Planification de l’implémentation de Power BI : mettre hors service et archiver du contenu

Cet article vous permet de mettre hors service et d’activer du contenu à la fin de son cycle de vie. Cet article est principalement destiné aux :

• Administrateurs Fabric : administrateurs chargés de superviser Fabric dans l’organisation. Les administrateurs Fabric pourraient avoir besoin de collaborer avec d’autres administrateurs, tels que ceux qui supervisent Microsoft 365 ou Azure DevOps.
• Centre d’excellence (COE) et équipes BI : les équipes qui sont également responsables de la supervision de Power BI au sein de l’organisation. Ces équipes comprennent des décideurs qui déterminent la manière de gérer le cycle de vie du contenu de Power BI.
• Équipes des opérations sur les données : équipes chargées de piloter la gestion de cycle de vie des solutions de données des entreprises. Ces équipes peuvent inclure des gestionnaires de mise en production qui gèrent le cycle de vie des versions de contenu, ou des ingénieurs qui créent et gèrent les composants nécessaires pour utiliser et prendre en charge efficacement la gestion de cycle de vie.
• Créateurs de contenu et propriétaires de contenu : utilisateurs qui créent du contenu qu’ils souhaitent publier sur le portail Fabric afin de le partager avec d’autres personnes. Ces personnes sont responsables de la gestion de cycle de vie du contenu Power BI qu’elles créent.

La gestion de cycle de vie est constituée de l’ensemble des processus et des pratiques que vous utilisez pour gérer le contenu depuis sa création jusqu’à son retrait. Dans la cinquième phase de la gestion de cycle de vie, vous prenez en charge et surveillez le contenu, ce qui implique la prise en charge des utilisateurs et du contenu publié pour faciliter l’adoption et traiter des problèmes. Finalement, vous arrivez à la sixième et dernière phase du cycle de vie du contenu où il est possible que vous identifiez du contenu qui n’est plus utilisé ou nécessaire. Lors de cette dernière phase, vous mettez hors service et archivez le contenu.

La mise hors service et l’archivage de contenu sont importants une fois que le contenu a atteint son objectif. Ils veillent à ce que les ressources ne soient pas gaspillées en prenant en charge du contenu inutile et ils permettent aux créateurs et aux administrateurs de piloter plus facilement le contenu nécessaire. Lorsque vous mettez hors service et archivez du contenu à la fin de son cycle de vie, ils vous permettent d’améliorer la gouvernance et l’efficacité, car vous concentrez les efforts et les ressources sur du contenu pertinent et des domaines actifs de votre tenant.

L’image suivante illustre le cycle de vie du contenu Power BI et met en évidence la sixième phase au cours de laquelle vous planifiez et concevez le contenu.

Enfin, les consommateurs n’ont plus besoin ou n’utilisent plus le contenu. Il est possible qu’il existe d’autres raisons, telles qu’un remplacement de contenu déployé, divers objectifs d’entreprise ou un changement de priorités.

La mise hors service de contenu vous permet de gouverner Power BI de différentes façons.

• Une diminution des éléments réduit l’encombrement et facilite la gestion de votre environnement. Une diminution des éléments permet également aux utilisateurs de parcourir du contenu actif qui est plus facile à gérer.
• La suppression des éléments inutilisés limite la confusion des consommateurs quant au contenu qu’ils doivent utiliser.
• L’audit devient plus facile quand il cible du contenu actif. C’est particulièrement vrai lorsque vous auditez des autorisations et des rôles de sécurité.
• Une réduction des éléments peut éventuellement optimiser l’utilisation de la capacité, car les ressources ne sont pas utilisées de manière accidentelle.

Décider du moment et de la façon dont vous allez mettre hors service du contenu

Vous devez évaluer régulièrement des modèles d’utilisation au sein de votre organisation, car vous effectuez des activités d’audit et de surveillance pour identifier le contenu candidat que vous pouvez mettre hors service. Les étapes sont connues comme étant des activités de nettoyage de contenu. Les activités de nettoyage de contenu correspondent aux actions régulièrement planifiées effectuées pour analyser du contenu, alors que la mise hors service de contenu constitue ce qui se produit lorsque vous décidez de désactiver du contenu à la fin de son cycle de vie. En fonction du volume des éléments publiés dans votre tenant, il est possible que vous réalisiez ces activités plus régulièrement, par exemple trimestriellement ou mensuellement.

Planifier des activités de nettoyage de contenu

Vous devez effectuer les principales mesures et considérations suivantes lorsque vous souhaitez analyser votre contenu pour identifier ce que vous devez mettre hors service et archiver.

