Création des utilisateurs en fonction des licences

Les groupes de sécurité sont nouveaux pour Business Central dans la 1re vague de lancement 2023. Ils sont similaires aux groupes d’utilisateurs mentionnés dans cet article. À l’instar des groupes d’utilisateurs, les administrateurs attribuent les autorisations au groupe de sécurité dont ses membres ont besoin pour exécuter leurs tâches.

Les groupes d’utilisateurs ne seront plus disponibles dans une prochaine version. Vous pouvez continuer à utiliser des groupes d’utilisateurs pour gérer les autorisations jusque-là. Pour en savoir plus sur les groupes de sécurité, accédez à Contrôler l’accès à Business Central à l’aide des groupes de sécurité.

Cet article décrit comment les administrateurs créent des utilisateurs et définissent qui peut se connecter à Business Central. Il décrit également comment attribuer des autorisations à différents d’utilisateurs en fonction des licences de produit.

Quand vous créez des utilisateurs dans Business Central, vous leur accordez des autorisations via des ensembles d’autorisations. Vous pouvez également organiser les utilisateurs en groupes d’utilisateurs. Les groupes d’utilisateurs facilitent la gestion simultanée des autorisations et autres paramètres pour plusieurs utilisateurs. Pour en savoir plus, voir Attribuer des autorisations aux utilisateurs et aux groupes.

Pour plus d’informations sur les différents types de licences et le fonctionnement des licences dans Business Central, téléchargez le Guide des licences Dynamics 365.

Gérer des utilisateurs et des licences dans les abonnés en ligne

Les comptes d’utilisateurs dans Business Central doivent d’abord être créés dans le centre d’administration Microsoft 365. Ces comptes d’utilisateurs ne sont pas exclusifs à Business Central. Si vous souscrivez à d’autres plans, ils peuvent être utilisés pour vous connecter à d’autres applications, telles que Power BI. Pour plus d’informations sur la création d’utilisateurs dans le centre d’administration Microsoft 365, accédez à Ajouter des utilisateurs dans le centre d’administration Microsoft.

Votre abonnement à Business Central Online définit le nombre de licences utilisateurs Business Central autorisés. Les utilisateurs sont ajoutés à votre abonné dans l’Espace partenaires Microsoft, généralement par votre partenaire Microsoft. Pour plus d’informations, voir Administration de Business Central Online.

Vous attribuez des licences aux utilisateurs en fonction du travail effectué par chaque utilisateur dans Business Central. Vous disposez de plusieurs façons pour attribuer des licences :

• L’administrateur Microsoft 365 de votre société peut le faire dans le Centre d’administration Microsoft 365. Pour plus d’informations, voir Ajouter des utilisateurs individuellement ou en bloc à Microsoft 365.
• Un partenaire Microsoft peut attribuer des licences dans le Centre d’administration Microsoft 365 ou l’Espace partenaires Microsoft. Pour plus d’informations, voir Tâches de gestion des utilisateurs pour les comptes clients dans l’aide de l’Espace partenaires Microsoft.

Pour plus d’informations, voir Administration de Business Central Online dans l’aide dédiée à l’administration.

Une fois les comptes utilisateur créés dans le centre d’administration Microsoft 365, il existe deux façons de les importer dans Business Central :

• Un compte d’utilisateur est importé automatiquement quand l’utilisateur se connecte à Business Central pour la première fois.

  Remarque

  Une fois qu’un utilisateur se connecte à Business Central en ligne, vous ne pouvez pas le supprimer.

• L’administrateur peut importer des utilisateurs en sélectionnant l’action Mettre à jour les utilisateurs à partir de Microsoft 365 sur la page *Utilisateurs.

Les deux approches ont leurs propres avantages et vous pouvez les utiliser simultanément. Chaque approche permet aux administrateurs de configurer de manière proactive Business Central pour attribuer les autorisations de démarrage, les groupes d’utilisateurs et les profils d’utilisateurs. L’utilisation de l’action Mettre à jour les utilisateurs depuis Microsoft 365 donne aux administrateurs plus de contrôle pour ajuster les autorisations, les groupes d’utilisateurs et les profils. C’est une approche idéale quand vous configurez Business Central pour la première fois, avant que des utilisateurs ne se connectent ou au moment de l’ajout d’une nouvelle équipe d’utilisateurs.

