Inviare documenti ed e-mail
È possibile condividere facilmente informazioni e documenti, come ordini di vendita e di acquisto e fatture, via e-mail direttamente da Business Central, senza dover aprire un'applicazione di posta elettronica.
È possibile inviare quasi tutti i tipi di documenti come allegati PDF. In alternativa, è possibile impostare un layout di report che include le informazioni del documento nel testo del messaggio di posta elettronica, insieme al testo che rende il messaggio di posta elettronica più semplice, ad esempio un saluto standard. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione dei layout di report e documento.
Quando si inviano fatture, è possibile semplificare i pagamenti per i clienti tramite un servizio di pagamento, come PayPal, aggiungendo automaticamente informazioni e un collegamento al servizio nell'e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare i pagamenti clienti tramite i servizi di pagamento.
Per abilitare i messaggi e-mail da Business Central, avviare la guida al setup assistito Configurare la posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare la posta elettronica.
Nota
Business Central supporta solo comunicazioni via e-mail in uscita. Non è inoltre possibile ricevere risposte dall'app.
Per inviare i documenti tramite e-mail
Questa procedura descrive come associare una fattura vendita registrata a un'e-mail come file PDF e con il testo dell'e-mail specifico del documento. I passaggi sono uguali per gli altri documenti.
Scegli l'icona
, immetti Fatture di vendita registrate, quindi scegli il collegamento correlato.Seleziona la fattura, scegli l'azione Stampa/Invia e poi scegli Invia tramite messaggio e-mail.
Nel campo E-mail selezionare Sì (Chiedi impostazioni). Per ulteriori informazioni, vedere Impostare i profili di invio dei documenti.
Se il campo E-mail della pagina Invia documento a è impostato su Sì (Chiedi impostazioni), la pagina Invia messaggio e-mail viene aperta con il contatto impostato nel campo A: e il documento allegato come file PDF. Nel campo Corpo è possibile immettere il testo manualmente oppure è possibile impostare il sistema in modo che il campo sia compilato con un corpo e-mail preparato specificatamente per il documento.
Scegliere il pulsante OK.
Nel campo A: immettere un indirizzo e-mail valido. Il valore di default è l'indirizzo e-mail del cliente.
Nel campo Oggetto, immettere un testo descrittivo dell'oggetto. Il valore di default è il nome e il numero di fattura del cliente.
Nel campo Allegato la fattura generata viene allegata per impostazione di default come file PDF.
Nel campo Corpo, immettere un breve messaggio per il destinatario.
Se il testo e-mail specifico del documento è impostato nella pagina Selezione report - Vendite, il campo Corpo viene compilato automaticamente. Per ulteriori informazioni, vedi Impostare testi e layout e-mail riutilizzabili.
Scegliere OK per inviare il messaggio e-mail.
Nota
Se non si desidera specificare le impostazioni dell'e-mail ogni volta che si invia un documento, è possibile selezionare l'opzione Sì (Usa impostazioni di default) nel campo E-mail della pagina Invia documento a. In questo caso, non verrà visualizzata la pagina Invia messaggio e-mail. Vedere il passaggio 4. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare i profili di invio dei documenti.
Per comporre e inviare un'e-mail
È possibile comporre rapidamente e-mail per contatti, clienti, venditori, venditori/acquirenti e conti bancari direttamente dalle pagine per queste entità. Basta scegliere Processo e poi Invia e-mail per aprire l'editor di e-mail. Per i conti bancari, l'azione Invia email è sotto Azioni.
Suggerimento
Se si inviano spesso messaggi di posta elettronica di natura simile, o si vuole inviare una comunicazione di massa, ad esempio, per pubblicizzare una campagna di vendita, l'uso di modelli di Word con le e-mail può accelerare il processo. È possibile creare un modello per entità come clienti, fornitori e contatti, che genererà il contenuto di un messaggio e-mail per voi, e anche personalizzare il contenuto per il destinatario in base ai dati in Business Central. Per maggiori informazioni, vedi Usare i modelli di Word per le comunicazioni di massa.
Allegare un documento a un'e-mail
Esistono diversi modi per allegare documenti alle e-mail.
Se sei assegnato a uno scenario e-mail correlato all'entità a cui stai inviando il messaggio e-mail o al documento che stai inviando, un allegato può essere aggiunto automaticamente al tuo messaggio. Questo perché un allegato predefinito è stato assegnato allo scenario e-mail. Puoi eliminare l'allegato se non vuoi inviarlo con il tuo messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare scenari di posta elettronica agli account di posta elettronica.
Per allegare un file manualmente, nell'editor di posta elettronica, utilizzare le seguenti azioni:
- Scegli Aggiungi file per selezionare un file.
- Scegli Aggiungi file dalla selezione predefinita per aggiungere manualmente un file associato allo scenario e-mail.
- Scegli Aggiungi file dal documento di origine per scegliere un file da allegare al documento su cui stai lavorando. I file sono allegati al documento stesso o a una o più delle sue righe.
Documenti contrassegnati come stampati al momento dell'invio
Alcuni documenti in Business Central hanno un campo che specifica quante volte quel documento è stato stampato. Il numero in quel campo viene aggiornato anche se si invia il documento tramite posta elettronica poiché viene generato un file PDF per lo stesso. Il numero viene aggiornato anche se non invii l'e-mail.
E-mail inviate e posta in uscita
Business Central memorizza le e-mail inviate nella pagina Elementi inviati. Questo per consentire di inviare nuovamente le e-mail o inoltrarle a qualcun altro. Se non si riesce a trovare un'e-mail negli elementi inviati, cercarla nella pagina Posta in uscita.
Nota
A seconda dell'utilizzo della posta elettronica da parte della società, gli amministratori possono visualizzare un elenco di messaggi inviati da tutti, ma non il contenuto dei messaggi
La Posta in uscita è dove si trovano le e-mail salvate come bozze e le e-mail che non è stato possibile inviare, ad esempio, se l'indirizzo email non era valido. Per i messaggi che non sono stati inviati, è possibile scegliere Mostra errore o Analizza errore per risolvere il problema.
Vedere anche
Gestione dei layout di report e documenti
Configurare la posta elettronica
Fatturazione delle vendite
Utilizzare Business Central
I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui