Informazioni sulla conformità delle comunicazioni

Conformità delle comunicazioni Microsoft Purview è una soluzione di rischio insider che consente di ridurre al minimo i rischi di comunicazione consentendo di rilevare, acquisire e agire su messaggi potenzialmente inappropriati nell'organizzazione. I criteri predefiniti e personalizzati consentono di controllare le comunicazioni interne ed esterne per individuare le corrispondenze dei criteri in modo che possano essere esaminate dai revisori designati. I revisori possono analizzare la posta elettronica, Microsoft Teams, Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot, Viva Engage o comunicazioni di terze parti nell'organizzazione e intraprendere le azioni appropriate per assicurarsi che siano conformi agli standard di messaggio dell'organizzazione.

I criteri di conformità delle comunicazioni di Microsoft 365 aiutano a superare molte sfide del vivere moderno legate alla conformità e alle comunicazioni interne ed esterne, inclusi:

• Controllo dei tipi crescenti di canali di comunicazione
• L'aumento del volume dei dati dei messaggi
• L'applicazione delle normative e il rischio di subire sanzioni

Inoltre, potrebbe esserci una separazione dei compiti tra gli amministratori IT e il team di gestione della conformità. La conformità delle comunicazioni supporta la separazione tra la configurazione dei criteri e l'analisi e la revisione dei messaggi. Ad esempio, il gruppo IT per l'organizzazione può essere responsabile della configurazione delle autorizzazioni del ruolo di conformità delle comunicazioni, dei gruppi e dei criteri e gli investigatori e i revisori possono essere responsabili delle azioni di valutazione, revisione e mitigazione dei messaggi.

Per altre informazioni e una panoramica del processo di pianificazione per affrontare la conformità e le attività rischiose nell'organizzazione, vedere Avvio di un programma di gestione dei rischi Insider.

Guardare il video seguente per informazioni su come soddisfare i requisiti di conformità alle normative con la conformità alle comunicazioni:

Scenari per la conformità delle comunicazioni

I criteri di conformità delle comunicazioni possono essere utili per esaminare i messaggi nell'organizzazione in diverse aree di conformità importanti:

• Criteri aziendali

  Gli utenti devono rispettare l'uso accettabile, gli standard etici e altri criteri aziendali in tutte le comunicazioni aziendali. I criteri di conformità delle comunicazioni possono rilevare le corrispondenze dei criteri e consentono di intraprendere azioni correttive per mitigare questi tipi di eventi imprevisti. Ad esempio, è possibile controllare le comunicazioni degli utenti nell'organizzazione per individuare problemi relativi alle risorse umane, ad esempio molestie o uso di un linguaggio potenzialmente inappropriato o offensivo.

• Gestione dei rischi

  Le organizzazioni sono responsabili di tutte le comunicazioni distribuite nell'infrastruttura e nei sistemi di rete aziendali. L'uso di criteri di conformità delle comunicazioni per identificare e gestire potenziali rischi e esposizione legale può contribuire a ridurre al minimo i rischi prima che possano danneggiare le operazioni aziendali. Ad esempio, è possibile controllare i messaggi nell'organizzazione per le comunicazioni non autorizzate e i conflitti di interesse relativi a progetti riservati, ad esempio acquisizioni imminenti, fusioni, divulgazione di utili, riorganizzazioni o modifiche del team di leadership.

• Conformità alle normative

  La maggior parte delle organizzazioni deve rispettare alcuni tipi di standard di conformità alle normative come parte delle normali procedure operative. Queste normative spesso richiedono alle organizzazioni di implementare un tipo di processo di ambito o supervisione per la messaggistica appropriato per il proprio settore. La regola 3110 dell'Autorità di regolamentazione del settore finanziario (FINRA) è un buon esempio di requisito per le organizzazioni di disporre di procedure di ambito per controllare le comunicazioni degli utenti e i tipi di attività in cui si impegna. Un altro esempio potrebbe essere la necessità di esaminare le comunicazioni broker-dealer nell'organizzazione per proteggersi da potenziali attività di insider trading, complicità o corruzione. I criteri di conformità delle comunicazioni possono aiutare l'organizzazione a soddisfare questi requisiti fornendo un processo per analizzare e segnalare le comunicazioni aziendali. Per altre informazioni sul supporto per le organizzazioni finanziarie, vedere Considerazioni di conformità e sicurezza chiave per i mercati bancari e dei capitali degli Stati Uniti.