D’autres utilisateurs que ceux émanant de votre société peuvent apparaître dans la liste Utilisateurs. Lorsqu’un administrateur délégué de la société d’un partenaire revendeur se connecte à un environnement Business Central pour le compte de son client, il est automatiquement créé en tant qu’utilisateur dans Business Central. Ainsi, les actions effectuées par un administrateur délégué, tels que la publication de documents, sont enregistrées dans Business Central et associées à son ID utilisateur.

Avec les privilèges d’administrateur délégué granulaires (GDAP), l’utilisateur apparaît dans la liste Utilisateurs et peut recevoir toutes les autorisations. Son nom et les autres informations personnelles ne sont pas indiqués, mais le nom de la société et un identifiant unique sont affichés. Les administrateurs internes et externes peuvent voir ces utilisateurs dans la liste Utilisateurs et ils ont une transparence totale sur ce que font ces utilisateurs via le journal des modifications, par exemple. Ceci étant dit, ils n’affichent pas le nom réel de ces utilisateurs. Les utilisateurs GDAP sont répertoriés avec les noms d’utilisateur au format suivant : User123456@partnerdomain.com. Ils peuvent avoir un nom d’utilisateur qui reflète le nom de la société du partenaire et l’adresse e-mail n’est pas l’adresse réelle de la personne. De cette façon, les comptes d’utilisateur GDAP ne communiquent aucune information personnelle. Pour savoir qui se cache derrière un pseudonyme, vous devez contacter la société pour laquelle cet utilisateur travaille ou a travaillé.

Pour plus d’informations, voir Accès administrateur délégué à Business Central Online.

Configurer les autorisations en fonction des licences

S’APPLIQUE À : Business Central 2022 vague de lancement 1 et versions ultérieures

Les administrateurs peuvent configurer des ensembles d’autorisations et des groupes d’utilisateurs pour chaque licence.

Par exemple, la licence couramment utilisée, Membre de l’équipe Dynamics 365 Business Central, possède les ensembles d’autorisations suivants par défaut :

• LIRE D365
• MEMBRE D’ÉQUIPE D365
• MODIFIER DANS EXCEL - AFFICHER
• EXPORTER ÉTAT EXCEL
• LOCAL

D’autres ensembles d’autorisations sont ajoutés automatiquement en fonction des groupes d’utilisateurs affectés à la licence. Lorsque vous créez un nouvel utilisateur basé sur cette licence, Business Central attribue les ensembles d’autorisations provenant des groupes d’utilisateurs et les ensembles d’autorisations de la licence. Les mêmes autorisations de démarrage sont attribuées à l’utilisateur si son compte utilisateur a été créé automatiquement dans Business Central ou si l’administrateur a utilisé l’action Mettre à jour les utilisateurs à partir de Microsoft 365 sur la page Utilisateurs.

Si cette configuration par défaut n’est pas la bonne pour un environnement particulier, l’administrateur peut modifier cette configuration. Cependant, les autorisations personnalisées n’affectent que les nouveaux utilisateurs auxquels cette licence est attribuée. Les autorisations des utilisateurs existants auxquels la licence est attribuée ne sont pas affectées.

1. Connectez-vous à Business Central en tant qu’administrateur.

2. Choisissez l’icône , entrez configuration de licence, puis choisissez le lien associé.

3. Dans la page Configuration de licence, choisissez la licence que vous souhaitez personnaliser, puis choisissez l’action Configurer.

4. Choisissez le champ Personnaliser les autorisations pour activer la personnalisation, puis effectuez les modifications.

   Dans notre exemple, l’administrateur souhaite supprimer l’autorisation de modification dans Excel, il supprime donc le groupe d’utilisateurs Action d’exportation Excel de la licence Team Member. Après, les nouveaux utilisateurs auxquels la licence Team Member est attribuée n’ont pas la possibilité d’exporter les données vers Excel. Si l’organisation change d’avis à leur sujet, elle peut simplement revenir sur la page Configuration de licence et désactiver la personnalisation pour ce type de licence.