• Sélectionner l’étendue de l’analyse : des activités de nettoyage de contenu peuvent être effectuées au niveau du tenant. Toutefois, il est également courant d’effectuer une analyse au niveau du domaine, de la capacité ou de l’espace de travail. Vous pouvez de cette manière prendre des mesures et des actions en fonction de besoins spécifiques ou des populations d’utilisateurs. Par exemple, les administrateurs d’espace de travail peuvent être responsables des activités régulières de nettoyage de contenu des espaces de travail qu’ils gèrent.
• Décider d’une fenêtre temporelle pour le contenu spécifique : tenez compte d’une fenêtre temporelle qui est pertinente pour le contenu analysé. Bien qu’il soit possible que vous ayez une fenêtre temporelle standard (telle qu’une absence d’utilisation dans les trois mois), il peut être difficile d’utiliser les mêmes recommandations dans chaque situation. Voici quelques exemples.
  • Fenêtre temporelle de 3 mois standard : un espace de travail existe pour l’équipe des ventes afin de suivre les primes trimestrielles. S’il n’existe aucune utilisation au cours des trois mois précédents, la totalité de l’espace de travail est candidate à la mise hors service.
  • Fenêtre temporelle plus courte d’un mois : un rapport opérationnel avec les chiffres des ventes journalières pour une utilisation fréquente quotidienne ou hebdomadaire. S’il n’a pas été utilisé au cours du mois précédent, le rapport est candidat à la mise hors service.
  • Fenêtre temporelle plus longue d’un an : un modèle sémantique est produit par le service informatique une fois par an afin de fournir des rapports pour des auditeurs externes. Bien qu’il n’y ait aucune utilisation au cours des mois les plus récents, il est essentiel de conserver le modèle sémantique. Dans cette situation, une fenêtre temporelle de plus d’un an est justifiée avant d’en faire un candidat à la mise hors service.
  • Exception sans fenêtre temporelle : une carte de performance contenant les indicateurs de performance clé (KPI) de l’organisation est utilisée de manière intermittente par les dirigeants. Bien que l’utilisation ne soit pas constante et qu’elle ait moins de visiteurs, ce contenu spécifique n’est pas pris en compte pour la mise hors service en fonction uniquement d’une utilisation faible.
• Créer des classifications : décidez de la terminologie que vous allez constamment utiliser. Créez des définitions courantes pour classer des termes tels que fréquemment utilisé, activement utilisé, occasionnellement utilisé et inutilisé. Tenez compte de la façon dont vous appliquez ces termes pour analyser l’utilisation du contenu et les niveaux d’activité des utilisateurs. Pour obtenir plus d’informations, consultez Créer des classifications.
• Sélectionner des métriques d’utilisation pertinentes : dans la plupart des situations, vous devez tenir compte de plusieurs métriques, notamment le nombre total de vues réelles pour le contenu et le nombre total d’utilisateurs réels (visiteurs) du contenu. Voici quelques exemples.
  • Nombre élevé de vues : il est possible qu’un rapport ait constamment un nombre élevé de vues par un petit nombre d’utilisateurs. Cette activité peut refléter des scénarios d’utilisation BI personnel et BI d’équipe.
  • Nombre élevé d’utilisateurs : il est possible qu’un rapport ait beaucoup de visiteurs venant de plusieurs endroits dans l’organisation. Même si le contenu est largement utilisé, il est possible que les vues réelles soient sporadiques et irrégulières. Cette activité peut refléter un scénario d’utilisation BI d’entreprise.
  • Visiteurs éventuels et visiteurs réels : une application Power BI ou un rapport peut avoir des autorisations attribuées et il existe donc beaucoup de visiteurs potentiels. Cependant, il est possible que vous voyiez l’utilisation réelle à partir d’un petit pourcentage de visiteurs éventuels.
• Déterminer qui va réaliser le nettoyage et l’analyse de l’utilisation : en fonction de la façon dont la gestion et la propriété du contenu sont traitées dans votre organisation, déterminez la personne qui doit être chargée des activités de nettoyage de contenu.

Une fois que vous avez conçu la manière dont vous effectuez une analyse de nettoyage du contenu, vous devez ensuite identifier le contenu que vous allez mettre hors service.