Aree principali delle funzionalità

La conformità alle comunicazioni offre diverse funzionalità importanti per risolvere i problemi di conformità nelle piattaforme di messaggistica:

• Modelli personalizzabili intelligenti
• Flussi di lavoro di correzione flessibili
• Informazioni dettagliate di utilità pratica

Modelli personalizzabili intelligenti

I modelli personalizzabili intelligenti nella conformità delle comunicazioni consentono di applicare l'apprendimento automatico per rilevare in modo intelligente le violazioni delle comunicazioni nell'organizzazione.

• Modelli pre-configurati personalizzabili: i modelli di criteri consentono di risolvere i rischi di comunicazione più comuni. La creazione iniziale dei criteri e l'aggiornamento di follow-on sono ora più veloci con modelli predefiniti per analizzare e attenuare contenuti potenzialmente inappropriati, informazioni sensibili, conflitti di interesse e problemi di conformità alle normative.
• Nuovo supporto di Machine Learning: classificatori predefiniti per analizzare e attenuare la discriminazione, le minacce, le molestie, le volgarità e le immagini potenzialmente inappropriate e contribuire a ridurre i contenuti non classificati nei messaggi di comunicazione, risparmiando tempo ai revisori durante il processo di indagine e correzione.
• Generatore di condizioni migliorato: configurare le condizioni dei criteri che sono ora semplificate in un'unica esperienza integrata nella procedura guidata dei criteri, riducendo la confusione nel modo in cui vengono applicate le condizioni per i criteri.

Flussi di lavoro di correzione flessibili

I flussi di lavoro di correzione predefiniti consentono di identificare e intervenire rapidamente sui messaggi con corrispondenze di criteri nell'organizzazione. Le nuove funzionalità seguenti aumentano l'efficienza per le attività di indagine e correzione:

• Flusso di lavoro di correzione flessibile: il nuovo flusso di lavoro di correzione consente di intervenire rapidamente sulle corrispondenze dei criteri, incluse le nuove opzioni per l'escalation dei messaggi ad altri revisori e l'invio di notifiche tramite posta elettronica agli utenti con corrispondenze di criteri.
• Corrispondenza dei criteri di conversazione: i messaggi nelle conversazioni sono raggruppati in base alle corrispondenze dei criteri per offrire maggiore visibilità sul modo in cui le conversazioni sono correlate ai criteri di comunicazione. Ad esempio, la corrispondenza dei criteri di conversazione nella scheda In sospeso mostrerà automaticamente tutti i messaggi in un canale di Teams con corrispondenze per i criteri di comunicazione per l'analisi e la mitigazione di messaggi potenzialmente inappropriati. Gli altri messaggi nelle conversazioni che non corrispondono ai criteri di comunicazione non verranno visualizzati.
• Evidenziazione delle parole chiave: le condizioni dei criteri di corrispondenza dei termini sono evidenziate nella visualizzazione testo del messaggio per consentire ai revisori di analizzare e correggere rapidamente gli avvisi dei criteri.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): controllare, rilevare e analizzare il testo stampato e scritto a mano all'interno di immagini incorporate o collegate a messaggi di posta elettronica o di chat di Microsoft Teams.
• Nuovi filtri: analizzare e correggere più rapidamente gli avvisi dei criteri con i filtri dei messaggi per diversi campi, tra cui mittente, destinatario, data, domini e molti altri.
• Visualizzazioni dei messaggi migliorate: le azioni di indagine e correzione sono ora più veloci con le nuove visualizzazioni origine messaggi e testo. Gli allegati dei messaggi sono ora visualizzabili per fornire un contesto completo quando si eseguono azioni di correzione.
• Cronologia utente: visualizzazione cronologica di tutte le attività di correzione dei messaggi utente, ad esempio notifiche precedenti e escalation per le corrispondenze dei criteri, offre ora ai revisori un contesto più in più durante il processo del flusso di lavoro di correzione. Le istanze per la prima volta o ripetute delle corrispondenze dei criteri per gli utenti sono ora archiviate e facilmente visualizzabili.
• Notifica rilevata dal modello: molte azioni di molestia e bullismo avvengono nel tempo e comportano istanze ricorrenti dello stesso comportamento da parte di un utente. La notifica rilevata dal modello visualizzata nei dettagli dell'avviso consente di prestare attenzione a questi avvisi e a questo tipo di comportamento.
• Traduzione: analizzare rapidamente i dettagli dei messaggi in otto lingue usando il supporto per la traduzione nel flusso di lavoro di correzione. I messaggi in altre lingue vengono convertiti automaticamente nella lingua di visualizzazione del revisore.
• Rilevamento degli allegati: controllare, rilevare e analizzare il contenuto collegato (allegati moderni) da OneDrive e Microsoft Teams che corrispondono ai classificatori e alle condizioni dei criteri per i messaggi di Microsoft Teams. Il contenuto degli allegati viene estratto automaticamente in un file di testo per una revisione e un'azione dettagliate.
• Riepilogare il contenuto dei messaggi per le corrispondenze dei criteri: consente agli investigatori di risparmiare tempo usando Microsoft Copilot in Microsoft Purview per riepilogare i lunghi messaggi di Teams, posta elettronica o Viva Engage. Copilot in Microsoft Purview crea un riepilogo della conversazione, incluse le registrazioni, le trascrizioni delle riunioni e gli allegati.