Pour ajouter des utilisateurs ou mettre à jour les informations utilisateur et les attributions de licence dans Business Central

Après avoir ajouté des utilisateurs ou modifié les informations utilisateur dans le centre d’administration Microsoft 365, vous pouvez importer rapidement les informations utilisateur dans Business Central. L’importation inclut les attributions de licence.

1. Connectez-vous à Business Central en tant qu’administrateur.
2. Choisissez l’icône , entrez Utilisateurs, puis choisissez le lien associé.
3. Choisissez Mettre à jour les utilisateurs depuis Microsoft 365.

L’étape suivante pour les utilisateurs récemment créés, l’étape suivante consiste à attribuer des groupes d’utilisateurs et des autorisations. Pour plus d’informations, accédez à Attribuer des autorisations aux utilisateurs et aux groupes. Si vous mettez à jour un utilisateur avec un changement de licence, Business Central attribue les utilisateurs au groupe d’utilisateurs approprié et met à jour leurs ensembles d’autorisations. Pour plus d’informations, voir Pour gérer les autorisations via les groupes d’utilisateurs.

Si vous utilisez un comptable externe pour gérer votre comptabilité et vos états financiers, vous pouvez les inviter dans votre Business Central afin qu’ils puissent travailler avec vous et utiliser vos données fiscales. Pour plus d’informations, voir Inviter votre comptable externe dans votre Business Central.

Pour en savoir plus sur la synchronisation des informations utilisateur avec Microsoft 365, voir la section Synchronisation avec Microsoft 365.

Pour supprimer l’accès d’un utilisateur au système

Vous pouvez supprimer l’accès d’un utilisateur à Business Central Online. Toutes les références à l’utilisateur sont conservées. Cependant, l’utilisateur ne peut pas se connecter et les sessions actives de l’utilisateur sont arrêtées.

1. Choisissez l’icône , entrez Utilisateurs, puis choisissez le lien associé.
2. Ouvrez la page Fiche utilisateur pour l’utilisateur concerné, puis, dans le champ Statut, sélectionnez Désactivé.
3. Pour donner à nouveau accès à l’utilisateur, définissez le paramètre du champ Statut sur Activé.

Vous pouvez également supprimer la licence d’un utilisateur dans le Centre d’administration Microsoft 365. L’utilisateur ne peut alors plus se connecter. Pour en savoir plus, consultez Supprimer des licences d’utilisateurs.

Synchronisation avec Microsoft 365

Lorsque vous attribuez une licence Business Central à un utilisateur dans Microsoft 365, il existe deux façons de créer l’utilisateur dans Business Central.

• L’administrateur peut ajouter l’utilisateur en choisissant l’action Mettre à jour les utilisateurs à partir de Microsoft 365 sur la page Utilisateurs, comme décrit dans la section Pour ajouter un utilisateur ou mettre à jour les informations utilisateur dans Business Central.
• Les informations de licence sont mises à jour automatiquement lors de la première connexion de l’utilisateur.

Dans les deux cas, plusieurs paramètres sont appliqués automatiquement. Ces paramètres sont répertoriés dans les deuxième et troisième colonnes du tableau suivant.

Si vous modifiez les informations utilisateur Microsoft 365, vous pouvez mettre à jour Business Central pour refléter le changement. Selon ce que vous souhaitez mettre à jour, utilisez l’une des actions sur la page Utilisateurs. Les actions sont décrites dans les deux dernières colonnes du tableau suivant.

Les utilisateurs peuvent accéder aux enregistrements de Business Central dans Teams uniquement à l’aide de leur licence Microsoft 365. Lorsque l’accès est activé pour un environnement, la synchronisation à l’aide de l’action Mettre à jour les utilisateurs à partir de Microsoft 365 ignore les utilisateurs qui n’ont qu’une Microsoft 365 licence. Pour inclure ces utilisateurs dans la synchronisation, vous devez d’abord mettre à jour les paramètres d’environnement en attribuant un groupe de sécurité qui contient des utilisateurs avec une licence Business Central et des utilisateurs avec seulement une licence Microsoft 365.

Découvrez comment sécuriser l’accès aux environnements à l’aide de groupes de sécurité dans Gérer l’accès à l’aide de Microsoft Entra groupes.

Obtenez un aperçu de l’accès à Business Central dans Teams avec des licences Microsoft 365 sur admin-access-with-m365-license.

Gérer des utilisateurs et des licences dans les déploiements sur site

Pour les déploiements sur site, le nombre de licences utilisateur est spécifié dans le fichier de licence (.bclicense ou .flf). Lorsqu’un administrateur ou un partenaire Microsoft télécharge le fichier de licence, il peut spécifier les utilisateurs qui peuvent se connecter à Business Central.

Pour les déploiements sur site, l’administrateur crée, édite et supprime les utilisateurs directement à partir de la page Utilisateurs.

Pour modifier ou supprimer un utilisateur dans un déploiement sur site

1. Choisissez l’icône , entrez Utilisateurs, puis choisissez le lien associé.
2. Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez modifier, puis choisissez l’action Modifier.
3. Sur la page Fiche utilisateur, modifiez les informations si nécessaire.
4. Pour supprimer un utilisateur, sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis choisissez l’action Supprimer.

Analyser le statut des utilisateurs par type de licence

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Analyse des données pour analyser les données sur la page Utilisateurs . Vous n’avez pas besoin d’exécuter un rapport ou d’ouvrir une autre application, telle qu’Excel. La fonction fournit un moyen interactif et polyvalent de calculer, résumer et examiner les données. Plutôt que d’exécuter des rapports à l’aide d’options et de filtres, vous pouvez ajouter plusieurs onglets qui représentent différentes tâches ou vues sur les données. Quelques exemples sont "Utilisateurs par statut" ou "Utilisateurs par types de licence", ou toute autre vue que vous pouvez imaginer. Pour en savoir plus sur l’utilisation de la fonctionnalité Analyse des données , accédez à Analyser la liste et interroger les données avec le mode d’analyse.

Scénarios d’analyse utilisateur

Les sections suivantes fournissent des exemples de scénarios dans lesquels l’analyse liste utilisateur peut vous aider à surveiller le statut utilisateurs.

Exemple: Utilisateur par statut

Pour analyser les utilisateurs par statut, procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste Utilisateurs et choisissez l’icône pour activer le mode d’analyse.
2. Dans le menu Colonnes , supprimez toutes les colonnes (Sélectionner la case à côté du champ Rechercher à droite).
3. Faites glisser les champs Statut (activé/désactivé par l’utilisateur) et Type de licence vers la zone Groupes de lignes .
4. Choisissez les champs Nom d’utilisateur, Nom complet et E-mail d’autorisation.
5. Renommez votre onglet d’analyse en Utilisateurs par statut, ou quelque chose qui décrit cette analyse.

L’image suivante montre le résultat de ces étapes.

Exemple : Utilisateurs par type de licence

Pour analyser les utilisateurs par type licence, procédez comme suit :

1. Ouvrez la liste Utilisateurs et choisissez l’icône pour activer le mode d’analyse.
2. Dans le menu Colonnes , supprimez toutes les colonnes (Sélectionner la case à côté du champ Rechercher à droite).
3. Faites glisser les champs Type de licence et Statut (activé/désactivé par l’utilisateur) vers la zone Groupes de lignes .
4. Choisissez les champs Nom d’utilisateur, Nom complet et E-mail d’autorisation .
5. Renommez votre onglet d’analyse en Utilisateurs par type de licence, ou quelque chose qui décrit cette analyse.

Voir aussi

Attribuer des autorisations aux utilisateurs et aux groupes
Gérer les profils
Modifier les fonctionnalités affichées
Personnaliser Business Central
Se préparer à faire des affaires
Administration
Licence en Dynamics 365 Business Central
Ajouter des utilisateurs à Microsoft 365 pour les entreprises
Sécurité et protection dans Business Central (contenu d’administration)
Attribuer un identifiant de télémétrie aux utilisateurs

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central