Fatturazione delle vendite

Puoi creare una fattura di vendita o un ordine di vendita per registrare il contratto con un cliente per vendere alcuni prodotti con determinate condizioni di consegna e pagamento.

Tuttavia, è necessario utilizzare un ordine cliente anziché una fattura di vendita se:

• Devi spedire solo una parte della quantità degli ordini, ad esempio, perché la quantità completa non è disponibile.
• Spedisci prodotti dopo aver registrato le fatture di vendita corrispondenti.
• Se vendi articoli che il fornitore consegna direttamente al cliente. Questa operazione viene denominata spedizione diretta. Ulteriori informazioni su Effettuare spedizioni dirette.

In tutte le altre situazioni, gli ordini di vendita e le fatture di vendita funzionano nello stesso modo. Per ulteriori informazioni su come utilizzare gli ordini di vendita, vedi Vendere prodotti.

È possibile negoziare con il cliente prima di tutto creando un'offerta di vendita, che è possibile convertire in una fattura di vendita quando ci si accorda sulla vendita. Per saperne di più, consulta la pagina Crea preventivi di vendita.

Crea fatture di vendita

Se il cliente decide di acquistare, registrare la fattura di vendita per creare i relativi movimenti di quantità e valore. Quando si registra la fattura di vendita, è possibile inviarla via email come allegato PDF. È possibile impostare il messaggio con un testo precompilato che riepiloga le informazioni della fattura e per il pagamento, ad esempio con un collegamento a PayPal. Per ulteriori informazioni, consulta la pagina Invia documenti tramite e-mail. Quando un cliente paga quindi la fattura, è possibile registrare il pagamento in diversi modi, a seconda della dimensione e dei flussi di lavoro preferiti dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Registrazione dei pagamenti .

Le schede articolo possono essere di tipo Inventario, Assistenza o Non in inventario per specificare se la scheda articolo rappresenta un'unità fisica di inventario, un'unità di misura del tempo della manodopera o un'unità fisica non gestita in magazzino, rispettivamente. Ulteriori informazioni in Registrare nuovi articoli. Il processo della fattura di vendita è lo stesso per tutti e tre i tipi di articoli.

È possibile compilare i campi cliente nella fattura di vendita in uno dei due modi a seconda che il cliente sia già registrato o meno. Vedere il passaggio 2 della procedura riportata di seguito.

Per creare una fattura di vendita

1. Selezionare l'icona , immettere Fatture di vendita, quindi selezionare il file collegare correlato.

2. Nel campo Nome del cliente, inserite il nome di un cliente esistente. Se, tuttavia, il cliente è nuovo e quindi non registrato, attieniti alla seguente procedura per popolare le informazioni standard del cliente nella pagina Fattura di vendita:

   1. Nel campo Nome cliente immettere il nome del nuovo cliente.
   2. Nella finestra di dialogo relativa alla registrazione del nuovo cliente, seleziona OK.
   3. Nella pagina Selezionare un modello per un nuovo cliente scegliere un modello su cui basare la scheda del nuovo cliente, quindi scegliere OK.
   4. Una nuova scheda cliente verrà visualizzata con le informazioni sul modello cliente selezionato. Compilare i campi rimanenti. Ulteriori informazioni in Registrare nuovi clienti.
   5. Dopo aver completato il cliente scheda, seleziona Chiudi per tornare alla pagina Fattura di vendita .

   Diversi campi nella fattura di vendita sono ora compilati con le informazioni specificate nella nuova scheda cliente.

3. Compilare i restanti campi della pagina Fattura di vendita in base alle proprie esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   Nota

   Se si consente al cliente di pagare immediatamente, ad esempio, in contanti o tramite PayPal, compilare il campo Codice metodo di pagamento. Il pagamento viene quindi registrato non appena si registra la fattura di vendita. Se si seleziona Cassa, il pagamento viene registrato in un conto di contropartita specificato.

   Ora sei pronto per compilare la scheda rapida Righe con i prodotti che stai vendendo al cliente o per qualsiasi transazione con il cliente che desideri registrare in un conto contabilità generale (G/L).

4. Nella scheda dettaglio Righe , nel campo Tipo , inserisci Seleziona il tipo di prodotto, addebito o transazione che registri per il cliente sulla riga di vendita.

   Gratifica

   Se sono state impostate le righe di vendita periodiche per il cliente, ad esempio un ordine di rifornimento mensile, è possibile farlo nell'ordine scegliendo l'azione Ottieni righe di vendita ricorrenti.

5. Nel campo Nr. selezionare un record per effettuare la registrazione in base al valore nel campo Tipo.

   Puoi lasciare il campo Nr. vuoto nei seguenti casi:

   • Se la riga è destinata a un commento. Compilare il commento nel campo Descrizione.
   • Se la riga è destinata a un articolo di catalogo. Scegliere l'azione Seleziona articoli di catalogo. Ulteriori informazioni su Utilizzare gli articoli di catalogo.

6. Nel campo Quantità immettere qui il numero di unità di articoli, addebiti o transazioni che la riga registrerà per il cliente.

   Nota

   Se l'articolo è di tipo Assistenza o se il campo Tipo contiene Risorsa, la quantità è un'unità temporale, ad esempio le ore, come indicato nel campo Cod. unità di misura nella riga. Ulteriori informazioni in Impostare unità di misura articolo

   Il valore nel campo Importo riga viene calcolato come Prezzo unitario x Quantità.

   Il prezzo e gli importi riga sono con o senza le tasse di vendita a seconda della selezione nel campo Prezzi IVA inclusa della scheda cliente.

7. Se si desidera assegnare uno sconto, immettere una percentuale nel campo % sconto riga. Il valore nel campo Importo riga viene aggiornato di conseguenza.

   Se vengono impostati prezzi speciali per gli articoli nella scheda rapida Prezzi di vendita e sconti sulla riga di vendita del cliente o dell'articolo scheda e una volta soddisfatti i criteri di prezzo, il prezzo e l'importo sulla riga di vendita vengono aggiornati automaticamente. Ulteriori informazioni in Registrazione di prezzi, sconti e contratti di pagamento per le vendite

8. Ripetere i passaggi da 4 a 7 per ogni prodotto o addebito che si desidera fatturare al cliente.

   I campi dei totali sotto le righe vengono automaticamente aggiornati, quando si creano o si modificano le righe, per visualizzare gli importi che verranno registrati nei libri contabili.

   Nota

   In casi molto rari, gli importi registrati possono discostarsi da ciò che viene visualizzato nei campi dei totali. Ciò è in genere dovuto ai calcoli di arrotondamento in relazione all'IVA o all'imposta sulle vendite.
   
   Per verificare gli importi che pubblicherai, utilizza il FactBox delle statistiche dei clienti . Inoltre, quando si sceglie l'azione Rilascia , i valori nei campi totali verranno aggiornati per includere i calcoli arrotondamento.

9. Nel campo Importo sconto fatt. IVA esclusa immettere un importo che deve essere dedotto dal valore indicato nel campo Totale IVA incl..

   Se si impostano sconti in fattura per il cliente, il valore percentuale specificato viene automaticamente inserito nel campo sconto fattura % se i criteri di sconto sono soddisfatti e l'importo correlato viene inserito nel campo Importo sconto fattura escl. imposta . Ulteriori informazioni in Registrazione di prezzi, sconti e contratti di pagamento per le vendite

10. Una volta completate le righe della fattura di vendita, scegliere l'azione Registra e invia.

Viene visualizzata la finestra dialogo Registra e invia conferma con il metodo preferito del cliente per la ricezione dei documenti. È possibile modificare il metodo di invio scegliendo il pulsante di ricerca per il campo Invia documento a. Ulteriori informazioni in Impostare profili di invio documenti.

I movimenti articolo e di contabilità cliente sono ora creati nel sistema e la fattura di vendita è emessa come documento PDF. La fattura di vendita viene rimossa dall'elenco delle fatture di vendita e sostituita con un nuovo documento nell'elenco delle fatture di vendita registrate.

Calcolare sconti fattura per le vendite

Una volta aggiunti tutti gli articoli nelle righe, sarà possibile calcolare lo sconto fattura per l'intero documento di vendita scegliendo l'azione Calcola sconto fattura.

Lo sconto viene calcolato in base a tutte le righe del documento di vendita in cui viene selezionata la casella di controllo Sconto fattura. Per impostazione predefinita, sono consentiti sconti fattura. Tuttavia, le righe con addebiti articolo non vengono ad esempio incluse nel calcolo dello sconto fattura. Per applicare uno sconto a tali righe, immetti un valore nel campo Importo Sconto Riga nelle righe.

Definisci le condizioni di sconto fattura per un cliente nella pagina Sconti fattura clienti. Il codice valuta nel documento di vendita viene utilizzato per identificate le condizioni dello sconto in fattura nella valuta corrispondente.

Se non sono stati definiti sconti fattura per valute estere, le condizioni di sconto nella pagina Sconti fattura clienti vengono utilizzate per calcolare lo sconto. Il calcolo utilizza la tua valuta locale e il tasso di cambio valido alla data di registrazione del documento.

Fatture registrate

Una volta che la fattura è stata registrata, è possibile trovarla nell'elenco delle fatture registrate. Gli elenchi Fatture vendita registrate e Fatture acquisto registrate mostrano le fatture registrate con i numeri di fattura finali. Dall'elenco è possibile cercare ogni fattura registrata ed è possibile correggere o annullare una fattura registrata.

Per ogni fattura registrata, è possibile cercare statistiche, dimensioni e movimenti contabili che sono il risultato della fattura registrata. È inoltre possibile stampare o inviare la fattura registrata.

È possibile correggere o annullare in modo semplice una fattura di vendita registrata prima del pagamento finale. Ciò risulta utile se si desidera correggere un errore di digitazione o se il cliente richiede una modifica in anticipo nell'elaborazione dell'ordine. Ulteriori informazioni in Correggere o annullare le fatture di vendita non pagate. Se la fattura di vendita registrata è stata pagata, allora sarà necessario creare una nota di credito di vendita per stornare la vendita. Ulteriori informazioni in Elaborare i resi o gli annullamenti vendite.

Aprire l'elenco Fatture di vendita registrate in Business Central.

Registrare i pagamenti

In base alle esigenze aziendali, è possibile ottenere pagato e registrare un pagamento in diversi modi: manualmente, in modo automatico e tramite i servizi di pagamento.

È possibile elaborare i pagamenti direttamente dalla scheda cliente. Utilizzare l'azione Registra pagamenti clienti per ottenere una sintesi delle fatture pagate non per tale cliente. Quindi, contrassegnare la fattura come pagata parzialmente o interamente. Questi processi di riconciliazione pagamenti elaborano i pagamenti dei clienti facendo corrispondere gli importi ricevuti sul conto bancario alle relative fatture di vendita non pagate, quindi registrare i pagamenti. Ulteriori informazioni nella sezione Per riconciliare i pagamenti individualmente.

Negli ambienti aziendali in cui il cliente paga qualche tempo dopo la consegna. In base alle condizioni di pagamento, una fattura di vendita registrata rimane aperta (non pagata) fino a quando il reparto Contabilità clienti verifica il pagamento e lo applica alla fattura di vendita registrata. Questo può essere fatto manualmente o automaticamente. Ulteriori informazioni, in Riconciliare i pagamenti clienti con la registrazione incassi o da movimenti contabili clienti e Riconciliare i pagamenti utilizzando il collegamento automatico.

Negli ambienti aziendali in cui il cliente paga immediatamente, ad esempio tramite PayPal o contanti, il pagamento viene registrato immediatamente quando si registra la fattura di vendita, vale a dire la fattura di vendita pubblicata viene chiusa come interamente applicata. Selezionare il metodo rilevante nel campo Codice metodo di pagamento nell'ordine cliente. Per i pagamenti elettronici, come PayPal, compilare anche il campo Servizio di pagamento. Ulteriori informazioni in Abilitare i pagamenti clienti tramite i servizi di pagamento.

È persino possibile creare fatture pagate direttamente per clienti non registrati impostando dapprima una scheda "cliente per vendite in contanti", selezionabile nella fattura di vendita. Ulteriori informazioni in Impostare i clienti per vendite in contanti.

Numeri di documento esterno

Nei documenti di vendita e nelle registrazioni è possibile specificare un numero documento che fa riferimento al sistema di numerazione del cliente. Utilizzare questo campo per registrare il numero assegnato dal cliente all'ordine, alla fattura o alla nota di accredito. Il numero potrà essere utilizzato per cercare la riga dopo che questa sia stata contabilizzata.

Il campo N. documento esterno obbligatorio nella pagina Impostazione vendite e crediti specifica se è obbligatorio immettere un numero di documento esterno nel campo N. documento esterno in un'intestazione di vendita e nel campo N. documento esterno in una riga di giornale generale.

Selezionando questo campo, non sarà possibile registrare alcuna fattura o riga delle registrazioni generali senza un numero di documento esterno.

Il numero del documento esterno è incluso nei documenti registrati in cui è possibile eseguire la ricerca in base al numero pertinente. È inoltre possibile eseguire la ricerca utilizzando il numero di documento esterno durante la navigazione nei movimenti contabili clienti.

Un modo diverso di gestire i numeri dei documenti esterni consiste nell'utilizzare il campo Vs. riferimento. Se viene utilizzato il campo Vs. riferimento, il numero verrà incluso nei documenti registrati e puoi cercarlo come per i valori dei campi Nr. documento esterno . Ma il campo non è disponibile nelle righe di registrazione.

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