Salvare le attività di Outlook in CRM
Come venditore, puoi salvare tutte le comunicazioni in uscita e in entrata con i tuoi clienti nel tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). In questo modo, tutti nella tua azienda potranno visualizzare le attività rilevanti e utilizzarle per creare servizi avanzati che ti aiuteranno a vendere di più.
Tuttavia, aggiornare il CRM con tutte le attività su tutti i canali di comunicazione utilizzati è un'operazione noiosa e dispendiosa in termini di tempo. Fortunatamente, puoi usare Copilot per le vendite per salvare le tue interazioni di Outlook (e-mail e riunioni) nel CRM con un singolo toccare o clic.
Nota
Se utilizzi Dynamics 365 come CRM, tieni presente i seguenti punti:
- Quando salvi un'e-mail in Dynamics 365, le risposte a tale e-mail vengono salvate automaticamente nel CRM se è abilitata la sincronizzazione lato server e se è selezionata un'opzione, ad eccezione di Nessun messaggio e-mail nella scheda E-mail nelle impostazioni di personalizzazione di Dynamics 365.
- È possibile salvare le bozze delle e-mail e degli appuntamenti in Dynamics 365. Le email non vengono salvate immediatamente nel CRM. Vengono salvati solo dopo essere stati inviati. Gli appuntamenti vengono salvati immediatamente nel CRM. Se si aggiorna un appuntamento dopo averlo salvato nel CRM, le modifiche vengono salvate automaticamente nel CRM.
- È possibile salvare un appuntamento in Dynamics 365 solo se l'orario dell'appuntamento rientra nell'orario di lavoro di tutti i partecipanti. Se l'orario dell'appuntamento è al di fuori dell'orario di lavoro di uno dei partecipanti, l'appuntamento non può essere salvato in Dynamics 365. Per informazioni su come impostare l'orario di lavoro per un utente in Dynamics 365, vedere Impostare l'orario di lavoro per un utente.
Se utilizzi Salesforce come CRM, tieni presente i seguenti punti:
- Non è possibile salvare bozze di email e bozze di appuntamenti in Salesforce.
- Le risposte alle email salvate e gli aggiornamenti agli eventi salvati non vengono salvati automaticamente.
Il salvataggio delle attività di Outlook da cassette postali condivise non è supportato.
Il salvataggio delle riunioni ricorrenti nel CRM non è supportato.
Se si salva un'attività di Outlook (e-mail o appuntamento) utilizzando Dynamics 365 App for Outlook, questa non viene visualizzata come salvata in Copilot per le vendite. È necessario salvare l'attività di Outlook utilizzando Copilot per le vendite. Se salvi nuovamente l'attività di Outlook utilizzando Copilot per le vendite, nel tuo CRM verrà creato un record duplicato.
Salva le attività di Outlook dalla scheda evidenziata
Per sincronizzare un'e-mail o una riunione da Outlook con il tuo CRM, procedi nel seguente modo:
Apri l'e-mail o la riunione che vuoi salvare nel CRM, quindi apri Copilot per le vendite.
Nel Salva email su <tipo di sistema CRM> scheda, Seleziona Salva.
Se Connetti Copilot per le vendite nel tuo Dynamics 365 ambiente e la sincronizzazione lato server non è abilitata, ti verrà chiesto di abilitare la sincronizzazione lato server per la tua casella di posta quando salvi un'attività di Outlook per la prima volta. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzare la sincronizzazione lato server con Copilot per le vendite.
In alternativa, è possibile salvare un'attività di Outlook nel CRM da un record correlato scheda.
In Connetti a un record, puoi Seleziona il record a cui vuoi Connetti assegnare l'attività.
Per impostazione predefinita, Copilot per le vendite mostra suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale per account e opportunità correlati ai contatti nell'attività. Seleziona uno dei record suggeriti per Connetti.
Nota
Alcuni suggerimenti basati sull'intelligenza artificiale per le opportunità vengono forniti solo quando il contenuto dell'e-mail e della riunione è in inglese.
In alternativa, usa la casella di ricerca per trovare e Connetti a un altro record di qualsiasi tipo di record che il tuo amministratore ha aggiunto a Copilot per le vendite.
Per salvare l'e-mail o la riunione nel CRM senza connettersi a un record, Seleziona Salva senza connetterti. L'e-mail o la riunione sono ancora associate ai contatti nei campi A, Cc e Ccn .
Nota
- Quando cerchi un record a cui Connetti, i risultati della ricerca mostrano il nome del record e i campi chiave selezionati dal tuo amministratore. Per ulteriori informazioni sui campi chiave, vai a Seleziona campi chiave per la mini visualizzazione.
- Puoi usare Connetti per tutti i tipi di record che il tuo amministratore ha abilitato per le attività e aggiunto a Copilot per le vendite. Per informazioni su come aggiungere tipi di record, vai a Aggiungi un nuovo tipo di record (o un oggetto Salesforce).
Contatti correlati scheda mostra i contatti nell'attività, perché l'attività è mostrata nella loro cronologia.
Nella sezione Aggiungi categorie email , inserisci le informazioni per categorizzare l'email o la riunione nel CRM. I campi vengono visualizzati solo se amministratore ha configurato i campi per la categorizzazione.
(Facoltativo) Seleziona e salva gli allegati che vuoi archiviare nel CRM.
Nella sezione Salva allegati , Seleziona e salva gli allegati che desideri archiviare nel CRM. Questa sezione appare solo se il tuo amministratore ha ha abilitato la possibilità di salvare gli allegati.
Gli allegati vengono salvati nel record dell'attività correlato all'e-mail o alla riunione nel CRM. Impossibile salvare l'allegato? Scopri perché.
Seleziona Salva.
L'e-mail o la riunione vengono collegate al record selezionato e salvate nel CRM.
- La scheda Connesso a mostra il record connesso e il suo tipo.
- L'icona dell'allegato mostra il numero di allegati salvati nel CRM.
- L'icona del tag mostra il numero di campi di categorizzazione, se ne hai selezionato qualcuno.
Nota
Se utilizzi Salesforce come CRM, tieni presente i seguenti punti:
Se posta elettronica avanzata è disattivato, potresti ricevere un messaggio di errore quando salvi le attività di Outlook. Per informazioni su come correggere l'errore, vai a posta elettronica avanzata disattivato. Se hai contattato il supporto Microsoft per salvare le attività di Outlook senza attivare posta elettronica avanzata, l'attività viene salvata come record attività in Salesforce. Se la posta elettronica avanzata è attiva, l'attività viene salvata come record messaggio e-mail.
Se si salva un'e-mail in Salesforce CRM e il numero di caratteri nel corpo dell'e-mail di Outlook (incluso il markup HTML) supera il numero massimo di caratteri che possono essere archiviati nei record e-mail di Salesforce, l'e-mail viene troncata e quindi salvata. Un messaggio relativo al troncamento viene visualizzato su Connesso a scheda.
Salva le attività di Outlook da una scheda di registrazione correlata
Copilot per le vendite mostra i record correlati ai contatti salvati in un'e-mail. Tutti i record dello stesso tipo di record appaiono su un scheda per quel tipo di record. Da Schede puoi salvare l'email nel tuo CRM.
Nota
Se hai già salvato l'e-mail o la riunione nel CRM dall'evidenziazione scheda, non puoi salvarla di nuovo da un record correlato scheda.
Apri l'e-mail o la riunione che vuoi salvare nel CRM, quindi apri Copilot per le vendite.
Su <tipo di record> scheda, passa il mouse sul record in cui vuoi salvare l'e-mail o la riunione, Seleziona il pulsante Altre azioni (…), quindi Seleziona Salva e-mail in <tipo di sistema CRM>. Ad esempio, per salvare un'e-mail nell'account in Dynamics 365, passa il mouse sull'account in Account scheda, Seleziona Altre azioni (…), quindi Seleziona Salva e-mail in Dynamics 365.
In (tipo di record) scheda, passa il mouse sul record in cui vuoi salvare l'e-mail o la riunione, Seleziona Altre azioni (...), quindi Seleziona Salva e Connetti e-mail. Ad esempio, se vuoi salvare l'email nell'account, passa il mouse sull'account in Account scheda, Seleziona Altre azioni (...), quindi Seleziona Salva e Connetti email.
In alternativa, Seleziona un record per aprirne i dettagli. Dai dettagli, Seleziona Altre azioni (...) >Salva e Connetti invia un'email.
L'e-mail o la riunione vengono collegate al record selezionato e salvate nel CRM. La scheda Connesso a mostra il record connesso e il suo tipo.
Nota
- Se amministratore ha abilitato la possibilità di salvare tutti gli allegati per impostazione predefinita, gli allegati idonei vengono salvati automaticamente nel CRM.
