 Tage vorgenommen wurden. Erstellen Sie bis zu fünf Berichte für einen bestimmten Datumsbereich, und filtern Sie nach Websites und Benutzern. Sie können den Bericht als .csv-Datei herunterladen, um die Änderungen der Websiteeigenschaft anzuzeigen.
Lizenzierung
SharePoint Advanced Management ist eine Pro-Benutzer-Lizenz. Um sharePoint Advanced Management verwenden zu können, müssen Sie über eine Lizenz für jeden Benutzer in Ihrer Organisation verfügen. (Für Gäste ist dies nicht erforderlich.) Benutzer müssen auch für SharePoint K, P1 oder P2 über eigenständige Oder eine Microsoft 365-Suite lizenziert sein.
Sie können das SharePoint Advanced Management Plan 1-Add-On im Microsoft 365 Admin Center, über einen Cloud Solution Provider (CSP) oder über die Volumenlizenzregistrierung erwerben. Wenden Sie sich an Ihren Microsoft-Konto-Manager, um weitere Informationen zu erfahren.
SharePoint Advanced Management ist für Kunden im kommerziellen, kommerziellen öffentlichen Sektor der WW, Education, Charity und US GCC, GCC-High und DoD verfügbar.
SharePoint Advanced Management beträgt 3 USD pro Benutzer und Monat für kommerzielle Kunden. Weitere Informationen zur Lizenzierung erhalten Sie von Ihrem Konto-Manager.
Lizenzierungsdetails für jedes oben aufgeführte Feature sind in diesen Artikeln enthalten.
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