Identifier le contenu que vous allez mettre hors service

À ce stade, vous avez planifié des activités régulières de nettoyage de contenu et fait des choix clés et pris des décisions sur la façon d’analyser le contenu de votre tenant. Il est maintenant temps d’analyser les modèles d’utilisation et d’identifier le contenu candidat à la mise hors service. Vous voulez généralement rechercher du contenu avec une utilisation faible et une maintenance à examiner.

Envisagez les actions suivantes pour rechercher du contenu peu utilisé et qui n’est plus tenu à jour.

• Analyser les vues : vous devez vous concentrer sur le nombre de vues pour des éléments visuels tels que les rapports et les applications.
  • Triez les éléments par nombre total de vues dans votre fenêtre temporelle (décrit dans la section précédente). Ciblez la recherche d’éléments inutilisés ou uniquement utilisés de manière occasionnelle.
  • Analysez l’utilisation récente en fonction de votre fenêtre temporelle.
  • Recherchez une tendance baissière par rapport à des périodes passées.
• Analyser des requêtes : vous devez cibler des requêtes soumises pour des éléments de données, comme des modèles sémantiques.
  • Triez les éléments par nombre total de requêtes dans votre fenêtre temporelle. Ciblez la recherche de contenu inutilisé ou uniquement utilisé de manière occasionnelle.
  • Analysez l’utilisation récente en fonction de votre fenêtre temporelle.
  • Recherchez une tendance baissière par rapport à des périodes passées.
• Analyser les visiteurs : le nombre total de visiteurs du contenu dans votre fenêtre temporelle peut parfois être pertinent quand il est également comparé aux vues et aux requêtes.
  • Triez les éléments par nombre total de visiteurs dans votre fenêtre temporelle.
  • Filtrez les visiteurs qui sont des créateurs de contenu, des propriétaires ou des membres de l’équipe du support afin de pouvoir vous concentrer sur les consommateurs ayant une activité d’affichage uniquement.
  • Filtrez les visiteurs ayant utilisé le rapport une ou deux fois seulement pour découvrir l’effet sur la tendance de l’utilisation. Il est possible que ces utilisateurs aient accidentellement ouvert un rapport.
• Analyser les dates d’actualisation : pour les éléments de données (comme des modèles sémantiques ou des flux de données), vérifiez la dernière actualisation du contenu. S’il n’a pas été actualisé récemment, il étaye probablement la conclusion que les éléments de données n’ont plus été utilisés.
• Vérifier les dates de mise à jour du contenu : il peut être utile de consulter la dernière date de mise à jour ou de republication du contenu. Le contenu n’ayant pas été mis à jour récemment renforce la possibilité qu’il soit prêt pour la mise hors service.
• Vérifier la documentation : avant de vous appuyer exclusivement sur les données des statistiques d’utilisation, passez en revue la documentation ou les métadonnées disponibles.
  • Localisez la documentation qui existe pour le contenu. Dans l’idéal, un rapport inclura une page de présentation pour documenter son utilisation cible et son public cible. Ce genre d’informations aident les visiteurs et elles sont particulièrement utiles lorsque le contenu est utilisé de façon irrégulière.
  • Passez en revue les métadonnées disponibles. Une description d’espace de travail peut contenir des informations pertinentes sur ses modèles d’utilisation prévus. Un nom d’espace de travail peut inclure des suffixes [Dev] ou [Test] qui vont clarifier la raison pour laquelle l’utilisation varie considérablement.
• Communiquer avec le propriétaire du contenu : lorsque vous trouver un élément candidat à la mise hors service, demandez des renseignements sur le contenu auprès du contact ou de son propriétaire. Il est possible qu’il ait d’autres informations sur les modèles d’utilisation attendus qui ne sont pas facilement apparentes à partir des données des statistiques sur l’utilisation. Il est également possible que vous deviez parfois discuter avec des experts techniques ou les consommateurs du contenu afin de comprendre leurs besoins futurs.

Préparer la mise hors service du contenu inutilisé

À ce stade, vous avez identifié le contenu qui constitue le candidat idéal pour la mise hors service. Ensuite, vous devez effectuer quelques étapes préparatoires avant son archivage et sa suppression.

