Utilizzare Dynamics 365 Sales da Business Central

Articolo
10/30/2024

Se si utilizza Dynamics 365 Sales per l'interazione con i clienti, puoi sfruttare un'integrazione ottimale nel processo dai lead agli incassi utilizzando Business Central.

Elaborare ordini
Gestire l'inventario
Gestisci le tue finanze

Prima di poter utilizzare le funzionalità di integrazione, l'amministratore di sistema deve impostare la connessione e definire gli utenti in Dynamics 365 Sales. Per ulteriori informazioni, vedere Integrazione con Dynamics 365 Sales.

Nota

Questi passaggi descrivono il processo di integrazione delle versioni online di Dynamics 365 Sales e Business Central. Per informazioni sulla configurazione locale, vedere Preparazione di Dynamics 365 Sales per l'integrazione locale.

L'integrazione delle applicazioni consente di accedere ai dati in Sales da Business Central e in alcuni casi di effettuare l'operazione inversa. È possibile utilizzare e sincronizzare dati comuni a entrambi i servizi. Ad esempio, clienti, contatti e informazioni di vendita. La sincronizzazione mantiene aggiornati i dati in entrambe le applicazioni.

Ad esempio, un agente in Dynamics 365 Sales può utilizzare listini prezzi di Business Central quando si crea un ordine di vendita. Quando si aggiunge l'articolo alla riga dell'ordine di vendita in Dynamics 365 Sales, può visualizzare il livello di magazzino (disponibilità) dell'articolo da Business Central.

Viceversa, i gestori ordini in Business Central possono gestire gli ordini di vendita che vengono trasferiti automaticamente o manualmente da Dynamics 365 Sales. Ad esempio, può creare e registrare righe di ordini di vendita valide per articoli o risorse che sono stati inseriti in Dynamics 365 Sales come prodotti aggiunti. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione di dati di ordini di vendita.

Importante

Business Central si integra solo con Dynamics 365 Sales. Altre applicazioni di Dynamics 365 che modificano il workflow standard o il modello dati in Dynamics 365 Sales, ad esempio Project Service Automation, possono interrompere l'integrazione tra Business Central e Dynamics 365 Sales.

Associare i record

La guida al setup assistito consente di scegliere i dati da sincronizzare. In seguito, è anche possibile impostare la sincronizzazione per specifici record, operazione denominata associazione. Ad esempio, è possibile associare un conto specifico in Dynamics 365 Sales a un cliente specifico in Business Central. In questa sezione viene descritto cosa prendere in considerazione quando si associano record.

Ad esempio, se si desidera visualizzare i conti in Dynamics 365 Sales come clienti in Business Central, è necessario associare i due tipi di record. A questo proposito, nella pagina elenco Clienti in Business Central, utilizzare l'azione Imposta associazione. Specificare quindi quali clienti di Business Central corrispondono ai conti in Dynamics 365 Sales.

È inoltre possibile creare (e associare) un conto in Dynamics 365 Sales basato, ad esempio, un record del cliente in Business Central utilizzando Crea conto in Dynamics 365 Sales o viceversa utilizzando Crea cliente in Business Central.

Quando si imposta l'associazione tra due record, è anche possibile richiedere manualmente il record corrente, ad esempio un cliente, da sovrascrivere immediatamente con i dati del conto in Sales (o da Business Central) utilizzando l'azione Sincronizza adesso. L'azione Sincronizza ora chiede se sovrascrivere i dati dei record di Sales o di Business Central.

In alcuni casi, è necessario associare determinati set di dati prima di altri, come indicato nella tabella seguente.

Dati	Cosa associare per primo
Clienti e conti	Associare prima gli agenti con gli utenti di Dynamics 365 Sales
Articoli e risorse	Associare prima le unità di misura con i gruppi di unità di Dynamics 365 Sales
Articoli e prezzi risorse	Associare prima i gruppi di prezzi cliente con i prezzi di Dynamics 365 Sales

Nota

Se i prezzi o i clienti utilizzano valuta estera, verificare di associare le valute alle valute della transazione di Sales.

Gli ordini di vendita di Dynamics 365 Sales dipendono da informazioni come clienti, unità di misura, valute, gruppi di prezzi cliente, articoli e/o risorse. Affinché l'integrazione con gli ordini di vendita funzioni, è necessario associare clienti, unità di misura, valute, gruppi di prezzi cliente, articoli e/o risorse.

Sincronizzazione completa dei record

Alla fine della Guida di setup assistito è possibile scegliere l'azione Esegui sincronizzazione completa per iniziare a sincronizzare tutti i record di Business Central con tutti i record correlati nella soluzione Dynamics 365 Sales connessa. Nella pagina Revisione sincronizzazione completa di Dynamics 365 Sales scegliere l'azione Avvia. Il completamento della sincronizzazione completa può richiedere tempo, ma è possibile continuare a lavorare in Business Central mentre viene eseguita in background.