- Se amministratore ha disabilitato la possibilità di salvare gli allegati o ha disattivato la possibilità di salvare tutti gli allegati per impostazione predefinita, gli allegati non verranno salvati nel CRM.
Salva attività Outlook tramite azioni CRM rapide nei banner e-mail
Quando leggi un'email di un cliente proveniente da contatti esterni, se non hai salvato l'email nel tuo CRM, il messaggio banner nella parte superiore dell'email include un'azione rapida del CRM che puoi utilizzare per salvare l'email.
Apri un'e-mail che abbia almeno un contatto esterno.
Nel messaggio banner, seleziona Salva questa e-mail.
Nel riquadro Copilot per le vendite , sotto Connetti a un record, Seleziona il record a cui vuoi Connetti assegnare la riunione.
(Facoltativo) Seleziona e salva gli allegati che vuoi archiviare nel CRM.
Gli allegati vengono salvati nel record dell'attività correlato all'e-mail o alla riunione nel CRM. Impossibile salvare l'allegato? Scopri perché.
Seleziona Salva.
Nota
- Attualmente, i messaggi banner che includono azioni CRM rapide sono disponibili su un massimo di due email esterne per utente al giorno. Se non vuoi che questi banner vengano visualizzati, chiedi al tuo amministratore di disattivarli.
Considerazioni sugli allegati
Quando salvi un'e-mail o una riunione nel tuo CRM, puoi salvare anche tutti gli allegati che fanno parte dell'e-mail o della riunione. Tuttavia, occorre tenere presente le seguenti limitazioni relative agli allegati:
Gli allegati troppo grandi o di un tipo di file non consentito non possono essere salvati nel CRM. Il tuo CRM amministratore configura le restrizioni relative al tipo di file e alle dimensioni. Eventuali modifiche a tale configurazione potrebbero richiedere fino a un'ora per essere applicate in Copilot per le vendite. Per ulteriori informazioni su come configurare le restrizioni relative al tipo e alla dimensione dei file, visitare:
- Per Dynamics 365: Configurare il limite delle dimensioni dei file e le estensioni dei file
- Per Salesforce: Limiti di condivisione e dimensioni dei file
Gli allegati inline non possono essere salvati nel CRM. Gli allegati in linea sono immagini o file visualizzati nel corpo di un'e-mail. Alcuni esempi sono le firme e-mail, le immagini o i file incollati nel corpo dell'e-mail.
In Salesforce, gli allegati vengono salvati come file nei record delle attività.
In Dynamics 365, se il salvataggio degli allegati per gli appuntamenti è disattivato nella sincronizzazione lato server, gli allegati per le riunioni non possono essere salvati in CRM da Copilot per le vendite. Scopri di più sulla sincronizzazione degli allegati degli appuntamenti.
Nota
La sezione Salva allegati viene visualizzata solo se amministratore ha abilitato la possibilità di salvare gli allegati.
Modifica attività in Outlook
Se desideri aggiornare i dettagli di un'attività in Outlook dopo averla salvata nel CRM, puoi modificarli e quindi salvare nuovamente le modifiche nel CRM.
Puoi aggiornare i campi seguenti nell'impegno:
- Record connesso
- Categorie di e-mail
- Contatti correlati
Nota
La modifica è disponibile solo per le attività salvate in Dynamics 365.
Per modificare un'attività, Seleziona il pulsante Altre azioni (…) in Connesso a scheda nel riquadro laterale Copilot per le vendite, Seleziona Modifica i dettagli e-mail salvati e apporta le modifiche necessarie.
Rimuovi le email salvate dal tuo CRM
Se esegui l'accesso Connetti Copilot per le vendite al tuo Dynamics 365 ambiente e abiliti la sincronizzazione lato server, puoi usare Copilot per le vendite per rimuovere dal tuo CRM le email e le riunioni salvate che non sono più rilevanti. In questo modo contribuisci a mantenere il CRM pulito e aggiornato.
Nota
La rimozione è disponibile solo per le attività salvate in Dynamics 365.
Apri l'e-mail o la riunione salvata nel CRM, quindi apri Copilot per le vendite.
Seleziona la scheda Dynamics 365.
Sul pulsante Connesso a scheda, Seleziona Altre azioni (…), quindi Seleziona Rimuovi e-mail da Dynamics 365.
L'e-mail viene eliminata da Dynamics 365 e riceverai un messaggio di conferma.
Vedi anche
Configurare il modo in cui le e-mail e gli eventi di Outlook vengono salvati in CRM