• Confirmer l’étendue des éléments à supprimer : avant de continuer, veillez à être clair sur ce qui doit être précisément supprimé. Il s’agit généralement de la totalité de l’espace de travail ou d’éléments individuels spécifiques (tels qu’un modèle sémantique et les rapports qui l’utilisent).
• Vérifier les dépendances : analysez la traçabilité des données et effectuez une analyse d’impact pour confirmer que vous avez pris en compte toutes les dépendances. Par exemple, si un modèle sémantique va être mis hors service, tous les rapports qui en dépendent vont également être mis hors service.
• Identifier l’emplacement d’archivage du contenu : il est essentiel d’avoir une sauvegarde, ou une archive du contenu avant sa suppression. Vous pourrez de cette façon le récupérer plus tard en cas de besoin. Le magasin d’archives doit être un emplacement sécurisé avec un niveau minimal d’autorisation afin de veiller à ce que les utilisateurs ne trouvent pas ou n’usent pas accidentellement le contenu archivé. Il existe plusieurs options pour créer une archive. Il est possible que vous ayez un contrôle de code source en place (tel qu’une intégration Git). Vous pouvez également choisir de télécharger le dernier fichier du service Power BI avant de le supprimer. Il est également possible que vous ayez une sauvegarde de modèle sémantique en place. Généralement, vous devez considérer le contenu d’archivage dans le dépôt central où il est stocké pendant son cycle de vie (par exemple, une bibliothèque de documents OneDrive ou SharePoint ou un dépôt Git).
• Confirmer le plan de récupération : après l’identification de l’emplacement d’archivage du contenu (décrit dans le point précédent), déterminez votre processus si vous découvrez que vous devez récupérer ou restaurer le contenu. Par exemple, il est possible que vous demandiez à l’administrateur Fabric de restaurer un espace de travail supprimé, pour autant que cela soit effectué pendant la période de rétention. Vous pouvez également choisir de republier un élément spécifique de l’archive que vous avez créée. Effectuez un test de votre plan de récupération afin d’être certain que vous pouvez compter sur le processus.
• Préciser si une approbation est nécessaire : en fonction du contenu et de vos processus, il est possible que vous deviez obtenir une approbation avant de supprimer un contenu.
• Créer un journal des modifications : si des questions surgissent plus tard, il est utile d’avoir une documentation à consulter qui inclut les éléments supprimés, la date, la raison et par qui.
• Confirmer les utilisateurs qui gèrent les suppressions : la personne qui décide de mettre hors service le contenu n’est parfois pas la même que celle qui effectue les suppressions. Vérifiez que toutes les autorisations requises ont été octroyées.
  • Supprimer un espace de travail : il existe deux façons de supprimer la totalité d’un espace de travail. Chaque méthode exige des autorisations différentes.
    • Le rôle Administrateur d’espace de travail est approprié quand l’utilisateur gérant la suppression est autorisé à accéder à tout le contenu de l’espace de travail.
    • Le rôle Administrateur Fabric convient aux administrateurs de tenant qui n’exigent pas d’accès direct au contenu. Dans ce cas, ils effectuent la suppression à partir du portail d’administration.
  • Supprimer un élément : un rôle d’espace de travail de contributeur ou supérieur est requis pour supprimer un élément individuel dans l’espace de travail.
• Confirmer l’emplacement où effectuer les suppressions : du fait que le contenu n’est pas activement utilisé, la date et l’heure de suppression ne sont pas importantes. Toutefois, certaines organisations ont une fenêtre de modification approuvée afin de réduire les risques.
• Communiquer avec le propriétaire du contenu : informez les contacts ou le propriétaire que le contenu va être archivé et supprimé. En général, les consommateurs du contenu n’ont pas besoin d’être informés sur du contenu inactif. Même s’il est possible que la communication utilisateur soit occasionnellement appropriée, faites attention aux situations où les utilisateurs sont fortement opposés à la perte de contenu inutilisé, car ils ne savent pas s’ils en auront besoin à l’avenir.

Archiver et supprimer du contenu inutilisé

À ce stade, vous avez identifié le contenu pouvant être mis hors service et effectué les étapes préparatoires appropriées pour le supprimer et l’archiver. Au cours de cette étape finale, vous supprimez le contenu. Elle implique le respect des décisions et des plans décrits dans la section précédente.

• Archiver le contenu dans un emplacement sécurisé : il existe plusieurs façons pour sauvegarder le contenu et vous permettre de le récupérer, le cas échéant (décrites en détail dans la section précédente).
• Supprimer le contenu : l’étape finale consiste à supprimer la totalité d’un espace de travail ou des éléments individuels, selon vos besoins (décrite en détail dans la section précédente).

Liste de vérification : voici les décisions et actions clés lorsque vous planifiez la mise hors service et l’archivage de contenu :

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Pour découvrir plus de considérations, d’actions, de critères décisionnels et de suggestions pour vous aider lors de l’implémentation de Power BI, consultez Planification de l’implémentation de Power BI.