Per controllare l'avanzamento dei singoli processi in una sincronizzazione completa, nella pagina Revisione sincronizzazione completa di Dynamics 365 Sales scegliere un record per visualizzare i dettagli. Per aggiornare lo stato durante la sincronizzazione, aggiornare la pagina.

Nella finestra Setup connessione a Microsoft Dynamics 365 è possibile ottenere in qualsiasi momento le informazioni sulla sincronizzazione completa. Da qui, è anche possibile aprire la pagina Mapping tabella integrazione per visualizzare ulteriori dettagli sulle tabelle nella soluzione Business Central e in Sales da sincronizzare.

Gestione di dati di ordini di vendita

Gli ordini di vendita che le persone inviano in Dynamics 365 Sales vengono trasferiti a Business Central se selezioni la casella di controllo Crea automaticamente ordini vendita nella pagina Setup connessione a Microsoft Dynamics 365.

In alternativa, è possibile convertire manualmente gli ordini di vendita inviati da Dynamics 365 Sales utilizzando l'azione Crea in Business Central nella pagina Ordini di vendita - Dynamics 365 for Sales.

In tali ordini di vendita, il campo Nome dell'ordine originale viene trasferito e mappato al campo Nr. documento esterno dell'ordine di vendita in Business Central.

Ciò può anche avvenire se l'ordine di vendita originale contiene prodotti aggiunti, ovvero articoli o risorse che non sono registrati nelle app. In tal caso, è necessario compilare i campi Tipo di prodotto fuori catalogo e Nr. prodotto fuori catalogo nella pagina Setup contabilità clienti in modo che le vendite di prodotti non registrati siano associate a un numero di articolo o risorsa specificato.

Nota

Non è possibile mappare un'aggiunta a un articolo o una risorsa in Business Central che è associato a un prodotto in Dynamics 365 Sales. Per consentire le aggiunte è consigliabile creare un articolo o una risorsa appositamente per quello scopo e non associarlo a un prodotto in Dynamics 365 Sales.

Se la descrizione dell'articolo nell'ordine di vendita originale è molto lunga, una riga aggiuntiva di tipo Commento viene creata per contenere tutto il testo nell'ordine di vendita in Business Central.

Gli aggiornamenti dei campi nelle testate dell'ordine di vendita, ad esempio Data ultima spedizione o Data di consegna richiesta, che sono mappati nel Mapping tabella integrazione SALESORDER-ORDER sono sincronizzati periodicamente con Dynamics 365 Sales. I processi come il rilascio, la spedizione e la fatturazione di un ordine di vendita vengono registrati nella relativa sequenza temporale in Dynamics 365 Sales. Per ulteriori informazioni, vedere Introduzione a feed di attività. Per abilitare la registrazione e le attività per gli ordini in Dynamics 365 Sales, vedi Configurare il controllo delle note per accedere alle informazioni sui post per un'entità personalizzata nella documentazione di Customer Engagement. L'articolo fa riferimento a Customer Engagement on-premises, ma i passaggi sono gli stessi per la versione online.

Nota

La sincronizzazione periodica basata sul Mapping tabella integrazione SALESORDER-ORDER funzionerà solo quando l'integrazione dell'ordine cliente è abilitata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni di connessione nella pagina di impostazione della connessione di vendita. Solo gli ordini cliente creati da ordini cliente inviati in Dynamics 365 Sales vengono sincronizzati. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare l'integrazione dell'elaborazione degli ordini di vendita.

Se qualcuno modifica il prezzo di un prodotto in Dynamics 365 Sales e l'articolo viene incluso negli ordini di vendita in Business Central, Business Central crea un nuovo listino prezzi di vendita per ogni ordine. Per ulteriori informazioni sui listini prezzi, vedi Gestire i prezzi di vendita.

Gli ordini di vendita in Dynamics 365 Sales vengono sincronizzati quando il relativo stato è Inviato. Gli ordini di vendita da Business Central vengono sincronizzati quando il relativo stato è Rilasciato. L'eccezione a questa regola si verifica quando è necessario un pagamento anticipato per completare un ordine di vendita in Business Central. Se un ordine è in attesa di pagamento anticipato, gli ordini di vendita di Dynamics 365 Sales vengono sincronizzati con lo stato Aperto per consentire il completamento del processo di pagamento anticipato. Quando si registra il pagamento anticipato, lo stato dell'ordine di vendita viene modificato in Rilasciato e la sincronizzazione continua.

Gestione deidati delle offerte di vendita

Le offerte di vendita attivate in Dynamics 365 Sales verranno trasferite a Business Central se si seleziona la casella di controllo Elabora automaticamente offerte di vendita nella pagina Setup connessione a Microsoft Dynamics 365.