Informazioni dettagliate di utilità pratica

I nuovi dashboard interattivi per avvisi, corrispondenze ai criteri, azioni e tendenze consentono di visualizzare rapidamente lo stato degli avvisi in sospeso e risolti nell'organizzazione.

• Avvisi intelligenti proattivi: gli avvisi per corrispondenze ai criteri che richiedono un'attenzione immediata includono nuovi dashboard per gli elementi in sospeso ordinati per gravità e nuove notifiche automatiche tramite posta elettronica inviate ai revisori designati.
• Dashboard interattivi: i nuovi dashboard visualizzano le corrispondenze dei criteri, le azioni in sospeso e risolte e le tendenze di utenti e criteri.
• Supporto del controllo: un log completo delle attività di verifica e criteri viene facilmente esportato dal Portale di conformità di Microsoft Purview per supportare le richieste di revisione del controllo.

Integrazione con i servizi di Microsoft 365

I criteri di conformità delle comunicazioni controllano, rilevano e acquisiscono i messaggi in diversi canali di comunicazione per consentire di esaminare e correggere rapidamente i problemi di conformità:

• Microsoft Teams: le comunicazioni chat per i canali pubblici e privati di Microsoft Teams e le singole chat sono supportate nella conformità delle comunicazioni come origine del canale autonomo o con altri servizi di Microsoft 365. È anche possibile rilevare le comunicazioni incluse nelle trascrizioni delle riunioni (anteprima). È necessario aggiungere manualmente singoli utenti, gruppi di distribuzione o canali di Microsoft Teams specifici quando si selezionano utenti e gruppi a cui applicare i criteri di conformità delle comunicazioni. Gli utenti di Teams possono anche segnalare automaticamente messaggi potenzialmente inappropriati in canali e chat privati e di gruppo per la revisione e la correzione.
• Exchange Online: tutte le cassette postali ospitate in Exchange Online nell'organizzazione di Microsoft 365 sono idonee per le analisi. I messaggi di posta elettronica e gli allegati corrispondenti alle condizioni dei criteri di conformità delle comunicazioni sono immediatamente disponibili per l'analisi e nei report di conformità. Exchange Online è ora un canale di origine facoltativo e non è più necessario nei criteri di conformità delle comunicazioni.
• Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot: le interazioni (richieste e risposte) immesse dagli utenti in Copilot vengono rilevate dai criteri di conformità delle comunicazioni.
• Viva Engage: i messaggi privati e le conversazioni della community pubblica in Viva Engage sono supportati nei criteri di conformità delle comunicazioni. Viva Engage è un canale facoltativo e deve essere in modalità nativa per supportare il controllo di messaggi e allegati.
• Origini di terze parti: è possibile controllare i messaggi provenienti da origini di terze parti per i dati importati nelle cassette postali nell'organizzazione di Microsoft 365. La conformità delle comunicazioni supporta le connessioni a diverse piattaforme più diffuse, tra cui Instant Bloomberg e altre.