In alternativa, è possibile convertire manualmente offerte di vendita attivate da Dynamics 365 Sales utilizzando l'azione Elabora in Business Central nella pagina Offerte di vendita - Dynamics 365 Sales. In tali offerte di vendita, il campo Nome nell'offerta originale viene trasferito e mappato al campo Nr. documento esterno dell'ordine di vendita in Business Central. Anche il campo Data di validità finale nell'offerta viene trasferito e mappato al campo Offerta valida fino alla data in Business Central.

Le offerte di vendita sono sottoposte a numerose revisioni durante la finalizzazione. Sia l'elaborazione manuale che quella automatica delle offerte di vendita in Business Central garantiscono l'archiviazione delle versioni precedenti delle offerte di vendita prima dell'elaborazione di nuove revisioni delle offerte di vendita da Dynamics 365 Sales.

Quando si sceglie Processi in Business Central per un'offerta nello stato Vinta, viene creato un ordine cliente in Business Central solo se viene inviato un ordine di vendita corrispondente in Dynamics 365 Sales. In caso contrario, l'offerta viene rilasciata solo in Business Central. Se un ordine di vendita corrispondente viene inviato in Dynamics 365 Sales in seguito e da esso viene creato un ordine di vendita, il numero di offerta viene aggiornato sull'ordine di vendita e l'offerta viene archiviata.

Gestione di spedizioni vendita registrate, pagamenti clienti e statistiche

Dopo l'evasione di un ordine di vendita, verranno create le fatture per lo stesso. Quando si fattura un ordine di vendita, è possibile trasferire le spedizioni vendita registrate a Dynamics 365 Sales se si seleziona la casella di controllo Crea fattura in Dynamics 365 Sales nella pagina Fattura vendita registrata. Le fatture registrate vengono trasferite a Dynamics 365 Sales con lo stato Fatturato.

Quando viene ricevuto il pagamento del cliente per la fattura di vendita in Business Central, lo stato della fattura di vendita cambia in Pagato. Il campo Motivo stato stato viene impostato su Parziale, se parzialmente pagato o su Completo se completamente pagato, quando si sceglie l'azione Aggiorna statistiche account nella pagina Scheda cliente in Business Central. La funzione Aggiorna statistiche account aggiorna i valori come i campi Saldo e Totale vendite nel Dettaglio informazioni Statistiche conto di Business Central in Dynamics 365 Sales. In alternativa, è possibile avere i processi programmati, Statistiche cliente e POSTEDSALESINV-INV che eseguono questi processi in background.

Gestione dei prezzi di vendita

Nota

Nel secondo ciclo di rilascio del 2020 abbiamo rilasciato processi semplificati per l'impostazione e la gestione di prezzi e sconti. I nuovi clienti che utilizzano questa versione, trarranno vantaggio dalla nuova esperienza. Per i clienti esistenti, l'utilizzo della nuova esperienza dipende da se l'amministratore ha o meno abilitato l'aggiornamento della funzionalità Nuova esperienza prezzo di vendita in Gestione funzionalità. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitazione di funzionalità imminenti in anticipo.

I passaggi per completare questo processo differiscono a seconda se l'amministratore ha abilitato o meno la nuova esperienza di prezzo.

Nota

Se la sincronizzazione dei prezzi standard non funziona, ti consigliamo di utilizzare le funzionalità di personalizzazione dell'integrazione. Per ulteriori informazioni, vedi Personalizzazione di un'integrazione con Microsoft Dataverse.

Esperienza corrente
Nuova esperienza

Nell'attuale esperienza di determinazione dei prezzi Business Central sincronizza i prezzi di vendita che:

Si applicano a tutti i clienti. I listini prezzi di vendita predefiniti vengono creati in base al prezzo nel campo Prezzo unitario nella pagine Scheda articolo degli articoli.
Si applicano a un gruppo di prezzi cliente specifico. Ad esempio, i prezzi di vendita per i tuoi clienti al dettaglio o all'ingrosso. Per sincronizzare i prezzi in base a un gruppo di prezzi cliente, procedi come segue:
1. Associa gli articoli per i quali i prezzi sono impostati dal gruppo di prezzi del cliente.
2. Nella pagina Gruppi prezzi cliente associa il gruppo prezzi cliente scegliendo Correlati, quindi Dynamics 365 Sales, Associazione, quindi Imposta associazione. L'accoppiamento crea un listino prezzi attivo in Business Central con lo stesso nome del gruppo prezzi cliente in Dynamics 365 Sales. Vengono inoltre sincronizzati automaticamente tutti gli articoli per i quali il prezzo è definito dal gruppo prezzi cliente.