Per altre informazioni sul supporto dei canali di messaggistica nei criteri di conformità delle comunicazioni, vedere Rilevare i segnali del canale con la conformità alle comunicazioni.

Guardare il video seguente per informazioni su come rilevare i rischi di comunicazione in Microsoft Teams con la conformità alle comunicazioni:

Integrazione con Gestione dei rischi Insider Microsoft Purview

Quando gli utenti sperimentano stressanti per l'occupazione, possono impegnarsi in attività rischiose. Lo stress sul luogo di lavoro può portare a comportamenti insoliti o dannosi da parte di alcuni utenti che potrebbero emergere come comportamenti potenzialmente inappropriati nei sistemi di messaggistica dell'organizzazione. Il comportamento di lavoro controproduttivo può essere un pre-cursore per violazioni più gravi, ad esempio il sabotare gli asset aziendali o la perdita di informazioni sensibili. Integrando la conformità delle comunicazioni con Gestione dei rischi Insider Microsoft Purview, è possibile rilevare gli stressanti che indicano un ambiente di lavoro non integro.

Altre informazioni sull'integrazione della conformità delle comunicazioni con la gestione dei rischi Insider

Introduzione alle azioni consigliate

Che si stia configurando la conformità delle comunicazioni per la prima volta o si inizi a creare nuovi criteri, la nuova esperienza di azioni consigliata consente di ottenere il massimo dalle funzionalità di conformità delle comunicazioni. Le azioni consigliate includono la configurazione delle autorizzazioni, la creazione di gruppi di distribuzione, la creazione di criteri e altro ancora.

Flusso di lavoro

La conformità alle comunicazioni consente di risolvere i punti critici comuni associati alla conformità ai criteri interni e ai requisiti di conformità alle normative. Con i modelli di criteri incentrati e un flusso di lavoro flessibile, è possibile usare informazioni dettagliate interattive per risolvere rapidamente i problemi di conformità rilevati.

Prima di creare un criterio, è possibile decidere se applicare un ambito adattivo. Per altre informazioni, vedere Ambiti dei criteri adattivi per le soluzioni di conformità. Se si decide di creare un criterio adattivo, è necessario creare uno o più ambiti adattivi prima di creare i criteri e quindi selezionarli durante il processo di creazione di nuovi criteri. Per istruzioni, vedere Informazioni di configurazione per gli ambiti adattivi.

L'identificazione e la risoluzione dei problemi di conformità con la conformità della comunicazione utilizza il seguente flusso di lavoro:

Configurazione

In questo passaggio del flusso di lavoro vengono identificati i requisiti di conformità e vengono configurati i criteri di conformità delle comunicazioni applicabili. I modelli di criteri sono un ottimo modo non solo per configurare rapidamente un nuovo criterio di conformità, ma anche per modificare e aggiornare rapidamente i criteri man mano che cambiano i requisiti. Ad esempio, è possibile testare rapidamente un criterio per il contenuto potenzialmente inappropriato nelle comunicazioni per un piccolo gruppo di utenti prima di configurare un criterio per tutti gli utenti dell'organizzazione.

Nel portale di conformità di Microsoft Purview è possibile scegliere tra i seguenti modelli di criteri:

• Rilevare testo inappropriato: usare questo modello per creare rapidamente un criterio che utilizzi classificatori integrati per rilevare automaticamente il testo nei messaggi che possono essere considerati inappropriati e offensivi.
• Rilevare immagini inappropriate: usare questo modello per creare rapidamente un criterio che usa classificatori integrati per rilevare automaticamente il contenuto che contiene immagini spinte e per adulti che possono essere considerate inappropriate nell'organizzazione.
• Rilevare i tipi di informazioni sensibili: usare questo modello per creare rapidamente un criterio per controllare le comunicazioni contenenti tipi di informazioni sensibili definiti o parole chiave per assicurarsi che i dati importanti non vengano condivisi con utenti che non devono avere accesso.
• Rilevare la conformità alle normative finanziarie: usare questo modello per creare rapidamente un criterio per controllare le comunicazioni per i riferimenti alle condizioni finanziarie standard associate agli standard normativi.
• Rilevare il conflitto di interessi: usare questo modello per creare rapidamente un criterio per rilevare le comunicazioni tra due gruppi o due utenti per evitare conflitti di interesse.
• Criteri personalizzati: usare questo modello per configurare canali di comunicazione specifici, singole condizioni di rilevamento e la quantità di contenuto da monitorare e rivedere nell'organizzazione.
• Criteri dei messaggi segnalati dall'utente: questo criterio di sistema supporta i messaggi segnalati dall'utente da messaggi di canale, gruppo e chat privata. Abilitato per impostazione predefinita nell'interfaccia di amministrazione di Teams.

Investigare

In questo passaggio è possibile esaminare in modo più approfondito i problemi rilevati come corrispondenti ai criteri di conformità delle comunicazioni. Questo passaggio include le azioni seguenti disponibili nel Portale di conformità di Microsoft Purview:

• Avvisi: quando un gruppo di messaggi corrisponde a una condizione dei criteri, viene generato automaticamente un avviso. Per ogni avviso, è possibile visualizzare lo stato, la gravità, l'ora rilevata e se viene assegnato un caso di eDiscovery avanzato e il relativo stato. I nuovi avvisi vengono visualizzati nella home page di conformità delle comunicazioni e nella pagina Avvisi e sono elencati in ordine di gravità.
• Gestione dei problemi: per ogni avviso è possibile eseguire azioni di verifica per correggere il problema rilevato nel messaggio.
• Revisione del documento: durante l'analisi di un problema, è possibile utilizzare diverse visualizzazioni del messaggio per valutare correttamente il problema rilevato. Le visualizzazioni includono un riepilogo della conversazione, solo testo e visualizzazioni dei dettagli della conversazione di comunicazione.
• Revisione della cronologia attività utente: consente di visualizzare la cronologia delle attività dei messaggi utente e delle azioni correttive, ad esempio le notifiche precedenti e le escalation, per le corrispondenze dei criteri.
• Filtri: usare filtri come mittente, destinatario, data e soggetto per limitare rapidamente gli avvisi dei messaggi che si desidera esaminare.

Correzione

Il passaggio successivo consiste nel correggere i problemi di conformità delle comunicazioni esaminati usando le opzioni seguenti:

• Risolvi: dopo aver esaminato un problema, è possibile correggerlo risolvendo l'avviso. La risoluzione di un avviso lo rimuove dalla scheda In sospeso e l'azione viene mantenuta come voce nella scheda Risolto per i criteri corrispondenti. Gli avvisi vengono risolti automaticamente dopo aver contrassegnato l'avviso come erroneamente classificato, inviato un avviso a un utente sull'avviso o aver aperto un nuovo caso per l'avviso.
• Contrassegnare un messaggio: come parte della risoluzione di un problema, è possibile contrassegnare una corrispondenza dei criteri come conforme, non conforme o discutibile in relazione ai criteri e agli standard per l'organizzazione. È anche possibile creare un tag personalizzato. L'utilizzo di un contrassegno consente filtrare gli avvisi dei criteri per le escalation o come parte di altri processi di revisione interni. È possibile filtrare in base a qualsiasi valore del tag.
• Notifica all'utente: spesso gli utenti violano accidentalmente o inavvertitamente un criterio di conformità delle comunicazioni. È possibile usare la funzionalità di notifica per fornire un avviso all'utente e per risolvere il problema.
• Eseguire l'escalation a un altro revisore: a volte il revisore iniziale di un problema richiede l'input di altri revisori per risolvere l'incidente. È possibile eseguire facilmente l'escalation i problemi dei messaggi ai revisori di altre aree dell'organizzazione nell'ambito del processo di risoluzione.
• Segnala come erroneamente classificato: i messaggi erroneamente rilevati come corrispondenze dei criteri di conformità verranno occasionalmente inoltrati al processo di revisione. È possibile contrassegnare questi tipi di avvisi come erroneamente classificati, inviare feedback a Microsoft sulla classificazione errata per migliorare i classificatori globali e risolvere automaticamente il problema.
• Rimuovi messaggio in Teams: i messaggi potenzialmente inappropriati possono essere rimossi dalla visualizzazione nei canali di Microsoft Teams o nei messaggi di chat personali e di gruppo. I messaggi identificati che vengono rimossi vengono sostituiti con una notifica che informa che il messaggio è stato rimosso per una violazione dei criteri.
• Inoltra per l'indagine: nelle situazioni più gravi, potrebbe essere necessario condividere le informazioni di conformità delle comunicazioni con altri revisori dell'organizzazione. La conformità delle comunicazioni è strettamente integrata con altre funzionalità di Microsoft Purview per semplificare la risoluzione dei rischi end-to-end. L'escalation di un caso per l'indagine consente di trasferire i dati e la gestione del caso a Microsoft Purview eDiscovery (Premium). eDiscovery (Premium) fornisce un flusso di lavoro end-to-end per conservare, raccogliere, esaminare, analizzare ed esportare contenuti che rispondono alle indagini interne ed esterne dell'organizzazione. Consente ai team legali di gestire l'intero flusso di lavoro per le notifiche di blocco a fini giudiziari. Per altre informazioni sui casi di eDiscovery (Premium), vedere Panoramica di Microsoft Purview eDiscovery (Premium).To learn more about eDiscovery (Premium) cases, see Overview of Microsoft Purview eDiscovery (Premium).

Mantenere

Tenere traccia e mitigare i problemi di conformità identificati dai criteri di conformità delle comunicazioni si estende all'intero processo del flusso di lavoro. Quando vengono generati avvisi e vengono implementate le azioni di analisi e correzione, i criteri esistenti potrebbero richiedere revisione e aggiornamenti e potrebbe essere necessario creare nuovi criteri.

• Revisione e report: usare widget del dashboard di conformità delle comunicazioni, esportare log ed eventi registrati nei log di controllo unificati per valutare e migliorare continuamente il comportamento di conformità.
• Ottenere informazioni dettagliate sull'integrità dei criteri: la conformità delle comunicazioni fornisce avvisi e raccomandazioni per migliorare l'integrità dei criteri. Altre informazioni sull'integrità dei criteri

Pronti per iniziare?

• Per informazioni sulla pianificazione, vedere Pianificare la conformità delle comunicazioni.
• Vedere il case study per Contoso e vedere come hanno configurato rapidamente i criteri di conformità delle comunicazioni per rilevare contenuti potenzialmente inappropriati nelle comunicazioni di Microsoft Teams, Exchange Online e Viva Engage.
• Per configurare la conformità delle comunicazioni per l'organizzazione di Microsoft 365, vedere Configurare la conformità delle comunicazioni.

Altre risorse

Per i video Ignite più recenti per la conformità alle comunicazioni, vedere quanto segue:

• Promuovere una cultura della sicurezza e dell'inclusione con la conformità alla comunicazione
• Informazioni su come ridurre i rischi di comunicazione all'interno dell'organizzazione
• Migliore con Microsoft Teams - Altre informazioni sulle funzionalità integrate native più recenti di Teams nella conformità alle comunicazioni

Per una rapida panoramica della conformità delle comunicazioni, vedere il video Rilevare le molestie sul luogo di lavoro e rispondere con Conformità delle comunicazioni nel canale Microsoft Mechanics.

Scopri come TD Securities usa la conformità alle comunicazioni per soddisfare i loro obblighi normativi e soddisfare le loro esigenze di sicurezza e stabilità.

Vedere il video di Microsoft Mechanics sul modo in cui la gestione dei rischi Insider e la conformità alle comunicazioni interagiscono per ridurre al minimo i rischi per i dati degli utenti dell'organizzazione.

Per rimanere al passo con gli aggiornamenti di conformità delle comunicazioni più recenti, selezionare Novità della soluzione Conformità delle comunicazioni per l'organizzazione.